建筑工作中的資料歸檔和管理探討

白鈺琢 岳陽市城市建設(shè)檔案館

不得不承認，我國現(xiàn)在建筑工作中的資料歸檔和管理工作進行得還不夠完善，不夠具體和細化，阻滯了我國建筑工作良性發(fā)展的進程，使得有關(guān)人士在具體施工時一旦遇到棘手難題，缺乏有效的案例和素材作參考，工程設(shè)計的思路堵塞單一，工程開展時質(zhì)量問題也會頻繁發(fā)生。本文研究了建筑工作中的檔案資料的主要包含內(nèi)容，明確解析了這些資料的顯著特點，簡明扼要的點出了當(dāng)前建筑工作中資料歸檔和管理過程的重要性和存在的弊病，希望有關(guān)專業(yè)人士能夠提高對此類問題的關(guān)注。

一、淺析建筑工作所涉及的資料檔案

（一）資料檔案的主要內(nèi)容

通過對我國近幾十年來所開展的大大小小規(guī)模不一的一些建筑工程進行歸納分析總結(jié)，可以看到在幾乎每一個建筑工程在施工的全環(huán)節(jié)中所應(yīng)用涉及的檔案資料都非常豐富。從整體上把握，要有一個極具綜合性的、對各方主體利益責(zé)任作出明確規(guī)定的文件合同。具體到施工上，還要針對施工用水用電、材料和設(shè)備的選用、各種工藝規(guī)范等作出相應(yīng)整理，還應(yīng)該整理與施工圖紙的原始最初設(shè)計、后期變更與審核等一系列過程相關(guān)的記錄文檔。此外為了方便對工程進度和質(zhì)量作出嚴格監(jiān)控，還應(yīng)該定期對工程完工進度、細節(jié)處理、驗收情況派專人進行記錄，出現(xiàn)安全事故對其發(fā)生原因以及后期處理措施也應(yīng)該及時進行報告反饋。整體上把握的綜合性文件也牽涉到很多方面，比如要涵蓋一些政府部門的審批文件和土地使用許可證明等來對工程的合法性和規(guī)范性作出保障。

（二）資料檔案的顯著特點

資料檔案綜合來看主要有三大特點：①單一性。這種單一性可以理解為一種獨立性、忠一性，即一項工程一套資料，資料內(nèi)容和工程保持高度的統(tǒng)一一致。②長期的實用性。這些資料檔案能夠用于招標、建工、驗收等工程進行的多個環(huán)節(jié)，并且還對于其他同類工程的展開具備極高的參考價值。③真實性。資料嚴格忠于現(xiàn)實情況，不容許有一絲偏差，更不容許虛假謊報的現(xiàn)象存在。

二、建筑工作資料歸檔和管理的現(xiàn)實意義

建筑工作資料歸檔和管理的科學(xué)有效，不僅能夠使得工程更加讓人安心，更加經(jīng)得起實踐的檢驗，還有助于加快地方經(jīng)濟發(fā)展前進的腳步。建筑工作中的資料歸檔和管理看似只是對文字圖紙信息材料作出簡單整理，實則能反映出很多問題，比如，它能夠看出一個企業(yè)內(nèi)部的管理機制是否高效完善合理，是否做到了專職專人負責(zé)，是否在整體施工中注重對細節(jié)的把控，是否對工程秉持著高標準嚴要求，是否追求不斷反思、精益求精，力求每一次工程完工后都能收獲更多的效益，積攢更有益的經(jīng)驗。根據(jù)我國建筑部門的有關(guān)規(guī)定，如果我們在開展建筑工程時對相關(guān)資料整理的質(zhì)量不過關(guān)，不能夠達到相應(yīng)的檢查標準和規(guī)定，則我們的工程就會被判定為不合格工程，無法投入使用。這一規(guī)定高度肯定了建筑工程資料歸檔管理的崇高地位。建筑工作資料歸檔管理的現(xiàn)實意義還體現(xiàn)在可以使得整體工程的計劃性增強，有助于把控工程成本，將預(yù)算控制在合理范圍，實現(xiàn)對所購置的各種材料資源的利用最大化。還有利于工程結(jié)束后的修葺維護工作，使得工程完工后也能夠?qū)崿F(xiàn)性能的不斷強化升級，適應(yīng)新形勢的變化，延長其內(nèi)部各種設(shè)備的使用壽命。并且當(dāng)后期出現(xiàn)質(zhì)量問題時也能夠從所歸納的資料中得到有益指導(dǎo)，輕松突破。

三、建筑工作中資料歸檔和管理時的常見弊病

根據(jù)對現(xiàn)實情況的綜合考察把握和近年來資料歸檔管理不合格的一些案例進行剖析，可以看到很多問題的出現(xiàn)其根源還是應(yīng)該從管理人員身上入手挖掘，一方面管理人員對自身工作重視程度不足，很多管理人員看不到自身所從事的工作的重要性，在思想上就沒有打好資料歸檔工作要高度嚴謹、認真負責(zé)的根基，常常出現(xiàn)隨意敷衍、只求速度不管質(zhì)量的情況，實在令人憂心。另一方面還發(fā)現(xiàn)很多管理人員是臨時雇傭，也有一些尚處在實習(xí)階段，對業(yè)務(wù)流程相當(dāng)陌生，不夠熟練，專業(yè)素質(zhì)不足，資料歸檔管理的水平較差，常常出現(xiàn)以下兩種狀況：一是所整理的資料雜亂無序，在工程技術(shù)人員遇到難題想要找出相關(guān)資料以供參考時面對茫茫的資料庫不知從何找起，降低施工效率，遲滯施工進程。二是所歸檔資料的完整性、準確性欠佳，不能夠達到專業(yè)法律政策的要求，使得施工人員缺乏有力的信息指引或者得到的是有所偏差的甚至是錯誤的信息指引，如此無疑會造成更加嚴重的難以預(yù)估和控制的不良后果，為工程埋下諸多隨時可能爆發(fā)的安全隱患，潛伏下巨大威脅。

四、資料高效規(guī)范歸檔和管理的現(xiàn)實手段探析

（一）加快檔案資料管理制度化、規(guī)范化的步伐

對于資料歸檔管理工作進行的是否合格的一個重要檢驗標準就是是否能夠保證所整理資料的完整性、準確性和真實性，這就需要我們相關(guān)的管理人員提高自身意識和對信息完整程度、真實度的敏感性和警覺性，隨時警惕可能出現(xiàn)的信息漏洞和差錯。同時施工方所涉及的各大單位首先應(yīng)該對國家相關(guān)的法律政策深入研究，經(jīng)過共同商議制定一套嚴格的檔案資料管理規(guī)章制度，對工作流程作出具體規(guī)定，對工作成果如何考核驗收作出明確要求，引入施工單位、監(jiān)工單位、驗收單位等多個主體，協(xié)力攻關(guān)，密切配合，使得資料歸檔管理工作有條不紊的完美開展，不會在資料采集歸納、整理歸類、分析反饋的任何一個環(huán)節(jié)掉鏈子。

（二）加強檔案管理人員團隊建設(shè)

近年來城市化的步伐進一步加快，建筑行業(yè)發(fā)展欣欣向榮，呈現(xiàn)著蓬勃向上的積極狀態(tài)，各種建筑工程不斷實現(xiàn)著質(zhì)量和速度的雙向提升，建筑物的規(guī)模和數(shù)量越來越大。人才是保證建筑產(chǎn)業(yè)之樹長青的重要因素，具體到資料歸檔和管理工作也不例外，要強化團隊建設(shè)，從內(nèi)外兩方面入手，對外盡量引入選用從專業(yè)院校畢業(yè)的高學(xué)歷知識分子，保證所選用人才首先有著優(yōu)秀的從業(yè)道德品質(zhì)，清楚自己所從事的工作的特殊地位和神圣意義，工作扎實勤懇，認真負責(zé)，一絲不茍。其次具備著雄厚的知識理論基礎(chǔ)，清晰相關(guān)的標準規(guī)范和法規(guī)政策，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)快速上手，完美對接工作流程，使得最終所拿出的工作成果真正符合現(xiàn)實需要。內(nèi)部來說加強對現(xiàn)有在職在崗員工的培訓(xùn)，引導(dǎo)他們關(guān)注國家相關(guān)的法規(guī)政策變化動態(tài)，對自身知識及時更新拓展，比如學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫、云端信息共享的相關(guān)知識，學(xué)會對各種新興的科學(xué)技術(shù)手段進行靈活運用，充分以高科技之長彌補自身技能短板，還應(yīng)該加強職員相互之間的學(xué)習(xí)交流切磋討論，互相扶持，取長補短，優(yōu)勢互補，在提升團隊整體專業(yè)實力的同時還有助于增強團隊凝聚力，向心力，形成職員之間親如家人的良好企業(yè)文化氛圍。另外，還應(yīng)該建立獎懲制度，對工作優(yōu)異的杰出管理人員在物質(zhì)和精神上作出獎勵，對工作懈怠者作出懲罰批評，起到必要的監(jiān)督警戒作用。

（三）發(fā)揮信息技術(shù)的強大優(yōu)勢

當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)早就相當(dāng)?shù)某墒焱晟?，使用越發(fā)方便快捷，使用成本也越發(fā)低廉，這一切使得我們能夠?qū)崿F(xiàn)對施工過程的全面監(jiān)控覆蓋。普遍采用的方式就是在施工現(xiàn)場選取合適位置安裝一定數(shù)量的攝像設(shè)備，這些攝像設(shè)備又與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相對接，將施工現(xiàn)場情況直接通過影像資料畫面反映在電腦屏幕上，監(jiān)工人員能夠做到“不出監(jiān)控室，便知天下事”，實現(xiàn)對施工現(xiàn)場多個位置的同時監(jiān)察。相較于傳統(tǒng)的書面文字資料保存形式，影像資料還存在著不易損壞、高度直觀生動真實等突出特點，使得施工的每一操作步驟都有據(jù)可循，現(xiàn)實情況中為了工作進行的更加萬無一失，我們通常將文字資料和影像資料同時保存，兩者也通常具備著高度的一致性和同步性，相當(dāng)于為資料保存管理工作上了雙層保險。

五、結(jié)束語

對于發(fā)展前景良好的建筑行業(yè)來說，做好資料歸檔和管理工作有助于讓工程的質(zhì)量更上一層樓，增強國內(nèi)建筑業(yè)的核心競爭力，在國際上也敢于和發(fā)達國家一較高下。要做好相關(guān)工作，還是應(yīng)該發(fā)揮建筑企業(yè)的主導(dǎo)作用和中堅力量，同時積極響應(yīng)國家的相關(guān)號召，保持創(chuàng)新意識，吸收各種先進觀念和新穎科學(xué)高效的新思路，新觀點，提高資料歸檔管理的技術(shù)含量，發(fā)展出一套理論和實際兩結(jié)合的新型資料歸檔和管理模式，為建筑行業(yè)插上騰飛的翅膀。