高職院校試卷檔案管理體系研究

文/浙江同濟科技職業(yè)學(xué)院 高潔 張靜怡

試卷檔案是指教師在教學(xué)工作中記錄考生相關(guān)學(xué)科知識能力和課程學(xué)習(xí)情況形成的資料，它是體現(xiàn)高職院校教學(xué)計劃、課程學(xué)習(xí)情況和教學(xué)管理的原始資料，除了試卷以外，還包括學(xué)生的考勤、作業(yè)、試題庫、試卷評分標(biāo)準(zhǔn)及試卷分析資料等與教學(xué)相關(guān)的記錄資料，這些記錄資料能夠更全面地體現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。試卷檔案作為高職院校教學(xué)檔案的重要組成部分，是教學(xué)評估中不可缺少的核心材料[1]，是全國高等學(xué)校教育質(zhì)量評估專家組檢查的重點指標(biāo)之一。試卷檔案的管理情況，可以反映高職院校的教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平是否符合相關(guān)規(guī)定。因此，試卷檔案是教學(xué)管理的核心因素之一[2]。

一、試卷檔案管理的現(xiàn)狀

高職院校的試卷形式和內(nèi)容較為豐富，在試卷檔案管理過程中涉及人員復(fù)雜，與學(xué)生、學(xué)科教師、教學(xué)秘書、教務(wù)試卷科管理教師都有著密切聯(lián)系，使得試卷檔案的歸檔管理較為復(fù)雜。隨著線上教學(xué)和在線考試的增多，試卷檔案管理的及時性、科學(xué)性、規(guī)范性受到了沖擊，傳統(tǒng)的管理模式已無法適應(yīng)當(dāng)前的變化。

（一）分散式管理存在隱患。大部分高職院校對試卷檔案管理采取學(xué)院分散管理模式，即由教務(wù)處教務(wù)科負責(zé)管理制度、管理規(guī)章的制定和工作的檢查監(jiān)督，而各學(xué)科的試卷檔案則分散到二級學(xué)院，由各二級學(xué)院進行管理，這種分散式管理的目的是提高管理效能。但由于高職院校檔案機構(gòu)組織不完善，管理人員不夠?qū)I(yè)，在實際工作中管理標(biāo)準(zhǔn)難以落實，出現(xiàn)了一系列管理隱患。此外，大多數(shù)學(xué)校試卷檔案只保管期末考試卷，缺少試卷分析的材料、考勤情況、學(xué)生平時作業(yè)、學(xué)科補考試卷等反映教學(xué)工作的完整記錄，這不僅不利于試卷檔案的完整性和規(guī)范性，甚至?xí)虒W(xué)評估工作造成不良影響。

（二）試卷檔案管理信息化水平低。首先，紙質(zhì)試卷在傳遞過程中容易出現(xiàn)各種安全隱患，由于途徑人手眾多，在傳遞、印制、存儲過程中容易出現(xiàn)試卷泄密風(fēng)險。其次，印制會消耗大量紙張，造成資源的浪費，大量紙質(zhì)試卷還會占用保管空間。同時，試卷裝訂后分量重，不易查找翻閱，容易被束之高閣，難以體現(xiàn)試卷檔案的價值。最后，試卷檔案以紙質(zhì)形式存放在文件柜或存檔室中，沒有進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換或電子化管理，導(dǎo)致檔案檢索和管理效率低下。

（三）資源配備不合理。部分高職院校的試卷管理水平落后，管理資源較少。一些高職院校沒有專門的檔案室，試卷裝訂完就堆放在教研室的某個區(qū)域。同時，保管檔案的配套設(shè)備較少，資源配備不足，缺乏專業(yè)的管理工作者及試卷管理的專項經(jīng)費，導(dǎo)致試卷檔案的管理工作難以開展，規(guī)范性差。

二、構(gòu)建高職院校試卷檔案管理體系

教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條指出，高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃[3]。試卷檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化是教與學(xué)的重要保障，為實現(xiàn)更高的教學(xué)質(zhì)量提供支持[4]。因此，高職院校應(yīng)該形成試卷檔案管理體系，提高科學(xué)化管理水平。

（一）完善試卷檔案管理制度。針對高職院校試卷檔案管理中分散式管理的隱患，高職院校應(yīng)先從完善試卷檔案管理制度入手，建立試卷檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。高職院校應(yīng)結(jié)合自身校情，制定完善的試卷檔案管理制度，科學(xué)利用教學(xué)評估相關(guān)的原始記錄，從而提高試卷檔案的利用率，提升檔案工作的效率。例如，可以通過分析試卷檔案來發(fā)現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)的薄弱環(huán)節(jié)，進而采取有針對性的教學(xué)措施。

標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的構(gòu)建主要涉及管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)三個方面，能從基礎(chǔ)性、系統(tǒng)性和長遠性等方面來保障檔案管理工作[5]。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)主要涉及工作中人員的權(quán)責(zé)劃分、監(jiān)督管理、考核培訓(xùn)等內(nèi)容；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面需要規(guī)范設(shè)備設(shè)施、檔案內(nèi)容、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、編號規(guī)則等；工作標(biāo)準(zhǔn)主要涉及規(guī)范考試、閱卷、歸檔管理的全流程，其中包含試卷命題、印刷密封、考場編排與監(jiān)督、試卷回收與閱卷、檔案分類整理、檔案存放、借閱利用和鑒定銷毀。此外，高職院校應(yīng)將管理前置化、完整化，讓試卷檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依，突出試卷檔案輔助教學(xué)管理的前瞻意識，提高檔案質(zhì)量，提升檔案管理工作水平。

（二）加強試卷檔案信息化建設(shè)。目前，試卷檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這種方式不僅效率低下，還存在試卷保管安全隱患。在信息化的大背景下，教學(xué)管理方式正在向創(chuàng)新管理和知識管理轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)新時期學(xué)校管理方式的變革，必須加強檔案管理信息化建設(shè)[6]。加強試卷檔案信息化建設(shè)是提高試卷檔案管理效率和質(zhì)量的重要舉措。試卷管理是教學(xué)管理的一個分支，對教學(xué)工作的開展和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要的意義。利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)可以加強試卷檔案信息化建設(shè)，促進數(shù)字檔案資源建設(shè)的發(fā)展，使試卷檔案的保管和查詢更加便捷。

首先，高職院校試卷檔案的數(shù)據(jù)收集和整理是實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和建立模型的基礎(chǔ)。高職院校需要考慮如何收集試卷數(shù)據(jù)、如何整理試卷數(shù)據(jù)及如何存儲試卷數(shù)據(jù)等問題。數(shù)據(jù)的收集方式可以通過手動輸入、掃描或自動抓取等進行。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，需要建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)收集和處理規(guī)范。同時，還需要考慮數(shù)據(jù)的存儲和安全問題，以防止數(shù)據(jù)泄露。試卷數(shù)據(jù)收集的內(nèi)容包括以下幾個方面：第一，試卷信息，包括試卷名稱、編號、類型、所屬課程和難度等；第二，試題信息，試題是試卷的核心部分，需要收集試卷中所有的試題內(nèi)容，包括題型、分值、答案和解析等；第三，使用情況，包括試卷使用時間、地點和人員等信息；第四，評分情況，即試卷評分結(jié)果，包括每個學(xué)生的得分、總分和平均分等；第五，質(zhì)量評估，對試卷質(zhì)量進行評估，需要收集試卷的命題、評分情況及學(xué)生答卷情況等數(shù)據(jù)；第六，學(xué)生信息，包括姓名、學(xué)號、班級和成績等；第七，教師信息，包括姓名、職稱和教授課程等。分析試卷檔案數(shù)據(jù)可以幫助學(xué)校更好地了解試卷的使用情況、學(xué)生表現(xiàn)和教學(xué)質(zhì)量，為學(xué)校提供決策支持。數(shù)據(jù)分析的方法主要包括統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘和機器學(xué)習(xí)等。構(gòu)建試卷信息化管理系統(tǒng)可以將試卷檔案信息作為教務(wù)管理系統(tǒng)模塊之一，并與其他教務(wù)管理模塊共同組成一套適合高校課程評價的系統(tǒng)。例如，可以建立試卷質(zhì)量評估模型、試題命題難度評估模型和試題類型分布模型等。同時，高職院校應(yīng)采用信息化管理，將檔案信息分類存儲，形成完整的數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)通過教務(wù)管理系統(tǒng)一站式檢索查詢試卷檔案，滿足信息共享需求。其次，高職院校應(yīng)整合其他線上教學(xué)平臺，并將教學(xué)信息資源統(tǒng)一歸口，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時收集、整理和存儲試卷檔案。1.確定整合平臺。選擇一個合適的教學(xué)平臺，其應(yīng)具備信息收集、整理和存儲的功能，并能夠與其他教學(xué)平臺進行數(shù)據(jù)交互。該平臺可以是現(xiàn)有的教學(xué)管理系統(tǒng)或自行開發(fā)的教學(xué)管理軟件。2.整合數(shù)據(jù)資源。將其他教學(xué)平臺的數(shù)據(jù)資源與整合平臺進行對接，確保能夠獲取各個平臺的教學(xué)信息資源。這需要與各平臺的技術(shù)團隊合作，建立數(shù)據(jù)接口或使用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能。3.設(shè)計數(shù)據(jù)收集流程。制定一個信息收集流程，確保教學(xué)信息能夠及時、準(zhǔn)確地被整合到平臺中。高職院?？梢栽O(shè)定上傳時間節(jié)點和規(guī)定教師上傳教學(xué)資料的方式，如上傳教案、試卷等，也可以考慮利用自動化工具，如掃描儀或OCR文字識別技術(shù)，將紙質(zhì)試卷轉(zhuǎn)換為電子文檔。4.數(shù)據(jù)整理和存儲。針對不同的教學(xué)信息資源，設(shè)計合適的數(shù)據(jù)分類和整理方法。高職院?？梢愿鶕?jù)學(xué)科、年級、教材等分類標(biāo)準(zhǔn)對試卷檔案進行歸類，建立目錄結(jié)構(gòu)或標(biāo)簽系統(tǒng)，可以考慮使用云存儲或本地服務(wù)器進行數(shù)據(jù)存儲，以確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。5.制定權(quán)限管理策略。高職院校應(yīng)為教師、管理員和學(xué)生等不同角色設(shè)定權(quán)限，限制他們對教學(xué)信息資源的訪問和操作，確保數(shù)據(jù)的安全性。6.提供檢索功能。在整合平臺上建立強大的檢索功能，以便教師和管理人員能夠方便地找到所需的教學(xué)信息資源和試卷檔案。7.持續(xù)改進和優(yōu)化。高職院校應(yīng)定期評估整合平臺的使用情況和效果，收集用戶反饋，不斷改進和優(yōu)化系統(tǒng)功能，并根據(jù)實際需求添加新的功能。最后，在經(jīng)費允許的情況下，高職院校可采用RFID等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進一步升級試卷檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物流管理與信息管理的完美結(jié)合，提高教務(wù)信息管理的智能化和自動化水平。通過信息化建設(shè)，可以提高試卷檔案管理工作的效率、準(zhǔn)確性和便捷性，為教學(xué)管理提供更好的支持和保障，實現(xiàn)試卷檔案管理的數(shù)字化，進一步發(fā)展智能化和自動化的教務(wù)管理系統(tǒng)。

（三）加大資源支持力度。加大資源支持力度可以為試卷檔案信息化管理提供必要的條件和保障，促進教學(xué)工作的科學(xué)化、規(guī)范化和高效化。1.建立專業(yè)技術(shù)團隊，為高職院校試卷檔案管理體系提供技術(shù)支持。高職院校應(yīng)大力投資信息化建設(shè)，提供先進的技術(shù)設(shè)備和軟件工具，以便教師和管理人員更好地進行試卷管理。例如，提供掃描儀、電子文檔管理系統(tǒng)等工具，簡化試卷的整理和存儲過程。2.建立高職院校試卷庫或共享平臺，提高試卷檔案管理的效率。平臺可供教師上傳和共享試卷資源，促進教師之間的交流，提高試卷管理的效率。此外，高職院校應(yīng)該組織培訓(xùn)課程和研討會，向教師和管理人員傳授試卷檔案管理的知識和技巧。同時，提供指導(dǎo)文件和教程，幫助他們了解如何有效地管理和利用試卷資源。3.加強數(shù)據(jù)安全和隱私保護。高職院校應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，采取技術(shù)手段加密和保護試卷檔案的數(shù)據(jù)安全，如數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管理、加密傳輸?shù)?，防止?shù)據(jù)泄露和非法訪問，保護試卷數(shù)據(jù)不被未授權(quán)人員獲取或篡改。4.加強合作與交流，共享經(jīng)驗和資源。高職院校可以組織試卷檔案管理的研討會，分享各自管理的經(jīng)驗和做法，探討共同面臨的問題和挑戰(zhàn)，共同尋求解決方案；開展試卷檔案管理相關(guān)的合作研究項目，共同研究試卷檔案管理的新方法和新技術(shù)，為試卷檔案管理工作的提升提供理論和實踐支持，促進試卷檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)發(fā)展。

通過以上措施，可以為高職院校試卷檔案管理體系提供更多的資源支持，提高試卷檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進教學(xué)工作的順利開展，為改進教學(xué)提供數(shù)據(jù)支持。

三、結(jié)語

伴隨著高職院校教學(xué)改革創(chuàng)新工作的不斷發(fā)展，高職院校試卷檔案管理應(yīng)該是現(xiàn)代教育管理和現(xiàn)代信息技術(shù)的有機結(jié)合[7]，檔案工作應(yīng)不斷適應(yīng)新發(fā)展要求。因此，作為高職院校檔案管理人員，我們應(yīng)該不斷推進試卷檔案管理體系建設(shè)的進程，正確把握好檔案提供利用與保密之間的關(guān)系。同時，積極參與學(xué)校的教學(xué)管理實施過程，為學(xué)校師生保存完整且準(zhǔn)確的試卷資料，為高職院校教學(xué)體系的完善提供有效支持。高職院校試卷檔案管理體系的研究具有廣闊的前景，可從以下幾個方面深入探索，以推動試卷檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化和個性化發(fā)展。第一，智能化管理技術(shù)應(yīng)用。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展，未來可以探索將智能化技術(shù)應(yīng)用于試卷管理體系中，如自動化評分系統(tǒng)、智能化試卷生成系統(tǒng)等，提高管理效率和準(zhǔn)確性。第二，移動化管理平臺的建設(shè)。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的普及，可以研究建設(shè)移動化管理平臺，實現(xiàn)教師和學(xué)生對試卷檔案的便捷訪問，提高管理的靈活性。第三，教學(xué)評估和個性化教學(xué)的結(jié)合。將試卷管理與教學(xué)評估和個性化教學(xué)相結(jié)合，通過對試卷數(shù)據(jù)的分析和挖掘，為改進教學(xué)和學(xué)生個性化學(xué)習(xí)提供數(shù)據(jù)支持。