事業(yè)單位電子檔案信息化發(fā)展研究

文/淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心 張蕓熙

當前，大數(shù)據(jù)技術在事業(yè)單位日常工作中的應用越來越廣泛，這不僅能夠顯著提升檔案管理、應用效率，同時還有助于提升檔案應用的深度。針對這一實際需求，事業(yè)單位可積極引入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)并通過搭建數(shù)據(jù)檔案館來全面提升檔案管理信息化層次。但由于大數(shù)據(jù)技術的應用尚不成熟，因此在實際工作中往往暴露出一系列問題，阻礙了檔案管理信息化的實現(xiàn)。針對這一問題，本文對當前事業(yè)單位的檔案管理展開研究，總結歸納了現(xiàn)存的主要問題，并提出改進措施。

一、檔案管理信息化的意義

大數(shù)據(jù)即海量信息，由于信息量龐大，因此難以在短時間內以人工方式處理成人們能夠直接接收的信息，需要采取特殊技術予以整合。大數(shù)據(jù)主要具有以下幾個特征：其一，容量大，即數(shù)據(jù)儲存空間大，能夠在互聯(lián)網(wǎng)技術的支持下收集整理數(shù)據(jù)，形成海量數(shù)據(jù)儲備；其二，多樣性，數(shù)據(jù)內容及格式均具有多樣性，且可通過圖片、視頻等可視化形式展現(xiàn)出來；其三，高效性，數(shù)據(jù)生產(chǎn)、處理速度快；其四，真實性，真實有效的數(shù)據(jù)能夠為后續(xù)處理提供可靠的支持。由此可以發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)技術具有的獨特優(yōu)勢使其逐步成為當前各行業(yè)數(shù)據(jù)處理的主要手段。事業(yè)單位的檔案管理工作主要是數(shù)據(jù)采集及處理，因此在信息時代下推廣應用大數(shù)據(jù)技術有必然性。作為事業(yè)單位日常工作的基礎板塊，檔案管理對于推動事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重大意義。隨著信息化進程的不斷推進，事業(yè)單位檔案管理的工作內容、要求也在持續(xù)變化，傳統(tǒng)的手工登記已逐步被信息化技術所替代。

檔案管理信息化是當前社會各領域信息化趨勢下的必然要求，只有落實數(shù)據(jù)信息化、應用便捷化及團隊專業(yè)化，才能為地方建設、民生建設提供更加有力的支持。當前，我國各事業(yè)單位已逐步加大對檔案管理信息化的重視程度，常德市城建檔案館正在大力推進數(shù)字檔案館概念，以數(shù)據(jù)中心為著力點，快速推進檔案信息化；廣東稅務以稅務系統(tǒng)信息化為基礎，升級搭建云檔案管理平臺，其核心理念在于結合資料管理封閉化及檔案服務開放化；山東省則對轄區(qū)內流動人員的人事檔案做信息化試點，逐步構建源頭管理模式，并推行錄入、接收相統(tǒng)一的交接制度。由此可以發(fā)現(xiàn)，目前我國各地區(qū)都在嘗試推動檔案管理信息化，并在實際工作中提出了許多先進做法，但部分事業(yè)單位檔案管理信息化程度尚處于初級階段，且多采取外包形式搭建信息化體系?？傮w來看，在推進檔案管理信息化的過程中仍存在一些不足，若不及時校正優(yōu)化，不僅會對管理效率產(chǎn)生影響，而且也難以建立切實有效的管理制度。

二、檔案管理信息化現(xiàn)存的主要問題

為剖析當前大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題，本文結合管理現(xiàn)狀明確主要的影響因素，并對具體問題展開分析，為改進措施的提出提供可靠支持。

（一）大數(shù)據(jù)技術應用不足。當前，我國大多事業(yè)單位在檔案管理信息化方面主要用于記錄、歸檔等常規(guī)工作，如某市檔案局搭建的信息化管理體系如圖1所示。

由圖1可知，信息化管理體系整體過程主要分為文件收錄及調用兩部分，且主要功能僅限于文件調用，未對其做進一步分析，此外，由于前期錄入數(shù)據(jù)時均采用人工操作，檔案管理效率受到一定的限制。同時，在檔案文件調用板塊，關鍵詞檢索功能未得到深入開發(fā)，在以文件名檢索文件時，需要滿足60%以上的關鍵詞才可較為準確地定位文件。若關鍵詞輸入過少，則檢索效率將大大降低。依據(jù)部門、日期等大范圍篩查也進一步提升了文件調用難度，限制了檔案流轉效率。這些問題廣泛存在于各事業(yè)單位的檔案管理工作中，且基于檔案類型、數(shù)量有不同的程度和傾向。

（二）網(wǎng)絡安全風險突出。安全是事業(yè)單位檔案管理的底線與高壓線。在實際工作中，檔案的信息化管理可通過多種軟件完成管理，其中軟件是管理載體，數(shù)據(jù)是流通主體。數(shù)據(jù)流轉情況如圖2所示：

由圖2可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理信息化主要包含三個部分，即數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)傳遞與共享、數(shù)據(jù)更新，而管理風險也可通過這三部分展開分析。數(shù)據(jù)存儲環(huán)節(jié)容易受到外部攻擊，發(fā)生數(shù)據(jù)存儲不正確等問題，并對后續(xù)管理帶來不利影響，此外，當前各事業(yè)單位數(shù)據(jù)安全體系建設水平參差不齊，無形中增大了數(shù)據(jù)存儲風險；數(shù)據(jù)傳遞與共享環(huán)節(jié)涉及不同部門、單位間信息數(shù)據(jù)傳輸，且其技術水平、管理制度均存在一定程度的差異，這也容易造成數(shù)據(jù)丟失、偏差等問題；在數(shù)據(jù)更新環(huán)節(jié)中，數(shù)據(jù)持續(xù)處于變化狀態(tài)下，若數(shù)據(jù)無法及時更新，則會間接影響信息存儲的準確性并對后續(xù)工作造成阻礙。在數(shù)據(jù)更新時，由于涉及內容比較復雜，大部分事業(yè)單位采用人工錄入的方式進行處理，通過定期手動點擊的方式更新檔案信息。這一方法不僅容易帶來管理漏洞，同時還可能滋生腐敗問題，使數(shù)據(jù)信息不可信。

總體來看，當前事業(yè)單位檔案管理信息化仍存在突出的風險，若不有效處理，則很可能危及檔案管理進程，甚至帶來不可估量的安全風險。

（三）缺乏專業(yè)的信息化管理團隊。專業(yè)化的人才隊伍是實現(xiàn)事業(yè)發(fā)展的根基，也是創(chuàng)新的靈感來源。但當前許多事業(yè)單位檔案管理信息化建設嚴重依賴于外包形式，也即檔案信息化管理體系自搭建、運營至維護各環(huán)節(jié)均通過招投標的形式聘用外包人員操作。由此可以發(fā)現(xiàn)，當前大部分事業(yè)單位內部缺乏專業(yè)團隊，核心模塊的組建存在外包環(huán)節(jié)過多的問題。盡管外包服務能夠在一定程度上提升工作效率，但同時也可能帶來各種管理風險，如信息外泄、管理維護不及時、溝通不順暢等。這些因素會進一步阻礙檔案管理信息化體系的完善，使其難以最大化發(fā)揮應有的功能。

（四）欠缺有效的管理、激勵制度。合理的管理、激勵制度能夠持續(xù)刺激檔案管理工作的高效運轉，也是確保檔案管理質量的重要手段。檔案管理制度應當做到有據(jù)可依、有跡可循，最大程度提升檔案管理的科學性，并充分結合事業(yè)單位的實際情況推動標準化建設，促進硬件、軟件標準相協(xié)調。當前我國事業(yè)單位的檔案管理信息化普遍存在制度要求不明確、職責劃分不詳細、獎懲制度不完善等問題。在制度要求方面，由于制度劃分精細化程度不足，當出現(xiàn)問題時難以快速確定風險項；在職責劃分方面，由于權責不明晰導致管理中容易發(fā)生責任推諉、監(jiān)管不力等現(xiàn)象；在獎懲制度方面，缺乏即時獎懲措施，難以有效調動員工的積極性，不僅不利于管理人員的職業(yè)發(fā)展，而且也可能阻礙工作的高效運轉。

三、檔案管理信息化的改進措施

根據(jù)前文分析可以發(fā)現(xiàn)，當前大部分事業(yè)單位盡管已經(jīng)在逐步推行檔案管理信息化建設，但由于技術不成熟、應用時間短等原因，仍存在一定風險，如大數(shù)據(jù)技術與檔案管理結合程度不足、技術風險不可控、專業(yè)人才缺失、制度建設不完善等。所以，應針對當前存在的問題提出改進措施，全面提升事業(yè)單位檔案管理的信息化程度。

（一）提升信息化層次，深化大數(shù)據(jù)技術。事業(yè)單位檔案管理信息化要將大數(shù)據(jù)技術與工作流程結合起來，深化技術應用程度，提升信息化層次。在分別以技術、設備等層面落實信息化的同時，管理人員要不斷修正、調整各部門參與水平，強化檔案管理中對信息的二次加工價值，提高服務終端建設水平，進一步提升信息資源錄入的便捷性，持續(xù)創(chuàng)新管理軟件、信息設備維度。具體而言，要在收錄、調用文件的基礎功能上引入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，協(xié)助完成文件歸納、整理、分析及總結，并將其用于后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)開發(fā)。如在開展流動人口普查時，可借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)整理分析當前數(shù)據(jù)，生成人口流動分布趨勢圖，為相關研究奠定基礎。而在關鍵詞檢索方面，也可加強與第三方合作，引入先進技術，提高檔案管理檢索的效率及精度，便于準確調用所需文件。

（二）強化安全防控，優(yōu)化網(wǎng)絡環(huán)境。安全是檔案管理的第一要求，部分事業(yè)單位的檔案涉及國家安全、利益，甚至是絕密文件。所以，強化檔案管理工作應當以安全為核心導向，具體可從軟件、硬件兩個維度加強安全防護。1.檔案存儲。應滿足規(guī)范性、安全性及效益性原則，通過體系化標準、規(guī)范及法規(guī)為媒介推動研究、開發(fā)網(wǎng)絡技術，最大程度確保檔案信息不受外部侵入、盜取。除此之外，還可建立云端服務備份數(shù)據(jù)，不僅能夠規(guī)避數(shù)據(jù)丟失風險，降低潛在風險，同時還能夠顯著節(jié)省存儲空間，避免數(shù)據(jù)崩盤。2.數(shù)據(jù)的傳輸、共享。搭建單位內信息循環(huán)交互及外部信息共享通路，且應對關聯(lián)單位檔案管理提供統(tǒng)一的標準，確保信息能夠在不同單位之間高效共享。為確保檔案信息共享通路的安全性，需要建立與之相應的數(shù)據(jù)檢測手段，對數(shù)據(jù)流轉過程中的狀態(tài)進行長期監(jiān)測。除此之外，事業(yè)單位也需要建立完善的信息傳輸、共享責任制度，詳細記錄數(shù)據(jù)流轉全過程中涉及的各傳輸方、獲取方的信息，如責任人姓名、部門、職位、IP等，且可通過臉部驗證等方式來進一步強化信息核驗的準確性。3.數(shù)據(jù)更新。對于需要及時更新的數(shù)據(jù)信息，建立實時檢測系統(tǒng)，這需要相關管理人員重視管理系統(tǒng)內權限建設，減少不必要的人工干預，提升系統(tǒng)智能化、自動化程度，確保信息能夠適時自動更新。此外，為確保數(shù)據(jù)自動更新的準確性，可在信息化系統(tǒng)內嵌入實時監(jiān)測及錯誤預警模塊，借助大數(shù)據(jù)技術最大化降低虛假信息產(chǎn)生的風險，確保數(shù)據(jù)更新過程的安全。

除了以上措施，事業(yè)單位檔案管理信息化還可采取多元化保障方案，即對檔案管理內網(wǎng)建立物理隔離，以此隔絕與外部網(wǎng)絡的聯(lián)系，如路由器IP地址、防火墻技術都能夠有效管控網(wǎng)絡訪問，也可配置專業(yè)防毒軟件及數(shù)據(jù)恢復軟件，全方位提升信息化管理的安全保障層級。

（三）加強專業(yè)團隊建設。檔案管理信息化人才專業(yè)化水平直接決定著管理體系的建設效果。許多事業(yè)單位由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)過硬的管理團隊，大多采用外包形式搭建管理平臺。針對這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位要積極招納高端技術人才，搭建檔案管理人才庫，切實減少外包環(huán)節(jié)中的問題。1.事業(yè)單位應充分重視管理崗位，給予與科研崗位同等的培養(yǎng)機制、人文關懷等福利政策，調動員工的工作積極性，營造良好的檔案管理工作氛圍。2.秉 承“走出去”“引進來”相結合的理念。事業(yè)單位要廣泛吸納高階復合型人才，特別是兼具檔案管理素養(yǎng)、信息化技能的人才，制定有針對性的人才引進政策。此外，也應同步鼓勵本單位檔案管理人員參與專業(yè)培訓、學術會議，將國內外先進檔案管理信息化建設經(jīng)驗引進企業(yè)。3.完善檔案管理人員工作考核機制。成立專門的領導小組對檔案管理工作定期進行考核評估，以職稱、指標達成、工作量等方面綜合評定管理人員工作成果并適當給予獎懲，激發(fā)員工的主觀能動性，打造優(yōu)勝劣汰的競爭環(huán)境。

（四）完善管理、激勵制度建設。作為檔案管理工作穩(wěn)定持續(xù)進行的有力保障，切實可行的管理制度能夠有效規(guī)范工作標準、健全工作流程，使各環(huán)節(jié)都能有章可依、有據(jù)可循，對于各項檔案數(shù)據(jù)信息進行及時更新、快速同步，避免不規(guī)范風險的發(fā)生，落實檔案管理信息化的制度保障，減少權責不明、監(jiān)管不力的現(xiàn)象。此外，科學合理的激勵制度有助于將工作細化至個人，對于業(yè)績優(yōu)秀的先進個人予以表彰獎勵，而對于工作未達預期的員工予以通報批評，強化員工的責任意識，優(yōu)化檔案管理信息化層次。

四、結語

作為事業(yè)單位管理工作的重要記錄，檔案管理能夠記錄過往、明確當下并規(guī)劃未來。所以，加強檔案管理信息化建設對于國家經(jīng)濟發(fā)展、事業(yè)單位提效具有重大意義?？傮w來看，檔案管理應當順應國家發(fā)展戰(zhàn)略全局，把握時代發(fā)展核心趨勢，逐步將傳統(tǒng)檔案管理由重人工操作向信息化、智能化發(fā)展，逐步淘汰紙質化、人工化作業(yè)，以大數(shù)據(jù)技術等高新技術提升檔案管理效率。隨著檔案管理信息化的不斷推進，各事業(yè)單位應積極做好表率，以信息化建設帶頭人、先鋒隊的要求來規(guī)范工作，有力推動檔案管理的信息化進程。