新形勢(shì)下數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題及對(duì)策

李明星

摘 要：隨著人們生活水平的提高和綠色無污染的生活理念逐漸深入人心，無紙質(zhì)化辦公受到了人們的提倡，在新形勢(shì)下數(shù)字檔案資源的建設(shè)逐漸落實(shí)到工作中，其出現(xiàn)改變了我國一直以來傳統(tǒng)的檔案保存方式，為人們?nèi)粘５墓ぷ魈峁┝藰O大的便利和便于管理。在新形勢(shì)下我國的數(shù)字檔案資源建設(shè)取得了飛速的發(fā)展，但是在數(shù)字檔案建設(shè)的過程中還存在著一些問題影響其發(fā)展道德步伐，因此本人通過對(duì)該問題的淺析從而提出一定的對(duì)策，以供他人參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案資源建設(shè)；問題；對(duì)策

隨著數(shù)字檔案領(lǐng)域的更新完善和電子政務(wù)的不斷推廣，數(shù)字檔案資源的種類日益繁多。數(shù)字檔案資源以更簡潔、方便的優(yōu)點(diǎn)被人們廣泛的認(rèn)知，為生活帶來了諸多的便利。在這個(gè)過程中檔案部門更加清楚的認(rèn)知到檔案資源建設(shè)與檔案信息服務(wù)之間還存在著沖突。然而在新形勢(shì)下數(shù)字檔案資源的建設(shè)過程中還有著一定的問題阻礙著數(shù)字檔案資源的效率和服務(wù)，使得公眾們?cè)隗w驗(yàn)過程中有著諸多的不滿，因此必須加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)問題的探索并尋找良好的解決方式，才能為數(shù)字檔案資源的建設(shè)發(fā)展構(gòu)建良好的空間。

1 新形勢(shì)下數(shù)字檔案資源建設(shè)面臨的問題

1.1 數(shù)字檔案資源的收集渠道過窄

隨著無紙質(zhì)化的辦公方式進(jìn)入到人們的生活中，各個(gè)工作單位都積極使用電子文件，導(dǎo)致了文件的數(shù)量與日俱增。在這樣的情況下對(duì)數(shù)字檔案資源的收集和整理就尤為重要。但存在的問題是數(shù)字檔案信息的處理運(yùn)行是在公司或單位的內(nèi)部局域網(wǎng)中操作，小部分在政府網(wǎng)中操作，并且檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的方式差異較大，一定量的網(wǎng)絡(luò)辦公在運(yùn)行設(shè)計(jì)是就沒有考慮到檔案電子管理的問題。因此數(shù)字檔案資源的收集渠道過于單一，檔案部門對(duì)于如何擴(kuò)大收集數(shù)字電子文檔的渠道還沒有針對(duì)性的辦法[1]。

1.2 數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范

通過調(diào)查研究表明，數(shù)字檔案資源建設(shè)需要數(shù)據(jù)規(guī)范進(jìn)行管理?，F(xiàn)如今我國的檔案資源在以紙質(zhì)載體進(jìn)行傳輸和運(yùn)用，而沒有建立數(shù)字化的方式存在于檔案館中。并且由于各個(gè)地區(qū)及企業(yè)、部門之間的檔案信息資源建設(shè)還需要統(tǒng)一的管理體系，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)各數(shù)據(jù)都各自管理嚴(yán)重缺乏整體性原則。以往的數(shù)字檔案常見格式繁多，但隨著技術(shù)水平的提高，這個(gè)格式的形式又更加豐富但相互兼容性還沒達(dá)到需要的程度，因此數(shù)字檔案資源管理必將達(dá)不到預(yù)期效果充滿著混亂。

1.3 傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案存儲(chǔ)出現(xiàn)沖突

與傳統(tǒng)的檔案不同，新形勢(shì)下數(shù)字化檔案資源建設(shè)面臨著更多的威脅如病毒、磁化等可能性，當(dāng)問題發(fā)生時(shí)嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)全丟失無法找回。新形勢(shì)下的數(shù)字檔案存儲(chǔ)的載體和傳統(tǒng)形式有著很大的區(qū)別且保存的壽命也更加長久，對(duì)保存的環(huán)境也有一定的要求。在早期技術(shù)不太發(fā)達(dá)的時(shí)期硬盤保存的時(shí)間為16年左右，現(xiàn)如今硬盤的保存時(shí)間大多數(shù)都能夠達(dá)到22年，因此在電子文件傳輸?shù)倪^程中還需要以紙質(zhì)為媒介進(jìn)行歸檔，這樣就導(dǎo)致了電子和紙質(zhì)的兩種保存方式并存的現(xiàn)象，造成了資源的浪費(fèi)和效率的降低[2]。

2 制約數(shù)字檔案資源建設(shè)的原因

2.1 法律障礙和行業(yè)壁壘

現(xiàn)階段我國的檔案法律還存在著一定的缺陷且不夠完善，雖然檔案法規(guī)的原則和目的較為明確，但是在實(shí)行過程中操作性不夠強(qiáng)且實(shí)用性較低。在針對(duì)于繁雜的數(shù)字檔案資源進(jìn)行歸屬查詢和流向定位時(shí)功能還不夠完善。針對(duì)于一些特殊的部門和企業(yè)更是無能為力。例如醫(yī)院中的病例和學(xué)校學(xué)籍檔案這種隱蔽性較大的檔案行政部門則特定的規(guī)定數(shù)據(jù)不能夠提供給外部查詢和閱覽，檔案也無法進(jìn)入檔案館進(jìn)行保存。

2.2 檔案信息的收集和內(nèi)容單調(diào)

和西方國家相比，我國的檔案館收集資料的渠道非常狹窄且范圍不夠廣泛，并且在對(duì)檔案信息的收集、整理、使用等方面進(jìn)行的還不夠充分，專業(yè)人員對(duì)信息的處理效率過于低下，嚴(yán)重影響了數(shù)字檔案信息的時(shí)效性進(jìn)而影響了檔案的價(jià)值發(fā)揮和效果[3]。

3 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)的措施的對(duì)策

3.1 探索建立集中管理的數(shù)字管理體制

數(shù)字檔案資源的建設(shè)需要多個(gè)部門共同參與和加入，對(duì)電子文件從收集到整理到利用等多個(gè)環(huán)節(jié)都要有部門進(jìn)行干涉。對(duì)于電子文件管理，專業(yè)人士總結(jié)出最優(yōu)的方法就是對(duì)電子文件的全程進(jìn)行管理即從文件產(chǎn)生到銷毀的總體過程。我國當(dāng)前的管理模式還做不到全程的管理，因此對(duì)文件的管理進(jìn)行的還不夠徹底與完善。這樣的情況下就必須創(chuàng)新數(shù)字檔案管理模式，處理好電子文件中心和檔案管理機(jī)構(gòu)的相互關(guān)系，確保數(shù)字檔案的總體流程性。

3.2 建立健全相關(guān)法律法規(guī)

要想集中管理數(shù)字檔案資源，就要有明確的法律法規(guī)及政策來保護(hù)工作的正常開展。在目前已經(jīng)存在的法規(guī)基礎(chǔ)上要進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，健全信息資源管理的規(guī)定，確保信息的安全性，并且以法律和政策的形式嚴(yán)格管理好檔案行政部門，對(duì)其職能和工作進(jìn)行統(tǒng)一的改革，以確保對(duì)數(shù)字檔案資源的良好把控，對(duì)信息資源的有效優(yōu)化和利用，并確保能夠長期的保存。

3.3 加強(qiáng)新技術(shù)的廣泛應(yīng)用

當(dāng)今社會(huì)是數(shù)字信息化時(shí)代，各種先進(jìn)的技術(shù)層出不窮，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等等都為我國的數(shù)字檔案資源的發(fā)展打下了良好的基礎(chǔ)。因此對(duì)于電子檔案管理的工作人員來說必須要加強(qiáng)自身技術(shù)與專業(yè)能力，并且學(xué)習(xí)新技術(shù)和對(duì)多媒體的應(yīng)用，在這樣的條件下才能夠更有效的對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理和維護(hù)，并且能夠更深入的研究出信息價(jià)值，對(duì)我國的發(fā)展都有著促進(jìn)作用[4]。

4 結(jié)語

數(shù)字檔案資源建設(shè)對(duì)于社會(huì)的發(fā)展來說是一種創(chuàng)新和革命，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案資源建設(shè)存在著諸多的弊端，不夠便利、便攜性較差、環(huán)境影響較大等等，新形式下的數(shù)字檔案資源建設(shè)從本質(zhì)上改變了我國的檔案保存方式。針對(duì)新型的文件保存方式，我國正在探索的過程中，并會(huì)遇到一些問題，因此需要正確面對(duì)問題并進(jìn)行解決，才能夠促進(jìn)我國的信息化事業(yè)步入正軌。

參考文獻(xiàn)

[1]鄒悅.數(shù)字檔案資源建設(shè)中的著作權(quán)問題研究[D].武漢大學(xué)，2005，10（12）：89-89.

[2]李叢.數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對(duì)策分析[J].檔案管理，2017，13（3）：89-90.

[3]盧森林，淮毅.檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)存在的問題及應(yīng)對(duì)策略[J].蘭臺(tái)世界，2015，No.472（14）：132-133.

[4]李長江.高校檔案資源建設(shè)的成就、問題及對(duì)策[J].運(yùn)城學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，14（1）：92-93.