政協(xié)機關檔案制度化建設探究

文/中國人民政治協(xié)商會議福建省福鼎市委員會 趙新星

政協(xié)工作錯綜復雜，各種工作都需要明確的工作依據(jù)，為更好地保證各項工作的有序推進，依托檔案工作確定管理模式就顯得尤為必要。因此，全面深化檔案管理工作，統(tǒng)籌檔案管理工作推進的具體要求，確定檔案工作的開展方式，成為現(xiàn)階段政協(xié)機關檔案管理工作的核心要求。

為建立和健全使命責任意識，在當前制度化工作標準背景下，我們明確數(shù)據(jù)規(guī)范化管理，以先進的技術手段管理檔案，由專業(yè)人員進行落實，使檔案管理工作更加高效地執(zhí)行。

一、政協(xié)機關檔案管理工作的意義和內(nèi)容

（一）檔案管理工作的意義。我國政協(xié)機關工作方式的全面升級，加快了內(nèi)部各項業(yè)務的高質(zhì)量實施，構建了精細化工作方式。在此基礎上，為保證后期各項工作的有序?qū)嵤?，有明確的參考依據(jù)，建立健全檔案機構并形成規(guī)范化的檔案管理工作機制尤為必要。

隨著我國政府管理模式的不斷升級，為更好地完成管理工作的全面升級，在現(xiàn)有的管理模式下，進一步加快檔案工作的細化升級，需要政協(xié)管理人員在制度化管理工作落實和推進的基礎上，全面做好檔案管理工作方式的轉型。我國的檔案管理工作規(guī)范在《檔案法》中有明確的規(guī)定，政協(xié)機關的檔案內(nèi)容包含了各種內(nèi)容，檔案的實際載體也相當豐富，不僅涵蓋了文字、圖片等信息資料，同時也涵蓋了錄音、視頻等內(nèi)容。政治協(xié)商、民主監(jiān)督以及相關的政策分析等都是政協(xié)機關的主要工作職能，政協(xié)機關本身承載的歷史資料有著十分重要的作用，對于現(xiàn)階段政協(xié)機關工作的執(zhí)行和全面開展有積極的意義。

做好檔案管理工作的執(zhí)行、推進和落實，是現(xiàn)階段檔案工作的傳承和要求，在工作中要經(jīng)常查看各種各樣的檔案資料，只有不斷地優(yōu)化工作方式，加快檔案工作機制的進一步推進和升級，才能讓各項工作的執(zhí)行有據(jù)可依。在政協(xié)機關現(xiàn)行的工作體系結構中，檔案工作是總體工作的綜合和積累，也是工作歷程和原始資料的積累，內(nèi)容豐富且重要。政協(xié)機關在履職過程中會產(chǎn)生大量的會議資料和內(nèi)部文獻等，這些都是政協(xié)工作的見證，不僅可以充分地彰顯政協(xié)工作的成果，也可以為后期各項工作的實施提供參考和具體的工作思路。

（二）檔案管理工作的內(nèi)容。政協(xié)機關的工作內(nèi)容較多，根據(jù)實際載體之間的差異性，檔案資料信息主要劃分為文書檔案、聲像檔案、基建檔案、實物檔案、電子檔案、專業(yè)檔案等內(nèi)容。1.文書檔案：文書檔案是政協(xié)機關中最常見的檔案類型，文書檔案是由各種文件材料構成，分為書面材料或電子材料等，主要涵蓋日常的會議內(nèi)容、會議紀要以及各專業(yè)機構工作留存的文字材料和證明資料等，機關制定的各種工作條例、制度標準等，政協(xié)機關內(nèi)部的各種專項匯報、調(diào)研、總結以及人事資料等都屬于文書檔案的內(nèi)容。2.聲像檔案：聲像檔案主要指各階段的領導在職期間形成的影像視頻資料信息、會議錄音、錄像以及各種活動照片等，這些資料信息涵蓋了重大事件或調(diào)研等工作中留存的信息，有重要的保存價值，屬于政協(xié)機關需要存儲的檔案資料。3.基建檔案：基建檔案主要指市政工程在實施推進中形成的文件資料等。4.實物檔案：實物檔案主要指各種禮品、榮譽資料等實物資料。5.電子檔案：電子檔案主要指數(shù)字化信息資料信息，檔案管理的基礎軟件以及視頻檔案文件資料等。6.專業(yè)檔案：專業(yè)檔案主要指單位在開展具體業(yè)務中形成的專業(yè)檔案資料，對政協(xié)機關來說，最主要的專業(yè)檔案就是提案檔案。

二、制度化建設下政協(xié)機關檔案管理工作的特點

（一）數(shù)據(jù)規(guī)范化。隨著信息化的高速發(fā)展，信息化傳播的工作機制得到了進一步優(yōu)化和升級。在現(xiàn)有的管理模式下，因工作職能的全面優(yōu)化，政協(xié)機關的檔案數(shù)據(jù)數(shù)量和內(nèi)容逐漸增多。在數(shù)量上，因為大數(shù)據(jù)的全面拓展和深入，政協(xié)機關的檔案數(shù)量全面增加，截至2022年，全國政協(xié)機關內(nèi)部檔案的實際數(shù)量已經(jīng)超過了10億卷，龐大的檔案數(shù)據(jù)信息資料加大了檔案管理工作的難度。

政協(xié)機關中檔案信息資料主要涵蓋了文書檔案、聲像檔案、基建檔案等數(shù)據(jù)內(nèi)容，在傳統(tǒng)的檔案資料信息中，文書檔案是最常見的檔案類型，但是隨著時代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量不斷增多，電子檔案因其本身的特殊功能和結構，使政協(xié)機關的檔案內(nèi)容進一步細化，同時呈現(xiàn)出載體多樣化的發(fā)展模式，因此在現(xiàn)有的管理制度和標準下，為更好地發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢，要以數(shù)據(jù)規(guī)范化的方式保證檔案管理工作的有序推進和實施。

（二）技術嚴格化。要促進政協(xié)機關的檔案管理，需要全面加強安全管理。因為政協(xié)檔案的特殊性，會對社會的發(fā)展和格局產(chǎn)生直觀的影響，為此，要在現(xiàn)有的發(fā)展模式下，加快檔案保管存儲技術的規(guī)范化和高效化。在原來的管理模式下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案較多，政協(xié)檔案管理工作較簡單，檔案室只要保證多樣化防護標準即可；但是在信息化發(fā)展模式下，信息技術的發(fā)展在實現(xiàn)眾多資源協(xié)同的同時，也對檔案信息的高效安全存儲帶來了一定的影響。

很多檔案保管的載體本身對存儲方式有著明確的要求，這需要嚴格規(guī)范的保管技術進行專項分析，如一些光盤的防磨損或磁盤的防消磁處理等。另外，為確保信息資料的安全，防止信息丟失，在檔案存儲過程中，因為系統(tǒng)故障或黑客攻擊都有可能導致檔案信息的丟失，因此，有效的存儲和保護技術尤為重要。

（三）人員專業(yè)化?，F(xiàn)階段政協(xié)檔案管理工作的推進和執(zhí)行對于工作人員綜合能力的要求逐漸提升，不僅要有高效的管理能力和工作作風，還要求在現(xiàn)有的管理模式下建立良好的政治思想意識，如統(tǒng)計分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、寫作表達能力等，同時在具體工作中，檔案工作人員也要熟知檔案管理的工作準則和要點，具備信息設備的操作能力以及數(shù)據(jù)收集、查詢、整合、提取等專業(yè)能力。

三、強化思想認識——優(yōu)化政協(xié)檔案管理工作的要點

（一）科學整合資源內(nèi)容。在現(xiàn)有的檔案管理工作中，為保證政協(xié)檔案資料的綜合落實，要優(yōu)化資源整合方式，以信息化的管理機制和統(tǒng)籌方式對資料信息內(nèi)容進行優(yōu)化整合和全面處理。在數(shù)字化發(fā)展機制下，無論是何種載體或形式的檔案資料，數(shù)量都十分龐大。為此，在現(xiàn)有的檔案管理機制下，首先要創(chuàng)新優(yōu)化資源的收集處理方式，依托于數(shù)字化管理模式和工作管理體系，精準地完成檔案信息資料的收集處理和分析，制定操作計劃及工作實施標準，并結合計劃要求，分步驟實施檔案的收集處理和精準分析，保證檔案工作落實和推進的規(guī)范化。

總的來說，當前政協(xié)檔案資料較多，需要檔案管理人員注重檔案管理的信息化統(tǒng)籌整合模式，以科學的方式完成資源的優(yōu)化調(diào)配，保證檔案管理工作的規(guī)范實施。

（二）形成規(guī)范制度標準。政協(xié)檔案工作內(nèi)容多且雜，要實現(xiàn)規(guī)范化管理，就要在現(xiàn)有的管理機制下進一步優(yōu)化管理模式和工作標準，以思想認識為指導，確定政協(xié)檔案管理工作的推進方向，從而形成高效的管理體系。一是要在現(xiàn)有的工作基礎上進一步梳理工作思想，全方位地調(diào)整檔案管理工作體系和工作結構，樹立正確的執(zhí)行標準和要求，保證檔案管理工作的全面推進。二是要區(qū)分數(shù)字化檔案和文字檔案的差異，從兩個方面提出有針對性的檔案管理工作機制，并在原有檔案管理工作的基礎上，形成專項的檔案管理工作模式，保證各種類型檔案的高效管理。三是形成檔案管理考核管理工作機制。從多角度著手，明確落實管理工作的考核標準，在現(xiàn)有的工作條件下，更好地發(fā)揮管理工作的優(yōu)勢，嚴格做到精準考核。

（三）明確工作管理方向。要促進檔案管理的規(guī)范化實施和全方位推進，在現(xiàn)有的管理條件下，要樹立明確的工作思想。對于政協(xié)工作而言，所有的工作都是以服務人民為基礎和目標。因此，在具體的實施過程中，要更好地改進管理工作，就要充分綜合當前的管理模式，形成多元化的管理機制和工作準則。

對于檔案管理而言，管理方向要根據(jù)以下幾方面進行確定：一是要結合政協(xié)工作的特點，明確檔案管理工作的主要方向，形成針對性的檔案管理工作模式，形成檔案管理體系，促進檔案工作的全面實施；二是要綜合政協(xié)檔案工作大而全的基本特征，形成精準的實施策略以及全面多元的綜合管理機制和優(yōu)化機制，促進檔案工作的進一步升級；三是落實精細化管理工作要求，確定精細化管理工作方向。在現(xiàn)有的管理工作背景下，依托精細化工作方式，落實高質(zhì)量的檔案管理標準。

（四）推動工作標準落地。標準規(guī)范化管理機制的建立，其目的在于保證檔案管理工作的進一步細化，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化，以標準工作機制確定工作方式，確保檔案管理符合《檔案法》的要求。為此，在推進標準化管理工作的基礎上，要做到以下幾點：一是要嚴格按照標準化實施管理工作規(guī)范和要求執(zhí)行。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程中，很多工作人員都是靠經(jīng)驗工作，導致很多檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。但在現(xiàn)有的管理機制下，為更好地發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢，要嚴格按照檔案管理標準，保證檔案的規(guī)范化收集。二是嚴格按照工作主體思想進行檔案管理，確保各項檔案管理工作能按照既定的條件得到有序推動和實施。

（五）提升工作質(zhì)量。工作人員是影響檔案管理工作落實的主要因素，檔案管理人員要進一步優(yōu)化工作能力，提升工作質(zhì)量，保證檔案管理的高效實施。首先，要通過日常的培訓提升檔案工作人員的思想意識，提升他們的工作能力，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的全面升級。其次，通過日常實踐來提升管理水平。檔案管理工作因技術能力、操作模式以及管理標準的差異會導致檔案管理質(zhì)量有著明顯的差別。因此，做好日常的實操訓練，不僅能幫助檔案管理人員提升個人的工作能力，還能提升檔案管理工作水平。最后，在現(xiàn)有的管理機制下，還可以通過調(diào)研學習明確自身在工作中存在的實際問題，進而對工作方式和管理機制進行調(diào)整和升級，保證檔案管理工作水平的高效提升。

（六）優(yōu)化提案檔案管理。為更好地促進政協(xié)機關檔案管理工作的落實，管理人員要結合工作實際，以專業(yè)檔案管理為依托，形成專業(yè)的檔案管理機制。首先，做好提案檔案的分析梳理，明確提案檔案的具體內(nèi)容，做好梳理，形成檔案目錄；其次，針對提案檔案的內(nèi)容，形成數(shù)字化提案分類模塊，實現(xiàn)提案傳輸之后的自主化模塊歸集，保證提案檔案的高效管理；最后，根據(jù)專業(yè)檔案的規(guī)范化管理基礎原則，形成專門的檔案分區(qū)，保證專業(yè)檔案尤其是提案檔案按照歸集標準完成歸檔整合。

四、總結

政協(xié)機關檔案管理工作是政協(xié)機關管理中的一項基礎性工作，主要目標是存儲歷史文獻資料，實現(xiàn)資料的查詢和分析，推動現(xiàn)階段政協(xié)機關基礎工作的實施。為此，要建立健全科學的資源數(shù)據(jù)，形成規(guī)范化的制度標準，明確現(xiàn)有管理工作的推進方向和操作內(nèi)容，推動工作標準的有效落地和全面實施，繼而有效提升工作質(zhì)量。以加快管理模式的升級轉型，為今后的檔案管理提供工作依據(jù)，保證檔案工作的高效執(zhí)行和全面落地。