新形勢下建設(shè)項目檔案管理工作探討

文/福建華電可門發(fā)電有限公司 曾瑩

近年來，隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展及科技水平的不斷提高，建設(shè)項目規(guī)模不斷拓寬，建設(shè)項目管理模式和方法在不斷發(fā)生變革。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，到2025年，“檔案資源建設(shè)邁出新步伐。檔案資源覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，檔案‘應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收’有效落實。”[1]這為建設(shè)項目檔案資源管理提出了總目標。《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的實施為建設(shè)項目檔案管理提出了具體的方法和要求。新形勢下，建設(shè)項目檔案應(yīng)與時俱進，突破傳統(tǒng)管理的束縛，緊隨時代發(fā)展的步伐，尋求適合的管理模式和手段，從而促進建設(shè)項目檔案的不斷發(fā)展。本文結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗，分析總結(jié)建設(shè)項目檔案的作用和目前存在的主要問題，深入剖析主要原因，提出應(yīng)對策略。

一、建設(shè)項目檔案的含義與作用

建設(shè)項目檔案是在工程建設(shè)活動中形成的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔，真實記載了項目建設(shè)過程的記錄。它涵蓋了整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的文件，包括文字、圖紙、圖表、聲像、實物等各種形式的材料。因此，建設(shè)項目檔案與建設(shè)項目息息相關(guān)，互相依存，能為全面鑒定建設(shè)工程質(zhì)量提供依據(jù)，在后續(xù)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中發(fā)揮重要作用。首先，建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)全過程的真實記錄。建設(shè)項目檔案涵蓋從項目立項開始到項目竣工驗收全過程的各種形式的文件材料，各項指標數(shù)據(jù)、性能參數(shù)等是建設(shè)過程中取得的真實記錄，可為后續(xù)的生產(chǎn)運行管理提供科學的依據(jù)。其次，建設(shè)項目檔案是有力的法律依據(jù)。建設(shè)項目檔案客觀地記錄了建設(shè)期間的具體情況，文件上具有真實的歷史印記，如負責人和有關(guān)人員的親筆簽名、單位或負責人的印章、事件過程中的原始聲音和影像等。這些原始材料和歷史憑證，可以作為查考、編研和處理問題的有力依據(jù)。例如，用地審批文件和征地補償協(xié)議可以作為處理征地補償糾紛案件的法律依據(jù)[2]。最后，建設(shè)項目檔案可以為后續(xù)項目的發(fā)展提供信息支持。完整的建設(shè)項目檔案可以為后期項目的檢修、改造的決策和方案提供科學可靠的信息支持，讓決策者能夠清晰地了解到建設(shè)項目的審批過程、建設(shè)環(huán)境、施工過程、投產(chǎn)竣工等各個環(huán)節(jié)的具體情況，使決策者可以因地制宜地采取正確的措施，避免決策者“走彎路”，造成時間延誤或資源浪費。

二、建設(shè)項目檔案管理存在的主要問題

筆者針對以往參與的火電、抽水蓄能、風電、光伏等多類建設(shè)項目檔案過程檢查和專項驗收中出現(xiàn)的問題情況進行分析總結(jié)，將目前建設(shè)項目檔案存在的問題分為四大類。

（一）文件歸檔不完整。1.單份文件組成部分不完整。如文件缺頁、紅頭文件缺少收文辦理單或發(fā)文稿紙、文件缺少部分附件、合同缺少合同審查單或部分附件等。2.關(guān)聯(lián)性文件不完整。例如，合同缺少商談會議紀要或補充協(xié)議、設(shè)計變更文件缺少執(zhí)行反饋文件或變更圖紙、各項檢查的問題清單缺少整改閉環(huán)文件、請示與批復文件不對應(yīng)或有遺漏、報告的歷次修改稿和最終稿有缺失等。3.同一事項過程文件不完整。例如，原材料進場報審缺少見證取樣記錄或質(zhì)量證明文件、評標過程文件缺少評標記錄或中標通知書、施工記錄缺少部分工序、質(zhì)量驗收記錄缺少部分分項或檢驗記錄等。4.各種特殊載體檔案的缺失。例如，照片、音視頻、探傷底片、礦樣等相關(guān)檔案資源，極容易丟失。

（二）文件信息不準確。1.文件數(shù)據(jù)前后不一致。例如，試驗報告上數(shù)量和內(nèi)容與見證取樣記錄臺賬不一致、原材料跟蹤記錄領(lǐng)用數(shù)量和使用部位與施工記錄不符等。2.各類報審表、評定表格不準確。例如，表格形式不符合國家和行業(yè)規(guī)范、意見填寫不準確、簽章手續(xù)不完備等。3.未以原件進行歸檔。例如，使用掃描件、復印件歸檔且未說明原件存放單位和加蓋公章。4.竣工圖編制不準確。例如，個別設(shè)計變更未在竣工圖上體現(xiàn)或不符合項目實際情況、竣工圖編制總說明和分冊編制說明內(nèi)容與實際情況不符等。

（三）文件排列不系統(tǒng)。第一，分類號錯誤，不符合相關(guān)行業(yè)標準規(guī)范要求；第二，未遵循文件的形成規(guī)律進行排列，如原材料進場報審和復審報告分開組卷難以查找、施工文件未按照工序進行排列、同分類號下不同施工單位形成的案卷隨意穿插排列等。

（四）文件整理不規(guī)范。1.著錄不規(guī)范。例如，檔號、案卷題名、文件題名、時間、責任者等重要著錄信息填寫不規(guī)范。2.裝訂不規(guī)范。例如，文件未拆訂裝訂、裝訂位置或使用材質(zhì)不符合標準規(guī)范等。3.書寫制成材料不規(guī)范。例如，紙張過薄或尺寸不規(guī)范、使用復寫紙或熱敏紙、使用不耐久墨水進行書寫等。4.數(shù)字化不規(guī)范。例如，電子文件缺頁漏頁錯頁、歪斜變形，出現(xiàn)黑線黑點、掛接錯誤等。5.特殊載體整理不規(guī)范。例如，照片檔案、錄音、錄像檔案的著錄、載體、裝具、存放方法不規(guī)范等。

三、主要原因

（一）文件形成周期長，保存不易。建設(shè)項目建設(shè)工期較長，而文件材料是和建設(shè)項目同步產(chǎn)生的，因此，文件材料的形成周期也較長，給文件材料的保存帶來了很多不良影響。如保存環(huán)境不良，文件霉變；經(jīng)辦人員變動，文件材料流轉(zhuǎn)中斷[3]；文件材料不準確，但相關(guān)人員已離開，導致無法修正；文件材料收集不夠系統(tǒng)，竣工文件難以實現(xiàn)組卷齊全等。

（二）文件材料產(chǎn)生單位多、數(shù)量大，管理壓力大。建設(shè)項目的環(huán)節(jié)多，需要多家單位配合完成。從立項到竣工投產(chǎn)，涉及評估、勘察設(shè)計、監(jiān)理、物資招標采購、施工、調(diào)試等環(huán)節(jié)，有時需要數(shù)十家單位參與建設(shè)。這些單位在建設(shè)過程中的每一個步驟、每一項施工任務(wù)均會產(chǎn)生施工文件，文件來源多、種類多、數(shù)量多，給檔案管理工作帶來了巨大的管理壓力。

（三）檔案管理意識淡薄。在建設(shè)過程中，各單位往往更加關(guān)注施工進度、施工安全、施工管理等方面的工作，忽視了項目檔案管理，這給項目檔案管理工作帶來巨大阻礙。各單位未能充分認識到項目檔案管理的重要性，未建立有效的項目檔案工作體制機制或未能正常運作，項目檔案的收集整理工作與施工進度不同步，甚至出現(xiàn)施工完成后尚未開展檔案收集整理工作的情況，導致了許多前期文件、施工記錄、檢驗報告的丟失。

（四）檔案人員專業(yè)水平較低。建設(shè)單位檔案人員多是轉(zhuǎn)崗后才開始從事檔案工作，對工程項目不夠熟悉，專業(yè)水平有待提高。施工單位往往不夠重視檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，在實際工作中多為項目技術(shù)人員兼職檔案管理工作，無法對項目檔案進行專業(yè)管理，生產(chǎn)資料常出現(xiàn)不符合規(guī)范表式、簽字蓋章及意見簽署不規(guī)范不完整、文件傳遞不規(guī)范、文件不具備系統(tǒng)性等問題，導致文件難以查找，文件格式或內(nèi)容不符合工程檔案管理要求，對整個工程檔案的完整性和系統(tǒng)性造成了巨大影響。

四、新形勢下建設(shè)項目檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，強化組織領(lǐng)導。建設(shè)項目檔案管理是工程管理的重要組成部分，要強化項目檔案管理，就必須實現(xiàn)項目檔案與項目建設(shè)的同步管理。在工程開工時，應(yīng)明確負責項目檔案工作的分管領(lǐng)導，建立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位等單位組成的建設(shè)項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)[4]，在制度中規(guī)定每個崗位人員的檔案管理工作職責，與項目建設(shè)的進度、質(zhì)量、安全管理工作同部署、同安排、同組織、同考核，落實統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求、各負其責、同步進行的管理模式，確保建設(shè)項目的各類檔案收集、整理、保管、歸檔等工作的有序進行。

（二）加強宣傳培訓，打造高質(zhì)量檔案管理人才隊伍。1.加大宣傳力度，提高對檔案管理工作的重視程度。建設(shè)單位應(yīng)組織工程人員和檔案管理人員深入學習貫徹《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，轉(zhuǎn)變以往“重工程進度、輕檔案管理”的思想觀念，提高對項目檔案重要性的認識，促進管理水平的提升[5]。2.配備專職檔案管理人員，保持檔案管理人員的穩(wěn)定。相關(guān)單位需要加強檔案管理人才的儲備工作，通過培訓和進修深造等方式，逐步提高人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力，建立一支專業(yè)的人才隊伍[6]，形成人才管理體系，為檔案管理事業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（三）重視收集整理，強化過程管控。資料收集是建設(shè)項目檔案管理的基礎(chǔ)。首先，要根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項目實際情況，制定一個適用于本項目的檔案管理制度，確定檔案歸檔范圍和保管期限，明確列出需要歸檔的文件材料范圍、歸檔責任人、歸檔時間、歸檔份數(shù)、保管期限等。建設(shè)單位檔案管理部門在工程開工之前應(yīng)向各參建單位進行檔案技術(shù)交底，傳達建設(shè)單位相關(guān)的歸檔實施細則、文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類方案，強調(diào)有關(guān)規(guī)定要求，讓各參建單位在資料收集、整理和組卷的過程中有章可循、有規(guī)可依。其次，要將檔案管理工作納入建設(shè)活動業(yè)務(wù)流程，明確可研、初設(shè)、招投標、施工、設(shè)備開箱、質(zhì)量監(jiān)督到竣工驗收各個階段產(chǎn)生文件的質(zhì)量要求，為工程項目文件材料收集的完整性奠定堅實的基礎(chǔ)。最后，在施工過程中，檔案人員要參加工程協(xié)調(diào)會，了解工程進展情況，再根據(jù)工程具體的進度及時對項目資料進行檢查，對不合格的資料提出整改意見，并及時督促整改，對未按要求進行整改的參建單位依據(jù)項目檔案管理制度及合同約定進行追責。

（四）發(fā)揮合同作用，保障檔案質(zhì)量。建設(shè)項目的工期長、參建單位多，為保證項目文件材料歸檔的齊全、完整，有必要在合同中明確各單位的歸檔責任和歸檔要求。在與制造商、供應(yīng)商、施工、設(shè)計、調(diào)試、監(jiān)理等單位簽訂合同協(xié)議時，應(yīng)約定檔案專項條款或?qū)ｍ梾f(xié)議，明確各單位移交檔案的內(nèi)容、質(zhì)量、數(shù)量、時間和違約責任，并與合同付款掛鉤，如“未按要求進行資料管理，一次扣3000元；未嚴格要求施工單位管理資料，一次扣2000元”。在合同付款時，切實做到檔案檢查問題整改不到位、檔案審核不通過，合同付款申請不得通過；檔案未按要求移交，不得支付合同檔案專項保證金等。通過以上措施全面有效地控制項目檔案和設(shè)備隨機資料的完整性。

（五）提高信息化水平，提升工作效率和質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，利用信息化管理方式，提高管理效率。計算機技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，從根本上改變了人們的生活方式，推動了生產(chǎn)經(jīng)營工作方式的變革。檔案管理信息系統(tǒng)是信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的具體應(yīng)用，通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息資源進行處理、整合和開發(fā)，為生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。主要做法是：將建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案整理和歸檔程序、檔案分類規(guī)定等嵌入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對項目文件的智能控制；各參建單位在權(quán)限范圍內(nèi)向檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)輸入文件目錄，上傳電子文件，實現(xiàn)線上線下同步管理；有需求的部門通過檔案管理信息系統(tǒng)進行查詢、借閱、歸還管理，提高檔案工作效率；檔案部門通過相關(guān)部門的實際要求及日常工作需要，利用大數(shù)據(jù)等信息化工具對檔案信息進行編研，形成可有效輔助企業(yè)經(jīng)營的編研成果，進一步發(fā)揮檔案的重要價值。

五、結(jié)語

建設(shè)項目檔案管理工作是建設(shè)項目工程管理工作的重要組成部分[7]，對企業(yè)后續(xù)的經(jīng)營發(fā)展至關(guān)重要。建設(shè)單位應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，積極研究檔案管理新理念，探索使用檔案管理新方式，提升建設(shè)項目檔案管理的工作效率和文件歸檔質(zhì)量，保障項目檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，為建設(shè)項目的運行、改造、擴建及其他同類型項目建設(shè)的科學決策提供客觀、真實的信息支撐。