數(shù)字背景下會計(jì)檔案電子化路徑研究

【關(guān)鍵詞】會計(jì)檔案；檔案電子化；檔案管理；路徑

近年來，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營與管理全面開啟了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是指企業(yè)利用數(shù)字技術(shù)來改變其業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理和價(jià)值創(chuàng)造方式的過程。這種轉(zhuǎn)型涉及利用數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和其他數(shù)字技術(shù)來優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高效率、改善客戶體驗(yàn)，并創(chuàng)造新的商業(yè)模式。在企業(yè)高度重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展過程中，企業(yè)管理的各個(gè)模塊和環(huán)節(jié)也相繼強(qiáng)調(diào)了數(shù)字科技的引入和應(yīng)用，以便革新企業(yè)管理的手段和方式，提高工作效率，降低成本，開發(fā)各個(gè)模塊和環(huán)節(jié)的新功能和新價(jià)值，其中即包括企業(yè)會計(jì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、電子化發(fā)展。經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展之后，會計(jì)檔案電子化已經(jīng)取得了一定的成績，然而不可否認(rèn)的是，大部分企業(yè)的會計(jì)檔案管理仍然處在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的起步摸索階段，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的路徑思路與規(guī)劃，監(jiān)管部門對企業(yè)電子化會計(jì)信息的監(jiān)督審查也亟待統(tǒng)一和規(guī)范。

一、數(shù)字背景下會計(jì)檔案電子化的內(nèi)涵及驅(qū)動因素

（一）會計(jì)檔案電子化的內(nèi)涵

“會計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)?！盵1]對企業(yè)來說，會計(jì)檔案的管理事關(guān)企業(yè)會計(jì)工作的高質(zhì)量開展，也事關(guān)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的會計(jì)信息留存和檔案記錄，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，會計(jì)檔案更是企業(yè)發(fā)展中重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。具體來說，會計(jì)檔案電子化主要指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案通過電子化技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲的過程。當(dāng)下會計(jì)檔案電子化包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)檔案的電子文件化，還包括運(yùn)用電子設(shè)備和信息技術(shù)來管理和維護(hù)這些電子檔案。

在會計(jì)檔案電子化過程中，有五個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)關(guān)注：一是會計(jì)文件的電子化轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，具體操作可以是掃描紙質(zhì)文件、圖像識別和數(shù)據(jù)錄入等。通過這一轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)，會計(jì)檔案就可以初步完成無紙化存儲和電子化管理。二是電子存儲與維護(hù)環(huán)節(jié)。電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的會計(jì)電子檔案一般需要通過電子設(shè)備來進(jìn)行存儲，并采用數(shù)據(jù)庫、云存儲等方式進(jìn)行管理，如此不僅能方便查詢和檢索，也能有效提高檔案的安全性和可靠性。需要注意的是，電子存儲要嚴(yán)格遵循電子技術(shù)應(yīng)用的相關(guān)規(guī)定和要求，避免因儲存環(huán)境不當(dāng)、介質(zhì)破壞而造成檔案損失。三是電子審計(jì)環(huán)節(jié)。電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的會計(jì)檔案應(yīng)采用電子審計(jì)的方式，即利用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)工具對會計(jì)檔案進(jìn)行分析和審查，方便會計(jì)審計(jì)工作的展開，提高審計(jì)效率和準(zhǔn)確率。四是信息共享環(huán)節(jié)。電子化的會計(jì)檔案可以方便地進(jìn)行信息共享，企業(yè)中不同部門和人員可以通過網(wǎng)絡(luò)共享會計(jì)信息，提高協(xié)同工作的效率；不同企業(yè)甚至不同行業(yè)領(lǐng)域也可以通過網(wǎng)絡(luò)共享會計(jì)信息，挖掘數(shù)字資產(chǎn)的價(jià)值，增強(qiáng)業(yè)態(tài)融合的能力。五是安全保密環(huán)節(jié)。會計(jì)電子檔案的安全保密需求與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的需求相比已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，對此，需要采取相對應(yīng)的安全措施，重視網(wǎng)絡(luò)信息的安全性問題，做好相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作，通過加密技術(shù)、權(quán)限管理、備份等手段，保證會計(jì)信息的機(jī)密性和完整性，有效防止信息泄露和丟失。

（二）會計(jì)檔案電子化的驅(qū)動因素分析

會計(jì)檔案電子化已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域的普遍選擇，全面的會計(jì)檔案電子化改革正深刻改變著傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理模式。會計(jì)檔案電子化之所以能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速鋪開是因?yàn)橐韵聨状笾匾尿?qū)動因素。

第一，效率驅(qū)動。會計(jì)檔案電子化可以實(shí)現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)錄入、分類和整理，有效縮減會計(jì)檔案管理的程序與環(huán)節(jié)，減少繁瑣的人工操作，節(jié)省大量時(shí)間和人力成本，大大提高會計(jì)檔案的處理速度和效率。

第二，成本驅(qū)動。除了程序與環(huán)節(jié)縮減后帶來的人力成本壓縮以外，會計(jì)檔案電子化轉(zhuǎn)換后可以存儲在電腦硬盤或云端服務(wù)器中，從而在紙質(zhì)存儲成本、管理成本、維護(hù)成本、傳遞成本等方面有明顯的降低。

第三，準(zhǔn)確性驅(qū)動。正因?yàn)闀?jì)檔案電子化減少了人工，縮減了程序和環(huán)節(jié)，所以有效增強(qiáng)了會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性，減少了會計(jì)信息管理的人為錯(cuò)誤和數(shù)據(jù)丟失。不僅如此，電子化轉(zhuǎn)換后的會計(jì)信息可以建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，一旦出現(xiàn)了人為錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)丟失，可以通過備份來進(jìn)行補(bǔ)正，這一舉措顯然強(qiáng)化了會計(jì)檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性和可靠性。

以上三個(gè)驅(qū)動因素主要從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的模式和需求出發(fā)進(jìn)行挖掘的，相對傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作來說，電子化是一種很好的技術(shù)手段，讓財(cái)務(wù)檔案工作變得更加便捷、快速和高效。對此，有學(xué)者認(rèn)為：“智能財(cái)務(wù)的實(shí)質(zhì)是對傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的模擬、延伸和拓展?！盵2]也就是說，財(cái)務(wù)檔案電子化在效率驅(qū)動、成本驅(qū)動、準(zhǔn)確性驅(qū)動下發(fā)生，很好地解決了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作中的問題和不足，讓財(cái)務(wù)檔案工作得以在更高效的工具支持下高質(zhì)量地運(yùn)轉(zhuǎn)。但除此以外，在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作體系之外，財(cái)務(wù)檔案電子化還受到了新的外力驅(qū)動。

第一，數(shù)據(jù)資產(chǎn)視野下的會計(jì)信息共享和協(xié)同驅(qū)動?！霸谄髽I(yè)數(shù)字化進(jìn)程中，管理者應(yīng)致力于逐步增加電子化檔案的占比，改變傳統(tǒng)模式中以紙質(zhì)為主的模式，過渡到依托于系統(tǒng)為主，將電子會計(jì)檔案視為公司‘?dāng)?shù)據(jù)資產(chǎn)’中的一部分，深度挖掘其數(shù)據(jù)價(jià)值，助力企業(yè)發(fā)展?！盵3]數(shù)字背景下，會計(jì)檔案是國家和企業(yè)的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，其具有重要的挖掘價(jià)值。企業(yè)會計(jì)檔案管理人員應(yīng)予以高度重視并加以學(xué)習(xí)、應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)會計(jì)信息的共享與行業(yè)協(xié)同，不斷挖掘會計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)資源。

第二，法律法規(guī)驅(qū)動。數(shù)字背景下，為了更好地管理數(shù)字資產(chǎn)，許多國家和地區(qū)都展開了對“數(shù)字資產(chǎn)”的相關(guān)立法與執(zhí)法，其中也包括會計(jì)檔案中數(shù)字資產(chǎn)的保存與管理。我國正是在這樣的背景下對會計(jì)檔案的保存和管理提出了法律法規(guī)要求，并建立了相應(yīng)的法律框架，規(guī)定會計(jì)電子檔案的保存期限、格式、安全要求等，并制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這些要求需要企業(yè)加快會計(jì)檔案的電子化步伐，以便更好地滿足相關(guān)的法律法規(guī)要求，為會計(jì)檔案的檢索、審計(jì)和合規(guī)性審查提供便利。

總的來說，數(shù)字背景下，會計(jì)檔案電子化已經(jīng)成為普遍選擇，差異化、多樣化的驅(qū)動因素更是使得會計(jì)檔案電子化滿足了不同層次的需求，成為許多國家和企業(yè)的共同選擇，有力推動了數(shù)字背景下的國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)現(xiàn)代化。

二、數(shù)字背景下會計(jì)檔案電子化的優(yōu)勢與風(fēng)險(xiǎn)

（一）會計(jì)檔案電子化的優(yōu)勢

關(guān)于會計(jì)檔案電子化的優(yōu)勢前文已有論述，總體來說，會計(jì)檔案的電子化不僅可以相對于傳統(tǒng)會計(jì)檔案工作來進(jìn)行論述，還可以相對會計(jì)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的存儲與利用來進(jìn)行論述。

具體來說，會計(jì)檔案電子化具有以下優(yōu)勢：一是通過電子化，會計(jì)信息可以直接從源頭輸入到系統(tǒng)中，避免了手工錄入可能帶來的錯(cuò)誤，提高了準(zhǔn)確性，同時(shí)，會計(jì)檔案電子化系統(tǒng)通常具有數(shù)據(jù)搜索、驗(yàn)證和審查功能，可以最大化地減少數(shù)據(jù)輸入的錯(cuò)誤，有效保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。二是會計(jì)檔案電子化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對會計(jì)信息的實(shí)時(shí)更新和處理，方便會計(jì)檔案管理人員隨時(shí)查看最新的財(cái)務(wù)狀況和數(shù)據(jù)，為企業(yè)財(cái)務(wù)決策提供會計(jì)信息支持。三是會計(jì)檔案電子化系統(tǒng)通常支持各種數(shù)據(jù)分析工具和報(bào)表生成功能，通過它，會計(jì)人員能夠更方便地對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和匯總，幫助企業(yè)管理層更好地理解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和趨勢。四是會計(jì)檔案電子化系統(tǒng)可以支持跨部門協(xié)作，幫助不同部門之間更加高效地共享會計(jì)信息，促進(jìn)跨部門的合作與溝通，提高整體運(yùn)營效率。五是會計(jì)電子檔案的儲存方式與傳統(tǒng)會計(jì)檔案儲存方式截然不同，不再需要大量的紙質(zhì)文件、文件柜、檔案室來存儲，而只需要電腦硬盤、云端服務(wù)器等，大大節(jié)約了會計(jì)信息儲存的空間和成本。六是會計(jì)檔案電子化可以建立線上線下融合的數(shù)據(jù)安全保障體系，一方面可以有所備份，另一方面可以通過權(quán)限控制、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)留痕等手段來監(jiān)控財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以確保企業(yè)會計(jì)信息不受到未經(jīng)授權(quán)的訪問或篡改。此外，會計(jì)檔案電子化有效減少了紙張的使用，對環(huán)境更加友好，符合當(dāng)下綠色經(jīng)濟(jì)、可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)代理念。

（二）會計(jì)檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)

會計(jì)檔案電子化的過程同樣存在著許多風(fēng)險(xiǎn)，在應(yīng)用的過程中務(wù)必要對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控，以免造成會計(jì)檔案管理的巨大損失。

一是人工輸入風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字時(shí)代，自動化技術(shù)日益發(fā)達(dá)，但仍有許多程序和環(huán)節(jié)依賴于手工輸入，而手工輸入就很難排除人為失誤，對此應(yīng)當(dāng)提高對管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)、加強(qiáng)內(nèi)部控制、設(shè)置更加完善的審批程序等。

二是數(shù)據(jù)保存風(fēng)險(xiǎn)。“電子檔案是信息化的產(chǎn)物，主要依賴于計(jì)算機(jī)的硬件以及軟件存儲，相關(guān)數(shù)據(jù)的存放載體易受到破壞，儲存載體的磁性介質(zhì)容易受到物理損壞，光學(xué)介質(zhì)也容易出現(xiàn)氧化反應(yīng)。在相關(guān)存放要求上，要高于紙質(zhì)檔案保管條件?！盵4]對此應(yīng)對數(shù)據(jù)存放載體等系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，還要注意備份數(shù)據(jù)和完善備用方案。

三是技術(shù)供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)。在選擇和使用電子化系統(tǒng)時(shí)，可能會依賴于技術(shù)供應(yīng)商。如果供應(yīng)商出現(xiàn)問題，如倒閉、服務(wù)質(zhì)量下降或產(chǎn)品停止支持，可能會對會計(jì)檔案的電子化造成困擾。為了避免這種風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)選擇可靠的供應(yīng)商，并定期評估其績效和可靠性。

四是制度機(jī)制風(fēng)險(xiǎn)?！霸跁?jì)電子檔案管理的過程中由于管理體系的不健全，會計(jì)檔案管理存在較大的風(fēng)險(xiǎn)?！盵5]比如缺乏有效的數(shù)據(jù)驗(yàn)證和審查機(jī)制，以及不完善的數(shù)據(jù)備份策略，對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性造成威脅；缺乏健全的管理體系可能導(dǎo)致審計(jì)追溯困難，無法有效地展示關(guān)鍵數(shù)據(jù)的來源和流向；缺乏有效的訪問控制和權(quán)限管理，容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)泄露或未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問；缺乏清晰的工作流程，導(dǎo)致出現(xiàn)重復(fù)錄入、信息交叉、信息匹配錯(cuò)誤等問題；缺乏不同部門之間的信息共享和協(xié)作機(jī)制，造成信息孤島和溝通不暢，影響決策效率和企業(yè)整體運(yùn)營等等。

三、數(shù)字背景下會計(jì)檔案電子化的實(shí)施路徑

數(shù)字背景下會計(jì)檔案電子化已是大勢所趨，是現(xiàn)代企業(yè)管理和信息化建設(shè)的重要組成部分，越來越多的紙質(zhì)會計(jì)檔案正在被會計(jì)電子檔案所取代。加快推進(jìn)會計(jì)檔案電子化，適應(yīng)數(shù)字背景下會計(jì)檔案管理的新要求，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中的迫切要求。在實(shí)施的過程中，盡管有著強(qiáng)勁的電子化驅(qū)動力，也清晰地認(rèn)識到了會計(jì)檔案電子化的優(yōu)勢，但很多企業(yè)對會計(jì)檔案電子化的認(rèn)識仍然不完全充分。有的企業(yè)片面認(rèn)為會計(jì)檔案電子化就是將傳統(tǒng)會計(jì)信息轉(zhuǎn)換成電子文檔；有的企業(yè)則囿于企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力與發(fā)展需求的束縛，只能尋求引進(jìn)外包等路徑，無法形成系統(tǒng)的會計(jì)電子檔案管理制度機(jī)制；還有的企業(yè)雖然已經(jīng)基本形成了會計(jì)電子信息數(shù)據(jù)庫，但是對會計(jì)電子信息中的數(shù)據(jù)資產(chǎn)了解不夠，未能充分挖掘會計(jì)信息數(shù)據(jù)的價(jià)值。立足于國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的需要，會計(jì)檔案電子化的實(shí)施路徑可以從以下幾個(gè)方向展開探索。

（一）堅(jiān)持技術(shù)學(xué)習(xí)、引進(jìn)和創(chuàng)新應(yīng)用

信息技術(shù)創(chuàng)新是推動會計(jì)檔案電子化發(fā)展的關(guān)鍵要素之一。正是在信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用中，會計(jì)檔案管理才發(fā)生了如此巨大的變化，電子化、信息化、數(shù)字化的變革隨之應(yīng)運(yùn)而生。信息技術(shù)的發(fā)展還在繼續(xù)，會計(jì)檔案電子化的創(chuàng)新應(yīng)用也從未止步。會計(jì)檔案電子化需要從技術(shù)學(xué)習(xí)、引進(jìn)和創(chuàng)新應(yīng)用的角度不斷探索新的發(fā)展路徑。首先是文件掃描技術(shù)，如用高速掃描儀將紙質(zhì)會計(jì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件格式等。其次是云存儲和備份技術(shù)，減少本地存儲空間的需求，便于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問和共享。再次是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)構(gòu)化技術(shù)，按照標(biāo)準(zhǔn)化體系來架構(gòu)會計(jì)信息數(shù)據(jù)庫，使其更易于檢索、分析和利用。此外還有數(shù)據(jù)安全技術(shù)、權(quán)限管理技術(shù)、自動化處理技術(shù)和智能分析技術(shù)等。不斷創(chuàng)新的信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)檔案電子化領(lǐng)域?qū)⒛軌蚝芎玫亟柚畔⒖萍继嵘?，挖掘潛在功能和價(jià)值，讓會計(jì)檔案電子化能夠更好地為企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)測和風(fēng)險(xiǎn)評估服務(wù)。

（二）建立和健全會計(jì)電子檔案管理的制度機(jī)制建設(shè)

從當(dāng)下的實(shí)踐情況來看，“會計(jì)檔案管理制度已經(jīng)嚴(yán)重落后于大數(shù)據(jù)的發(fā)展訴求”[6]。光有先進(jìn)的工具和手段無法保障會計(jì)檔案電子化的有效發(fā)展，而應(yīng)該通過制度機(jī)制建設(shè)，確保會計(jì)檔案電子化的發(fā)展能夠在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的管理體系中運(yùn)行，發(fā)揮會計(jì)檔案電子化的優(yōu)勢，管控會計(jì)檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字背景下會計(jì)檔案電子化的效益最大化。具體來說，在制度機(jī)制方面：一要建立會計(jì)電子檔案的收集和整理制度，即規(guī)定會計(jì)電子檔案的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間等，確保會計(jì)電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性；二要建立會計(jì)電子檔案的存儲和備份制度，選擇合適的存儲介質(zhì)和備份方案，確保會計(jì)電子檔案的安全性和持久性；三要建立會計(jì)電子檔案的借閱制度，通過規(guī)定借閱程序、借閱權(quán)限、借閱時(shí)間等，來強(qiáng)化會計(jì)電子檔案的安全性和保密性；四要建立會計(jì)電子檔案的銷毀制度，明確銷毀程序、銷毀時(shí)間、銷毀方式等方面的規(guī)定，確保會計(jì)電子檔案的合法性和安全性；五要建立會計(jì)電子檔案的保密制度，通過加強(qiáng)保密教育和技術(shù)防范措施，保障會計(jì)電子檔案的信息安全和保密性；六要建立會計(jì)電子檔案的監(jiān)督和檢查制度，定期對會計(jì)電子檔案進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保其真實(shí)性和完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以處理；七要加強(qiáng)內(nèi)部管理和人員培訓(xùn)，通過建立健全內(nèi)部控制制度，規(guī)范工作流程和操作規(guī)范，加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)和管理，提高會計(jì)電子檔案管理水平，做好會計(jì)檔案的精細(xì)化管理；八要建立合作機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門和單位的合作，共同推進(jìn)會計(jì)電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)信息共享和資源優(yōu)化配置。

在制度機(jī)制建設(shè)中，加快信息共享和資源優(yōu)化配置是當(dāng)下會計(jì)檔案電子化發(fā)展中一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)?！昂芏嗥髽I(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)是為了滿足單個(gè)業(yè)務(wù)需求，易造成彼此孤立的信息孤島狀況，即各信息系統(tǒng)之間缺少數(shù)據(jù)接口且數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一?！盵7]這種信息孤島狀況既來源于系統(tǒng)之間的技術(shù)問題，如缺少數(shù)據(jù)缺口、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一、模塊化之間的數(shù)據(jù)不互通等；也來源于制度機(jī)制方面，企業(yè)各職能模塊共享協(xié)作機(jī)制的缺陷，會計(jì)信息只局限于財(cái)務(wù)會計(jì)部門，而無法在其他部門及其決策中發(fā)揮更多的作用。對于這一重難點(diǎn)問題，既要從技術(shù)創(chuàng)新的角度出發(fā)，不斷創(chuàng)新完善企業(yè)會計(jì)檔案電子化系統(tǒng)的功能拓展和集成，增加更多實(shí)用的、有效的、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)共享和價(jià)值挖掘功能，也要從制度機(jī)制創(chuàng)新出發(fā)，針對會計(jì)檔案電子化管理的上下游環(huán)節(jié)、同級模塊等信息共享進(jìn)行革新。

（三）嚴(yán)格按照法律法規(guī)管理會計(jì)電子檔案

保證會計(jì)電子檔案的合法合規(guī)是至關(guān)重要的。根據(jù)適用的數(shù)據(jù)保護(hù)法律法規(guī)，如個(gè)人信息保護(hù)法、網(wǎng)絡(luò)安全法等，應(yīng)明確了解會計(jì)電子檔案的數(shù)據(jù)收集、存儲、處理、傳輸和使用的合法性和合規(guī)性要求。在我國，相關(guān)的法規(guī)有《會計(jì)檔案管理辦法》《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》等。這些法規(guī)對會計(jì)電子檔案的收集、整理、存儲、使用和銷毀等方面都作出了明確規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，確定會計(jì)電子檔案的存儲期限，并制定相應(yīng)的存儲和備份策略，確保檔案的完整性和可追溯性，同時(shí)，確保備份數(shù)據(jù)的安全性和完整性，以便在需要時(shí)進(jìn)行恢復(fù)和檢索。此外，企業(yè)還應(yīng)該遵守相關(guān)法律法規(guī)和合同約定，保護(hù)會計(jì)電子檔案中包含的個(gè)人信息和商業(yè)秘密的安全和機(jī)密性，采取相應(yīng)的技術(shù)和組織措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和使用。與涉及會計(jì)電子檔案的第三方供應(yīng)商或服務(wù)提供商簽訂合規(guī)合同和協(xié)議，明確雙方的權(quán)責(zé)義務(wù)，保護(hù)數(shù)據(jù)的安全和合規(guī)。

（四）重視會計(jì)檔案電子化宣傳與人才教育

會計(jì)檔案電子化是一個(gè)持續(xù)性的過程，在這個(gè)過程中，有效地宣傳和人才儲備是必要的。首先，企業(yè)可以通過內(nèi)部培訓(xùn)、會議、郵件、內(nèi)部網(wǎng)站等方式，向組織內(nèi)部員工宣傳會計(jì)檔案電子化的優(yōu)勢，如提高效率、降低成本、節(jié)約空間、便于檢索和共享等，解釋電子化對業(yè)務(wù)流程和工作方式的改變，以及對數(shù)據(jù)安全和合規(guī)的重要意義，讓會計(jì)檔案電子化能夠更好更快地落地。其次，企業(yè)應(yīng)通過企業(yè)網(wǎng)站、公眾號、行業(yè)媒體等渠道，宣傳會計(jì)檔案電子化的價(jià)值和意義，著重強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)安全、信息共享、可追溯性等方面的優(yōu)勢，以及對企業(yè)管理和決策的支持作用，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)會計(jì)部門以及其他部門不斷挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。最后，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)會計(jì)檔案電子化相關(guān)人才的培養(yǎng)和教育，組織內(nèi)部培訓(xùn)或聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，包括電子文檔管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn)、信息安全意識培訓(xùn)等。

四、結(jié)語及趨勢展望

數(shù)字技術(shù)高速發(fā)展的征程中，會計(jì)檔案電子化將持續(xù)邁向下一個(gè)階段。在這個(gè)過程中，國家和企業(yè)都應(yīng)當(dāng)重視會計(jì)檔案電子化的落地，在充分認(rèn)識其理論基礎(chǔ)、優(yōu)勢和風(fēng)險(xiǎn)的前提下，探索有效的會計(jì)檔案電子化發(fā)展路徑。新形勢下，企業(yè)會計(jì)檔案電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型仍面臨著資源、安全性、業(yè)務(wù)流程、信息共享等方面的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作的治理效能、資源體系、利用體系、安全體系，促進(jìn)會計(jì)檔案的信息化發(fā)展，做好技術(shù)創(chuàng)新、制度機(jī)制健全、法律法規(guī)落實(shí)、人才培養(yǎng)教育等多方面的工作，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。