水利企業(yè)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)路徑研究

文/山東水務(wù)投資有限公司 梁珍

新時期，越來越多的工程文檔以電子形式呈現(xiàn)，企業(yè)檔案的信息化管理受到了重視，電子文檔已經(jīng)成為水利企業(yè)工程文檔保存的重要方式之一。然而，目前的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理存在一些難點，如節(jié)點保存、集成整合及可持續(xù)發(fā)展等，已有部分研究人員將研究結(jié)果與實踐工作相結(jié)合，并取得了一定成果。但相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)仍然以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)，沒有與時俱進(jìn)，無法實現(xiàn)實時更新。在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，工程文檔管理需求已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了紙質(zhì)版檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍[1]，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理在開展水利工程管理工作中發(fā)揮著基礎(chǔ)性和支撐性的作用，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是實現(xiàn)水利工程管理現(xiàn)代化的必要條件[2]。

一、電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化解析

電子檔案具有特定程序生成并在專門的框架內(nèi)呈現(xiàn)的形式，擁有由權(quán)威機構(gòu)出具的具體文件形式，并遵循電子記錄和電子檔案多樣性和相關(guān)性的規(guī)則。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的目標(biāo)是實現(xiàn)所有檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、整體化。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化在微觀和宏觀層面都具有重要意義。從微觀角度來看，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化是按照既定標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案進(jìn)行簡化、整合和改進(jìn)的活動。這不僅涵蓋了現(xiàn)有檔案管理工作的構(gòu)建，還包括制定、擴展、完善、評估和廢止管理標(biāo)準(zhǔn)，以及在業(yè)務(wù)活動之前進(jìn)行調(diào)研等方面的內(nèi)容。從宏觀角度來看，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化是一個動態(tài)的過程，其中的“化”字蘊意豐富。首先，在電子檔案標(biāo)準(zhǔn)的形成和實施方面，“化”意味著提高電子檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行水平。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)的建立需基于行業(yè)發(fā)展需求，將所有可通過標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成的業(yè)務(wù)關(guān)系逐步擴展至電子檔案領(lǐng)域。水利企業(yè)應(yīng)結(jié)合新興技術(shù)和實踐經(jīng)驗，通過有效的管理措施和工具，逐步將制定的標(biāo)準(zhǔn)融入實際管理任務(wù)中，并根據(jù)實際情況修訂和補充標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)審查、細(xì)化和完善標(biāo)準(zhǔn)，以確保其的有效性和實用性。其次，“化”意味著不斷擴大電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定和實施范圍。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化的成功依賴于建立完整的標(biāo)準(zhǔn)體系，全面推進(jìn)檔案工作規(guī)范化。在規(guī)范電子檔案工作的過程中，各個標(biāo)準(zhǔn)之間相互關(guān)聯(lián)，形成復(fù)雜的標(biāo)準(zhǔn)文件系統(tǒng)，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化是在這一體系中創(chuàng)建并進(jìn)行的。通過實現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化，可以改善檔案管理工作的制度環(huán)境，提升檔案管理水平。

二、水利企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

目前，在部分企業(yè)項目工程的實施過程中，檔案歸檔與儲存工作仍然存在一些問題。

（一）電子檔案數(shù)據(jù)庫的完整性較低。部分電子檔案的管理體系仍處于初步構(gòu)建階段，不夠成熟。這可能導(dǎo)致紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲時存在時間誤差，影響資料的原始性和完整性。同時，這也降低了電子檔案的便利性，無法充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用優(yōu)勢。這種處理方式只是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，無法實現(xiàn)實時更新。

（二）資料的可塑性問題。例如，從節(jié)水工程建設(shè)來看，土建過程是一個不斷修改、完善和變更數(shù)據(jù)的過程，特別是初步設(shè)計報告與竣工鑒定報告之間的變化往往非常大。此外，如果初始數(shù)據(jù)和完整數(shù)據(jù)不能一起收集、歸檔，檔案數(shù)據(jù)可能會失真，從而降低檔案的質(zhì)量。

（三）資料的周期性問題。大型水利工程的建設(shè)工作周期較長，發(fā)展速度較快，在建設(shè)過程中產(chǎn)生的資料較為繁雜，如水力發(fā)電研究數(shù)據(jù)等。水利企業(yè)在收集數(shù)據(jù)的過程中，必須確保所有資料全面歸檔，沒有任何遺漏。否則，可能會導(dǎo)致最終統(tǒng)計結(jié)果變得不可靠，甚至對相關(guān)建設(shè)工作產(chǎn)生嚴(yán)重不良影響。與收集紙質(zhì)文件相比，歸檔電子文檔是一項更具挑戰(zhàn)性的任務(wù)?，F(xiàn)階段，大多數(shù)管理人員受傳統(tǒng)觀念影響，錯誤地認(rèn)為電子文檔不是真正的文件，因此，在收集數(shù)據(jù)和文件的過程中，往往容易忽略電子文檔的歸檔工作。

（四）企業(yè)工程建設(shè)中電子檔案的利用存在局限性。由于相關(guān)管理人員對電子檔案形式的認(rèn)識受保密原則和傳統(tǒng)觀念、方法的約束，導(dǎo)致諸多現(xiàn)代電子文檔無法充分向外界開放，不合理地限制了服務(wù)對象。一些水利企業(yè)將企業(yè)所擁有的全部資料均視為私有財產(chǎn)，未對資料的保密層級進(jìn)行合理劃分，對一些本應(yīng)公之于眾的資料設(shè)置了相關(guān)權(quán)限，僅僅給予部分管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員查看檔案的權(quán)利，無法充分實現(xiàn)電子檔案的社會價值和經(jīng)濟價值。此外，由于信息的存儲和檢索存在一些問題，內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法全面、及時地得到整合，從而在一定程度上影響了電子檔案的利用率。

三、水利企業(yè)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)路徑

（一）建立全流程管理體系。第一，評估水利企業(yè)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，包括設(shè)計、組織數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)收集等環(huán)節(jié)，對相關(guān)政策、方法和實施情況進(jìn)行審查和評估；第二，研究水利工程管理項目的資料管理標(biāo)準(zhǔn)和歸檔制度，建立對相關(guān)文件的審批、管控體系。例如，可對水利工程實施、建設(shè)、竣工三個方面的相關(guān)資料進(jìn)行信息化管理，標(biāo)準(zhǔn)化相應(yīng)電子文件和檔案管理過程，以提高數(shù)據(jù)資源的使用率，從而提高水利工程的建設(shè)效率。此外，水利企業(yè)應(yīng)構(gòu)建電子文檔的質(zhì)量控制管理框架，建立電子文件歸檔管理的相關(guān)規(guī)章制度，并采取一定的管理措施，形成電子檔案歸檔、管理、使用的安全管理體系，形成相應(yīng)的電子過程文件、歸檔信息化管理系統(tǒng)。水利企業(yè)應(yīng)聚集多方力量，與其他相關(guān)行業(yè)企業(yè)和政府部門共同努力，制定電子檔案生產(chǎn)、收集、存儲和分發(fā)的相關(guān)制度，并起草系統(tǒng)管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法，以實現(xiàn)水利企業(yè)對電子檔案和數(shù)據(jù)的有效管理和利用。

（二）完善電子檔案管理關(guān)鍵技術(shù)。水利企業(yè)應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)信息、標(biāo)識、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和運行要求，在施工階段建立各個項目的電子記錄管理、運行要求、存儲要求等標(biāo)準(zhǔn)，將各類電子文件和電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲，創(chuàng)建符合試行標(biāo)準(zhǔn)要求的儲存方法。為了統(tǒng)一管理，水利企業(yè)應(yīng)提高對信息技術(shù)的重視度和應(yīng)用水平，設(shè)定科學(xué)規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)，將項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行分類，并根據(jù)制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，最終將所有數(shù)據(jù)和記錄合并到一個數(shù)據(jù)庫中，以確保文件材料的安全性和完整性。一旦數(shù)據(jù)庫設(shè)計完成，企業(yè)應(yīng)制定元數(shù)據(jù)要素、包裝格式和電子技術(shù)文件系統(tǒng)的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計電子檔案歸檔串聯(lián)體系，電子文件接口可用于與其他應(yīng)用程序進(jìn)行交互[3]，以提升相關(guān)人員檢索查找檔案的效率，提升檔案的利用率。

（三）應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)電子檔案管理的信息化?；谄髽I(yè)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化定義，水利企業(yè)應(yīng)將工作流程和業(yè)務(wù)管理與安全的網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合，設(shè)計工程文檔流和文件自動采集系統(tǒng)。為達(dá)到電子文檔具有真實性、可靠性和完整性的目標(biāo)，企業(yè)需要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的電子網(wǎng)絡(luò)文檔收集、歸檔和檔案管理一系列連貫流程。通過這一流程體系可以收集相關(guān)電子文檔并實現(xiàn)自動歸檔，達(dá)到全流程的標(biāo)準(zhǔn)化。同時，通過高效率的電子檔案編制和管理工作，可以大大縮短已完成檔案的編程與計算過程，在一定程度上提高項目管理工作的效率。水利企業(yè)在加快信息化建設(shè)的過程中，需要配備必要的檔案信息化設(shè)備，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行宣傳，提升員工使用設(shè)備的熟練度，加強對員工的技術(shù)技能培訓(xùn)，使其能充分了解電子文件的收集、歸檔和統(tǒng)計等工作，督促其做到紙質(zhì)文檔和電子文檔同時存檔。此外，企業(yè)應(yīng)利用內(nèi)部網(wǎng)站，建設(shè)特定欄目，發(fā)布相關(guān)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化信息，并對電子檔案進(jìn)行實時更新，使員工通過簡單的搜索便能找到所需的文件資料。

（四）提升管理團(tuán)隊的工作水平。判斷一個企業(yè)的檔案管理工作是否有利于企業(yè)的發(fā)展，檔案管理網(wǎng)絡(luò)的完善是其驗證標(biāo)準(zhǔn)所在。檔案管理平臺的運轉(zhuǎn)效率、平臺的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性、管理人員的工作態(tài)度等均對企業(yè)的發(fā)展有著一定影響。其中，管理團(tuán)隊的工作水平對電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作有著重要影響。在管理團(tuán)隊的組建過程中，首先要選出分管領(lǐng)導(dǎo)，在各個部門中均選出一人，共同構(gòu)建檔案管理小組。該小組主要負(fù)責(zé)協(xié)助和配合檔案室專職檔案管理人員執(zhí)行各項檔案管理任務(wù)。在人員設(shè)置上，應(yīng)挑選一名持有專業(yè)證書并具有敬業(yè)精神的專職檔案員，明確各部門兼職檔案員的工作職責(zé)，并對兼職檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)。無論是兼職檔案員還是專職檔案員，在進(jìn)行檔案的移交入庫、定期巡視和借閱等工作時，均需要牢記相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真完成全部工作。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的各個操作步驟都有對應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案管理員應(yīng)做到每一步都合乎要求且行為規(guī)范，以實現(xiàn)檔案應(yīng)用與管理的高效性與安全性[4]。在籌備和建設(shè)階段，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)熟悉企業(yè)項目的計劃、范圍、性質(zhì)、進(jìn)度等，并應(yīng)經(jīng)常與相關(guān)單位的數(shù)據(jù)管理人員保持聯(lián)系，在項目開始階段便進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督工作和材料收集工作，確保水利工程檔案報送的質(zhì)量和材料的完整度。

（五）建立檔案共享平臺。水利企業(yè)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要企業(yè)內(nèi)全員參與和企業(yè)外多方合作。水利企業(yè)項目建設(shè)過程中涉及的各類檔案信息較多，包括水文資料、工程文件、業(yè)務(wù)檔案等，這些檔案具有較高的利用價值。通過建立檔案共享平臺，可以將各類檔案進(jìn)行整合和共享，提高電子檔案的利用效益。在建設(shè)共享平臺時，應(yīng)考慮水利企業(yè)的特點和需求，確定共享平臺的技術(shù)架構(gòu)和系統(tǒng)設(shè)計，明確共享平臺的管理機制和運行模式，包括管理員的職責(zé)和權(quán)限、用戶的注冊和審核、檔案信息的上傳和下載等方面。共享平臺的功能和提供的服務(wù)應(yīng)與水利企業(yè)的業(yè)務(wù)需求相匹配，包括檔案信息的檢索、查詢、下載、上傳等功能，以及檔案信息的安全保障、備份和恢復(fù)等服務(wù)。為了實現(xiàn)檔案信息的共享，需要加強電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，包括電子檔案的命名、分類、編碼等。電子檔案涉及企業(yè)的重要資產(chǎn)和機密信息，需要加強檔案信息的保密和安全管理，包括權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)等方面[5]。此外，為了保證電子檔案的質(zhì)量和可信度，需要建立檔案信息的審批和審核制度，對上傳的檔案信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和合法性。檔案信息需要長期保存和維護(hù)，以保證其價值和可靠性，因此，水利企業(yè)需要加強對電子檔案的維護(hù)和更新工作，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)恢復(fù)等。

四、結(jié)語

在水利企業(yè)的發(fā)展運營過程中，檔案管理扮演著基礎(chǔ)性與支撐性的重要角色，實現(xiàn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化是推動水利工程管理現(xiàn)代化的必要條件。水利企業(yè)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)應(yīng)通過建立相關(guān)文件管理、審批和管控體系，根據(jù)工程建設(shè)信息、標(biāo)識、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和運行要求應(yīng)用具體技術(shù)，開展基于電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化的無紙質(zhì)工作，以完善整個水利企業(yè)的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)流程。