大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新探析

作者簡(jiǎn)介：宋霞（1983—），女，漢族，山東濰坊人，碩士研究生，館員，研究方向：人事檔案、黨員檔案、交通檔案。

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)中。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效解決人事檔案管理中存在的信息片面、信息滯后以及信息低效等問題，進(jìn)一步提升人事單位的檔案管理質(zhì)量。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)來不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作，充分結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題采取相應(yīng)的解決措施，并充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部的全面、綜合、高效的評(píng)價(jià)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事任用等事項(xiàng)提供更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理；管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

人事檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位有著非常重要的作用。一方面，人事檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作內(nèi)容的全面記錄與跟蹤；另一方面，人事檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位服務(wù)于人民群眾的重要憑證。在大數(shù)據(jù)背景下，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)做好人事檔案登記、分類、篩選以及信息傳輸分享等相關(guān)工作，能夠有效減輕工作壓力，提升人事檔案管理的質(zhì)量，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開展，更好地服務(wù)于人民群眾。

一、大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

1.復(fù)雜性不斷增加

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位之間的人事調(diào)轉(zhuǎn)更加頻繁，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員構(gòu)成也更加復(fù)雜化，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中人事信息、職務(wù)晉升以及人員流動(dòng)等相關(guān)工作不斷增加。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，使人事檔案管理的成本增加。并且，在數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展下，人事檔案從傳統(tǒng)的文字檔案逐漸轉(zhuǎn)化為文字檔案、視頻檔案以及音頻檔案相結(jié)合的形式，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷優(yōu)化升級(jí)人事檔案管理系統(tǒng)，以滿足大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的需求。此外，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案管理會(huì)使人事檔案的獲取方式發(fā)生改變，提升人事檔案獲取的速度。因此，在人事檔案管理過程中需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷優(yōu)化人事檔案信息的處理速度，加快人事檔案更新速度，進(jìn)一步提高人事檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2.創(chuàng)新性不斷增強(qiáng)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在機(jī)關(guān)人事檔案管理中的應(yīng)用為人事檔案管理提供了一個(gè)全新的環(huán)境，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理過程中以滿足用戶需求為基礎(chǔ)，將傳統(tǒng)的被動(dòng)管理模式轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的主動(dòng)管理模式。管理模式的轉(zhuǎn)變需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理過程中具備較強(qiáng)的求變意識(shí)和創(chuàng)新精神，通過不斷對(duì)人事檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的及時(shí)更新，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與用戶需求的良好匹配。同時(shí)，不斷創(chuàng)新人事檔案服務(wù)模式，是提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理與用戶需求匹配程度的重要措施。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中通過構(gòu)建更加緊密的上下游聯(lián)系來提升人事檔案信息的開放性，并充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來輔助人事檔案管理中的重大決策、重大項(xiàng)目以及風(fēng)險(xiǎn)防控等工作。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用會(huì)使人事檔案管理向著虛擬化的方向發(fā)展，打破人事檔案管理中的時(shí)間與空間的限制，進(jìn)一步提升人事檔案的獲取性和正式性。通過對(duì)用戶人事檔案需求的準(zhǔn)確判斷，為人們提供更加全面的人事檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)提供個(gè)性化的人事檔案服務(wù)工作。

3.威脅性在不斷增加

大數(shù)據(jù)技術(shù)在為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理構(gòu)建智能化、個(gè)性化、便捷化的人事檔案服務(wù)的同時(shí)，也給人事檔案管理提出了一定的挑戰(zhàn)。首先，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)需要具備和不斷優(yōu)化更新相關(guān)的設(shè)備設(shè)施。通過引進(jìn)具有大數(shù)據(jù)技術(shù)的高端設(shè)備來滿足人事檔案管理需求，增加了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的成本；其次，大數(shù)據(jù)環(huán)境會(huì)讓人事檔案管理存在更多的威脅，信息安全問題成為最重要的安全隱患。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理過程中需要更加重視人事檔案的追蹤和控制，防止發(fā)生人事檔案被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理產(chǎn)生的影響

1.有效提升日常工作效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作提供了更加快速的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，有效地提升了人事檔案數(shù)據(jù)收集、整理以及數(shù)據(jù)挖掘的效率和質(zhì)量，可以更好地應(yīng)對(duì)復(fù)雜的人事檔案管理環(huán)境。同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和深度整合，進(jìn)一步提升人事檔案管理的效率。

首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效提升人事檔案各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性和安全性，能夠有效分析人事檔案信息的真?zhèn)?，進(jìn)一步提升人事檔案的管理質(zhì)量。其次，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以搭建人事檔案共享平臺(tái)，通過共享平臺(tái)可以有效提升人事檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，降低人事檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)成本。同時(shí)，共享平臺(tái)能夠有效解決傳統(tǒng)人事檔案管理中的一些不利因素，讓人事檔案工作開展變得更加有序。最后，人事檔案管理中可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建人事檔案管理體系，人事檔案管理工作開展更加現(xiàn)代化、共享化、實(shí)時(shí)化和便捷化，使人事檔案管理能夠更好地滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展需求，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好發(fā)展。

2.創(chuàng)新人事檔案管理工作方法

首先，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理特征，可以將人事檔案的工作內(nèi)容有效拆分，通過讓不同的人事檔案管理專員來分別處理拆分后的人事檔案內(nèi)容，可以有效簡(jiǎn)化人事檔案管理專員的工作內(nèi)容，從而提升人事檔案管理專員的工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息的更好收集和整理；其次，能夠推動(dòng)人事檔案管理工作有序開展，有效提升人事檔案管理工作的規(guī)范性。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)θ耸聶n案有效識(shí)別，還能有效分析人事檔案數(shù)據(jù)中存在的錯(cuò)誤，并及時(shí)解決。同時(shí)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效提升人事檔案信息的檢索速度，增強(qiáng)人事檔案信息檢索的便捷性，協(xié)助人事檔案管理人員完成具有較高復(fù)雜性的工作，有效提升了人事檔案管理的質(zhì)量。

3.推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好發(fā)展

人事檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供一個(gè)更加安全、便捷和科學(xué)的人事檔案信息環(huán)境。同時(shí)，還能夠滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的各種人事檔案信息需求，通過深度分析人事檔案信息，可以科學(xué)地分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人才配置情況，從而能夠更好地發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才配置中存在的問題，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事安排提供良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好地引進(jìn)人才，從而能夠更好地發(fā)揮人才的價(jià)值，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的良好發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1.專業(yè)人才不足，檔案管理信息化意識(shí)薄弱

專業(yè)人才是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的關(guān)鍵，通過專業(yè)技術(shù)人才開展人事檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的更好應(yīng)用。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不僅需要具有人事檔案管理專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位存在人事檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平普遍較低的情況，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏兼具人事檔案管理專業(yè)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)技術(shù)水平較高的專業(yè)人才，專業(yè)人才的缺乏會(huì)直接導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用程度較低，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理效率的提升。其中，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的重要作用認(rèn)識(shí)不足是導(dǎo)致專業(yè)人才缺乏的主要原因，認(rèn)為當(dāng)前人事檔案管理人才能夠滿足工作需求，從而沒有引進(jìn)專業(yè)人才。同時(shí)，人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平不足，需要較長(zhǎng)的培養(yǎng)時(shí)間才能得到有效提升，直接導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)不足。

2.設(shè)備設(shè)施和技術(shù)投入不足，人事檔案安全性有待提高

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)是非常重要的內(nèi)容，二者缺一不可。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)兩方面的投入程度會(huì)直接影響人事檔案信息化建設(shè)程度，直接影響了人事檔案管理的效率。其中，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)投入不足的因素有：

一是政府職能部門對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)的購(gòu)置、使用以及更新都有嚴(yán)格的規(guī)范，并且審批流程較長(zhǎng)，與當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的情況不匹配，導(dǎo)致信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)落后。

二是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)的總體投入無法完全滿足人事檔案管理信息化建設(shè)需求，直接影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理具有較高的保密性，在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，人事檔案信息的安全問題是非常重要的。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中需要更加注重人事檔案信息的安全性能，通過不斷優(yōu)化信息技術(shù)提高檔案信息的安全性，從而避免發(fā)生檔案信息被泄露的情況。

3.數(shù)據(jù)資源開發(fā)力度不足，數(shù)據(jù)基礎(chǔ)不夠廣泛

通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效地提升人事檔案信息的收集、整理、保存以及利用的效率。所以，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)資源開發(fā)的過程中，需要基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的資源利用視角來擴(kuò)大人事檔案信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集范圍，從而提升人事檔案數(shù)據(jù)信息的收集、開發(fā)力度。但是，我國(guó)正處于大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的過程中，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)還不夠完善，存在系統(tǒng)更新不及時(shí)、數(shù)據(jù)收集不夠廣泛以及數(shù)據(jù)資源開發(fā)力度不足的情況，需要相關(guān)單位不斷完善人事檔案管理信息化建設(shè)，拓寬人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的收集廣度，并深度開發(fā)數(shù)據(jù)資源，更好地提升人事檔案管理的質(zhì)量。

四、大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略研究

1.強(qiáng)化大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的重要性

人事檔案管理對(duì)個(gè)人和機(jī)關(guān)事業(yè)單位具有非常重要的意義，需要在人事檔案管理信息化建設(shè)中更加重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，從根源上提升人事檔案管理的重視程度。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要充分結(jié)合本單位人事檔案管理的實(shí)際情況和需求來制定大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用方案，并對(duì)檔案信息的歸納整理、借閱、資料更新以及資料保管等有明確的規(guī)定，從而保障人事檔案管理工作高效運(yùn)行。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要定期確認(rèn)人事檔案管理過程中存在的問題，通過增加財(cái)政預(yù)算等方式來優(yōu)化、升級(jí)人事檔案管理工作，解決存在的問題，進(jìn)一步推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的效果，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

2.進(jìn)一步完善管理模式與機(jī)制

通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理效率，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要在人事檔案管理過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)人事檔案管理模式的創(chuàng)新。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以設(shè)置單獨(dú)的管理科室，通過管理制度來實(shí)現(xiàn)定崗、定人和定責(zé)，從而保障各項(xiàng)制度能夠有效落實(shí)。同時(shí)，在實(shí)際管理過程中充分結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)全面分析干部職工的人事檔案信息，為各項(xiàng)人事安排提供相應(yīng)的支持；其次，需要通過強(qiáng)化重點(diǎn)模塊建設(shè)的方式來推動(dòng)人事檔案信息的更新、升級(jí)，并結(jié)合崗位職責(zé)來合理設(shè)置人事檔案的查閱權(quán)限，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)增強(qiáng)人事檔案信息的保密性，推動(dòng)人事檔案實(shí)現(xiàn)專人專管模式，有效防止發(fā)生人事檔案信息被泄露等事件。

3.加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)和創(chuàng)新

機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要不斷建設(shè)和完善人事檔案管理系統(tǒng)，并將人事檔案數(shù)據(jù)信息處理建立在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上。通過數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以有效提升人事檔案信息的整理質(zhì)量，通過分類模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的分類統(tǒng)計(jì)，并通過權(quán)限設(shè)置來增強(qiáng)人事檔案信息的機(jī)密性，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的及時(shí)補(bǔ)充。在人事檔案信息管理過程中，管理人員需要采取有效的手段提升人事檔案信息的更新速率，嚴(yán)格把控人事檔案信息管理的各項(xiàng)流程，防止發(fā)生信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。人事檔案管理部門可以通過與勞動(dòng)、人事、監(jiān)察等部門建立協(xié)作系統(tǒng)的方式，強(qiáng)化對(duì)人事檔案信息的管理，從而提高人事檔案管理的工作效率。

4.提高人事檔案管理人員的工作水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)全面評(píng)價(jià)人事檔案管理人員的工作水平，分析當(dāng)前人事檔案管理人員在工作中存在的不足，對(duì)其開展針對(duì)性的培訓(xùn)，有效提升人事檔案管理人員的綜合水平和業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析人事檔案管理人員配置的合理性，從而有針對(duì)性地引進(jìn)高素質(zhì)的人才，不斷壯大人事檔案管理隊(duì)伍，提升人事檔案管理人員的總體水平以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，本文分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)，說明了大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案管理的影響，分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的問題，制定了大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新策略。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化處理，通過高效的數(shù)據(jù)處理方式優(yōu)化人事檔案信息，有效提升了人事檔案管理的質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員要基于大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷創(chuàng)新人事檔案管理方式，提升人事檔案管理質(zhì)量，從而推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的更好發(fā)展。

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（作者單位：高密市交通運(yùn)輸局）