新時(shí)期智慧城市建設(shè)的檔案管理信息化發(fā)展思考

作者簡(jiǎn)介：王靜（1989—），女，漢族，陜西韓城人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：在我國(guó)城市化建設(shè)不斷推進(jìn)的過(guò)程中，不僅需要做好對(duì)建筑等基礎(chǔ)建設(shè)的重視，還應(yīng)做好對(duì)多方面城市建設(shè)情況的分析，如科技、文化和社會(huì)服務(wù)等方面的內(nèi)容。檔案管理作為關(guān)系城市發(fā)展及相關(guān)資料數(shù)據(jù)的關(guān)鍵性工作也是上述情況中需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容，為進(jìn)一步做好對(duì)智慧城市建設(shè)的有力支持，應(yīng)主動(dòng)推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。在落實(shí)檔案管理工作，在應(yīng)用檔案服務(wù)的過(guò)程中，應(yīng)圍繞智慧城市建設(shè)來(lái)開(kāi)展思考，推動(dòng)信息技術(shù)與檔案管理工作的有效結(jié)合，構(gòu)建更加完善的檔案管理信息化服務(wù)機(jī)制，從而將檔案管理信息化發(fā)展與智慧城市建設(shè)聯(lián)系起來(lái)，共同推進(jìn)工作落實(shí)。文章就新時(shí)期智慧城市檔案管理信息化開(kāi)展思考，以期推進(jìn)智慧城市建設(shè)水平的提升，確保能夠更好地提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，有效應(yīng)對(duì)智慧城市建設(shè)、發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；智慧城市建設(shè)；檔案管理；信息化發(fā)展

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

智慧城市的具體建設(shè)情況將會(huì)直接對(duì)城市居民的生活質(zhì)量造成影響，并對(duì)城市的未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生較大的作用，檔案信息化發(fā)展作為智慧城市建設(shè)中的重要組成部分，具有較為獨(dú)特的作用和意義。為了更好地保證智慧城市的建設(shè)和發(fā)展情況，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的重視，共同關(guān)注檔案管理信息化發(fā)展和智慧城市建設(shè)，持續(xù)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)水平的提升，確保在智慧城市建設(shè)過(guò)程中，可以借助完善的檔案管理信息化體系及時(shí)獲取資料信息的支持，將信息技術(shù)充分應(yīng)用到智慧城市建設(shè)中。

一、智慧城市建設(shè)與檔案管理信息化發(fā)展

1.智慧城市建設(shè)

智慧城市，是指在城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理與運(yùn)營(yíng)等領(lǐng)域中，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、空間地理信息集成等智能計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，做好對(duì)城市關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施組建和服務(wù)的保障，提升城市內(nèi)部建設(shè)的互聯(lián)效果，確保城市能夠更加高效、智能地運(yùn)轉(zhuǎn)，并在此基礎(chǔ)上為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的城市服務(wù)，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

在智慧城市建設(shè)過(guò)程中，必須注重全面性，考慮好城市的各方面需求和具體功能，將我國(guó)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到城市建設(shè)中，推動(dòng)城市相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平的提升。為保證智慧城市的建設(shè)和運(yùn)行效果，必須注重相關(guān)組成部分之間的有效聯(lián)動(dòng)，從而持續(xù)推動(dòng)智慧城市建設(shè)水平的提升。

2.檔案管理信息化發(fā)展

隨著我國(guó)信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都在尋求自身與信息技術(shù)之間的有效結(jié)合，借此推動(dòng)自身管理、業(yè)務(wù)等方面工作的合理優(yōu)化。檔案管理作為在城市運(yùn)行過(guò)程中必然會(huì)涉及的重要工作內(nèi)容，自然也在考慮應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作開(kāi)展優(yōu)化改造，從而推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

我國(guó)檔案管理的信息化發(fā)展起步于個(gè)別單位的自發(fā)性研究和實(shí)驗(yàn)，在其效果得到有效驗(yàn)證并且可行性得到充分肯定后，檔案管理相關(guān)信息化應(yīng)用、系統(tǒng)也開(kāi)始研發(fā)，為我國(guó)檔案管理的信息化發(fā)展奠定了重要基礎(chǔ)。在最初階段，信息技術(shù)、設(shè)備設(shè)施在檔案管理工作中的應(yīng)用，更多是以輔助手段的形式出現(xiàn)，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)設(shè)備單機(jī)管理的方式來(lái)開(kāi)展檔案管理。在檔案管理工作中涉及的工作內(nèi)容不斷增加，單純使用單機(jī)管理的方式已經(jīng)逐漸無(wú)法滿足檔案管理工作的需求，需要通過(guò)部門(mén)聯(lián)動(dòng)與其他信息技術(shù)綜合應(yīng)用的方式，才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的有效應(yīng)對(duì)。因此，必須做好對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的重視，保證相關(guān)技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)建設(shè)和設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性。

3.智慧城市建設(shè)與檔案管理信息化發(fā)展相互結(jié)合的重要意義

就目前智慧城市建設(shè)的具體情況和檔案管理工作對(duì)信息化發(fā)展的需求來(lái)看，智慧城市建設(shè)與檔案管理信息化發(fā)展相互結(jié)合有著重要的意義，具體而言，其主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

第一，優(yōu)化智慧城市檔案管理工作理念。通過(guò)檔案管理信息化發(fā)展，能夠做好對(duì)重要資料數(shù)據(jù)的保存保管，并持續(xù)推動(dòng)檔案服務(wù)的多元化、社會(huì)化。始終堅(jiān)持“以人文本”的重要原則，確保能夠?yàn)榇蟊娞峁└哔|(zhì)量的檔案服務(wù)，優(yōu)化調(diào)整以往單純重視檔案資料本身的傳統(tǒng)工作理念。通過(guò)對(duì)檔案管理和檔案服務(wù)等多項(xiàng)工作的兼顧，推動(dòng)工作理念的合理優(yōu)化，確保在智慧城市建設(shè)過(guò)程中能夠更加便捷地從檔案管理方面獲取及時(shí)、有效的支持，促進(jìn)智慧城市的建設(shè)進(jìn)程。

第二，確保多種類型資料都能得到有效的保存保管。隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)、技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中包含了大量的重要資料信息，單純通過(guò)紙質(zhì)資料保存這部分資料信息并不現(xiàn)實(shí)，需要通過(guò)對(duì)檔案資料的有效整合，將常規(guī)文件資料、網(wǎng)頁(yè)、圖片、視頻和音頻等多種類型的資料集中保管，通過(guò)城市內(nèi)部的互聯(lián)效果，確保能夠在其他部門(mén)出現(xiàn)信息需求的第一時(shí)間，做好對(duì)相關(guān)權(quán)限的驗(yàn)證，并提供相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)。

第三，推動(dòng)檔案服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如果調(diào)用檔案資料，需要前往專門(mén)的單位、部門(mén)信息驗(yàn)證，再按照規(guī)范流程完成資料調(diào)用，在整個(gè)過(guò)程中需要消耗大量的時(shí)間，還有可能因?yàn)樾畔Ⅱ?yàn)證方面的問(wèn)題導(dǎo)致工作效率進(jìn)一步下降。通過(guò)推動(dòng)智慧城市建設(shè)與檔案管理信息化發(fā)展的方式，能夠結(jié)合城市居民對(duì)檔案管理方面的具體需求，在智慧城市服務(wù)平臺(tái)中加入檔案管理相關(guān)工作，在完善智慧化檔案管理服務(wù)體系的同時(shí)，還能提高智慧城市服務(wù)平臺(tái)的服務(wù)水平，保證大眾對(duì)智慧城市服務(wù)平臺(tái)的滿意度，在智慧城市服務(wù)平臺(tái)正常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中贏得更加廣泛的認(rèn)可。

第四，提升檔案資料管理工作的安全性。在我國(guó)信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展過(guò)程中，雖然能夠有效保障多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域工作的處理效率和工作質(zhì)量，但是由于信息技術(shù)本身存在較強(qiáng)的通用性和共享性，在實(shí)際使用過(guò)程中，容易被不法分子利用技術(shù)手段竊取，進(jìn)而對(duì)檔案資料管理的安全性造成威脅。在當(dāng)前檔案管理工作涉及資料數(shù)據(jù)較為龐大的情況下，一旦出現(xiàn)信息被泄露或丟失的情況，其造成的影響往往很難在短時(shí)間內(nèi)得到有效控制。通過(guò)持續(xù)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的方式，助力智慧城市建設(shè)與檔案管理信息化相互結(jié)合，從而進(jìn)一步建立健全安全保障體系，運(yùn)用更加先進(jìn)的技術(shù)手段和防護(hù)措施，降低出現(xiàn)上述問(wèn)題的概率，保障檔案信息的安全性。

二、智慧城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

為推動(dòng)智慧城市建設(shè)的檔案管理信息化，應(yīng)針對(duì)當(dāng)前智慧城市建設(shè)中檔案管理信息建設(shè)在實(shí)際應(yīng)用中存在的具體問(wèn)題開(kāi)展分析，通過(guò)對(duì)問(wèn)題的分析和對(duì)其根源的探討，明確檔案管理信息化建設(shè)的具體優(yōu)化方向，借此為提高智慧城市建設(shè)水平提供重要支持。具體而言，智慧城市建設(shè)中檔案管理信息化建設(shè)主要存在以下四個(gè)方面的問(wèn)題。

第一，建設(shè)、管理意識(shí)相對(duì)薄弱，重要資料信息的安全性難以得到有效保障。無(wú)論是在檔案管理信息化建設(shè)還是使用上，都需要具備較強(qiáng)的思想意識(shí)，確保相關(guān)工作能夠得到有效落實(shí)。但是，就目前智慧城市檔案管理信息化建設(shè)和使用的情況來(lái)看，相關(guān)部門(mén)仍處在“在摸索中進(jìn)步”的階段，在重要資料信息保護(hù)上還存在一定的欠缺。

第二，檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)水平相對(duì)不足。檔案管理信息化建設(shè)需要有完善的基礎(chǔ)條件作為支撐，但由于資金支持力度存在一定的欠缺，導(dǎo)致相關(guān)建設(shè)落實(shí)效果有待優(yōu)化。從檔案管理信息化建設(shè)的具體需求來(lái)看，需要得到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件、軟件三方面的有力支持，在支持力度難以得到有效保障的情況下，想要滿足上述三方面的條件有較高的難度。并且，我國(guó)信息技術(shù)、設(shè)備設(shè)施還在不斷地更新發(fā)展，如果未能在保證性能穩(wěn)定的前提下做好及時(shí)的設(shè)備設(shè)施和技術(shù)更新，就無(wú)法保障檔案管理信息化建設(shè)和應(yīng)用的實(shí)際效果。

第三，缺乏充足的復(fù)合型專業(yè)人才支持。任何工作的有效落實(shí)都離不開(kāi)專業(yè)人才的支持，檔案管理工作最初對(duì)人才的要求是具備較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)和檔案管理能力，現(xiàn)有的檔案管理人員基本能夠達(dá)到這一方面的要求。但隨著檔案管理工作的內(nèi)容、因素不斷增加，其工作難度也在不斷提升，在信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中后，該項(xiàng)工作對(duì)檔案管理人員的綜合能力水平要求進(jìn)一步提升，導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)缺乏充足的復(fù)合型專業(yè)人才支持的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

三、新時(shí)期智慧城市建設(shè)檔案管理信息化發(fā)展策略

1.優(yōu)化調(diào)整頂層設(shè)計(jì)，高度重視檔案信息的安全性

考慮到檔案管理信息化建設(shè)是基于新時(shí)期智慧城市建設(shè)所開(kāi)展的重要優(yōu)化措施，必須注重頂層設(shè)計(jì)，從整體角度上對(duì)頂層設(shè)計(jì)優(yōu)化、調(diào)整，完善檔案管理信息化建設(shè)中的綜合規(guī)劃、高端設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、執(zhí)行能力和績(jī)效評(píng)估等多個(gè)方面的工作內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)工作細(xì)節(jié)的重視。將具體的工作內(nèi)容劃分給對(duì)應(yīng)的工作人員，確保每一項(xiàng)工作內(nèi)容均有專人負(fù)責(zé)，并將工作內(nèi)容的具體落實(shí)情況與工作人員的綜合考評(píng)聯(lián)系起來(lái)，降低出現(xiàn)工作失誤的概率，進(jìn)一步提升檔案信息的安全性。此外，還需要注重內(nèi)部宣教，通過(guò)會(huì)議、講座或互聯(lián)網(wǎng)交流平臺(tái)等多種形式，強(qiáng)調(diào)檔案信息保護(hù)的重要性，以此讓每一位參與檔案管理信息化建設(shè)、應(yīng)用的工作人員都能正確認(rèn)識(shí)檔案信息的重要性。

2.保障有力的資金支持和科學(xué)、合理的分配資金使用

基于智慧城市建設(shè)檔案管理信息化對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件、軟件三方面條件的需求，應(yīng)明確只有充足的資金支持，才能確保其先進(jìn)性，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作處理效率和工作質(zhì)量的有效保障。為此，在資金使用上需要將關(guān)注度放在上述三方面內(nèi)容中，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的定期檢查，對(duì)硬件設(shè)備設(shè)施的維護(hù)和及時(shí)更換以及對(duì)軟件版本的更新和調(diào)整，明確資金使用有具體的用途，從而為檔案管理工作的有效落實(shí)奠定重要基礎(chǔ)。

在資金使用上需要有明確的計(jì)劃，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件、軟件三方面的開(kāi)支，可以整合分析，將其作為必要的開(kāi)支來(lái)考慮，在實(shí)際工作中制訂科學(xué)的計(jì)劃，定期維護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件設(shè)備設(shè)施，確保其能夠達(dá)到預(yù)期使用壽命。如果在市面上出現(xiàn)性能更好且穩(wěn)定性更強(qiáng)的設(shè)備設(shè)施，就可以通過(guò)對(duì)比分析的方式考慮是否更換設(shè)備設(shè)施，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的有力支持。在軟件方面，主要考慮軟件的版本，定期安排專業(yè)人員檢查軟件本身是否存在問(wèn)題，結(jié)合工作需求重新調(diào)整軟件，通過(guò)更新或替換的方式，確保軟件功能能夠完全滿足工作需求。

3.注重對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，優(yōu)化人才培養(yǎng)體系

人才是當(dāng)前時(shí)代背景下最為重要的資源，想要做好對(duì)智慧城市檔案管理信息化建設(shè)的保障，必須注重對(duì)高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，完善人才培養(yǎng)體系，確保每一位負(fù)責(zé)相關(guān)工作的檔案管理人員都具有較強(qiáng)的專業(yè)能力和水平。明確現(xiàn)有檔案管理人員在檔案管理相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)水平能夠達(dá)到工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，在對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)的過(guò)程中，需要將重點(diǎn)放在信息技術(shù)水平、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能鍛煉上。為了進(jìn)一步有效保障人才培養(yǎng)的針對(duì)性，應(yīng)通過(guò)定期、不定期考核培訓(xùn)相結(jié)合的方式，了解當(dāng)前檔案管理人員綜合能力的薄弱環(huán)節(jié)，按照考核結(jié)果開(kāi)展人才培養(yǎng)。同時(shí)，還可以結(jié)合實(shí)際工作，由專業(yè)人員指導(dǎo)或通過(guò)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)的方式，不斷積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而培養(yǎng)出更多的高素質(zhì)復(fù)合型人才，應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)優(yōu)質(zhì)人才的迫切需求。

4.建立健全檔案管理信息化工作機(jī)制，全面管控檔案管理工作

為了有效保障智慧城市檔案管理信息化建設(shè)，必須構(gòu)建完善的檔案管理信息化工作機(jī)制，做好各方面檔案信息資料的收集和整理，并重點(diǎn)關(guān)注在檔案管理工作中與部分部門(mén)協(xié)作的需求，確保能夠在工作機(jī)制的支持下保障部門(mén)間工作聯(lián)動(dòng)的效果，提高重要信息資料的流轉(zhuǎn)效率，保障檔案信息的利用率。同時(shí)，在檔案管理工作運(yùn)行和檔案信息資料流轉(zhuǎn)過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案管理信息化工作機(jī)制的應(yīng)用，全面管控檔案管理工作，確保檔案信息的安全性，在出現(xiàn)問(wèn)題的第一時(shí)間利用工作機(jī)制完成對(duì)問(wèn)題的追溯。在檔案管理工作中，涉及許多極具價(jià)值的檔案信息資料，在檔案管理信息化工作機(jī)制的支持下，能夠提升檔案管理的實(shí)際效果，加強(qiáng)對(duì)檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的把控，形成更加完善、成熟的檔案管理工作處理流程。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期，檔案管理工作需要處理的信息、資料數(shù)量較為龐大，涉及的檔案類型也在不斷增加，為了更好地保證檔案管理工作的落實(shí)效果，提升工作質(zhì)量，必須思考如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效處理。為此，應(yīng)結(jié)合新時(shí)代背景下我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，持續(xù)優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，提高智慧城市的建設(shè)水平，更好地保障城市居民的生活質(zhì)量。

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（作者單位：韓城市城市建設(shè)檔案館）