“數(shù)智員工”在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用

文/用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司“數(shù)智員工”中國礦產(chǎn)項目專項工作小組

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代，面對越來越復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)事項和日益增多的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，企業(yè)傳統(tǒng)的財務(wù)信息化手段已經(jīng)難以滿足高質(zhì)量發(fā)展需要，特別是財務(wù)人員數(shù)量與總體工作量不匹配、財務(wù)人員工作精力投入與財務(wù)管理精細(xì)化要求不匹配等矛盾愈加凸顯。

對此，企業(yè)財務(wù)管理亟需加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，采取有效措施或工具，把財務(wù)人員從大量的重復(fù)性勞動中解放出來，讓其將更多的時間投入到更有價值的工作中去，實現(xiàn)由“賬房先生”向“決策軍師”的角色轉(zhuǎn)變。

在這一背景下，用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司（簡稱“用友網(wǎng)絡(luò)”）打造了自動化、數(shù)字化、智能化虛擬業(yè)務(wù)專家——“數(shù)智員工”。

“數(shù)智員工”是在企業(yè)數(shù)智化平臺的基礎(chǔ)上，以用友iuap智能中臺為核心，應(yīng)用云計算、大數(shù)據(jù)、虛擬現(xiàn)實等技術(shù)打造的“虛擬人”。它不僅可以基于規(guī)則、特定時間執(zhí)行業(yè)務(wù)操作，還可以通過消息通知、人機交互來實時喚起，更能通過大量機器學(xué)習(xí)，實現(xiàn)按需自我執(zhí)行工作。

2023年，用友網(wǎng)絡(luò)與中國五礦集團(tuán)公司下屬的中國礦產(chǎn)有限責(zé)任公司（簡稱“中國礦產(chǎn)”）展開合作，推進(jìn)“數(shù)智員工”在企業(yè)落地應(yīng)用。

一、探索與實踐

在雙方合作中，結(jié)合中國礦產(chǎn)優(yōu)化財務(wù)管理工作流程、提升財務(wù)工作效率、準(zhǔn)確率的實際需求，以實現(xiàn)財務(wù)工作流程和各類報表填報、出具的自動化為目標(biāo)，設(shè)計開發(fā)了中國礦產(chǎn)“財務(wù)數(shù)智員工”。

在法人單戶報表填報方面，根據(jù)國務(wù)院國資委相關(guān)要求，中央企業(yè)全級次公司必須每月定期通過指定平臺向國資委報送固定格式的報表或報告，匯報企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營狀況。該報表平臺對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性要求非常高。

例如，按照公司所處層級，中國礦產(chǎn)需要在每月2日前完成填報，且節(jié)假日無休，剛性執(zhí)行。對于更低層級公司，報表平臺對及時性的要求更高。

平臺要求填報的報表亦較為繁雜，全部報表達(dá)200余張，且系統(tǒng)內(nèi)嵌3300多條復(fù)雜的校驗公式，需要財務(wù)人員在系統(tǒng)中反復(fù)修改，直到數(shù)據(jù)全審?fù)ㄟ^。除了耗時費力外，還存在一系列痛點、難點問題，如由于財務(wù)人員水平參差不齊，報送的報表質(zhì)量難以保證；由于時效性要求極高，需同時編制本級報表并復(fù)核下屬企業(yè)報表，報送效率和報送質(zhì)量較難兼顧等。

對此，中國礦產(chǎn)財務(wù)部通過重新梳理、拆分報表填報邏輯，將規(guī)則固定化、可程序化的處理步驟進(jìn)行“財務(wù)數(shù)智員工”系統(tǒng)適配，最終將報表填報工作分為六大部分，即：財務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)出，往來科目抵消、負(fù)數(shù)重分類，附表數(shù)據(jù)、所得稅測算處理，六大往來報表合并，人工復(fù)核與調(diào)整，系統(tǒng)模板填報。

在此基礎(chǔ)上，中國礦產(chǎn)財務(wù)部與用友“數(shù)智員工”項目組深度配合，歷時半年時間，終于將報表填報模塊制作完成，通過“財務(wù)數(shù)智員工”進(jìn)行填報。

經(jīng)過3個月的試運行，2023年11月底，中國礦產(chǎn)“財務(wù)數(shù)智員工”正式投入使用。“財務(wù)數(shù)智員工”承擔(dān)了絕大多數(shù)報表導(dǎo)出、加工、填報工作。財務(wù)人員手工操作的部分顯著減少，工作重點變?yōu)楦聦φ諗?shù)據(jù)庫、導(dǎo)出“財務(wù)數(shù)智員工”無法獲取的表格、出具需要人為判斷的數(shù)據(jù)及檢查復(fù)核機器人制作的數(shù)據(jù)等。

在程序設(shè)計過程中，中國礦產(chǎn)財務(wù)部根據(jù)會計準(zhǔn)則要求，重新梳理往來科目抵消邏輯，將新收入準(zhǔn)則實施產(chǎn)生的代理業(yè)務(wù)抵消也考慮在內(nèi)，利用“財務(wù)數(shù)智員工”完成了六大往來科目的系統(tǒng)外處理。出于“財務(wù)數(shù)智員工”運行處理穩(wěn)定性的考慮，選擇讓其在Excel環(huán)境下對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。因此，程序設(shè)計過程匯總中，對于Excel環(huán)境的相關(guān)邏輯及操作步驟均需要認(rèn)真分析、判別，以免因為操作缺失或順序顛倒導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理出現(xiàn)偏差。

在業(yè)務(wù)部門月報、財務(wù)指標(biāo)表、信用證臺賬等管理報表出具方面，“財務(wù)數(shù)智員工”利用人工填寫的配置表控制導(dǎo)出數(shù)據(jù)的口徑，讓業(yè)務(wù)部門月報模塊的改造相對簡單。另外，在出具信用證臺賬時，讓財務(wù)系統(tǒng)中信用證時點占用統(tǒng)計的空白得到了補充，確保公司可以實時了解到各業(yè)務(wù)部信用證開證、付款及關(guān)證的實時動態(tài)。

此外，中國礦產(chǎn)財務(wù)部還自主設(shè)計了所得稅測算表。該測算表充分利用“財務(wù)數(shù)智員工”取數(shù)的便捷性、及時性，能根據(jù)年度匯算清繳維度進(jìn)行修改，讓公司每月企業(yè)所得稅的預(yù)提更加準(zhǔn)確，大大減少了所得稅測算的人工時間及考慮不全面的情況發(fā)生。

二、取得的成效

“財務(wù)數(shù)智員工”在中國礦產(chǎn)上崗后，在工作效率、質(zhì)量和成本等方面帶來了顯著成效?；谀壳啊柏攧?wù)數(shù)智員工”已經(jīng)進(jìn)行的財務(wù)報表月報填報，相關(guān)實踐效果如下：

（一）提升財務(wù)工作效率

“財務(wù)數(shù)智員工”的上線后，實現(xiàn)全天候更快更準(zhǔn)確地執(zhí)行重復(fù)性工作，在減少人力資源占用的同時，極大地提升了財務(wù)工作效率，整體效率提高了數(shù)倍甚至上百倍。這使得中國礦產(chǎn)的財務(wù)人員得以從重復(fù)性事務(wù)中解放出來，從事更高層次的管理、分析和決策類工作。例如：填寫報表模板效率實現(xiàn)了180倍的提升，原來人工需要180分鐘完成的工作，現(xiàn)在“財務(wù)數(shù)智員工”僅需要1分鐘即可完成。

（二）提高財務(wù)工作質(zhì)量

一是財務(wù)工作更加標(biāo)準(zhǔn)化?！柏攧?wù)數(shù)智員工”按統(tǒng)一設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)和邏輯運行，不同法人不同時期的財務(wù)報表報送不再受具體填報報表的財務(wù)人員能力或態(tài)度等主觀因素影響。

在報表填報方面，真正實現(xiàn)了特定業(yè)務(wù)（如往來科目抵消及重分類）流程標(biāo)準(zhǔn)化，具有可追溯性。對于各獨立法人平臺均適用，可以有效統(tǒng)一各公司出具報表規(guī)則，方便后續(xù)公司合并報表時進(jìn)行合并抵消操作。

二是財務(wù)工作更加細(xì)致化。一些過去因過程復(fù)雜繁瑣和時效性要求而人工難以完成的事項，“財務(wù)數(shù)智員工”可以按照最細(xì)致化的維度進(jìn)行相關(guān)事務(wù)的處理。例如：在進(jìn)行代理業(yè)務(wù)抵消時，需要根據(jù)代理暫估借方的采購訂單號先去關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)預(yù)算號，再根據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算號去銷售合同進(jìn)程表中尋找對應(yīng)銷售合同號。如果存在多個銷售合同，按照銷售合同噸數(shù)比例將暫估應(yīng)付借方金額分配至每個銷售合同中，并將客戶信息帶入。此過程采取人工操作，將會非常復(fù)雜耗時，且容易出錯，而通過“財務(wù)數(shù)智員工”特定程序操作，可以做到高效精準(zhǔn)地完成上述步驟。

三是財務(wù)管理工作更加精準(zhǔn)化?！柏攧?wù)數(shù)智員工”依據(jù)一定的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)字化、自動化流程進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，執(zhí)行任務(wù)時準(zhǔn)確率高，能夠追溯到每一步執(zhí)行的操作，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)的錯誤，同時還能避免人工操作的錯誤和干預(yù)，降低了財務(wù)風(fēng)險，提高了財務(wù)工作的透明度。在導(dǎo)出報表數(shù)據(jù)格式和業(yè)務(wù)規(guī)則沒有發(fā)生變化的情況下，“財務(wù)數(shù)智員工”執(zhí)行的準(zhǔn)確率為100%。

（三）節(jié)約開發(fā)改造成本

目前，“財務(wù)數(shù)智員工”所操作的項目，如果在現(xiàn)行財務(wù)系統(tǒng)中改造，改造費用將至少是用友“數(shù)智員工”實施成本的三倍，并且對應(yīng)改造升級的財務(wù)系統(tǒng)切換還會耗費大量人力。因此，“數(shù)智員工”項目大幅節(jié)約了開發(fā)成本。

三、展望與思考

通過用友“數(shù)智員工”在中國礦產(chǎn)財務(wù)管理中的落地應(yīng)用，可以感受到“數(shù)智員工”并不是一個處理重復(fù)操作的冷冰冰的機器人，而是一個有形象、有溫度、有能力，能陪伴企業(yè)和員工一起成長的數(shù)字孿生世界的伙伴，對企業(yè)提升數(shù)字化、智能化水平，有著極為重要的作用。

基于此，用友網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步拓展了“數(shù)智員工”應(yīng)用領(lǐng)域，以更好地幫助企業(yè)優(yōu)化流程，降低成本。例如：在供應(yīng)鏈管理領(lǐng)域，助力計劃、采購、生產(chǎn)、交付、售后等實現(xiàn)端到端透明化，確保從原料到產(chǎn)品的可監(jiān)管、可溯源，提升供應(yīng)鏈管理效能、降低成本及風(fēng)險；在人力資源領(lǐng)域，讓企業(yè)具備簡歷解析、人崗匹配、AI面試、AI外呼等能力，提升招聘效率，降低招聘成本。

通過“數(shù)智員工”在企業(yè)中的廣泛深度應(yīng)用，一方面可以幫助員工增加數(shù)智能力，降低重復(fù)性工作及事務(wù)性工作，充分發(fā)揮出個人的最大價值；另一方面，能進(jìn)一步增強業(yè)務(wù)規(guī)范，提升企業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)性、合規(guī)性，減少操作風(fēng)險，達(dá)到降本增效的新高度。同時，從數(shù)字化轉(zhuǎn)型來講，“數(shù)智員工”可為企業(yè)打造數(shù)字孿生組織，以智能化運營推動企業(yè)加速向數(shù)智化方向邁進(jìn)，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。