“互聯(lián)網(wǎng)+”為人事檔案管理提速

杜海鯖

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，為了促進醫(yī)院的發(fā)展，需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，對現(xiàn)有的發(fā)展模式進行優(yōu)化創(chuàng)新。這也為醫(yī)院的人事檔案管理工作提供了全新的發(fā)展機遇和空間。對現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理工作情況進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)在人事檔案管理過程中仍然存在各種問題。因此，需要及時提出有效的解決方案和措施，這樣既可以促進檔案管理工作標準的完善，也可以為醫(yī)院在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下實現(xiàn)長遠穩(wěn)定的發(fā)展提供支持。

隨著數(shù)字化進程的快速發(fā)展，每個領(lǐng)域都涌現(xiàn)出各式各樣的創(chuàng)新成果，促進各個領(lǐng)域朝著智能化方向發(fā)展?，F(xiàn)階段，我國互聯(lián)網(wǎng)覆蓋面較為廣泛，在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，為各個行業(yè)的發(fā)展提供了助力。因此，為了進一步提升醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量和工作效率，要科學(xué)、合理地運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并結(jié)合實際情況對現(xiàn)有的人事檔案管理模式進行優(yōu)化。

簡述“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院人事檔案管理的基本內(nèi)涵

提升人事檔案管理質(zhì)量

目前，大部分醫(yī)院的人事檔案管理都存在問題，主要體現(xiàn)在工作時效性低、檔案資料過多、數(shù)據(jù)信息更新慢等方面。而且大部分工作都需要人工完成，導(dǎo)致檔案管理人員工作壓力大，工作效率和質(zhì)量呈下降趨勢。因此，現(xiàn)階段，需要對現(xiàn)有的人事檔案管理體系進行優(yōu)化創(chuàng)新，并進一步將數(shù)字化管理方案落到實處。這樣既可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的更新，還可以避免出現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量不高的情況，為提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量提供堅實的保障。

提升日常檔案管理工作效率

醫(yī)院人事檔案管理工作與其他檔案管理工作一樣，主要以人工為主開展檔案數(shù)據(jù)信息的保存、整理、分類等工作。這種工作模式不僅費時費力，還會給工作人員造成很大的壓力，有時還會出現(xiàn)誤差，不僅影響工作效率還不利于提升工作人員的工作積極性。醫(yī)院人事檔案數(shù)量較多、范圍較廣，如果一直使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，不僅會影響實際工作效率和質(zhì)量還會造成人力、物力的浪費。

因此，可以充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。例如，運用檔案管理系統(tǒng)完成檔案數(shù)據(jù)信息的整理工作，以減少檔案管理人員的工作量。例如，在查找醫(yī)院人事檔案資料時，傳統(tǒng)的查找方式是按照編號在檔案柜內(nèi)進行翻找，這種模式需要花費大量的時間。而信息化管理系統(tǒng)下，檔案管理工作人員只需在檢索系統(tǒng)內(nèi)輸入檔案編號，就可以得到想要的數(shù)據(jù)信息，提高了信息檢索效率。

促進人事檔案管理高效發(fā)展

傳統(tǒng)的人事檔案管理以人工操作為主。雖然傳統(tǒng)人事檔案管理工作可以對院內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行分類和整合，但仍存在不足，在實際工作中容易出現(xiàn)隱患，甚至有時還會發(fā)生檔案丟失、泄露等情況，不利于提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的背景下，應(yīng)運用信息技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理工作，并最大限度地彌補之前工作中存在的不足。

提高人事檔案管理數(shù)據(jù)的準確性

“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，醫(yī)院在開展人事檔案管理工作的過程中需要嚴格按照人事檔案管理工作的新標準和新要求推進工作。同時，還要將信息技術(shù)融入人事檔案管理工作中，使醫(yī)院的人事檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，并提高人事檔案管理數(shù)據(jù)的準確性。醫(yī)院在開展日常工作的過程中，也可以科學(xué)、合理地運用信息技術(shù)完成各項工作，并對收集到的人事檔案數(shù)據(jù)信息進行整合。這樣不僅可以有效豐富醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容，也可以促進檔案管理。此外，也可以為后續(xù)的工作提供更精細、準確的方向和思路。

醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理模式單一

現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的技術(shù)手段和模式比較單一。這不僅無法滿足現(xiàn)階段人事檔案管理的實際需求，也不能將現(xiàn)代化管理方案落到實處，直接影響了管理工作的質(zhì)量。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動著檔案從之前的紙質(zhì)版本向數(shù)字化文件轉(zhuǎn)變。因此，為了切實提高檔案管理工作的整體水平和工作效率，需要合理運用信息技術(shù)。

雖然部分醫(yī)院管理者已經(jīng)認識到了人事檔案信息化管理的重要性，也結(jié)合實際情況開展了信息化管理工作。但是，因為實際操作不當，造成了人事檔案丟失的情況。究其原因，主要是沒有及時進行數(shù)字化人事檔案的備份和下載，電子檔案因時間久遠出現(xiàn)了過期等問題，這也是阻礙檔案管理實現(xiàn)信息化發(fā)展的重要因素。

檔案工作人員能力偏低

受傳統(tǒng)醫(yī)院發(fā)展觀念的影響，現(xiàn)階段大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的重視度不高。醫(yī)院在進行人事檔案管理人員招聘時較為形式化，沒有對應(yīng)聘人員的道德素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力等進行全面考察和分析。而且，領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理觀念也較為落后，他們認為檔案管理工作并不具備較高的技術(shù)含量，只要保證檔案不出現(xiàn)丟失、遺漏等問題就可以，醫(yī)院也一直秉持此理念開展工作，所以醫(yī)院優(yōu)秀的檔案管理人員較為匱乏，檔案管理工作質(zhì)量較差，管理工作也只停留在表面階段。

調(diào)查顯示，大部分醫(yī)院的人事檔案管理人員以老員工為主。因人事檔案管理工作形式較為單一，而且很多醫(yī)院不注重對人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，所以工作人員普遍缺乏先進的管理意識。而醫(yī)院也沒有為人事檔案管理工作提供相應(yīng)的資源，很多時候人事檔案管理人員都因其他工作而沒有時間和精力整理人事檔案，使人事檔案管理工作的質(zhì)量較差。

簡述“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院人事檔案管理的實施策略

重視豐富人事檔案管理內(nèi)容

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，為了從根本上提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。應(yīng)當著重突出檔案特征，提升檔案主體的辨識度。還要以求同為基礎(chǔ)，同時允許人事檔案中存在個體差異。

需要結(jié)合醫(yī)院人事檔案的實際管理情況，創(chuàng)建個人“人文性”檔案。傳統(tǒng)檔案管理工作要求遵循一定的標準，注重外在形式，而忽視了其本質(zhì)內(nèi)容。同時，缺少公益醫(yī)療檔案記錄，因此，工作人員應(yīng)挖掘檔案的內(nèi)涵、作用、意義等，并加大收集檔案的力度。

創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息管理平臺

首先，醫(yī)院檔案管理部門工作人員要對信息化、數(shù)字化管理平臺有全新的認識。同時積極尋求主管部門的資金支持，進一步加快人事檔案自動化建設(shè)?？梢砸肽壳拜^為先進的ORC技術(shù)，將文字信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字文本。檔案管理人員在識別并錄入信息時，可以運用電子識別系統(tǒng)進行掃描存檔，這樣既可以有效提升工作的效率和質(zhì)量，還可以有效發(fā)揮信息化管理職能。

其次，醫(yī)院檔案管理部門還要重視提高管理人員的專業(yè)能力，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢和作用。同時，國家也針對檔案隊伍建設(shè)提出了全新的標準和工作要求，要注重加強隊伍建設(shè)，并培養(yǎng)高尖端、高技術(shù)、精細化人才，為我國醫(yī)院人事檔案信息化發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院方面還要通過定期培訓(xùn)的方式，進一步提高檔案管理人員的信息化管理能力，使管理人員可以在培訓(xùn)過程中學(xué)習經(jīng)驗、掌握前沿的信息技術(shù)，提高檔案管理工作效率和管理水平。

提高檔案管理人員能力

對傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理人員實際工作情況的調(diào)查分析結(jié)果顯示，人事檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力普遍偏低，導(dǎo)致實際工作質(zhì)量和效率不盡如人意。究其原因主要是缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員、缺乏高層次人才、工作人員學(xué)歷偏低等。因此，醫(yī)院需要全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，需要提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，在進行收集、整理、歸納、篩選、調(diào)閱等工作時，全面培養(yǎng)工作人員運用信息技術(shù)的能力；其次，還要對工作人員進行培訓(xùn)。最后，要結(jié)合多種資源重點培養(yǎng)多層次、多學(xué)科等交叉性新型人才，為醫(yī)院人事檔案的發(fā)展提供大力支持。

拓寬工作服務(wù)范圍

當今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)院可以從以下兩個方面入手，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中來。

一方面，要結(jié)合實際情況合理拓寬醫(yī)院人事檔案工作服務(wù)范圍，將原本服務(wù)于醫(yī)院科室逐步向服務(wù)于全體醫(yī)護工作人員轉(zhuǎn)變，將全面服務(wù)工作落到實處。在具體實施過程中，還要了解人事檔案使用者的實際需求，根據(jù)相應(yīng)的需求提供有針對性的服務(wù)。當前，人們對信息數(shù)據(jù)的需求明顯增加，醫(yī)院人事檔案管理工作也應(yīng)提高對此項工作的重視程度，改善之前傳統(tǒng)單一的服務(wù)范疇，全面提高人事檔案管理服務(wù)。

另外一方面，還要與多方渠道建立溝通和聯(lián)系，只有這樣才能滿足信息資源的共享需求。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息數(shù)量也在逐步增多。但在具體工作過程中，憑借個人力量很難完成人事檔案數(shù)據(jù)信息的歸納、分類、整理、加工等工作。因此，應(yīng)當結(jié)合實際情況建立更完善的人事檔案管理系統(tǒng)，實行一體化管理。同時，還可以保障醫(yī)院人事檔案信息不再出現(xiàn)丟失、遺漏等問題，并提高資源利用效率，避免出現(xiàn)不必要的資源浪費。

建立健全的人事檔案管理制度

當前，醫(yī)院管理者主要將工作精力和重心放在提升醫(yī)療技術(shù)和水平方面，對于人事檔案管理工作一直沒有重視起來，也沒有結(jié)合實際情況建立完善的管理制度，從而導(dǎo)致人事檔案管理信息化無法落到實處。因此，要想充分發(fā)揮人事檔案管理信息化的優(yōu)勢和作用，還需要建立健全的管理體系和架構(gòu)，并貫徹落實到各個環(huán)節(jié)工作中。只有這樣才能使人事檔案管理工作向標準化、規(guī)范化方向邁進，凸顯信息化管理的優(yōu)勢。同時，還應(yīng)當提高對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，并根據(jù)實際情況設(shè)置信息分類標準，以此來完善和提高工作人員的工作能力和綜合素養(yǎng)。

總而言之，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展機遇。在實際工作過程中，工作人員可以充分運用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，提高日常工作的效率和質(zhì)量。但是，現(xiàn)階段利用互聯(lián)網(wǎng)開展人事檔案管理工作仍然存在一定的問題。因此，在運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的過程中需要結(jié)合實際情況，對現(xiàn)有的工作服務(wù)范圍、管理模式、管理理念等進行優(yōu)化創(chuàng)新。同時，還要重視提高檔案管理人員的工作能力，真正實現(xiàn)人事檔案管理的全面改革和發(fā)展，使醫(yī)院的人事檔案管理水平得到顯著提升，為醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：濟南市章丘區(qū)人民醫(yī)院）