水利工程檔案數(shù)字化的制約因素與對(duì)策分析
——以經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)水利工程檔案管理為例

文/嘉峪關(guān)市水利建設(shè)管理站 王恒

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的快速發(fā)展，水利現(xiàn)代化事業(yè)也在不斷地向前推進(jìn)。在水利工程建設(shè)管理工作中，工程檔案是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，為了解決水利建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)、管理、監(jiān)理、運(yùn)營(yíng)、維修等活動(dòng)中所涉及的證據(jù)、責(zé)任、信息等檔案問(wèn)題，本文對(duì)其進(jìn)行了分析。為了適應(yīng)信息時(shí)代的迅猛發(fā)展，在工程建設(shè)領(lǐng)域開(kāi)展檔案數(shù)字化已然是一種趨勢(shì)，也使工程檔案逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型升級(jí)，而加強(qiáng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化也已成為水利工程檔案工作提質(zhì)增效的必要手段。

一、水利工程檔案數(shù)字化概述及意義

水利工程檔案的數(shù)字化就是通過(guò)錄制、掃描等技術(shù)手段處理和存儲(chǔ)磁盤、CD和其他介質(zhì)上的數(shù)字文件。根據(jù)文件的內(nèi)部條件在文件夾數(shù)據(jù)和數(shù)字文件之間建立鏈接[1]。通過(guò)利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，進(jìn)一步加快水利工程檔案的數(shù)字化進(jìn)程，對(duì)推動(dòng)水利工作具有重要意義。

（一）檔案數(shù)字信息化為水利等各項(xiàng)工作提供即時(shí)服務(wù)保障。檔案數(shù)字化是水利工程檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)，也是新時(shí)期水利工程檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。通過(guò)檔案數(shù)字化，可以進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)原始文件的保護(hù)，降低其使用頻率，提高技術(shù)文件管理的水平和效率。例如，2022年4月，為解決嘉峪關(guān)大草灘水庫(kù)至世界文化遺產(chǎn)公園供水工程輸水管線穿越農(nóng)民土地糾紛事宜，嘉峪關(guān)市峪泉水利站申請(qǐng)查閱該工程途徑峪泉鎮(zhèn)鎮(zhèn)域范圍的有關(guān)資料，檔案管理人員根據(jù)訴求從工程檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)中迅速調(diào)出了2017年10月由嘉峪關(guān)市水務(wù)局向峪泉鎮(zhèn)鎮(zhèn)府出具的《嘉峪關(guān)市水務(wù)局關(guān)于協(xié)調(diào)解決嘉峪關(guān)市大草灘水庫(kù)至世界文化遺產(chǎn)公園供水工程輸水管線途徑峪泉鎮(zhèn)鎮(zhèn)域范圍相關(guān)事宜的函》（嘉水函字〔2017〕124號(hào)）的PDF格式電子版，峪泉水利站憑此函快速成功化解了該工程穿越農(nóng)民土地糾紛事宜。2022年5月，嘉峪關(guān)市公平競(jìng)爭(zhēng)審查工作部門聯(lián)席會(huì)議辦公室就做好第三方評(píng)估工作相關(guān)事宜，要求我局提供文殊鎮(zhèn)田家沙河水毀修復(fù)工程、嘉峪關(guān)市白沙河水毀修復(fù)工程、嘉峪關(guān)市峪泉鎮(zhèn)沿山防洪渠水毀修復(fù)工程、文殊沙河水毀修復(fù)項(xiàng)目的招標(biāo)公告、施工單位中標(biāo)通知書、施工合同等相關(guān)內(nèi)容的電子版。接到通知后，檔案管理人員也是通過(guò)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)迅速調(diào)出以上工程相關(guān)內(nèi)容的PDF格式電子版，并通過(guò)郵件方式傳輸給了利用單位，為第三方評(píng)估機(jī)構(gòu)開(kāi)展公平競(jìng)爭(zhēng)審查評(píng)估工作提供了即時(shí)的數(shù)據(jù)信息。由此可以看出，數(shù)字信息的超時(shí)空流動(dòng)，使辦公效率得以提高，更加體現(xiàn)了數(shù)字檔案的方便性和快捷性。

（二）檔案數(shù)字信息化是落實(shí)相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及新發(fā)展理念的要求。隨著數(shù)字信息化在各個(gè)領(lǐng)域的蓬勃興起，作為全國(guó)檔案信息化建設(shè)重要組成部分的建設(shè)項(xiàng)目，檔案信息化也得到了國(guó)家檔案局和水利部的重視，為了適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字信息化的快速發(fā)展需要，近幾年發(fā)布并實(shí)施了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件，如《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)〔2016〕11號(hào)）、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2021〕200號(hào)）等，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件中均對(duì)項(xiàng)目檔案的信息化和電子檔案管理作了相關(guān)要求和規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字信息化管理工作也有了重要的技術(shù)支撐。2021年6月28日，水利部部長(zhǎng)李國(guó)英在水利部“三對(duì)標(biāo)、一規(guī)劃”專項(xiàng)行動(dòng)總結(jié)大會(huì)的講話中指出要推進(jìn)智慧水利建設(shè)，構(gòu)建水利智能業(yè)務(wù)應(yīng)用體系。水利檔案工作應(yīng)順勢(shì)而為，積極順應(yīng)新發(fā)展理念要求和新時(shí)代發(fā)展方向，緊跟信息時(shí)代步伐，在管理過(guò)程中不斷進(jìn)行檔案數(shù)字化探索和實(shí)踐，將建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字信息化和新發(fā)展理念要求落到實(shí)處。

（三）檔案數(shù)字信息化為水文化建設(shè)提供助力。水利是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性行業(yè)，水不僅是農(nóng)業(yè)的命脈，更是整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的命脈。政府在各個(gè)時(shí)期開(kāi)展的治水工作歷來(lái)都離不開(kāi)水利工程的實(shí)施，而一批批水工程的建設(shè)實(shí)施又是一篇篇治水歷史故事，其中凝結(jié)著建設(shè)者們的智慧和心血，由這些智慧和心血轉(zhuǎn)化而來(lái)的數(shù)字化檔案使檔案信息資源的傳遞、利用更加方便快捷，它可以以文字、圖片、視頻等多種方式更加直觀地反映水利工程惠民成果，反映水生態(tài)、水環(huán)境的變遷，反映各個(gè)時(shí)期的治水歷史等，為水務(wù)部門今后做強(qiáng)做大水文章、做好水文化建設(shè)提供寶貴的資源。

二、水利工程檔案資源基本情況及數(shù)字化掃描現(xiàn)狀

嘉峪關(guān)市水利建設(shè)管理站（以下簡(jiǎn)稱建管站）工程檔案室現(xiàn)有工程檔案11個(gè)類，共計(jì)1452卷冊(cè)，涉及防洪防汛、河道治理、城鎮(zhèn)供水排水、水土保持、維修養(yǎng)護(hù)、其他水利工程共44個(gè)項(xiàng)目。所有工程不論大小，均按照建設(shè)程序?qū)ζ湫纬傻馁Y料進(jìn)行收集、分類、整理。并根據(jù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍，對(duì)項(xiàng)目在籌備、立項(xiàng)、招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議、勘察設(shè)計(jì)、征地拆遷等工程準(zhǔn)備過(guò)程、施工過(guò)程、監(jiān)理過(guò)程、竣工驗(yàn)收過(guò)程中形成的文件資料要求項(xiàng)目法人及各參建單位進(jìn)行歸檔?，F(xiàn)有工程準(zhǔn)備階段文件資料470卷，施工資料536卷，竣工圖89卷/2101張，監(jiān)理資料113卷，建設(shè)管理文件資料38卷，竣工驗(yàn)收文件資料39卷，其他資料167卷。

三、水利工程檔案數(shù)字化制約因素

盡管工程檔案的數(shù)字化工作開(kāi)展了一段時(shí)間，并有相應(yīng)的技術(shù)支撐，但由于地處經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，與經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)工程檔案的數(shù)字化相比還非常落后。當(dāng)前就以經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)水利工程建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作為例進(jìn)行分析。

（一）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作薄弱。良好的紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是開(kāi)展檔案數(shù)字信息化的基礎(chǔ)，諸如健全的管理制度、井然有序的業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量合格的文件材料等。但實(shí)際工作中，水利工程所涉及的參建單位和部門數(shù)量多，這些單位和部門所承擔(dān)的任務(wù)又各不相同，建設(shè)過(guò)程中所形成的數(shù)據(jù)和文件材料的質(zhì)量均有不同，如文件材料原件的缺失、打印的文件字跡顏色不清晰、書寫材料的不規(guī)范，簽字、蓋章不完備，竣工圖折疊不標(biāo)準(zhǔn)等。有部分紙質(zhì)檔案甚至出現(xiàn)流程混亂、編號(hào)不科學(xué)現(xiàn)象，這些不利因素都將使項(xiàng)目檔案數(shù)字信息化不能順利進(jìn)行[2]。

（二）對(duì)著錄標(biāo)準(zhǔn)理解不到位。在編制水利工程檔案目錄時(shí)，為提取檔案信息，要對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄。因負(fù)責(zé)著錄的人員對(duì)檔案著錄專業(yè)知識(shí)的欠缺或者對(duì)著錄的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求掌握不夠準(zhǔn)確，出現(xiàn)了檔案著錄內(nèi)容存在文件題名、案卷題名表達(dá)不準(zhǔn)確，責(zé)任者、時(shí)間項(xiàng)、保管期限、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等條目方面的著錄不標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象，造成著錄結(jié)果的千差萬(wàn)別，目錄數(shù)據(jù)著錄質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，繼而加大了后續(xù)工作的難度和成本[3]。

（三）檔案人才缺乏和技能不精。當(dāng)前，人才力量仍然薄弱，受編制壓縮、人員流動(dòng)過(guò)于頻繁、老中青的隊(duì)伍梯次遞進(jìn)、自然輪換、有機(jī)銜接跟不上等因素的影響，導(dǎo)致檔案人才斷層現(xiàn)象仍在放大。水利工程檔案數(shù)字信息化工作，需要的是既熟悉建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)又熟悉數(shù)字信息技術(shù)的復(fù)合型人才，老同志雖然經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)，但也面臨著管理方法和管理理念的老化，也需要及時(shí)更新，雖然也定期參加諸如網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)等方式的培訓(xùn)，但因老同志對(duì)吸納新知識(shí)、掌握新技能、增強(qiáng)新本領(lǐng)的能力不足，受訓(xùn)效果欠佳。再者，技術(shù)的學(xué)習(xí)還需要一定時(shí)日的運(yùn)用與熟練，短期內(nèi)很難見(jiàn)效[4]。隨著檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”的逐漸實(shí)現(xiàn)，檔案管理從人工管理變成數(shù)據(jù)信息管理，管理模式發(fā)生了很大的變化，急需具備信息化技術(shù)的青年人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。

（四）經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案數(shù)字化需要計(jì)算機(jī)、專業(yè)掃描儀、基礎(chǔ)軟件、系統(tǒng)硬件、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、安全保障和終端設(shè)備等軟硬件設(shè)備的支持。目前，水利建設(shè)管理站現(xiàn)有的設(shè)備陳舊、簡(jiǎn)陋不足，存在功能缺失和缺陷，有時(shí)會(huì)造成掃描檔案不完整、不可讀，關(guān)鍵信息不清晰及色彩偏差等風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，因受地域經(jīng)濟(jì)發(fā)展、地方財(cái)政收入不平衡、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不能保障等因素的影響，水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字信息化的推進(jìn)受到了制約，尤其是增量檔案電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有一定的困難，這是因?yàn)榇媪繖n案數(shù)字化比較容易，在條件允許的情況下可以在本單位開(kāi)展，也可以通過(guò)公開(kāi)招投標(biāo)的方式選取符合條件的公司進(jìn)行外包來(lái)開(kāi)展數(shù)字化工作。而增量檔案電子化則需要較復(fù)雜的工作，如電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施，難度比較大，且見(jiàn)效慢。

四、水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

（一）常學(xué)常新，強(qiáng)化工程檔案數(shù)字信息化意識(shí)。檔案數(shù)字信息化是時(shí)代發(fā)展的要求，也是工程檔案創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)。數(shù)字環(huán)境下的檔案管理工作，要加強(qiáng)對(duì)新修訂的法律法規(guī)和規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，例如每周邀請(qǐng)專業(yè)老師進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)后對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行考核。還要通過(guò)單位局域網(wǎng)、工程例會(huì)、文件轉(zhuǎn)發(fā)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)等方式，積極向項(xiàng)目參建單位進(jìn)行宣傳，普及法律常識(shí)和數(shù)字信息知識(shí)，提升項(xiàng)目法人和工程參建單位及有關(guān)人員對(duì)數(shù)字檔案重要性的認(rèn)識(shí)，努力營(yíng)造和構(gòu)建良好的工程檔案數(shù)字信息化工作氛圍。

（二）開(kāi)展工程檔案管理過(guò)程數(shù)字化工作。管理過(guò)程數(shù)字化，即將檔案管理過(guò)程由傳統(tǒng)手工向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，其主要工作是電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程數(shù)字化就是通過(guò)軟件開(kāi)發(fā)與實(shí)施，實(shí)現(xiàn)從工程前期到工程竣工驗(yàn)收各個(gè)階段的文件資料和檔案管理，真正實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)全過(guò)程對(duì)文件資料的跟蹤和檢查。合適的檔案管理軟件，使工程檔案依靠安全的局域網(wǎng)，開(kāi)展檔案信息服務(wù)并有效實(shí)現(xiàn)工程檔案信息資源的共享。例如，通過(guò)先進(jìn)的電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，利用電子設(shè)備推進(jìn)紙質(zhì)檔案存量數(shù)字化掃描、增量檔案電子化工作，提高工程檔案的有效管理。開(kāi)展此項(xiàng)工作，可以借鑒和模仿同行或者是其他工程建設(shè)單位的先進(jìn)做法，因?yàn)樵隽繖n案電子化是一項(xiàng)難度較大的工作，必須要結(jié)合地域?qū)嶋H和本單位實(shí)際，切不可在時(shí)機(jī)不成熟、條件不完備的情況下實(shí)施。

（三）重視工程檔案信息安全。檔案信息的安全與檔案設(shè)備的安全同樣重要，檔案信息安全是檔案工作的一個(gè)經(jīng)常性工作主題。在檔案信息建設(shè)中，要加強(qiáng)信息安全管理，采取有效措施和技術(shù)手段，確保數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。例如，在重要的檔案室安裝電子監(jiān)控設(shè)備，在電子設(shè)備上安裝防盜軟件，實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。這些都需要我們?cè)趯?shí)際工作中進(jìn)行認(rèn)真謀劃，積極學(xué)習(xí)試點(diǎn)單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，最終取得事半功倍的效果。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。隨著檔案信息化的逐步推進(jìn)和發(fā)展，由此形成的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件長(zhǎng)久保存管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)都迫切需要懂信息技術(shù)的人才，因此，要定期舉辦相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家到公司進(jìn)行培訓(xùn)，或者外派員工學(xué)習(xí)。首先，要加強(qiáng)實(shí)操培訓(xùn)，尤其是要邀請(qǐng)信息技術(shù)高端人才結(jié)合某一建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)操講解，帶動(dòng)檔案從業(yè)人員學(xué)習(xí)的積極性和參與性，更好地滿足他們對(duì)數(shù)字信息化知識(shí)的需求。其次，搭建專業(yè)檔案實(shí)踐的互學(xué)互通合作平臺(tái)，開(kāi)展融合檔案和專業(yè)兩個(gè)領(lǐng)域新技術(shù)、新知識(shí)的繼續(xù)教育，進(jìn)一步加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案從業(yè)人員專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。比如，甘肅檔案專業(yè)繼續(xù)教育平臺(tái)就是一個(gè)很好的互學(xué)互通合作平臺(tái)。最后，主動(dòng)引進(jìn)信息技術(shù)高端人才，通過(guò)高端人才的引進(jìn)充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，為水利工程檔案數(shù)字信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的人才保障[4]。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化給管理和利用帶來(lái)了極大的便利，不論是檔案管理者還是檔案利用者都深有體會(huì)。盡管數(shù)字化工作很繁瑣，但數(shù)字化成果切實(shí)提高了利用者的滿意度，這無(wú)疑是對(duì)檔案工作根本目的的最好詮釋，也是對(duì)檔案工作者的最好饋贈(zèng)。因此，作為檔案工作者，就要與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的工作模式和理念，不斷學(xué)習(xí)和掌握當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)手段，努力提高水利工程檔案數(shù)字化技術(shù)水平。