T/CECS 707-2020《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》解讀與應(yīng)用

摘 要：本文主要分析了《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》的背景與意義，從建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)構(gòu)成到建設(shè)工程檔案信息采集內(nèi)容，再到建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)編碼與數(shù)據(jù)字典，進(jìn)行了分類解讀，最后通過杭州建設(shè)消防審驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)際案例，進(jìn)行了應(yīng)用分析。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)管理人員面對(duì)大量的數(shù)據(jù)資源存在巨大的挑戰(zhàn)，本文為建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)管理人員能夠更加清晰地理解和把握該標(biāo)準(zhǔn)以及工作方向提供一定參考。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案，信息數(shù)據(jù)采集，信息數(shù)據(jù)編碼

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.15.027

Interpretation and Application of T/CECS 707-2020， Data collection standard of construction project archives information

Huang Li-ying

（Hangzhou Urban Construction Archives）

Abstract： This paper mainly analyzes the background and significance of Data collection standard of construction project archives information， as well as the composition of construction project archives information， content of construction project archives information collection， and information data coding and data dictionary of construction project archives. The paper analyzes practical cases of Hangzhous fi re inspection archives database construction. Under the background of big data era， the management personnel of construction project archives have diffi culty facing a large number of data resources. This paper aims to provide some reference for better understanding， comprehension and work direction of urban construction archives management personnel.

Keywords： construction project archives， information data collection， information data coding

1 背景與意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息來源變得愈加豐富，建設(shè)工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)采集也更為容易。同時(shí)大量的數(shù)據(jù)資源，也讓建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集面臨更大的挑戰(zhàn)[1]。2020年3月，中共中央、國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于構(gòu)建更加完善的要素市場(chǎng)化配置體制機(jī)制的意見》，明確提出要加快培育國家數(shù)據(jù)要素市場(chǎng)，持續(xù)推進(jìn)政府?dāng)?shù)據(jù)開放共享，不斷提升社會(huì)數(shù)據(jù)資源價(jià)值。建設(shè)工程檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)亟須推進(jìn)，以往的建設(shè)工程檔案信息采集雖在行業(yè)范圍內(nèi)存在一定約束性基礎(chǔ)，但可參照數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)的多樣性，導(dǎo)致采集單位遵循的標(biāo)準(zhǔn)通常會(huì)存在差異，形成的建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)成果在集成融合等領(lǐng)域存在應(yīng)用短板。同時(shí)，隨著行業(yè)間數(shù)據(jù)信息融通應(yīng)用需求的提升，建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)的信息容納能力與支撐作用也需要不斷得到提升[2]。

以往所出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)無法滿足日新月異的建設(shè)工程檔案信息應(yīng)用管理需要，無法為相關(guān)企業(yè)的建設(shè)過程提供有效的參考依據(jù)，切實(shí)需要制定完善的建設(shè)工程檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》的發(fā)布解決了以上難題。該標(biāo)準(zhǔn)以相關(guān)數(shù)據(jù)采集規(guī)范及相關(guān)技術(shù)為基礎(chǔ)，突破建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集的管理瓶頸，實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集獲取過程的技術(shù)先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)合理性、應(yīng)用可持續(xù)性，以及數(shù)據(jù)共享性的優(yōu)勢(shì)，提升建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)的采集效率及管理應(yīng)用水平?！督ㄔO(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》從數(shù)據(jù)構(gòu)成、信息采集內(nèi)容及編碼、數(shù)據(jù)字典等方面，規(guī)范了建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集的有關(guān)流程和具體要求，使建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)有了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，通過信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案管理的數(shù)字化[3]。

2 標(biāo)準(zhǔn)解讀

2.1 數(shù)據(jù)構(gòu)成

建設(shè)工程檔案實(shí)體數(shù)據(jù)由項(xiàng)目級(jí)信息、單位工程級(jí)信息、案卷級(jí)信息、文件級(jí)信息四個(gè)層級(jí)構(gòu)成，并在各層級(jí)的實(shí)體數(shù)據(jù)信息上進(jìn)行進(jìn)一步分類，以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的原則構(gòu)成數(shù)據(jù)庫，為信息數(shù)據(jù)的使用與搜索奠定大量基礎(chǔ)。建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)組成應(yīng)符合圖1的規(guī)定。

2.2 信息采集內(nèi)容

信息采集內(nèi)容包括項(xiàng)目級(jí)、單位工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)、工程檔案責(zé)任單位、建設(shè)工程報(bào)建及業(yè)務(wù)跟蹤管理、建設(shè)工程檔案接收審核管理、建設(shè)工程檔案調(diào)閱利用登記、建設(shè)工程檔案鑒定管理登記、建設(shè)工程檔案銷毀管理登記、建設(shè)工程檔案異地備份管理登記等11種信息內(nèi)容并對(duì)其內(nèi)容信息進(jìn)行數(shù)據(jù)編碼。采集建設(shè)工程項(xiàng)目級(jí)信息時(shí)，立項(xiàng)信息為主數(shù)據(jù)表，主數(shù)據(jù)表之下包含建設(shè)用地規(guī)劃信息，建設(shè)工程規(guī)劃信息，單項(xiàng)工程信息等子表。在各層級(jí)的實(shí)體數(shù)據(jù)信息上進(jìn)行進(jìn)一步分類，以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的原則構(gòu)成數(shù)據(jù)庫，為信息數(shù)據(jù)的使用與搜索奠定大量基礎(chǔ)，明確建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)組成，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行信息采集、編碼，構(gòu)建數(shù)據(jù)字典。

檔案管理的過程中，不可避免地會(huì)有檔案增加、刪除、更改的問題。檔案留存對(duì)于未來工程復(fù)盤而言是重要的參考依據(jù)，對(duì)于具有核心數(shù)據(jù)的檔案內(nèi)容，如果發(fā)生變更和刪除也可能會(huì)對(duì)事件判決、責(zé)任認(rèn)定等產(chǎn)生影響。對(duì)工程檔案各個(gè)層級(jí)文件進(jìn)行內(nèi)容信息采集，使用數(shù)字化管理之后，能夠引入信息技術(shù)管理手段，使所有的操作記錄留存下來。對(duì)于電子信息的修改，可直接進(jìn)行溯源，留存多份不同時(shí)間點(diǎn)的檔案內(nèi)容以備查驗(yàn)；進(jìn)行紙質(zhì)資料的變更，要對(duì)變更前、變更后的內(nèi)容同時(shí)留存，同時(shí)留存變更依據(jù)和變更說明。在信息系統(tǒng)內(nèi)，也可建立變更資料索引，能夠明確查閱變更人、變更內(nèi)容、變更時(shí)間等。若僅對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行更改的，也可引入線上審批流程的模式，對(duì)于變更項(xiàng)目層層審批。數(shù)字化管理辦法能夠規(guī)范變更工作，有助于痕跡化管理。

2.3 信息數(shù)據(jù)編碼

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)據(jù)類型表，數(shù)據(jù)表按唯一性要求命名，數(shù)據(jù)表的具體命名方法為“TB_數(shù)據(jù)表名稱拼音縮寫”，標(biāo)記為“TBXXXX”，不同數(shù)據(jù)表名稱不相同。數(shù)據(jù)內(nèi)容包括了字段代碼、字段名稱、數(shù)據(jù)主要來源、字段類型、字段長(zhǎng)度、小數(shù)位數(shù)和備注七個(gè)字段。字段代碼的設(shè)定為字段名稱的漢語拼音首字母縮寫，同一表內(nèi)不可出現(xiàn)重復(fù)的字段代碼。字段名稱為該數(shù)據(jù)項(xiàng)的顯示名稱，可為中文或字符。在進(jìn)行數(shù)據(jù)采集時(shí)檢查不同來源的數(shù)據(jù)所指對(duì)象含義的一致性，并確保數(shù)據(jù)主要來源對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的約束。字段類型應(yīng)反映該數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)據(jù)類型，應(yīng)符合表1的規(guī)定。

2.4 數(shù)據(jù)字典

數(shù)據(jù)字典在需求分析階段被建立，是一個(gè)預(yù)留空間，一個(gè)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)時(shí)用到的一種工具，用來描述數(shù)據(jù)庫中基本表的設(shè)計(jì)，主要包括字段名、數(shù)據(jù)類型、主鍵、外鍵等描述表的屬性的內(nèi)容。通過數(shù)據(jù)字典，用戶可以訪問相應(yīng)的記錄數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用程序元數(shù)據(jù)，將其作為分析階段的工具。任何字典最重要的用途都是供人查詢對(duì)不了解的條目的解釋。在結(jié)構(gòu)化分析中，數(shù)據(jù)字典的作用是給數(shù)據(jù)流圖上每個(gè)成分加以定義和說明。換句話說，數(shù)據(jù)流圖上所有的成分的定義和解釋的文字集合就是數(shù)據(jù)字典，而且在數(shù)據(jù)字典中建立的一組嚴(yán)密一致的定義，有助于改進(jìn)分析員和用戶的通信。

3 應(yīng)用案例分析

以杭州建立消防審驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)庫為案例，在建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，采集項(xiàng)目所涉及信息。針對(duì)項(xiàng)目環(huán)節(jié)中關(guān)于信息采集內(nèi)容，根據(jù)項(xiàng)目的計(jì)劃資料、竣工報(bào)告、進(jìn)度記錄、項(xiàng)目實(shí)施方案、建設(shè)單位的技術(shù)資料、各種證書、監(jiān)理單位的施工圖及技術(shù)資料、施工單位技術(shù)資料等進(jìn)行采集。并通過現(xiàn)場(chǎng)踏勘，記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中的現(xiàn)場(chǎng)情況，包括施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況、拍攝照片和視頻，以及采集不同時(shí)段施工過程中的現(xiàn)場(chǎng)量測(cè)數(shù)據(jù)，對(duì)工程數(shù)據(jù)進(jìn)行全面記錄。采集完畢后，按照《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行編碼，保證檔案的完整性和可查詢性，統(tǒng)一整理成電子文件形式存放，為今后的查閱和管理提供便利。

建立消防審驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行電子化歸檔，專業(yè)系統(tǒng)建設(shè)同步進(jìn)行做了相應(yīng)的數(shù)據(jù)構(gòu)成，并與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對(duì)接，增錄建設(shè)工程檔案的數(shù)據(jù)字典。將建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)庫納入檔案管理數(shù)字系統(tǒng)中，作為單位檔案的一部分，信息錄入統(tǒng)一處理。并依托“最多跑一次”行政審批事項(xiàng)，將平臺(tái)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、加工，避免重復(fù)勞動(dòng)，減少檔案整理數(shù)字化加工量，推進(jìn)建設(shè)工程檔案的信息數(shù)據(jù)化、數(shù)字化。在保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用情況下，同時(shí)應(yīng)用自動(dòng)采集、檢測(cè)、數(shù)字簽名和元數(shù)據(jù)采集等技術(shù)措施，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的全流程管理，保證電子文件歸檔、電子檔案接收和電子檔案長(zhǎng)期保存，極大減少以往年終集中整理檔案的工作量，同時(shí)建立了查檔共享平臺(tái)。

消防審驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)項(xiàng)目在《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案查閱服務(wù)便利化，深化檔案查檔直通車，挖掘檔案數(shù)據(jù)資源，打造數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源互聯(lián)互通和共享利用。

4 結(jié) 語

《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》具有實(shí)際操作性，為建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供技術(shù)支撐，且對(duì)其他檔案信息化建設(shè)具有指導(dǎo)意義，切實(shí)解決建設(shè)工程檔案信息采集工作中無確切可依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)實(shí)問題，為建設(shè)工程檔案信息采集工作提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，對(duì)加強(qiáng)建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，提高建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，有利于規(guī)范建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)信息的科學(xué)采集，是開展建設(shè)工程檔案管理的重要依托，為建設(shè)工程檔案管理提供了重要經(jīng)驗(yàn)，使建設(shè)工程檔案能夠更好地為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理進(jìn)行服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[3]趙金玉.對(duì)建設(shè)工程檔案管理的體會(huì)與認(rèn)識(shí)[J].安徽建筑，2002（S1）：112.

作者簡(jiǎn)介

黃麗鶯，副研究館員，主要從事檔案管理工作。

（責(zé)任編輯：張佩玉）