機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探究

文/四川省閬中市政務(wù)服務(wù)中心 戚德平

檔案是一項(xiàng)對(duì)已經(jīng)發(fā)生的客觀事實(shí)進(jìn)行有效價(jià)值信息提取并記錄的文件資料。通過檔案，我們能夠更好的了解過去、了解歷史，以把握好當(dāng)下，做好未來規(guī)劃[1]。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)邁入信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展需求，甚至還在一定程度上制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革創(chuàng)新與持續(xù)發(fā)展步伐。對(duì)此，檔案管理信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該采取措施積極推進(jìn)并努力加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，以提升單位檔案管理水平。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)概述

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》明確指出，要跟緊時(shí)代發(fā)展步伐，積極推進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)，促使傳統(tǒng)檔案管理朝著數(shù)字化、智能化方向轉(zhuǎn)變[2]。改革開放以來，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)始終是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的一件大事，加快信息化建設(shè)步伐、全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)將是未來很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)我國(guó)檔案管理領(lǐng)域中的重點(diǎn)工作內(nèi)容。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）有利于提高單位檔案管理工作的質(zhì)效。機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源管理模式，提高檔案資源管理效率，減少檔案管理人力資源投入，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)發(fā)揮著重要作用。具體而言，以計(jì)算機(jī)及移動(dòng)終端設(shè)備為載體，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理工作的時(shí)空局限性。檔案管理人員僅需要有移動(dòng)設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)就能夠進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)管理和處理檔案信息，有效提高了檔案管理效率[3]。

（二）有利于彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理漏洞，提高檔案質(zhì)量。相當(dāng)部分單位都是辦公室人員兼職從事檔案管理工作，辦公室工作頭緒多、事務(wù)雜，檔案管理人員不具備良好的專業(yè)性，很容易受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，所以在開展檔案管理工作的過程中容易出現(xiàn)信息資料收集不全面、歸檔分類立卷不精準(zhǔn)等問題。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料具有內(nèi)容分散性、立卷方式強(qiáng)制性、資料信息機(jī)密性等特點(diǎn)，一旦出現(xiàn)工作失誤，不僅會(huì)影響檔案信息的精準(zhǔn)性，同時(shí)還會(huì)影響后續(xù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的決策科學(xué)性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，既能夠降低人力成本，又能夠避免人為因素對(duì)檔案信息完整性和真實(shí)性的不利影響，進(jìn)而提高檔案質(zhì)量。

（三）有利于創(chuàng)新檔案管理方式，提升管理效力。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)n案管理隊(duì)伍的工作職能由原來的基礎(chǔ)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案應(yīng)用管理與價(jià)值挖掘。這樣就能夠最大程度地發(fā)揮檔案管理工作的效用與檔案價(jià)值[4]。同時(shí)也能夠強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)水平，提高群眾對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的認(rèn)可度和滿意度。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠構(gòu)建配套的智能化平臺(tái)，有利于及時(shí)收集民意，提高對(duì)外服務(wù)質(zhì)量，樹立起積極為人民服務(wù)的良好政府形象，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理職能發(fā)揮奠定良好基礎(chǔ)，以助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（四）有利于避免資源浪費(fèi)，推動(dòng)可持續(xù)發(fā)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理多應(yīng)用紙質(zhì)版檔案開展工作。而部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位一直受到儲(chǔ)存空間不足、儲(chǔ)存環(huán)境不合格等問題困擾。此外，紙質(zhì)檔案在調(diào)取與查閱過程中會(huì)受到不同程度損傷，并且多年前的紙質(zhì)檔案還會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃變質(zhì)等問題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠促使紙質(zhì)檔案朝著電子文件形式轉(zhuǎn)變[5]。這不僅節(jié)約了檔案儲(chǔ)存空間，還避免機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)紙張、印刷、訂裝等方面的成本投入，符合我國(guó)綠色環(huán)保理念以及可持續(xù)發(fā)展政策。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）研發(fā)檔案信息化管理體系?，F(xiàn)階段多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都開展了檔案信息化建設(shè)，在管理系統(tǒng)開發(fā)上，各單位更多依據(jù)自己的業(yè)務(wù)性質(zhì)構(gòu)建了多種檔案管理體系，但是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變變得更加困難。例如，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位構(gòu)建了人力資源檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)信息檔案管理系統(tǒng)等，每一個(gè)檔案管理系統(tǒng)都有獨(dú)立的運(yùn)行與管理模式，不僅增加了檔案管理人員的工作任務(wù)量和工作難度，同時(shí)也不利于各部門之間的信息交流與共享。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該將單位各部門檔案納入集中和統(tǒng)一管理，構(gòu)建本單位的檔案信息化管理體系，并在管理系統(tǒng)中設(shè)置各部門的檔案信息管理模塊，以便查詢檔案信息。此外，檔案管理部門還應(yīng)該定期升級(jí)更新管理系統(tǒng)，以保障檔案信息化建設(shè)工作順利開展[6]。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的工作質(zhì)量、工作態(tài)度、工作效率等進(jìn)行綜合能力評(píng)估，找尋檔案管理人員存在的能力薄弱點(diǎn)，并積極組織開展專業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)。專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)的內(nèi)容應(yīng)該包含檔案管理流程、各部門檔案管理細(xì)則、現(xiàn)代信息化技術(shù)學(xué)習(xí)與實(shí)踐技能學(xué)習(xí)等。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者、信息技術(shù)人員等對(duì)檔案管理人員進(jìn)行實(shí)踐工作指導(dǎo)，以提升檔案管理人員的專業(yè)能力與信息素養(yǎng)。在專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)開展一定時(shí)間后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該抽查檔案管理人員的實(shí)際工作，以進(jìn)一步檢驗(yàn)檔案管理人員的學(xué)習(xí)成效。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化培養(yǎng)檔案管理工作人員的思想道德素質(zhì)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要進(jìn)行的不僅僅有收集、分析、歸檔、更新等各種日常工作，同時(shí)還需要根據(jù)不同部門的檔案需求，為其提供具體的、詳盡的檔案資料?？偟膩碚f，檔案管理人員對(duì)檔案資料有著較高的支配權(quán)利，在一定程度上決定著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息安全[7]。只有不斷加強(qiáng)檔案管理人員思想教育，促使其形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，才能夠避免工作失誤、檔案信息丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該注重專業(yè)人才的引進(jìn)，通過檔案管理外包或者拓寬社會(huì)招聘渠道等方式，積極吸納更多專業(yè)人才參與到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作。

（三）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化管理硬件設(shè)施建設(shè)。檔案信息化建設(shè)不僅需要有較為完善的信息化系統(tǒng)，同時(shí)還需要先進(jìn)的硬件設(shè)備?，F(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位盲目認(rèn)為，檔案信息化管理就是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上各種數(shù)據(jù)信息、表格等進(jìn)行有效信息采集，進(jìn)而忽視了對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、路由器等硬件設(shè)備的完善與更新。甚至一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門仍然使用多年前的電腦開展管理工作，這不僅在一定程度上降低了檔案管理工作的質(zhì)效，也不利于單位推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)硬件建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的運(yùn)行平臺(tái)[8]。具體而言，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，及時(shí)更新檔案管理部門老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并結(jié)合實(shí)際用網(wǎng)需求更新網(wǎng)絡(luò)線路，以持續(xù)推進(jìn)檔案信息化管理質(zhì)效，保障單位檔案管理的安全。

（四）做好紙質(zhì)檔案管理與更新。紙質(zhì)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的核心，也是開展檔案信息化建設(shè)的重要信息來源。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的深化改革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位之前的交流與合作朝著縱深化方向發(fā)展，業(yè)務(wù)往來更為復(fù)雜。為了切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)成效，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要做好紙質(zhì)檔案地管理與更新。這主要是由于檔案信息化建設(shè)需要數(shù)字轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子文件之后進(jìn)行檔案管理。可以說沒有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作為支撐，就難以確保檔案信息化管理的順利開展。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門不能只將注意力放到檔案信息化建設(shè)上，還需要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作[9]。第一，檔案管理人員應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行篩選，剔除其中沒有參考價(jià)值、存在錯(cuò)誤信息的部分。這樣既便于紙質(zhì)檔案管理，也能夠減少不必要檔案占據(jù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)存；第二，檔案內(nèi)容會(huì)因工作需求等出現(xiàn)內(nèi)容變動(dòng)，對(duì)此檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新。檔案管理人員還需要對(duì)紙質(zhì)檔案按照價(jià)值進(jìn)行等級(jí)劃分。例如國(guó)家等級(jí)的機(jī)密型文件、技術(shù)型文件、單位發(fā)展規(guī)劃類文件等，都需要加強(qiáng)安全管理。對(duì)此類重要文件進(jìn)行調(diào)取查閱使，需要通過上級(jí)部門審計(jì)之后，檔案管理人員方可進(jìn)行檔案借調(diào)；第三，檔案管理人員還應(yīng)該做好檔案室安全管理工作。避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)丟失、損壞、受潮發(fā)黃、燒毀等問題，為檔案信息化建設(shè)提供保障。

（五）通過電子文件加強(qiáng)相關(guān)部門溝通與合作。在實(shí)際的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，主要涉及的主體有檔案管理部門、檔案信息的采集部門和信息技術(shù)管理部門。檔案信息采集部門對(duì)檔案內(nèi)容更為熟悉，對(duì)于信息的真實(shí)性、精準(zhǔn)度、可靠性等具有一定責(zé)任；檔案管理部門在接收了相關(guān)部門提交的電子文件后，需要依據(jù)相關(guān)管理規(guī)章制度等對(duì)按照電子文件的類型等進(jìn)行分析、分類、儲(chǔ)存；而信息技術(shù)管理部門則需要利用信息技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行相應(yīng)處理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)三個(gè)部門之間的交流與合作，促使其在電子文件傳輸過程中進(jìn)行信息明確與溝通，以發(fā)揮檔案最大價(jià)值[10]。

（六）加強(qiáng)檔案信息化管理安全防護(hù)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案更具優(yōu)勢(shì)，能夠提高檔案管理效率，便于調(diào)取與共享，能夠最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值與效用。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也越來越復(fù)雜，其中不乏網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒，影響檔案安全，甚至導(dǎo)致各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息出現(xiàn)泄露、篡改、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案信息化管理工作中，應(yīng)將檔案安全性置于關(guān)鍵位置。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該定期更新與維護(hù)檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字化檔案館，并利用信息技術(shù)構(gòu)建安全防護(hù)網(wǎng)，對(duì)外網(wǎng)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)病毒入侵或者黑客攻擊等行為及時(shí)報(bào)警，提高檔案信息化管理安全性。其次，技術(shù)人員在構(gòu)建檔案管理體系過程中，還應(yīng)該根據(jù)各部門的檔案信息需求設(shè)置訪問權(quán)限與身份認(rèn)證，并保留好各部門的檔案信息使用痕跡。這樣就能夠全面保護(hù)檔案信息，以避免檔案信息地泄露和丟失給單位帶來不利影響。

（七）推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)與發(fā)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要充分認(rèn)識(shí)到，建設(shè)數(shù)字化檔案館是一個(gè)長(zhǎng)期、艱困的過程。相較于傳統(tǒng)的檔案管理信息化體系，數(shù)字檔案館的保存容量更大，檔案類型劃分更加精細(xì)，這將有助于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，便于各部門進(jìn)行檔案信息調(diào)取、查詢和共享。但是，數(shù)字化檔案館的建設(shè)并非單純是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門及技術(shù)部門的工作內(nèi)容，更需要各部門、各崗位都積極參與進(jìn)來，相互合作、相互配合，并結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展需求和各崗位的檔案信息需求進(jìn)行統(tǒng)籌設(shè)計(jì)與布局。只有這樣，才能夠確保數(shù)字化檔案館在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中發(fā)揮最大作用，更好地推動(dòng)各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)語

綜上所述，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)發(fā)展具有重大作用，是推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要舉措。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工程，需要對(duì)管理制度、管理模式、管理人才等多個(gè)方面進(jìn)行改革創(chuàng)新。只有這樣才能夠提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量與成效，助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位地持續(xù)發(fā)展。