新時(shí)期文書(shū)檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的創(chuàng)新性研究

文/曹縣檔案館 殷憲玉

要想在新時(shí)期加強(qiáng)對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，文書(shū)檔案管理工作就要針對(duì)檔案管理的實(shí)質(zhì)，從數(shù)據(jù)和資料的視角出發(fā)，完善、綜合檔案信息內(nèi)容，以滿(mǎn)足單位生產(chǎn)和決策方面的數(shù)據(jù)需求，進(jìn)一步提高文書(shū)檔案工作的政治性以及服務(wù)性，探索與新時(shí)期技術(shù)發(fā)展融合的道路，幫助單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)能力。

一、新時(shí)期文書(shū)檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的創(chuàng)新意義

首先，做好檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)利用工作，真實(shí)反映單位員工的個(gè)人信息以及個(gè)人發(fā)展的實(shí)際情況，結(jié)合單位發(fā)展進(jìn)行記錄、歸檔，成為一種有效憑證。要以全局視角出發(fā)，提升檔案資源的利用效率，發(fā)揮檔案管理的服務(wù)性能，使文書(shū)檔案的信息資源能夠真實(shí)反映出市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況，并為企業(yè)決策者提供真實(shí)的信息服務(wù)。其次，新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作能夠提升制度的創(chuàng)新能力，與科學(xué)化的管理模式相呼應(yīng)，使單位在制度方面能夠貼合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，讓檔案管理工作逐步朝著科學(xué)化、法治化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。企業(yè)應(yīng)樹(shù)立大局意識(shí)，加強(qiáng)機(jī)制變革的推進(jìn)作用，使檔案管理工作能夠與新時(shí)期的管理環(huán)境相適應(yīng)。檔案管理人員應(yīng)重視檔案工作對(duì)其他工作的滲透，挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的服務(wù)性質(zhì)，促使檔案工作機(jī)制能夠與可持續(xù)發(fā)展的環(huán)境步調(diào)相一致，進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。最后，管理和開(kāi)發(fā)利用工作創(chuàng)新，還能使文書(shū)檔案工作在新時(shí)期的要求下，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和電子文件接收存儲(chǔ)能力，實(shí)現(xiàn)單機(jī)編目和檢索目錄創(chuàng)設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案內(nèi)容的主動(dòng)接收能力和信息系統(tǒng)化，提升綜合信息的接收能力，使其成為具有基礎(chǔ)性和實(shí)用性的數(shù)據(jù)資源。這種軟硬件設(shè)施的完善還能提升文書(shū)檔案管理人員的隊(duì)伍素質(zhì)，使文書(shū)檔案管理人員經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)獲得上崗資格，并熟練掌握檔案的分類(lèi)和立卷。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員關(guān)鍵能力和素質(zhì)的提升，建立專(zhuān)職文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任落實(shí)制度，擴(kuò)大檔案信息收集范圍，明確檔案信息收集內(nèi)容，掌握辨別信息數(shù)據(jù)材料的真?zhèn)涡?，防止文?shū)檔案工作出現(xiàn)數(shù)據(jù)收集缺失等問(wèn)題。新時(shí)期，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)融合計(jì)算機(jī)和微機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作，進(jìn)一步提高管理效率和數(shù)據(jù)的應(yīng)用頻率，發(fā)揮出文書(shū)檔案管理中信息數(shù)據(jù)的真實(shí)價(jià)值[1]。

二、現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作產(chǎn)生的問(wèn)題

（一）管理方式僵化落后，導(dǎo)致檢索效率低?，F(xiàn)今，多數(shù)單位在文書(shū)檔案管理工作方面仍存在管理方式僵化落后，管理制度落實(shí)不到位等現(xiàn)象。一般來(lái)說(shuō)，通常會(huì)出現(xiàn)檔案編號(hào)不規(guī)范、檔案編題有誤差、案卷目錄和組卷產(chǎn)生分類(lèi)混亂的現(xiàn)象，并缺乏行之有效的管理規(guī)范和數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā)體系，從而忽視了建立管理工作的監(jiān)督機(jī)制，使單位范圍內(nèi)的文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量參差不齊，導(dǎo)致文書(shū)檔案在管理過(guò)程中資源的開(kāi)發(fā)與利用效率低下。特別是在檔案信息檢索環(huán)節(jié)，檔案管理工作無(wú)法與新時(shí)期的信息技術(shù)相接軌，忽視了信息技術(shù)對(duì)于工作效率的提升作用，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。以傳統(tǒng)的人工檢索和數(shù)據(jù)錄入為主的檔案管理工作，過(guò)于依賴(lài)于文書(shū)檔案管理人員，且易在文書(shū)檔案分析和歸檔時(shí)產(chǎn)生區(qū)分困難、歸檔混亂等情況。此外，單位為文書(shū)檔案管理工作開(kāi)發(fā)和編制引入了多種檢索形式以及檢索工具，但實(shí)際數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用工作環(huán)節(jié)檢索效率卻極其低下，一方面是由于檢索形式和檢索工具未能及時(shí)更新，另一方面是由于檔案數(shù)據(jù)日積月累，數(shù)量不斷增多，導(dǎo)致有些數(shù)據(jù)未能及時(shí)歸檔，或者存在遺漏的情況，這些因素都會(huì)迫使檢索效率進(jìn)一步降低。一旦需要某一類(lèi)檔案數(shù)據(jù)，文書(shū)檔案管理人員只能在大致范圍內(nèi)根據(jù)檢索目錄確定資源歸檔位置，無(wú)法做到對(duì)同一專(zhuān)題類(lèi)的文書(shū)檔案材料進(jìn)行綜合分析和精加工處理。

（二）管理人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)有待提升。新時(shí)期，文書(shū)檔案管理工作也應(yīng)拓展思路，創(chuàng)新發(fā)展。文書(shū)檔案管理工作人員需要具備更高的管理素質(zhì)和技術(shù)應(yīng)用能力，帶動(dòng)行業(yè)朝著信息化方向發(fā)展。但在實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，部分文書(shū)檔案管理人員仍然無(wú)法掌握并利用電腦和計(jì)算機(jī)軟件完成檔案數(shù)據(jù)的資源收集、整理、歸納、分類(lèi)、輸入、輸出等工作，導(dǎo)致檔案資料收集不及時(shí)、檔案資料真?zhèn)畏直娌磺宓痊F(xiàn)象，從而產(chǎn)生檔案資源劃分混亂，檔案數(shù)據(jù)缺失。

三、新時(shí)期文書(shū)檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新建立檔案管理制度，探索全新的檔案管理工作手段。新時(shí)期，文書(shū)檔案管理者要結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展情況，創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制。針對(duì)不同機(jī)制對(duì)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方法進(jìn)行彌補(bǔ)和改進(jìn)，對(duì)舊模式中的漏洞和不足加以補(bǔ)充和完善。例如，在創(chuàng)新機(jī)制的探索中，管理手段要從內(nèi)部結(jié)構(gòu)中進(jìn)行重新建構(gòu)，樹(shù)立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。加強(qiáng)基礎(chǔ)管理制度的建設(shè)完善，逐步建立電子檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)實(shí)際工作中的執(zhí)行情況和需求，定期對(duì)現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行審評(píng)，及時(shí)找到管理制度中存在的漏洞并加以彌補(bǔ)，從而保證檔案制度能夠始終發(fā)揮其完整性和有效性。此外，要立足于信息時(shí)代的發(fā)展背景，突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)檔案資料收集和整理進(jìn)行內(nèi)容創(chuàng)新。要立足于實(shí)際發(fā)展需求，多方面地利用信息技術(shù)手段管理檔案，使文書(shū)檔案管理工作在單位發(fā)展過(guò)程中起到重要的數(shù)據(jù)支撐作用。單位應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理模式進(jìn)行綜合探索，優(yōu)化檔案信息的記錄形式，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)。例如，將檔案資料信息進(jìn)行數(shù)字化編撰和整體編寫(xiě)，設(shè)置出單位內(nèi)部獨(dú)有的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并做好檔案的數(shù)字編號(hào)管理和分類(lèi)處理，使文書(shū)檔案管理人員利用檢索欄目對(duì)信息進(jìn)行高效利用和綜合開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理工作的安全性和數(shù)據(jù)輸入輸出環(huán)節(jié)中的保密程度[2]。在此期間，文書(shū)檔案管理者也要加強(qiáng)傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理人員的職業(yè)落實(shí)，利用信息數(shù)據(jù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行集中收集和提取，從而提高數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)性，使用戶(hù)在輸入相關(guān)信息時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)能及時(shí)作出反應(yīng)，調(diào)取與之相應(yīng)的檔案內(nèi)容。另外，檔案管理部門(mén)還可以利用單位二維碼或企業(yè)小程序，設(shè)置客戶(hù)端訪(fǎng)問(wèn)單位的檔案系統(tǒng)，快速完成信息錄入和數(shù)據(jù)傳遞，進(jìn)一步提升檢索速度和資源開(kāi)發(fā)利用效率，使文書(shū)檔案管理工作在程序上縮減流程，提升檔案信息的檢索能力。

（二）立足服務(wù)視角，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能。一方面，要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息管理和開(kāi)發(fā)利用工作的服務(wù)性能，在創(chuàng)新意識(shí)視角下利用信息技術(shù)樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作，使檔案信息能夠通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)為傳播媒介和管理手段解決實(shí)際數(shù)據(jù)傳輸問(wèn)題，建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)將文書(shū)檔案的電子管理模式融入各大網(wǎng)絡(luò)體系，確保檔案資料從收集整理再到檢索和利用環(huán)節(jié)都能夠與單位的實(shí)際發(fā)展部門(mén)相聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息流通。進(jìn)一步緊抓數(shù)據(jù)和信息化建設(shè)能力，通過(guò)采用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的排查和區(qū)分，優(yōu)化整體信息接收端口，使檔案信息數(shù)據(jù)能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下健康運(yùn)行，最終呈現(xiàn)出立體化的服務(wù)能力。另一方面，為切實(shí)做到加強(qiáng)檔案管理人員的個(gè)人技能和綜合素質(zhì)，單位檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)員工的職業(yè)道德素養(yǎng)和政治意識(shí)引導(dǎo)，樹(shù)立起服務(wù)思維和細(xì)致化管理態(tài)度，落實(shí)職責(zé)意識(shí)，加強(qiáng)政治文化理論學(xué)習(xí)，掌握新形勢(shì)下正確的檔案管理方針政策以及路線(xiàn)，進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，從而提高自身政治理論和思維水平，具備優(yōu)良的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)[3]。例如，單位檔案管理部門(mén)可以加強(qiáng)對(duì)人事干部檔案的相關(guān)專(zhuān)業(yè)理論學(xué)習(xí)，定期組織學(xué)習(xí)交流會(huì)議，或組織學(xué)習(xí)小組，使文書(shū)檔案管理人員在學(xué)習(xí)過(guò)程中積累檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升工作技能，從而使技術(shù)能力能夠適應(yīng)單位內(nèi)部的發(fā)展脈絡(luò)，幫助文書(shū)檔案管理者具備高度的責(zé)任感和責(zé)任心。此外，檔案管理部門(mén)應(yīng)從內(nèi)部針對(duì)員工進(jìn)行素質(zhì)提升和技能培養(yǎng)，改進(jìn)工作方法，通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)等方式提高文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制與職責(zé)落實(shí)機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案管理與開(kāi)發(fā)利用工作的質(zhì)量性和高效性。例如，檔案管理部門(mén)可以建立健全文書(shū)檔案管理部門(mén)的人員晉升機(jī)制和職稱(chēng)評(píng)選系統(tǒng)，并給予文書(shū)檔案管理人員真實(shí)的管理獎(jiǎng)勵(lì)，促使其能夠通過(guò)現(xiàn)實(shí)激勵(lì)，提升職稱(chēng)評(píng)定和職業(yè)晉升熱情和追求，逐步吸引年輕的專(zhuān)業(yè)人才投入檔案管理領(lǐng)域，使檔案管理工作得到有效開(kāi)展。

（三）融合信息技術(shù)和安全防護(hù)，探索文書(shū)檔案管理新路徑。首先，要突破傳統(tǒng)文書(shū)檔案在立卷歸檔以及整理工作中的繁雜工作步驟，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高文書(shū)檔案的實(shí)際管理水平。例如，單位內(nèi)部的文書(shū)檔案管理部門(mén)可以強(qiáng)化辦公設(shè)備的現(xiàn)代化布置，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及軟件和硬件設(shè)施建設(shè)，從而更新檔案管理辦法，創(chuàng)新檔案應(yīng)用模式。在掌握技術(shù)的前提下，利用計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行立卷工作，憑借文檔一體化的管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子案卷的數(shù)據(jù)建立，減少人工參與的干擾性，進(jìn)一步發(fā)揮電子文書(shū)檔案管理工作優(yōu)勢(shì)。其次，檔案管理工作人員還可以利用辦公自動(dòng)化設(shè)備開(kāi)展數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)和檢索工作。紙質(zhì)檔案在整理過(guò)程中一般采用流水排列法進(jìn)行堆砌擺放資料查找，需要人工查看資料，完成調(diào)卷工作。例如，文書(shū)檔案管理人員可以利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與電子檔案庫(kù)建立數(shù)據(jù)聯(lián)系，使數(shù)據(jù)檔案資料能夠進(jìn)行有序整合和數(shù)字化排列，方便人員在提取檔案信息時(shí)，能夠從任意角度進(jìn)行信息資源的交叉存儲(chǔ)和綜合查閱，從而建立起更加科學(xué)和完善的檔案分類(lèi)方法，并將其作為組卷的塞抽和依據(jù)[4]。此外，逐步集中工作量，將分散的工作內(nèi)容進(jìn)行綜合處理，并通過(guò)動(dòng)態(tài)監(jiān)督體系加強(qiáng)檔案信息的類(lèi)型區(qū)分和編號(hào)索引以及登記負(fù)責(zé)工作定期進(jìn)行檔案的級(jí)別認(rèn)定和保管時(shí)間的反復(fù)審核，切實(shí)提高立卷管理水平，使檢索變得更加方便快捷，防止沒(méi)有決策支撐作用的數(shù)據(jù)信息占據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)空間。最后，單位文書(shū)檔案管理部門(mén)要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的基礎(chǔ)建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)黑客攻擊以及入侵性訪(fǎng)問(wèn)的嚴(yán)格監(jiān)管，防止檔案信息泄露對(duì)單位造成經(jīng)濟(jì)損失。不斷利用科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)級(jí)別，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的長(zhǎng)久保密和持續(xù)安全管理，使網(wǎng)絡(luò)防御能力值發(fā)揮到最大屬性。要重視文書(shū)檔案的保密和安全工作建立，從源頭上降低檔案信息泄露的可能性，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督創(chuàng)新工作方式，設(shè)立網(wǎng)絡(luò)密鑰和部門(mén)防火墻，使管理系統(tǒng)發(fā)揮持久能動(dòng)作用。此外，還要優(yōu)化檔案記錄載體的穩(wěn)定性，并進(jìn)行安全技術(shù)上的綜合整頓。例如，檔案管理部門(mén)可以建立統(tǒng)一且具有保密級(jí)別的立卷模式，始終賦予同一類(lèi)型信息相同的案卷安全和管理標(biāo)識(shí)，從而幫助混亂的檔案信息進(jìn)行安全收集，使之成為一個(gè)整體[5]。在這樣的管理?xiàng)l件下，文書(shū)檔案管理人員就可以利用計(jì)算機(jī)將網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息資源進(jìn)行深入分析，并逐步從知識(shí)、信息等單元組織內(nèi)容中進(jìn)行框架結(jié)構(gòu)的重新建構(gòu)為信息的利用者提供不同的瀏覽和查閱角度。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用工作是衡量單位檔案管理整體水平的重要指標(biāo)和核心內(nèi)容，因此，為了進(jìn)一步在新時(shí)期下探索工作內(nèi)容的創(chuàng)新路徑，必須加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的重視程度，做好工作的規(guī)范化銜接，創(chuàng)新管理機(jī)制，探索管理手段，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)技能素養(yǎng)，并立足服務(wù)視角，融合信息技術(shù)手段，使文書(shū)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作實(shí)現(xiàn)效率提升和動(dòng)能持續(xù)。