新發(fā)展階段高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)研究

文/西北大學(xué)檔案館 孫可佳

新發(fā)展階段是信息化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案是對社會歷史的真實(shí)記錄，檔案工作者自身肩負(fù)著重要的歷史使命。因此，新時(shí)期的高校檔案管理工作需要順應(yīng)時(shí)代潮流，積極采用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，培養(yǎng)綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力較強(qiáng)的管理人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，為新發(fā)展階段我國檔案管理工作的開展筑牢根基。

一、加強(qiáng)高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的必要性

首先，人才隊(duì)伍的高質(zhì)量建設(shè)是各行各業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，高質(zhì)量的檔案管理人才隊(duì)伍對高校的未來發(fā)展十分重要。信息化檔案建設(shè)，需要以專業(yè)管理人才為基礎(chǔ)開展傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化歸檔與管理等工作。優(yōu)秀的人才隊(duì)伍能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的檔案管理，從而提升高校的核心競爭力。此外，一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍能夠最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。高校檔案包含各類教學(xué)科研資料，能夠反映高校教學(xué)的實(shí)際情況，是高校發(fā)展的基礎(chǔ)。

其次，新發(fā)展階段，高校在檔案管理技術(shù)與理念上皆面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的出現(xiàn)，極大地拓展了高校檔案管理范圍與內(nèi)容，需要高校以符合時(shí)代發(fā)展的管理模式開展檔案管理工作。為了應(yīng)對隨著高校檔案管理內(nèi)容變化而產(chǎn)生的一系列問題，需要提升人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升管理人才的思維與能力水平。信息化時(shí)代，高校檔案管理技術(shù)發(fā)生了變革，社會環(huán)境發(fā)生了變化，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作理念，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐[1]。

最后，高校檔案管理工作不僅包括對科研、教學(xué)成果的管理，還包括了高校的行政管理與學(xué)生的個(gè)人檔案管理。通過大數(shù)據(jù)能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案全過程管理，而這一過程需要管理人員具有較高的能力素養(yǎng)，能夠在復(fù)雜的信息中準(zhǔn)確找尋有價(jià)值的信息，能以較強(qiáng)的檔案管理能力應(yīng)對高校檔案管理工作中的變化。此外，新時(shí)期高校檔案管理人員的角色定位和工作重心都發(fā)生了變化，管理者需要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，將自身定位為檔案管理員與信息服務(wù)員。人才隊(duì)伍的高質(zhì)量建設(shè)，不僅能滿足檔案工作內(nèi)容變化的需求，還能滿足管理人員自身角色轉(zhuǎn)變的需求，從而提升高校檔案管理工作質(zhì)效。

二、新發(fā)展階段高校檔案管理人才的必備素養(yǎng)

（一）思政素養(yǎng)。新發(fā)展階段，高校檔案管理工作具有專業(yè)性、政治性與保密性，檔案管理人才需要具有較高的思政素養(yǎng)。高校在檔案管理人才的培養(yǎng)過程中，應(yīng)注重人才思政素養(yǎng)的培養(yǎng)，將其當(dāng)作檔案工作者的核心素養(yǎng)。高校檔案管理人才需要有較強(qiáng)的政治責(zé)任感與使命感，具備豐富的政治理論知識，擁有高尚的政治素養(yǎng)，以便其能處理好高校檔案應(yīng)用與保密的關(guān)系。

（二）專業(yè)知識素養(yǎng)。專業(yè)知識素養(yǎng)是高校檔案管理人才的重要素養(yǎng)，也是高質(zhì)量人才隊(duì)伍建設(shè)的必要條件。在時(shí)代發(fā)展的過程中，高校應(yīng)持續(xù)深入檔案管理的理論研究工作，檔案管理人員需要明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識，扎實(shí)掌握理論知識，從而打造一支具有較高專業(yè)能力與素質(zhì)的高校檔案管理人才隊(duì)伍。

（三）職業(yè)道德素養(yǎng)。職業(yè)道德素養(yǎng)指的是檔案管理人員在管理工作中形成的良好道德觀念與行為習(xí)慣。檔案管理人員需要有愛崗敬業(yè)的職業(yè)意識、勤勉嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的服務(wù)態(tài)度，以發(fā)揮高校檔案管理工作的價(jià)值，強(qiáng)化服務(wù)的有效性。因此，相關(guān)人員既要做好服務(wù)工作，又要高效管理檔案，體現(xiàn)新時(shí)期高校檔案管理人員的良好精神面貌。

（四）身心素養(yǎng)。高校檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、壓力較大，提高管理人員的身心狀態(tài)能夠?yàn)楦咝n案管理工作提供一定的保障。在檔案整理、分類等工作中，頸椎病、視力疾病等職業(yè)病將會影響高校檔案管理工作的質(zhì)效[2]。同時(shí)，檔案管理人員的精神狀態(tài)、心理素養(yǎng)與個(gè)性特征都會對檔案管理工作的效率產(chǎn)生影響，高校應(yīng)積極培養(yǎng)從業(yè)人員良好的職業(yè)行為習(xí)慣與職業(yè)心態(tài)。

三、新發(fā)展階段高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)過程中的問題

（一）高校對檔案管理工作的重視度較低，缺少人才管理制度。新發(fā)展階段下，個(gè)別高校對檔案管理工作的重視度較低，管理人員存在思想認(rèn)識不到位的情況，對檔案存檔等工作不夠重視，且由于檔案工作內(nèi)容較為復(fù)雜，管理人員容易出現(xiàn)疏漏，最終使得管理工作質(zhì)量較低，甚至出現(xiàn)檔案丟失等情況[3]。當(dāng)前，高校在建設(shè)發(fā)展的過程中，多以改革為院校中心任務(wù)，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校檔案工作與院校發(fā)展關(guān)聯(lián)不大，從而導(dǎo)致高校檔案管理工作建設(shè)受到制約。由于高校管理層的不重視與管理人員自身思想的影響，導(dǎo)致部分高校未能形成高質(zhì)量的檔案管理人才隊(duì)伍，陷入發(fā)展困境。

（二）檔案管理人才隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)與穩(wěn)定性有待提升。高校檔案管理工作內(nèi)容有著工作內(nèi)容龐雜、工作范圍大的特點(diǎn)，需要相關(guān)檔案管理工作人員具備一定的專業(yè)知識，具有較強(qiáng)的實(shí)踐操作能力。目前，在人員招聘方面，各高校普遍存在重學(xué)歷、輕技能的情況。同時(shí)，由于高校檔案管理人才調(diào)動(dòng)頻率較高，新員工對工作的認(rèn)知存在一定的偏差，導(dǎo)致檔案管理工作人員通常不具備很高的專業(yè)素養(yǎng)，個(gè)別人員沒有經(jīng)過崗位培訓(xùn)，甚至不了解工作基礎(chǔ)內(nèi)容便參與了高校檔案管理工作，極大地影響了高校檔案事業(yè)的發(fā)展與建設(shè)。

（三）檔案管理工作缺少規(guī)范性。當(dāng)前，高校缺少統(tǒng)一的檔案管理工作規(guī)范，混亂的檔案管理工作導(dǎo)致高校難以構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的檔案管理體系。個(gè)別高校在檔案管理制度構(gòu)建上存在缺失，管理人員工作職責(zé)劃分不清晰。此外，個(gè)別高校雖然建立了檔案管理系統(tǒng)，但是由于多種因素的影響，導(dǎo)致相關(guān)措施難以深化落實(shí)，制度執(zhí)行不到位，檔案室資料借閱手續(xù)較為簡單隨意，借出與退還程序不嚴(yán)謹(jǐn)，對高校檔案的使用價(jià)值與真實(shí)性造成了不良影響。部分院校希望通過建設(shè)檔案管理小組來改善上述局面，但是由于資金匱乏、院校領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視等多方面的影響，檔案管理工作仍然進(jìn)展緩慢。

四、提升新發(fā)展階段高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，優(yōu)化檔案管理制度。新發(fā)展階段下，高校需要緊扣時(shí)代發(fā)展需求，以培養(yǎng)對實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興有利的人才隊(duì)伍為導(dǎo)向，認(rèn)識到高校檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作能夠促進(jìn)社會文明、精神文明與物質(zhì)文明的發(fā)展，將其當(dāng)作院校的核心工作之一。高校需要將其納入自身的戰(zhàn)略發(fā)展之中，使各學(xué)院更加重視檔案管理工作，從多個(gè)角度推進(jìn)高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。同時(shí)，高校還需要開展常態(tài)化的監(jiān)督管理工作，將檔案管理工作成效納入人員考核標(biāo)準(zhǔn)之中。高校應(yīng)對檔案管理工作給予更多的資金支持，購入一定的硬件設(shè)備，同時(shí)，以更高質(zhì)量的宣傳推廣活動(dòng)來宣傳高校檔案管理工作的功能和意義。經(jīng)過一系列的宣傳后，高校教職工能夠更加明確自身利益與檔案管理工作的聯(lián)系，能更加熟悉檔案管理工作的規(guī)章制度，持續(xù)優(yōu)化管理內(nèi)容，為高校發(fā)展提供有效保障[4]。例如，河北各級人社、教育部門聯(lián)合開展2023屆高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收服務(wù)專項(xiàng)行動(dòng)，通過編印宣傳折頁、宣傳海報(bào)、制作推送短視頻、舉辦公開課等方式，多層次多渠道宣傳解讀檔案政策，指導(dǎo)各高校檔案管理部門做好相關(guān)工作，助力畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)順利就業(yè)創(chuàng)業(yè)。

（二）完善人才管理制度，提升人才隊(duì)伍綜合素養(yǎng)。高校需要建立健全檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制，制定多種人才培養(yǎng)計(jì)劃。第一，通過管理人員輪崗計(jì)劃，優(yōu)化人才的知識結(jié)構(gòu)，提升人才隊(duì)伍的全面性；第二，通過在職培訓(xùn)計(jì)劃，及時(shí)更新人才的專業(yè)知識儲備，提升人才隊(duì)伍的持續(xù)發(fā)展能力；第三，通過后備人才計(jì)劃，著力培養(yǎng)合適的人才，為高校提供充足的人才支撐；第四，通過檔案管理人才梯隊(duì)劃分，實(shí)現(xiàn)檔案管理人才隊(duì)伍的系統(tǒng)建設(shè)。此外，高校應(yīng)提升檔案管理人才的薪資待遇，通過福利政策，吸引具有專業(yè)能力的高素質(zhì)人才，根據(jù)高校人才分布階梯，把青年人才擺在更加突出的位置，對青年優(yōu)秀人才進(jìn)行培養(yǎng)，激發(fā)青年人才參加檔案管理工作的熱情。例如，2023年天津大學(xué)檔案館舉行了“檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)會”，面向全校專兼職檔案員開展檔案知識普及和歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)，極大地提高了該校的檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。

在人才隊(duì)伍建設(shè)的過程中，高校需要以發(fā)散性思維拓展人才培養(yǎng)渠道，構(gòu)建檔案管理人才培養(yǎng)平臺，并開展有針對性的人才培養(yǎng)計(jì)劃，提升管理人才的專業(yè)能力。1.開展專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)課程。如組織開設(shè)相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理制度、檔案鑒定、檔案管理技巧等課程，高校應(yīng)與檔案部門進(jìn)行溝通，通過專家講座、互動(dòng)研討會、現(xiàn)場教學(xué)等途徑，提升高校檔案管理人員的專業(yè)技能，為行業(yè)培養(yǎng)能夠獨(dú)當(dāng)一面、具有創(chuàng)新能力的高質(zhì)量人才。2.為檔案工作者提供持續(xù)的繼續(xù)教育，實(shí)現(xiàn)人才專業(yè)能力水平的提升?？茖W(xué)系統(tǒng)的教育體系需要高校以自身的需求為引導(dǎo)，及時(shí)更新知識和技術(shù)，滿足管理人員的發(fā)展需求與時(shí)代發(fā)展需求[5]。同時(shí)，在人才培訓(xùn)的過程中，應(yīng)對實(shí)際教育培訓(xùn)表現(xiàn)情況進(jìn)行綜合考評，并將考評結(jié)果反饋給相關(guān)人員，使其明白自身的優(yōu)勢和不足。3.通過多部門合作的形式，建立校內(nèi)聯(lián)動(dòng)培訓(xùn)機(jī)制。通過校內(nèi)數(shù)字化平臺進(jìn)行積極溝通，提升其他部門參與檔案管理工作人才隊(duì)伍構(gòu)建的積極性，建設(shè)檔案服務(wù)中心與專業(yè)的檔案管理組織，強(qiáng)化各部門之間的合作。

（三）規(guī)范高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確工作職責(zé)。高校應(yīng)建設(shè)相關(guān)檔案管理部門，明確檔案工作內(nèi)容，劃分工作目標(biāo)與職責(zé)。高校相關(guān)管理人員與檔案從業(yè)者需要明確相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》開展檔案管理工作，發(fā)揮高校檔案工作的社會功能。高校應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理制度，涵蓋從檔案收集到檔案借出和歸還的全過程。此外，為了避免檔案丟失，應(yīng)建立檔案管理問責(zé)制度。在高校檔案管理中，應(yīng)采用數(shù)字化技術(shù)，記錄、驗(yàn)證與儲存檔案信息，并在需要調(diào)取相關(guān)資料與檔案時(shí)，嚴(yán)格核實(shí)借閱人員身份。在相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下，高校需建設(shè)具有自身特色的、科學(xué)合理的、對院校發(fā)展有利的檔案工作規(guī)范。例如，山東科技大學(xué)根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)規(guī)定結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定了檔案數(shù)字化安全管理制度，以確保檔案數(shù)字化過程中的信息安全。最后，需要完善借還流程機(jī)制，可通過信息化技術(shù)，如人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，構(gòu)建自動(dòng)化借還系統(tǒng)，并將資料信息借還記錄和師生的身份信息綁定在一起，針對長期未歸還相關(guān)資料的借閱人員，可將相關(guān)記錄納入職稱或評優(yōu)材料中，以確保檔案的有序管理。

五、結(jié)語

新發(fā)展階段，高校檔案管理工作是高校工作的重要一環(huán)。高校檔案管理工作者需要持續(xù)提升自身專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，提高高校檔案管理人才隊(duì)伍質(zhì)量，為高校持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展提供保障。