“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理策略探討

作者簡介：趙妍（1982—），女，漢族，山東棗莊人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展條件下，醫(yī)院對(duì)于高新技術(shù)的應(yīng)用力度逐漸提升，在日常的經(jīng)營管理期間，正持續(xù)推動(dòng)管理模式實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，其中，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段促進(jìn)人事檔案管理，屬于醫(yī)院在發(fā)展過程中比較關(guān)鍵的一項(xiàng)工作任務(wù)。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作優(yōu)化勢(shì)在必行。文章分析了醫(yī)院人事檔案管理的應(yīng)用發(fā)展要求，結(jié)合在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理更新優(yōu)勢(shì)，研究相關(guān)工作的創(chuàng)新價(jià)值，提出行之有效的管理優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境；醫(yī)院；人事檔案管理；工作策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的影響力逐漸提升，醫(yī)院能夠有效利用各類先進(jìn)的信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推進(jìn)管理工作專業(yè)水平的提升，使檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息得到有效整合，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案形式，檔案管理工作更加高效地開展，有效保障了檔案管理質(zhì)量，并使檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容得到全面監(jiān)管。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用要求

1.敢于創(chuàng)新

在新的發(fā)展形勢(shì)下，醫(yī)院應(yīng)該轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理部門的工作思想，確保相關(guān)崗位的管理人員能夠建立正確、先進(jìn)的思想觀念，從而有效支持檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新升級(jí)。信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)融入檔案管理工作，為檔案信息收集、制作、儲(chǔ)存以及檔案管理的質(zhì)量提升貢獻(xiàn)力量。具體來看，檔案管理人員應(yīng)該敢于創(chuàng)新，積極迎合新醫(yī)改的發(fā)展機(jī)遇，有效推動(dòng)檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)人事檔案管理體系實(shí)現(xiàn)全面升級(jí)。

2.提高能力

為了有效加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理和“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的融合深度，檔案管理人員應(yīng)在檔案工作中全面發(fā)揮各項(xiàng)信息技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)作用。一方面，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化升級(jí)現(xiàn)存的文字檔案，有效推進(jìn)各類人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化，從而搭建優(yōu)質(zhì)的電子檔案結(jié)構(gòu)體系。同時(shí)，工作人員應(yīng)該注意合理利用各項(xiàng)技術(shù)手段建立完善的信息平臺(tái)。在管理工作中借助信息平臺(tái)保障檔案資料的審核和解密工作質(zhì)量，有效利用信息技術(shù)促進(jìn)檔案資料收集的工作效率，提高醫(yī)院人事檔案的利用率。

3.靈活實(shí)踐

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該注意保障各項(xiàng)管理操作的靈活性，充分發(fā)揮各類高新技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)作用，確保管理人員能夠在檔案處理過程中應(yīng)對(duì)各項(xiàng)問題，并真正將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段應(yīng)用到檔案收集、整理以及檔案資料應(yīng)用等方面。具體來看，檔案工作人員應(yīng)該在全面提升檔案服務(wù)質(zhì)量的前提下，積極拓展和優(yōu)化醫(yī)院的人事檔案管理渠道，基于基礎(chǔ)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備設(shè)施，采取靈活的手段推進(jìn)檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全面升級(jí)。同時(shí)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)開放性的特點(diǎn)，全面拓展檔案管理的開展渠道，以服務(wù)患者為根本目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為提升醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量助力。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化統(tǒng)一的信息搜索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使工作人員能夠快速、準(zhǔn)確地搜索到所需信息。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展背景下，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，特點(diǎn)更加鮮明，能夠?qū)崟r(shí)收集信息，運(yùn)用電子信息技術(shù)可以節(jié)約工作時(shí)間，顯著提高工作效率，檔案的存儲(chǔ)形式不再局限于文字表達(dá)，通過文本、聲音、圖案和視頻等形式展現(xiàn)，更加直接、形象地呈現(xiàn)信息內(nèi)容，提高檔案內(nèi)容的利用率。由于檔案搜索更為便捷、內(nèi)容更為豐富、載體更為多樣，使其服務(wù)范圍更為廣泛，并呈多元化的發(fā)展趨勢(shì)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理醫(yī)院檔案將信息共享范圍擴(kuò)大，增加了檔案的服務(wù)途徑。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理價(jià)值

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作全面優(yōu)化升級(jí)，可以進(jìn)一步保障人事檔案處理及存儲(chǔ)應(yīng)用過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用滲透，數(shù)字化管理措施能夠全面發(fā)揮作用，為檔案管理內(nèi)容的升級(jí)助力。在人事檔案管理過程中，高效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以全面發(fā)揮信息共享平臺(tái)的積極作用，使醫(yī)院的人事檔案重點(diǎn)信息得到高效利用的同時(shí)，還可以為各項(xiàng)保密性較強(qiáng)的人事檔案信息安全提供支持。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案信息數(shù)據(jù)量不足

由于醫(yī)院的人事檔案內(nèi)容沒有記錄個(gè)人獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、特長愛好以及心理狀況等信息。檔案內(nèi)容缺乏個(gè)性化特點(diǎn)，在一定程度上忽略了檔案主人的個(gè)人內(nèi)涵，無法很好地為醫(yī)院的人事調(diào)動(dòng)和人力資源調(diào)整提供參考。

2.信息化水平低

在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展背景下，全面提高人事檔案管理信息化水平是不容忽視的工作。然而，在醫(yī)院的實(shí)際管理工作中，由于相關(guān)人員仍然受限于傳統(tǒng)管理觀念，導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)的信息化程度相對(duì)較低，未能在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境影響下推進(jìn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化升級(jí)，導(dǎo)致人事檔案管理相關(guān)軟件功能不夠完善，在一定程度上影響了檔案管理工作的效率。

3.檔案利用率低

在醫(yī)院經(jīng)營過程中，部分人事檔案資料未能得到妥善利用。一方面，部分管理人員仍然在工作過程中采取手工整理的方式歸集檔案材料，導(dǎo)致整體的檔案管理效率相對(duì)較低，很大一部分檔案材料未能被及時(shí)匯總，使檔案查閱及調(diào)取效率有所降低，從而影響檔案的利用效果；另一方面，部分醫(yī)院的人事檔案保密級(jí)別相對(duì)較高，檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)檔案的查閱及補(bǔ)充頻率相對(duì)較低。同時(shí)，因?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部的各項(xiàng)待處理事務(wù)繁多，人事檔案在使用方面存在效率低下的問題。

4.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施較差

由于互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各類基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施依賴性相對(duì)較強(qiáng)，所以，在推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的人事檔案管理優(yōu)化期間，醫(yī)院應(yīng)該完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，為互聯(lián)網(wǎng)的高效應(yīng)用提供有利條件。然而，從實(shí)際的經(jīng)營狀況上看，在開展人事檔案管理期間，相關(guān)部門對(duì)互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的認(rèn)知不夠清楚，導(dǎo)致整體的設(shè)備體系健全性相對(duì)較差，以互聯(lián)網(wǎng)為中心建設(shè)的人事檔案管理工作系統(tǒng)面臨不夠完善的問題，整體工作效率相對(duì)較低。如此一來，“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)技術(shù)手段的應(yīng)用效率將會(huì)大打折扣，醫(yī)院人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變也會(huì)因此受到負(fù)面影響。

5.管理范圍不明確

在互聯(lián)網(wǎng)支持下開展的人事檔案管理范圍存在不確定性問題。具體來看，在醫(yī)院開展人事檔案管理工作時(shí)涉及的檔案項(xiàng)目和總體范圍相對(duì)較大，因此，在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用期間需要明確規(guī)范區(qū)域化管理機(jī)制。但是，在實(shí)踐過程中，醫(yī)院并未建立健全有效的管理機(jī)制，致使人事檔案相關(guān)內(nèi)容不具備良好的時(shí)效性，在管理過程中可能頻繁發(fā)生檔案丟失或信息缺漏等問題?？傮w而言，在人事檔案管理范圍不明的前提條件下，相關(guān)職能部門很難明確自身職責(zé)，也無法真正在實(shí)際的管理工作中發(fā)揮作用，無法為醫(yī)院檔案管理及總體發(fā)展助力。

6.電子檔案管理安全性較低

電子檔案的安全性與互聯(lián)網(wǎng)的推進(jìn)水平息息相關(guān)。只有互聯(lián)網(wǎng)在應(yīng)用期間做好檔案管理安全保障措施，才能真正使醫(yī)院的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)全面升級(jí)。結(jié)合電子檔案安全保障落實(shí)情況的分析不難看出，醫(yī)院在實(shí)際工作中存在網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定因素，致使檔案管理工作整體穩(wěn)定性和安全性變差，很可能引發(fā)檔案文件內(nèi)容丟失等問題。除此之外，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身十分復(fù)雜，在網(wǎng)絡(luò)中遭受攻擊屬于比較常見的安全性問題，在醫(yī)院的人事檔案保管過程中，如果未能建立良好的病毒防范體系而使檔案系統(tǒng)遭到攻擊，將會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被泄露或信息損失，并且很難得到修復(fù)。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化策略

1.豐富管理工作內(nèi)容

在豐富檔案管理工作內(nèi)容的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該建立個(gè)人人文性檔案和個(gè)人信用檔案。一方面，在建立人文性檔案期間，應(yīng)該基于檔案主人的人文內(nèi)涵展開內(nèi)容記錄，在日常的工作過程中，結(jié)合檔案主人參與公益和志愿活動(dòng)的頻率等，明確檔案主人的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵；另一方面，在個(gè)人信用檔案建立期間，應(yīng)該記錄檔案主體的納稅情況和違規(guī)違紀(jì)違法記錄等內(nèi)容。由此，全面提高人事檔案的全面性和系統(tǒng)性，為醫(yī)院人力資源管理的高效落實(shí)打好基礎(chǔ)。

2.健全數(shù)字化信息管理平臺(tái)

在搭建數(shù)字化信息管理平臺(tái)的過程中，檔案管理部門應(yīng)該充分重視信息化和數(shù)字化管理手段的應(yīng)用，并提高相關(guān)管理平臺(tái)的研發(fā)力度。基于人事檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)發(fā)展需求，推進(jìn)orc等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用落實(shí)，從而提高檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)期間的文字識(shí)別速度，使信息收集和電子掃描效率進(jìn)一步提高。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該從強(qiáng)化自身能力角度出發(fā)，更加熟練地掌握信息技術(shù)，從而為信息管理平臺(tái)的高效應(yīng)用提供強(qiáng)有力的人力資源基礎(chǔ)。

3.全面提高檔案利用率

為了進(jìn)一步提高檔案利用率，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合內(nèi)部人員的具體人事變動(dòng)情況和個(gè)人工作經(jīng)歷，促進(jìn)檔案信息進(jìn)一步完善。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段備案登記內(nèi)部人員的各項(xiàng)信息，并根據(jù)相關(guān)人員的工作情況，定期更新檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)各項(xiàng)人員的能力及崗位勝任力等相關(guān)信息統(tǒng)一管理和設(shè)定，參照具體的檔案信息內(nèi)容推進(jìn)醫(yī)務(wù)人員專業(yè)能力考核測(cè)評(píng)活動(dòng)，在活動(dòng)過程中，利用信息化管理平臺(tái)向參與活動(dòng)的人員發(fā)送提示信息，從而有效節(jié)約人力成本，提高工作效率。與此同時(shí)，還可以利用人事檔案進(jìn)一步拓寬用戶交流渠道，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)上的交流平臺(tái)作用，與檔案主人建立更順暢的溝通渠道。

4.有效強(qiáng)化軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)

為了有效改善“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的醫(yī)院人事檔案管理，創(chuàng)新優(yōu)化效果，工作人員應(yīng)該注意充分重視基礎(chǔ)軟硬件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)工作。在實(shí)踐期間，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用要求和檔案管理機(jī)制的具體運(yùn)行情況促進(jìn)軟硬件質(zhì)量提升，按照標(biāo)準(zhǔn)化管理要求開展軟件系統(tǒng)的安裝工作，有效結(jié)合當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展水平，提高軟件系統(tǒng)的總體質(zhì)量水平。相關(guān)部門應(yīng)該在實(shí)踐期間集中排查軟硬件設(shè)備設(shè)施，在深入挖掘軟件系統(tǒng)具體運(yùn)轉(zhuǎn)問題的前提下開展工作，完善設(shè)備設(shè)施的建設(shè)效果，根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的實(shí)際發(fā)展需求，促進(jìn)軟硬件設(shè)備設(shè)施實(shí)現(xiàn)全面升級(jí)。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)期間，相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前的軟件研發(fā)進(jìn)度，更新規(guī)劃軟件系統(tǒng)，在充分考慮工作人員辦公便捷性的基礎(chǔ)上，促進(jìn)軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步完善。

5.合理規(guī)劃檔案管理范圍

為了使相關(guān)的各項(xiàng)技術(shù)手段能夠真正應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，管理人員應(yīng)該基于計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，對(duì)綜合檔案制定相應(yīng)的列表內(nèi)容，并利用計(jì)算機(jī)提煉讀取檔案列表內(nèi)容，從而形成完整性更高的人事檔案系統(tǒng)化管理模式，借此有效發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用，大致劃定人事檔案管理的具體范圍。此外，檔案管理人員應(yīng)該注意對(duì)檔案信息的收集和更新。在日常工作中，根據(jù)醫(yī)療事業(yè)的實(shí)際發(fā)展趨勢(shì)以及醫(yī)學(xué)前沿信息更新檔案資料，并將各項(xiàng)檔案資料收納資料庫當(dāng)中，以保障檔案管理機(jī)制的完整性。除此之外，醫(yī)院各科室應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展需求和具體工作內(nèi)容，制定相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，從而為不同科室工作人員調(diào)取檔案提供有利條件。同時(shí)，明確劃分相關(guān)檔案內(nèi)容的調(diào)取權(quán)限，確保相關(guān)檔案管理工作的界限清晰。

6.提升檔案管理的安全性

在提升檔案管理安全性的過程中，工作人員應(yīng)該從網(wǎng)絡(luò)安全漏洞角度出發(fā)，分析電子檔案的綜合應(yīng)用價(jià)值和實(shí)際應(yīng)用期間存在的不足之處，立足當(dāng)下的人事檔案管理工作內(nèi)容，建立健全安全保障體系。在工作過程中，管理人員應(yīng)該重視檔案系統(tǒng)驗(yàn)證要求，在系統(tǒng)建設(shè)期間，根據(jù)檔案信息的重要程度，設(shè)置相應(yīng)的安全管理措施，以保障各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的安全，明確檔案讀取權(quán)限，以避免因?yàn)闄?quán)限管理不當(dāng)而使檔案系統(tǒng)中的信息被竊。與此同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)該提高檔案管理信息監(jiān)督的有效性，利用各類先進(jìn)的技術(shù)手段建立完善的信息處理機(jī)制和管理運(yùn)行系統(tǒng)，以此高效處理整合各項(xiàng)人事檔案信息，發(fā)揮技術(shù)力量，保障人事檔案信息的安全。值得注意的是，醫(yī)院應(yīng)該基于人事檔案管理的安全要求，建立完善的網(wǎng)絡(luò)化管理保障體系，在日常經(jīng)營期間，設(shè)置強(qiáng)有力的防火墻等基礎(chǔ)防范措施，提高檔案信息安全管控效率。

六、結(jié)束語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化能夠獲得事半功倍的效果。在醫(yī)院經(jīng)營期間，相關(guān)部門可以根據(jù)當(dāng)下的檔案管理實(shí)際需求，合理引入各類先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，有效迎合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展形勢(shì)，促進(jìn)數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型。檔案管理人員在工作中應(yīng)充分了解“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的人事檔案管理優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上，深入探究互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用以及各項(xiàng)人事檔案管理工作面臨的新要求，通過豐富管理內(nèi)容、健全數(shù)字化平臺(tái)、全面提高檔案管理效率等方式，建立健全人事檔案管理體系，有效提高各項(xiàng)檔案管理工作的執(zhí)行效率，從而真正為醫(yī)院在新形勢(shì)下健康發(fā)展添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄒軍麗.淺議數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（20）：28-30.

[2]曲 威.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式探討[J].黑龍江檔案，2023（02）：290-292.

[3]卜照鋒.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理策略與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（08）：143-144.

[4]廖翠玲.“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下醫(yī)院人事檔案信息管理研究[J].淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2022，22（01）：147-149.

[5]李 娜，雷含川，鄒 蜜.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理策略探討[J].商業(yè)文化，2021（04）：98-99.

[6]陳仁昌，陳芳芳，李曉雯.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（09）：104+106.

（作者單位：山東棗莊市立醫(yī)院）