人工智能技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新與未來發(fā)展趨勢

劉大偉 張世卿

作者簡介：劉大偉 （1977—），男，滿族，遼寧寬甸人，本科，館員，研究方向：檔案管理、檔案現(xiàn)代化管理； 張世卿 （1980—），女，滿族，遼寧寬甸人，本科，館員，研究方向：人事管理、檔案管理、檔案信息化管理。

摘 要：檔案管理是一項重要的社會公共服務(wù)工作，也是國家治理和社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，特別是人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。文章從檔案管理的概念、特征、功能和價值出發(fā)，分析了人工智能技術(shù)對檔案管理的影響和作用，探討了人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀和存在的問題，展望了人工智能技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展趨勢和方向，提出了加強人工智能技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用和規(guī)范管理的建議和措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人工智能；創(chuàng)新應(yīng)用；發(fā)展趨勢

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是記錄社會活動過程和結(jié)果的文獻資料，是歷史的見證，是文化的傳承，是權(quán)利的保障，是決策的依據(jù)。檔案管理是指對檔案收集、整理、保存和利用等一系列活動的過程，是一項重要的社會公共服務(wù)工作，也是國家治理和社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，特別是人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。如何利用人工智能技術(shù)提高檔案管理的效率、質(zhì)量、安全和服務(wù)水平，如何促進檔案管理與社會需求、經(jīng)濟發(fā)展和文化建設(shè)等方面的協(xié)調(diào)一致，如何實現(xiàn)檔案管理與人工智能技術(shù)的有機融合和創(chuàng)新發(fā)展，是當前檔案界亟待解決和探索的重要課題。

一、人工智能技術(shù)對檔案管理的影響和作用

1.人工智能技術(shù)對檔案管理環(huán)境、對象、內(nèi)容等方面產(chǎn)生了深刻影響

傳統(tǒng)檔案管理需要大量的紙質(zhì)文件和人工處理，而人工智能技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理逐漸數(shù)字化和自動化，改變了檔案管理的工作環(huán)境，減少了紙質(zhì)文檔的使用，提高了工作效率。傳統(tǒng)檔案管理主要集中在紙質(zhì)文檔上，但現(xiàn)在數(shù)字檔案越來越普遍。人工智能技術(shù)可以幫助管理大規(guī)模的數(shù)字檔案，包括文本、圖像、音頻和視頻等多媒體內(nèi)容。人工智能技術(shù)可以自動分析和提取檔案中的信息，包括文本內(nèi)容的自動識別和分類以及對多媒體文件的元數(shù)據(jù)分析，有助于提高檔案管理的精確性和可搜索性。

2.人工智能技術(shù)對檔案管理功能、價值、目標等方面產(chǎn)生了積極作用

人工智能技術(shù)可以對檔案展開自動化處理、分類和歸檔，減少了人工處理的工作負擔，提高了管理效率，使得檔案管理人員可以更專注于高級任務(wù)，如策略規(guī)劃和決策支持。

通過機器學(xué)習(xí)和自然語言處理技術(shù)，人工智能技術(shù)可以幫助檔案管理人員挖掘隱藏在大量檔案中的有價值的信息，從而支持組織的決策制定和戰(zhàn)略規(guī)劃。同時，智能搜索引擎可以提供更快速和準確的檔案檢索功能。

人工智能技術(shù)可以用于監(jiān)測和識別潛在的檔案安全風險，包括數(shù)據(jù)被泄露和未經(jīng)授權(quán)的訪問，其可以自動檢測異?；顒?，幫助維護檔案的完整性和機密性。

二、人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀和存在的問題

1.人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（1）在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

數(shù)字化是當前檔案管理的主要形式和發(fā)展方向。如今，人工智能技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，如掃描儀、光學(xué)字符識別、條形碼和二維碼等，也有一些新興的技術(shù)，如人臉識別、語音識別、手寫識別和圖像識別等，都可以用于數(shù)字化檔案的采集、整理、存儲和檢索等環(huán)節(jié)，提高了數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。

（2）在網(wǎng)絡(luò)化檔案管理中的應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)化是數(shù)字化檔案管理的重要特征和發(fā)展趨勢。目前，在網(wǎng)絡(luò)化檔案管理中已經(jīng)廣泛應(yīng)用的技術(shù)，如搜索引擎、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析等，也有一些前沿的技術(shù)，如區(qū)塊鏈、邊緣計算和聯(lián)邦學(xué)習(xí)等，都可以用于網(wǎng)絡(luò)化檔案的傳輸、共享、保護和分析等環(huán)節(jié)，提高了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的安全性和服務(wù)性。

（3）在智能化檔案管理中的應(yīng)用

智能化是數(shù)字化檔案管理的高級形式和發(fā)展方向。目前，在智能化檔案管理中已經(jīng)初步應(yīng)用的技術(shù)，如自然語言處理、機器翻譯、機器學(xué)習(xí)和深度學(xué)習(xí)等，也有一些探索性的技術(shù)，如知識圖譜、問答系統(tǒng)和對話系統(tǒng)等，都可以用于智能化檔案的理解、生成和交互等環(huán)節(jié)，提高了智能化檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.人工智能技術(shù)在檔案管理中存在的問題

（1）技術(shù)問題

技術(shù)問題是人工智能技術(shù)在檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)之一。雖然人工智能技術(shù)可以自動化處理大量的檔案和信息，但其準確性和可靠性仍然存在問題。人工智能系統(tǒng)可能會出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的損壞或錯誤的分類。此外，人工智能技術(shù)的更新和維護也需要大量的資源和專業(yè)知識，可能會增加檔案管理的成本和難度。

（2）法律問題

隨著人們對數(shù)據(jù)隱私和信息安全的關(guān)注不斷增加，管理者需要確保人工智能技術(shù)處理檔案的方式是否符合法律法規(guī)，特別是涉及敏感信息的檔案。同時，知識產(chǎn)權(quán)問題也需要考慮，因為人工智能技術(shù)通常需要使用大量的數(shù)據(jù)和算法，可能涉及知識產(chǎn)權(quán)的爭議。

（3）倫理問題

倫理問題是人工智能技術(shù)在檔案管理中必須面對的挑戰(zhàn)之一。例如，人工智能算法可能會引入偏見或歧視性，導(dǎo)致不公平的檔案管理。此外，自動化技術(shù)可能會導(dǎo)致人員減少，從而引發(fā)就業(yè)和社會倫理的問題，管理者需要謹慎考慮這些倫理問題。

三、人工智能技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展趨勢和方向

1.人工智能技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展趨勢

（1）深度融合

人工智能技術(shù)與檔案管理之間不僅是相互作用和相互影響的關(guān)系，還是相互促進和相互創(chuàng)新的關(guān)系。未來，人工智能技術(shù)與檔案管理將實現(xiàn)更深度的融合，形成更緊密的合作和更高效的協(xié)同關(guān)系。

（2）全面普及

人工智能技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的重要支撐和推動力，也將成為檔案管理的普遍需求和基本條件。未來，人工智能技術(shù)將在檔案管理中得到更廣泛和更深入的應(yīng)用，覆蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)和層面，服務(wù)各類主體和對象，滿足檔案管理的多樣化需求和目標。

（3）持續(xù)創(chuàng)新

人工智能技術(shù)是一門不斷發(fā)展和變革的學(xué)科，也是一門不斷探索和突破的學(xué)科。未來，人工智能技術(shù)將在檔案管理中展現(xiàn)出更強大的創(chuàng)新能力和創(chuàng)造力，不斷涌現(xiàn)出更多的新理論、新方法、新模式、新產(chǎn)品和新服務(wù)，不斷提升檔案管理的水平和價值。

2.人工智能技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展方向

（1）提升檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量是衡量檔案管理水平和效果的重要指標，也是保障檔案功能和價值實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。未來，人工智能技術(shù)將在提升檔案質(zhì)量方面發(fā)揮更大的作用，通過對檔案更加智能地采集、整理、存儲和利用等，能夠保證檔案的真實性、完整性、可靠性、有效性和有序性等質(zhì)量要素。

（2）拓展檔案服務(wù)

檔案服務(wù)是體現(xiàn)檔案管理社會效益和經(jīng)濟效益的重要方式，也是滿足社會需求和用戶需求的重要途徑。未來，人工智能技術(shù)將在拓展檔案服務(wù)方面發(fā)揮更大作用，通過對檔案更加個性化、多樣化、立體化、互動化和智能化推薦、展示和應(yīng)用等，滿足不同用戶的不同需求。

（3）增強檔案保護

檔案保護是維護檔案安全和完好的重要任務(wù)，也是實現(xiàn)檔案長期保存和利用的重要保障。未來，人工智能技術(shù)將在強化檔案保護方面發(fā)揮更大的作用，通過對檔案更安全、穩(wěn)定、可控、可追溯和可恢復(fù)的傳輸、共享、備份和恢復(fù)等操作，防止檔案的被泄露、篡改、損壞和丟失等風險。

四、加強人工智能技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用和規(guī)范管理的建議及措施

1.加強人工智能技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

（1）加強人工智能技術(shù)與檔案管理的交流與合作

人工智能技術(shù)與檔案管理的交流與合作是指通過跨學(xué)科研究、技術(shù)開發(fā)和共享，促進人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，以提高信息管理效率、準確性和智能化水平。

首先，通過舉辦跨領(lǐng)域研討會來促進合作。定期組織人工智能和檔案管理領(lǐng)域的專家、研究人員和從業(yè)者之間的研討會，提供一個平臺，讓他們分享最新的研究成果、案例研究等，有助于建立雙方的關(guān)系，并鼓勵知識和經(jīng)驗的共享。其次，跨學(xué)科研究項目是促進合作的另一重要手段。資助這些項目，鼓勵人工智能專家與檔案管理專家合作，一同解決相關(guān)問題，包括自動化文檔分類、元數(shù)據(jù)標記、智能搜索和語音識別等各方面的合作，從而推動創(chuàng)新和技術(shù)進步。最后，制定共同的標準和指南是確保合作順利開展的關(guān)鍵因素。專業(yè)組織應(yīng)共同制定標準，覆蓋數(shù)據(jù)格式、隱私保護、數(shù)據(jù)存儲和檢索等方面，以確保人工智能技術(shù)能夠有效應(yīng)用于檔案管理工作中。這些標準有助于消除不必要的障礙，促進更廣泛的合作。

（2）加強應(yīng)用研究和示范推廣

加強應(yīng)用研究和示范推廣是指通過深入研究和實際示范項目，促進新技術(shù)或方法的廣泛采用，以解決實際問題并促進創(chuàng)新和最佳實踐的推廣，涉及測試、驗證和傳播創(chuàng)新解決方案，以提高效率和效果。

為推動人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究和示范推廣，首要任務(wù)是加強研究與開發(fā)。首先，應(yīng)建立跨學(xué)科的研究團隊，集結(jié)人工智能專家、檔案管理專家和信息科學(xué)專家，共同探討如何更好地結(jié)合AI技術(shù)和檔案管理需求。政府和企業(yè)等可以提供政策和資金支持，鼓勵開展創(chuàng)新型項目，開發(fā)智能檔案管理工具、自動化歸檔系統(tǒng)和智能搜索引擎等，以提高檔案管理的效率和準確性；其次，應(yīng)積極推動開展示范性項目。政府機構(gòu)、高校和檔案管理機構(gòu)可以合作開展示范項目，展示AI技術(shù)如何改進檔案管理流程，包括數(shù)字檔案的自動分類、元數(shù)據(jù)標記、文本識別、語音轉(zhuǎn)錄以及基于機器學(xué)習(xí)的信息檢索。同時，促進公共和私人部門之間的合作，鼓勵企業(yè)提供AI技術(shù)支持，以建立更多的合作機會；最后，為了推廣人工智能技術(shù)的應(yīng)用，需要加強檔案管理人員的培訓(xùn)和教育。開設(shè)面向檔案管理從業(yè)者和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业呐嘤?xùn)課程，以幫助他們了解如何有效地應(yīng)用AI技術(shù)來管理和檢索檔案。

（3）加強創(chuàng)新開發(fā)和創(chuàng)新應(yīng)用

檔案管理部門應(yīng)該鼓勵和支持人工智能技術(shù)的創(chuàng)新和開發(fā)，包括開發(fā)定制化的人工智能工具和系統(tǒng)，以滿足檔案管理的特殊需求。例如，自動化處理可以用于快速分類和歸檔文件，減輕了人工處理的工作量；信息提取可以幫助人們從大量文檔中提取有關(guān)特定主題的信息，而智能搜索可以提供更快速和準確的檢索結(jié)果。這些工具和系統(tǒng)的開發(fā)需要專門的研究和投資，確保其具有高度的可靠性和安全性，能夠適應(yīng)檔案管理的特殊需求。此外，也可以利用大數(shù)據(jù)分析挖掘檔案中的有用信息，幫助機構(gòu)做出更明智的決策。風險管理可以通過監(jiān)測和評估檔案的完整性和安全性來降低潛在的風險。利用人工智能技術(shù)自動識別重復(fù)的文件，可以減少不必要的存儲和維護成本。智能化的審批流程可以加速文件的批準和訪問過程，提高了工作效率。

2.加強人工智能技術(shù)在檔案管理中的規(guī)范管理

（1）確保人工智能技術(shù)的合法合規(guī)使用

在檔案管理工作中，確保人工智能技術(shù)的合法合規(guī)使用至關(guān)重要。為了實現(xiàn)這一目標，需要建立更為明確的法律法規(guī)框架，不僅涵蓋數(shù)據(jù)隱私保護，還應(yīng)包括知識產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)存儲和共享等方面的規(guī)定。為了確保人工智能技術(shù)的合法合規(guī)使用，需要設(shè)立獨立的監(jiān)管機構(gòu)，負責監(jiān)督和執(zhí)法，確保人工智能技術(shù)使用者遵守相關(guān)法律，保護用戶的權(quán)益。例如，美國的聯(lián)邦貿(mào)易委員會（FTC）負責監(jiān)督數(shù)據(jù)隱私和消費者權(quán)益，對于不合規(guī)的企業(yè)開展處罰和調(diào)查，以維護用戶的權(quán)益。

（2）加強倫理準則和倫理監(jiān)督

倫理準則可以最大限度地確保人工智能技術(shù)的使用是道德和公正的。為此，相關(guān)行業(yè)和組織應(yīng)制定明確的倫理準則，規(guī)定人工智能算法的公平性、透明度和不歧視性要求。例如，在醫(yī)療檔案管理中，倫理準則要求人工智能算法在診斷和治療過程中不應(yīng)歧視患者，而應(yīng)基于客觀數(shù)據(jù)做出決策。

為了監(jiān)督和評估檔案管理中的倫理問題，應(yīng)建立獨立的倫理審查委員會，可以對涉及倫理爭議的案例開展審查，確保合規(guī)性。對于違規(guī)行為，應(yīng)采取相應(yīng)的懲罰措施，以約束不當行為。例如，在研究檔案管理中，對于違反倫理準則的科研行為，學(xué)術(shù)界通常會采取撤銷發(fā)表論文、暫停研究資金等措施，以示懲戒。

（3）提升專業(yè)標準和專業(yè)評價

更嚴格的專業(yè)標準可以最大限度地確保人工智能技術(shù)的質(zhì)量和可靠性。專業(yè)評估機構(gòu)可以定期對人工智能系統(tǒng)開展審核和評估，以確保其性能符合標準。例如，ISO 27001是一種國際信息安全標準，適用于各個領(lǐng)域，包括檔案管理。通過實施標準，組織可以確保其信息安全管理系統(tǒng)與國際最佳實踐保持一致。

對從業(yè)人員的培訓(xùn)和認證也至關(guān)重要，以此提高其專業(yè)水平，更好地應(yīng)對檔案管理中的人工智能挑戰(zhàn)。例如，在醫(yī)療檔案管理中，醫(yī)生和護士需要接受培訓(xùn)，以了解如何正確使用人工智能工具，提高診斷和治療的準確性。這些培訓(xùn)和認證將有助于確保從業(yè)人員具備必要的技能和知識，以有效地管理檔案和使用人工智能技術(shù)。

五、結(jié)語

人工智能技術(shù)是當今時代的重要驅(qū)動力，也是檔案管理的重要支撐力。本文分析了人工智能技術(shù)對檔案管理的影響和作用，展望了人工智能技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展趨勢和方向，有針對性地提出了加強人工智能技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用和規(guī)范管理的建議及措施，希望能夠為人工智能技術(shù)與檔案管理的深度融合和創(chuàng)新發(fā)展提供一些參考和啟示。

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（作者單位：遼寧省丹東市寬甸滿族自治縣政府政務(wù)服務(wù)中心）