論如何提升血站檔案管理規(guī)范化水平
——以陜西省渭南市中心血站為例

文/陜西省渭南市中心血站檔案室 張銳

血站作為關(guān)鍵的血液供應(yīng)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著保障血液安全和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要責(zé)任。有效的檔案管理是確保血站運(yùn)行順利的基礎(chǔ)[1]。然而，目前許多血站在檔案管理方面仍存在著一系列問(wèn)題。文章以陜西省渭南市中心血站為例，探討如何解決這些問(wèn)題，并提出相應(yīng)的方法和措施，為其他血站開展檔案管理工作提供相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)支持以及實(shí)踐指導(dǎo)，推動(dòng)血站行業(yè)的發(fā)展。

一、血站檔案管理的現(xiàn)狀

血站作為血液供應(yīng)和管理的重要機(jī)構(gòu)，存儲(chǔ)著大量的檔案信息。然而，目前許多血站的檔案管理普遍存在一些問(wèn)題。首先，文件整理混亂，檔案材料存放不規(guī)范，導(dǎo)致檔案的查找和歸檔困難。其次，檔案信息的準(zhǔn)確性受到質(zhì)量控制不足的影響，可能出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或遺漏的情況。此外，缺乏規(guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致工作流程不清晰、責(zé)任不明確，對(duì)檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

二、檔案管理規(guī)范化的概念、原則與要點(diǎn)

（一）檔案管理規(guī)范化的概念。推進(jìn)血站檔案管理規(guī)范化進(jìn)程，有助于提升檔案管理水平，提高檔案的利用效率，加強(qiáng)信息安全和風(fēng)險(xiǎn)控制。血站應(yīng)詳細(xì)記錄獻(xiàn)血者的個(gè)人信息，包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。此外，血站還應(yīng)該記錄獻(xiàn)血者的健康狀況、獻(xiàn)血史、治療史等相關(guān)信息，以便對(duì)獻(xiàn)血者健康檢查和評(píng)估提供依據(jù)。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施是保障檔案管理規(guī)范化的基本要求，血站應(yīng)采取多種安全措施，保障檔案的安全性和完整性，避免檔案的泄露和損壞。

（二）檔案管理規(guī)范化的原則。在推行檔案管理規(guī)范化的過(guò)程中，血站需要遵循一些檔案管理的基本原則。首先，原則上檔案應(yīng)當(dāng)按照制定的管理制度進(jìn)行組織、保存和利用，不得任意刪除或篡改檔案內(nèi)容。其次，檔案管理應(yīng)遵循檔案保密原則，合理設(shè)置權(quán)限和訪問(wèn)控制，保護(hù)檔案信息的安全性和機(jī)密性。同時(shí)，檔案管理應(yīng)注重規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，建立統(tǒng)一的檔案管理流程和規(guī)范，確保檔案管理的一致性和可比性。規(guī)范整理是提高檔案管理規(guī)范化水平的基礎(chǔ)工作，血站應(yīng)按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案整理，確保檔案分類明確、歸檔完整、保管有序。

（三）檔案管理規(guī)范化的要點(diǎn)。1.優(yōu)化血站檔案管理機(jī)制。優(yōu)化血站檔案管理機(jī)制是基于血站實(shí)際情況，制定詳細(xì)的文件檔案管理機(jī)制，主要包含創(chuàng)建檔案、借閱檔案、歸納檔案以及銷毀檔案四類。同時(shí)，血站應(yīng)明確規(guī)定檔案的保存期限和存儲(chǔ)方式，以及檔案的分類和編目方法。制度實(shí)施過(guò)程中，還應(yīng)配備專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理、整理以及維護(hù)檔案等日常工作。通過(guò)工作實(shí)踐的分析，可以采取以下方法。（1）規(guī)范檔案管理流程：建立完善的檔案管理流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都能按照規(guī)定的步驟進(jìn)行操作；（2）設(shè)立檔案管理責(zé)任部門和崗位：明確檔案管理的責(zé)任部門，設(shè)立高素質(zhì)、高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)或管理員，以便負(fù)責(zé)監(jiān)督與管理檔案，并為相關(guān)人員提供培訓(xùn)和指導(dǎo)；（3）制定檔案管理手冊(cè)和操作指南：編制檔案管理手冊(cè)和操作指南，詳細(xì)規(guī)定檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和要求。上述文件應(yīng)做到清晰明確，便于檔案管理人員參考和執(zhí)行。2.加強(qiáng)檔案保管和整理。為了確保檔案的安全和有序管理，加強(qiáng)檔案保管和整理是必要的。血站應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，采取以下措施。（1）建立檔案室和設(shè)施：確保檔案室符合檔案保存的要求，包括環(huán)境溫濕度控制、防火防水設(shè)施、安全存儲(chǔ)架等，定期檢查檔案室的設(shè)施和環(huán)境，確保其正常運(yùn)作；（2）制定檔案保管規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)：制定檔案的分類、編目、編號(hào)、裝訂和封存等規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和易于檢索；（3）定期進(jìn)行檔案檢查和清理：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，清除過(guò)期和無(wú)用的檔案，確保檔案庫(kù)內(nèi)只保留有價(jià)值和必要的檔案。需要注意的是，在檔案清理過(guò)程中，要注意記錄清理的過(guò)程和結(jié)果。3.推行電子檔案管理系統(tǒng)。結(jié)合工作實(shí)踐，可采取以下幾類措施。（1）選擇適合的電子檔案管理系統(tǒng)：根據(jù)血站的需求和實(shí)際情況，選擇功能完善、可靠性高的電子檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類、索引、檢索、存儲(chǔ)和安全備份等功能，并與其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫集成；（2）進(jìn)行電子檔案的數(shù)字化處理：將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，建立電子檔案庫(kù)。數(shù)字化過(guò)程中，要確保掃描質(zhì)量和元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入，以保證電子檔案的可靠性和完整性；（3）建立權(quán)限管理和訪問(wèn)控制：通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)，建立權(quán)限管理和訪問(wèn)控制機(jī)制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和修改檔案信息。同時(shí)，記錄所有檔案的訪問(wèn)和修改記錄，以便追溯和監(jiān)督訪問(wèn)人員。4.培訓(xùn)和意識(shí)提升。為了提升檔案管理人員的能力和意識(shí)，培訓(xùn)和意識(shí)提升是必要措施。結(jié)合工作實(shí)際，可以采取以下幾點(diǎn)措施。（1）提供檔案管理培訓(xùn)：定期組織檔案管理培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)根據(jù)崗位需求和實(shí)際情況進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)；（2）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)：通過(guò)內(nèi)部通知、會(huì)議和宣傳活動(dòng)等方式，加強(qiáng)檔案管理的重要性和規(guī)范要求的宣傳，建立良好的檔案管理文化，使每個(gè)人都意識(shí)到檔案管理對(duì)工作的重要性和影響；（3）建立經(jīng)驗(yàn)分享機(jī)制：鼓勵(lì)檔案管理人員之間開展經(jīng)驗(yàn)分享和互學(xué)互鑒，通過(guò)開展定期會(huì)議或內(nèi)部論壇等形式，分享成功案例、挑戰(zhàn)和解決方案，促進(jìn)檔案管理工作的不斷改進(jìn)。在實(shí)際工作中，各科室上交的資料經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的完善，按照分類、編號(hào)、電子登記、裝訂、打印目錄等步驟進(jìn)行處理，使血站的檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了信息化和規(guī)范化管理的目標(biāo)。

三、檔案管理規(guī)范化的實(shí)施與效果評(píng)估

（一）檔案管理規(guī)范化的實(shí)施步驟。1.設(shè)立明確的管理責(zé)任和權(quán)限。在實(shí)施檔案管理規(guī)范化之前，明確管理人員權(quán)限與責(zé)任，將工作落到實(shí)處。2.制定檔案管理流程和規(guī)范。制定嚴(yán)謹(jǐn)合規(guī)的檔案管理流程，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的必要條件。依據(jù)血站自身情況，構(gòu)建具有科學(xué)、合理的檔案管理操作程序和標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。3.建立專門的檔案室和設(shè)施。為有效管理檔案，血站應(yīng)建立專門的檔案室和設(shè)施。檔案室應(yīng)具備良好的環(huán)境條件，包括適宜的溫濕度、防潮防塵措施等，以保證檔案的安全和保存質(zhì)量[2]。4.制定檔案保管規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。確保實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的重要舉措，就是構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案保管規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。血站檔案保管舉措住院號(hào)包含存放檔案位置、文件分類和編號(hào)方法、檔案保管期限等，確保檔案的整理、存儲(chǔ)和歸檔按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。5.進(jìn)行檔案數(shù)字化和電子化處理。對(duì)于已有的紙質(zhì)檔案，進(jìn)行數(shù)字化和電子化處理是推行檔案管理規(guī)范化的重要步驟。通過(guò)掃描和錄入等方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用，減少紙質(zhì)檔案的占用空間和管理成本。

（二）檔案管理規(guī)范化的效果評(píng)估。1.構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理容易出現(xiàn)遺漏和丟失的情況，而數(shù)字化管理系統(tǒng)可以更好地保護(hù)檔案的完整性和安全性，實(shí)現(xiàn)快速檢索與更新檔案。同時(shí)，數(shù)字化管理系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)表和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，方便管理人員進(jìn)行決策和分析。2.提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性。確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與完整性，為提升檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案信息的錄入與更新工作，減少錯(cuò)誤和遺漏的發(fā)生，提高檔案信息的質(zhì)量和可靠性。3.加強(qiáng)檔案信息的保密性和安全性。規(guī)范化的實(shí)施能夠加強(qiáng)檔案信息的保密性和安全性。通過(guò)建立權(quán)限和訪問(wèn)控制機(jī)制，限制檔案信息的訪問(wèn)范圍，確保檔案信息只對(duì)授權(quán)人員可見。此外，采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段和安全措施，保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性，防止檔案信息的泄露和損壞。4.提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。檔案管理規(guī)范化的實(shí)施可以提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。規(guī)范的檔案管理流程和操作規(guī)范，使檔案管理工作更加有序和高效，減少重復(fù)勞動(dòng)和錯(cuò)誤。有效的檔案檢索和利用能夠?yàn)檠镜臎Q策和業(yè)務(wù)提供快速、準(zhǔn)確的檔案支持，提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

四、推行血站檔案管理規(guī)范化的相關(guān)培訓(xùn)和意識(shí)提升

（一）培訓(xùn)和教育的重要性。提升血站檔案管理規(guī)范化水平的主要方式之一，就是強(qiáng)化提倡檔案管理培訓(xùn)工作。針對(duì)檔案管理人員的實(shí)際情況，定期組織開展人員培訓(xùn)，有效提升相關(guān)工作人員的理論知識(shí)以及專業(yè)技能，提升血站檔案管理水平。

（二）檔案管理規(guī)范化培訓(xùn)的內(nèi)容和方式。檔案管理規(guī)范化培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理制度和規(guī)范，介紹檔案管理的基本原則、標(biāo)準(zhǔn)和要求，讓工作人員了解檔案管理的框架和基本規(guī)范。1.檔案整理和分類。培訓(xùn)工作人員如何進(jìn)行檔案整理和分類，包括文件歸檔、編號(hào)、索引等操作技巧。2.檔案保管和存儲(chǔ)。介紹檔案保管的基本要求，包括檔案室環(huán)境控制、保密措施、防火防災(zāi)等方面的知識(shí)和技巧。3.培訓(xùn)員工如何使用電子檔案管理系統(tǒng)，具體包括電子檔案的錄入、檢索、備份和恢復(fù)等操作。培訓(xùn)方式可以采用課堂培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、實(shí)際操作演練等形式，根據(jù)不同崗位的需求進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)安排。

（三）提升工作人員的檔案管理意識(shí)和能力。為了提升員工管理意識(shí)和能力，血站可以采取以下措施。1.內(nèi)部宣傳和交流。組織檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，分享成功的案例和問(wèn)題解決經(jīng)驗(yàn)，激發(fā)工作人員對(duì)檔案管理的興趣和參與度。2.培訓(xùn)和培養(yǎng)專業(yè)人才。定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能。3.定期檢查和督導(dǎo)。定期進(jìn)行檔案管理的檢查和督導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和不足，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，促使工作人員保持高度的檔案管理意識(shí)和責(zé)任感[3]。

五、檔案管理規(guī)范化的監(jiān)測(cè)和評(píng)估

（一）監(jiān)測(cè)檔案管理規(guī)范化水平的指標(biāo)和方法。為了確保檔案管理規(guī)范化水平的持續(xù)提升，血站需要建立監(jiān)測(cè)機(jī)制，制定相應(yīng)的指標(biāo)和方法[4]。第一，文件整理和歸檔準(zhǔn)確性，檢查文件整理和歸檔的準(zhǔn)確性，包括文件分類、編號(hào)、索引等是否符合規(guī)范要求。第二，檔案保管和存儲(chǔ)條件，評(píng)估檔案室的環(huán)境控制條件，以確保檔案的安全保存。第三，檔案數(shù)字化和電子化進(jìn)展，評(píng)估檔案數(shù)字化和電子化的進(jìn)展情況，包括電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用程度、數(shù)據(jù)完整性和安全性等方面。

（二）定期評(píng)估檔案管理的效果。第一，檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，評(píng)價(jià)檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，比較標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施前后的差異和改進(jìn)效果。第二，數(shù)據(jù)質(zhì)量和信息安全，評(píng)估實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，是否會(huì)對(duì)血站管理數(shù)據(jù)信息造成影響。第三，工作人員滿意度和參與度，通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷或面談等方式，了解工作人員對(duì)檔案管理規(guī)范化的滿意度和參與度，收集意見和建議[5]。

六、檔案管理工作的實(shí)操與展望

2019年，陜西省渭南市中心血站認(rèn)真貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，加強(qiáng)檔案管理，得到了血站各部門的大力支持，檔案建設(shè)不斷加強(qiáng)，服務(wù)創(chuàng)新有序開展，檔案綜合管理水平穩(wěn)步提升。首先，檔案管理工作要求各科室按時(shí)收集資料，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，管理多類型血站檔案，確保不同檔案信息的規(guī)范性、合理性以及準(zhǔn)確性。同時(shí)，血站將檔案分成幾個(gè)部分，以電子文檔的方式進(jìn)行管理，提高檔案的檢索速度和管理效率，全面完善了檢索檔案管理系統(tǒng)。此外，血站還加強(qiáng)了檔案資料的保管和保護(hù)工作，采取了一系列措施，如專人管理、定期檢查、防塵消毒、檔案溫濕度管理等，確保檔案資料的安全和完整。

未來(lái)，血站將繼續(xù)重視檔案管理工作，將其放在工作中的重要位置。血站將合理應(yīng)用信息技術(shù)，提高檔案管理的信息化水平，更好地滿足信息化時(shí)代的需求。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)的工作，需要具備一定的知識(shí)和技能。血站應(yīng)定期組織檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)課程，不斷提升其專業(yè)水平。

七、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)建立檔案管理制度、加強(qiáng)檔案整理和保管、推行電子檔案管理系統(tǒng)以及培訓(xùn)意識(shí)提升等多個(gè)方面入手，優(yōu)化以及改進(jìn)檔案管理流程、提升工作人員的檔案管理意識(shí)、定期評(píng)估檔案管理的效果，從而達(dá)到檔案管理規(guī)范化的目的。只有多角度、全方位規(guī)范血站檔案管理流程，才能確保血站檔案管理的規(guī)范化，為保障血液安全和規(guī)范化管理提供有力支持。