淺議新時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)

梁文輝

摘 要：新時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成了檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和高校建設(shè)的必然趨勢(shì)，目前信息社會(huì)已經(jīng)把高校的檔案事業(yè)推向一個(gè)新階段。本文結(jié)合高校檔案工作的特殊情況，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容、發(fā)展現(xiàn)狀和若干策略進(jìn)行較系統(tǒng)的論述。

關(guān)鍵字：高校檔案；檔案管理；信息化建設(shè)；策略

黨的十八大以來(lái)，檔案信息已是一種公共性的資源，其價(jià)值已被社會(huì)和人們所公認(rèn)。但是，信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，我國(guó)的信息化管理工作處于滯后狀態(tài)，對(duì)于信息資源的利用和開(kāi)發(fā)工作還處于初始階段，而高校作為培養(yǎng)人才、科學(xué)研究以及社會(huì)服務(wù)的重要中心，更應(yīng)該重視和運(yùn)用檔案信息資源，以提高檔案信息資源的利用率，更好的為社會(huì)和學(xué)校服務(wù)。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

高校檔案管理信息化的建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其中包括應(yīng)用系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范確定、安全保密體系和檔案信息資源建設(shè)等四個(gè)方面。

1.1 應(yīng)用系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包含硬件建設(shè)和軟件系統(tǒng)建設(shè)這兩個(gè)方面。硬件專(zhuān)指基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，在這方面，要注意三個(gè)方面。第一是高校在建設(shè)數(shù)字化校園時(shí)，要系統(tǒng)規(guī)劃、同步建設(shè)檔案網(wǎng)站或數(shù)字檔案館、文檔數(shù)據(jù)中心的硬件設(shè)施。第二是歸檔的電子文件和數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)備的歸檔，他們的安全狀態(tài)應(yīng)當(dāng)比其他設(shè)備高。第三是其他單位在進(jìn)行建設(shè)或完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，與備份和存儲(chǔ)的電子文件相關(guān)硬件設(shè)備應(yīng)該是單位的局域網(wǎng)建設(shè)的重點(diǎn)。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范確定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范確定應(yīng)遵循《電子公文歸檔管理暫行方法》、《檔案法》等相關(guān)精神及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出一套符合實(shí)際、完善的措施和方法，規(guī)范以及指導(dǎo)全校檔案信息化的建設(shè)、管理、運(yùn)行和維護(hù)工作，保證高效檔案管理信息化的建設(shè)有規(guī)可依、有章可循，確保高校的檔案管理建設(shè)朝標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化發(fā)展。

1.3 安全保密體系建設(shè)

安全保密體系建設(shè)包含對(duì)電子文件的歸檔進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，確保歸檔的電子文件完整、真實(shí)、有效；對(duì)電腦檔案管理系統(tǒng)要加強(qiáng)管理，保證數(shù)據(jù)的安全；對(duì)于內(nèi)部檔案館電子文件和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)，其局域網(wǎng)要保證與一切外網(wǎng)進(jìn)行物理性隔離，對(duì)數(shù)據(jù)的加密要加強(qiáng)、控制訪問(wèn)、來(lái)訪進(jìn)行身份認(rèn)證和用密匙進(jìn)行管理等手段，保證網(wǎng)絡(luò)傳輸安全等內(nèi)容。

2 高校檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 高校檔案館信息化建設(shè)的觀念落后

高校檔案信息的管理時(shí)代的要求，對(duì)高校信息的現(xiàn)代化建設(shè)起著巨大作用，可有效地將高校信息資源進(jìn)行合理管理及分配，所以高校檔案信息工作的內(nèi)容和方式應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，不斷發(fā)展。但是在現(xiàn)實(shí)中，很多高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息建設(shè)工作不重視，沒(méi)有認(rèn)清檔案信息的管理在高校建設(shè)中的地位和重大作用。甚至一些檔案管理員思想和觀念及其落后，完全沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)，只知安于現(xiàn)狀，固守傳統(tǒng)和落后的觀念，不謀發(fā)展，不敢進(jìn)行創(chuàng)新的實(shí)踐，導(dǎo)致檔案管理信息化的停滯不前。從總體上，處于決策地位的管理層人員對(duì)檔案信息管理長(zhǎng)期抱以不重視的態(tài)度，缺乏深刻的思想認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為檔案管理工作只是一項(xiàng)附帶的工作，忽視了其在高校發(fā)展中的作用，因而在行動(dòng)上表現(xiàn)的是一種安于現(xiàn)狀的態(tài)度。

2.2 管理的措施有待完善

很大一部分高校由于建設(shè)的基金不足，高校檔案的管理工作一直沒(méi)有得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，這一現(xiàn)象是普遍的。在高校擴(kuò)建、擴(kuò)招的形勢(shì)下，很多高校將資金用于硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上，忽視了檔案信息的投入和管理。因此，目前我國(guó)在對(duì)檔案管理方面依然是手工操作的實(shí)施方式，信息化基礎(chǔ)設(shè)備和建設(shè)都很缺乏，導(dǎo)致信息資源的利用很有限，最后只能導(dǎo)致我國(guó)信息化的緩慢發(fā)展。

2.3 一些檔案工作人員的素質(zhì)有待提高

目前形勢(shì)下，很多高校已經(jīng)擁有了檔案建設(shè)信息化系列操作的條件，比如資金。但是相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員卻相當(dāng)缺乏，這使得高校檔案管理建設(shè)步履維艱。一支綜合素質(zhì)優(yōu)秀、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)合理，可以科學(xué)高效完成工作的檔案管理隊(duì)伍，是高校檔案信息化建設(shè)的奢侈條件。對(duì)于檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，他們不僅僅要求掌握最先進(jìn)的檔案管理操作技術(shù)，還要求對(duì)檔案管理具有專(zhuān)業(yè)性的認(rèn)識(shí)。

3 實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的幾項(xiàng)措施

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)毫無(wú)疑問(wèn)地成為了高校檔案工作的一場(chǎng)意義非凡的革命，將成為現(xiàn)代檔案取代傳統(tǒng)檔案的一個(gè)重要標(biāo)志。加快高校檔案信息化建設(shè)的具體實(shí)施措施和途徑可以從下面幾點(diǎn)著手

3.1 檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)資源共享的不可忽視的前提和基本條件。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指通過(guò)制定、貫徹各種規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)使得分工協(xié)作和技術(shù)有一種科學(xué)統(tǒng)一的默契，也就是達(dá)到科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的要求，從而保證了檔案工作的有機(jī)結(jié)合，相應(yīng)地在檔案管理工作中顯現(xiàn)出最佳效果。各高校應(yīng)協(xié)調(diào)組織，選用一些科技含量高的技術(shù)應(yīng)用軟件和一批高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才來(lái)建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并監(jiān)督保證實(shí)行的是一套安全保密、互聯(lián)互通、資源共享的檔案管理方案，最后應(yīng)將部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上升到法律、法規(guī)當(dāng)中，做到有法可依。

3.2 檔案資源要信息化

檔案作為珍貴信息資源的一種，收集并進(jìn)行管理的目的就是為了學(xué)習(xí)、開(kāi)發(fā)和利用，檔案信息化建設(shè)的目的之一是實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，而高校檔案承擔(dān)了很大一部分責(zé)任。檔案資源信息化將成為高校各項(xiàng)檔案工作中的重要技術(shù)支撐和管理平臺(tái)，其中主要包括：（1）檔案信息資源的建設(shè)，也就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的技術(shù)手段，建立起標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（2）檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，這包括檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、管理系統(tǒng)的應(yīng)用兩方面。

3.3 檔案信息數(shù)字化

數(shù)字化的檔案克服了一些傳統(tǒng)檔案存在的缺點(diǎn)，從而節(jié)省了大量的財(cái)力、人力和物力，這對(duì)其他資源來(lái)說(shuō)是一種保護(hù)。數(shù)字化的檔案可以大量進(jìn)行復(fù)制，也比紙質(zhì)版的檔案安全。檔案信息數(shù)字化的普及將實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。

3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全化

高校檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化雖然利處很多，但是也存在很多問(wèn)題，其中最突出的就是信息的安全問(wèn)題。（1）由于工作人員的操作失誤、設(shè)備故障等引起的檔案信息的損毀和遺失。（2）網(wǎng)絡(luò)信息保密問(wèn)題不可忽視，因此高校要嚴(yán)格制定檔案信息安全保密制度，提高從業(yè)人員的信息安全防范技能和保密意識(shí)。另外應(yīng)科學(xué)引進(jìn)科學(xué)使用的保密技術(shù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息盜竊行為及時(shí)采取相應(yīng)措施，同時(shí)做好備份工作。

3.5 高校檔案管理工作隊(duì)伍的通才化

工作人員是檔案工作的主體，檔案工作人員的綜合素質(zhì)將極大地影響檔案工作的成效。因此，高校在這方面要嚴(yán)格建立和完善檔案工作人員的培訓(xùn)和入崗制度，更新其專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升他們的業(yè)務(wù)水平。另外要引進(jìn)與計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)相關(guān)的技術(shù)型人才，使之成為復(fù)合型的檔案管理人員，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

總之，高校檔案管理的信息化建設(shè)是提高高等學(xué)校檔案管理水平的需要，也是完善文件管理制度的需要，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視起來(lái)，切實(shí)加強(qiáng)信息資源的建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，為高校以及社會(huì)提供豐富且優(yōu)質(zhì)的信息資源服務(wù)。

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