集中招標采購模式供應(yīng)商管理機制分析

劉 毅

(陽泉煤業(yè)集團物資經(jīng)銷有限責任公司，山西 陽泉 045000)

0 引言

隨著市場經(jīng)濟改革的不斷深入，使得集中招標采購模式不斷擴大應(yīng)用范圍，這主要是因為企業(yè)生產(chǎn)物資種類及數(shù)量快速提高，致使供應(yīng)商規(guī)模不斷擴大，而實行集中招標采購可以對供應(yīng)商實行精細化管理，提高企業(yè)議價權(quán)。 同時，集中招標采購還可以避免企業(yè)出現(xiàn)重復(fù)采購情況發(fā)生，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源，再結(jié)合信息化管理技術(shù)，就可以實現(xiàn)與供應(yīng)商有效聯(lián)系，確保企業(yè)供應(yīng)量始終處于穩(wěn)定狀態(tài)，增強采購工作透明度與公平性，為企業(yè)快速發(fā)展提供良好幫助。 文章通過對集中招標采購模式供應(yīng)商管理機制進行深度探究，并利用科學(xué)有效措施解決遇到的問題，旨在為相關(guān)研究人員提供有價值的參考。

1 集中招標采購管理模式概述

集中招標采購模式主要是企業(yè)各部門及分公司物資或服務(wù)采購需求的整合，這樣就可以形成物資及服務(wù)集中管理。 這種管理方式是轉(zhuǎn)變分散管理模式，加大對供應(yīng)商管理力度，對不同種類供應(yīng)商實行分類管理，使企業(yè)議價權(quán)得到進一步提升，壓縮企業(yè)采購成本。 目前，部分企業(yè)都實行分散與集中招標采購混用情況，而集中招標采購主要是針對大宗生產(chǎn)物資采購工作，使企業(yè)可以按照物資采購需求而制訂出招標采購計劃，讓供應(yīng)商可以按照不同交貨時間來安排生產(chǎn)計劃，使企業(yè)采購工作更加合理。而分散采購主要是企業(yè)各部門及分公司按照物資使用需求而自行采購。 由于生產(chǎn)物資較為分散，這使得企業(yè)議價權(quán)難以提升，還會額外增加采購人員編制。 通過對兩種招標采購模式研究發(fā)現(xiàn)，集中招標采購具有非常明顯優(yōu)勢。 一方面，可以集中采購人力資源，提高采購人員專業(yè)性；另一方面，還能確保物資質(zhì)量，節(jié)約更多采購成本。 而實行集中采購管理模式時，對各項招標采購工作流程和細節(jié)加以明確，選擇更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，使企業(yè)供應(yīng)鏈更加穩(wěn)定[1]。 由于生產(chǎn)制造企業(yè)需要大量生產(chǎn)物資，且生產(chǎn)物資種類也相對較多，如采用分散招標采購方式，則會加大采購部門工作強度，甚至會發(fā)生重復(fù)采購情況，增加企業(yè)資金支出。 而企業(yè)在全面實行集中招標采購管理模式時，可以將各部門及分公司物資使用需求加以統(tǒng)計，降低招標采購成本，還能在招標采購過程中了解供應(yīng)商經(jīng)營情況，構(gòu)建出完善供應(yīng)商信用評級體系，使企業(yè)生產(chǎn)物資招標采購工作形成完善體系，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本得到有效控制。

2 集中采購招標模式下供應(yīng)商管理策略

2.1 加快信息系統(tǒng)平臺建設(shè)速度，加強管理流程監(jiān)管體系建設(shè)

在全面實行集中采購管理過程中，勢必會遇到各種問題，由于部分企業(yè)采購數(shù)量相對較少，勢必會降低供應(yīng)商合作意愿，這將直接影響企業(yè)生產(chǎn)效率。在社會主義市場經(jīng)濟時代，企業(yè)應(yīng)加大采購招標信息化系統(tǒng)建設(shè)力度，以此來提高企業(yè)招標采購工作效率與質(zhì)量。 企業(yè)首先就要充分利用互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)優(yōu)勢，在結(jié)合企業(yè)所處行業(yè)采購招標工作特點，構(gòu)建出適合企業(yè)采購需求的管理系統(tǒng)，使供應(yīng)商可以通過在線訪問招標需求網(wǎng)站就可以了解到企業(yè)需求。 其次，企業(yè)需要定期對采購招標系統(tǒng)加以更新和優(yōu)化，使實際采購需求能夠和公開需求數(shù)據(jù)相互匹配[2]。 再次，企業(yè)需要根據(jù)不同物資采購標準而制訂出統(tǒng)一名稱和計量單位，使供應(yīng)商可以直接了解企業(yè)實際需求，方便供應(yīng)商按照企業(yè)要求和標準做好招標準備。 最后，企業(yè)還可以按照不同物資招標要求，將不同供應(yīng)商納入內(nèi)部信息管理體系中，可利用釘釘或微信等聊天工具直接聯(lián)系，從而了解供應(yīng)商實際情況，提升采購工作信息化水平。

企業(yè)采購工作需要按照實際生產(chǎn)制造需求制訂出物資采購計劃。 招標采購部門應(yīng)加大對企業(yè)生產(chǎn)物資需求調(diào)查力度，并制訂出科學(xué)合理的采購流程，最大限度地利用好現(xiàn)有企業(yè)資源，對生產(chǎn)物資運輸、人工及倉儲成本要予以核算，對所有存儲物資數(shù)量要加以統(tǒng)計，確保物資采購能夠和企業(yè)實際需求匹配，提高企業(yè)資金利用率和生產(chǎn)效率。 同時，招標采購部門還應(yīng)當根據(jù)不同物資種類采購計劃制訂完善招標機制，要求所有采購人員必須按照規(guī)章制度開展招標工作，記錄好各項招標采購工作細節(jié)，方便企業(yè)內(nèi)部核查，使招標采購工作能夠公平合理開展。采購部門應(yīng)定期對招標采購情況及憑證加以審核，對物資采購成本及采購數(shù)量加以統(tǒng)計[3]。 另外采購部門還需定期對物資存儲情況加以監(jiān)管，按照各項物資存儲要求而構(gòu)建相應(yīng)環(huán)境，確保存儲環(huán)境始終滿足生產(chǎn)物資倉儲需求。 企業(yè)應(yīng)當加大集中倉儲建設(shè)及管理力度，盡可能壓縮供應(yīng)鏈長度，使生產(chǎn)物資采購能夠和企業(yè)實際需求匹配，減少生產(chǎn)物資積壓情況，提高企業(yè)資金利用效率[4]。 此外，企業(yè)還可以實行代儲代銷生產(chǎn)管理方式，以此來實現(xiàn)零庫存管理，這樣能夠大大減少生產(chǎn)物資采購及倉儲成本，提高企業(yè)經(jīng)營管理效率。

2.2 對供應(yīng)商合理評價，加大雙方溝通力度

供應(yīng)商評價是提高企業(yè)采購招標工作質(zhì)量關(guān)鍵所在，更是集中招標采購模式開展重要因素，這需要企業(yè)根據(jù)不同供應(yīng)商情況制訂科學(xué)合理的評價標準及方式，以供應(yīng)商提供服務(wù)及物資質(zhì)量作為出發(fā)點，按照多維度評價方式來對供應(yīng)商實行集中管理，確保供應(yīng)商能夠按照采購合同要求提供各項服務(wù)及物資[5]。 在完成交易后，采購部門應(yīng)認真填寫供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量及履約能力表格，對供應(yīng)商提供服務(wù)或物資情況要客觀描述，這樣才能篩選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，使企業(yè)生產(chǎn)物資采購工作能夠有序進行。 同時，企業(yè)還要加大和供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)機制建設(shè)力度，定期和供應(yīng)商商討成本、供應(yīng)計劃及質(zhì)量控制方面信息，確保供應(yīng)商提供服務(wù)及質(zhì)量能夠符合企業(yè)需求。 此外，采購部門也應(yīng)當成立供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)崗位，以此來解決生產(chǎn)物資供應(yīng)中出現(xiàn)各種問題，定期到供應(yīng)商企業(yè)進行訪問，了解物資供應(yīng)中遇到難題，提高供應(yīng)商與企業(yè)密切度，如供應(yīng)商距離較遠，可以采用互聯(lián)網(wǎng)來加大雙方溝通力度，使雙方信息數(shù)據(jù)交流能夠更加密切，確保供需雙方關(guān)系得到有效提高。

2.3 加快供應(yīng)商科學(xué)分類建設(shè)速度

供應(yīng)商是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要資源，企業(yè)需根據(jù)不同供應(yīng)商合作情況而實行分類管理，將招標采購工作重點放在合格及優(yōu)秀供應(yīng)商中[6]。 對雙方始終保持良好合作關(guān)系的供應(yīng)商，可以通過簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議方式來加大合作力度，但仍然需求對供應(yīng)商履約情況加以審核。 企業(yè)管理層也要定期參與供應(yīng)商評審工作中，確保供應(yīng)商能夠按照企業(yè)要求而提供各項服務(wù)或生產(chǎn)物資[7]。 企業(yè)可以按照不同方式而開展供應(yīng)商分類工作，如供應(yīng)商所在行業(yè)特點、物資采購需求及方式等，企業(yè)再根據(jù)不同類別供應(yīng)商而制訂出管理措施，實現(xiàn)供應(yīng)商統(tǒng)一管理和分類合作目標。 此外，企業(yè)還可以按照供應(yīng)商物資供應(yīng)能力和經(jīng)營品種實行分類，根據(jù)過往合作經(jīng)歷，制訂出不同合作等級和信用標準，再以合作等級及信用情況而選擇合作對象，以此來提高企業(yè)集中招標采購工作質(zhì)量。

2.4 簽訂戰(zhàn)略協(xié)議，構(gòu)建履約評價機制

企業(yè)針對優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽署長期戰(zhàn)略合作協(xié)議，可以有效提高企業(yè)供應(yīng)鏈安全重要措施，是實行集中招標采購系統(tǒng)的關(guān)鍵所在。 在和供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議后，企業(yè)既可具有更大議價權(quán)，還能確保生產(chǎn)物質(zhì)供應(yīng)質(zhì)量。 這需要企業(yè)根據(jù)年度和季度生產(chǎn)物資需求，制訂出科學(xué)合理的采購計劃，再根據(jù)采購數(shù)量和持續(xù)時間來確保戰(zhàn)略合作伙伴，將采購及交貨時間予以明確，對所有戰(zhàn)略供應(yīng)關(guān)系實行集中管理。 雙方管理層也應(yīng)當加強互動，采購部門需制訂完善戰(zhàn)略協(xié)議商討、簽訂及履行流程。 由于我國企業(yè)信用評價體系依然有待加強，這需要企業(yè)加強供應(yīng)商履約評價機制建設(shè)速度。 企業(yè)應(yīng)在衡量價格的同時，還要考慮物資或服務(wù)質(zhì)量，對供應(yīng)商經(jīng)營、財務(wù)和口碑資料信息加以收集，從多方面構(gòu)建供應(yīng)商履約評價標準[8]。 企業(yè)在開展供應(yīng)商履約評價體系建設(shè)中，應(yīng)按照年度或批次作為評價時間，對各項履約情況細節(jié)資料加以完善，以此來形成完善評價標準，在綜合方面信息對供應(yīng)商實行分級管理。

2.5 構(gòu)建集中采購約束機制，優(yōu)化供應(yīng)商管理細節(jié)

集中采購約束機制是實行采購招標集中管理的重要實施路徑，也是加強企業(yè)生產(chǎn)物資管理質(zhì)量的主要發(fā)展目標。 企業(yè)應(yīng)當根據(jù)集中采購約束工作特點，將所有采購人員職責加以明確，再聯(lián)合生產(chǎn)、財務(wù)、倉儲等部門商討采購約束要點，形成完善內(nèi)部監(jiān)督管理體系。 由于各項生產(chǎn)物資都會受到市場經(jīng)濟影響，采購部門應(yīng)當設(shè)立商情分析崗位，對關(guān)鍵生產(chǎn)物資要加以分析供需關(guān)系，必要時可以對關(guān)鍵物資實行套期保利，減少因重要生產(chǎn)物資市場價格波動而對企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)影響，提高企業(yè)抗風險能力。 企業(yè)應(yīng)當構(gòu)建采購人員內(nèi)部監(jiān)察體系，提高采購工作透明性。 此外，企業(yè)還需要根據(jù)招標采購工作特點，而構(gòu)建供應(yīng)商監(jiān)管制度，對供應(yīng)商生產(chǎn)、財務(wù)、商務(wù)及行業(yè)等重要數(shù)據(jù)信息加以收集，減少因供應(yīng)商財務(wù)及生產(chǎn)情況變化而對企業(yè)造成影響，確保企業(yè)供應(yīng)鏈能夠保持穩(wěn)定。 這需要企業(yè)提高對供應(yīng)商預(yù)評估工作重視程度，加強數(shù)據(jù)收集及現(xiàn)場核查工作，再通過多方面資料來對供應(yīng)商經(jīng)營情況展開評估，確保供應(yīng)商能夠按照合作協(xié)議履約[9]。 在開展預(yù)評估工作時，要根據(jù)供應(yīng)商不同等級而開展逐一核查，在開展招標采購工作時，需要按照預(yù)評估情況作為合作的重要因素，使企業(yè)招標采購工作能夠形成完善體系，減少招標采購中人為因素影響，使企業(yè)供應(yīng)商管理工作質(zhì)量得到快速提高。

2.6 加強管理制度及人員培訓(xùn)

集中招標采購主要是將企業(yè)采購行為統(tǒng)一，但在全面實行初期，勢必會出現(xiàn)諸多問題。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)問題嚴重性而逐漸完善，減少因采購制度問題而出現(xiàn)經(jīng)濟損失。 企業(yè)首先需要根據(jù)生產(chǎn)物資采購情況而初步確定集中招標采購框架，結(jié)合以往采購管理制度優(yōu)點，加大采購過程監(jiān)管力度，不斷完善集中招標采購細節(jié)，減少因制度缺失而造成損失。 采購部門需要明確每個工作崗位主要職責，將崗位責任制落實到個人，增強采購人員責任感。 人力資源部門需根據(jù)采購工作特點而實行績效考核機制，將每筆采購工作納入審核體系中，將采購工作重要指標加以明確，使采購人員能夠?qū)⒉少徆ぷ骱妥陨硎杖霋煦^。 內(nèi)部控制部門也要加強對采購文件和憑證核查工作，確保招標采購工作可以做到公開公正。 由于實行集中招標采購主要是采購部門工作職責，采購部門應(yīng)加強工作人員培訓(xùn)體系建設(shè)，制訂出崗前及日常培訓(xùn)計劃，全面提高采購個人工作能力和職業(yè)操守，使采購人員工作質(zhì)量得到根本性提升[10]。同時，人資部門應(yīng)適當提高采購工作人員招聘門檻，加強采購人才儲備，構(gòu)建出完善采購人才梯隊。

3 結(jié)論

綜上所述，集中招標采購管理是提高企業(yè)物資采購工作質(zhì)量的主要實施路徑，也是減少企業(yè)采購成本的重要措施。 企業(yè)應(yīng)不斷加大對集中招標采購的研究力度，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展情況而優(yōu)化采購管理制度，提高供應(yīng)商管理工作質(zhì)量，加快招標采購信息管理系統(tǒng)建設(shè)速度，科學(xué)合理地管理各類供應(yīng)商，構(gòu)建供應(yīng)商內(nèi)部評級及信用體系建設(shè)，對優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商要實行特殊管理，針對大宗生產(chǎn)物資采購，還應(yīng)當實行戰(zhàn)略合作協(xié)議制度。 同時，采購部門也應(yīng)當加強人員培訓(xùn)及監(jiān)管體系建設(shè)，提高采購人員從業(yè)門檻，為企業(yè)快速發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。