財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建探析

孫翠萍

摘要：經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展和信息技術(shù)的革命，促使企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷升級(jí)和優(yōu)化，也推動(dòng)了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變革。由于原有的財(cái)務(wù)管理方式在各個(gè)業(yè)務(wù)單元中分散，其行為模式和規(guī)則不一致，使得企業(yè)管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，企業(yè)共享服務(wù)模式便應(yīng)運(yùn)而生，并逐漸成為時(shí)代的潮流。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，滿足了財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型的客觀需要，可以把財(cái)務(wù)人員從繁雜的財(cái)務(wù)工作中解脫出來，將更多的精力投入企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策當(dāng)中，以提高企業(yè)管理效率、壓縮成本、提升服務(wù)水平。因此，建設(shè)好財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，文章對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)理念、建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行了闡述，并針對(duì)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出了改進(jìn)構(gòu)想。

關(guān)鍵詞：發(fā)展；財(cái)務(wù)共享；分析；構(gòu)想

中圖分類號(hào)：TP311? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2023）36-0120-03

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）

1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心理念

在20世紀(jì)80年代初，福特公司在歐洲創(chuàng)立了全球首個(gè)共享服務(wù)中心。隨著共享服務(wù)中心的實(shí)施，更多的國內(nèi)公司，特別是一流的大型公司開始設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。共享服務(wù)中心通過創(chuàng)新管理模式，將企業(yè)重復(fù)且同質(zhì)化的業(yè)務(wù)統(tǒng)一整合到共享服務(wù)中心進(jìn)行處理，這樣企業(yè)就能更加專注自身的核心業(yè)務(wù)發(fā)展，達(dá)到了優(yōu)化資源、降低成本、提高效率、保證財(cái)務(wù)核算質(zhì)量、提升客戶滿意度的目的，從而進(jìn)一步提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心總體建設(shè)目標(biāo)

2.1 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以財(cái)務(wù)共享為基礎(chǔ)，推動(dòng)了財(cái)務(wù)管理改革和轉(zhuǎn)型，將基礎(chǔ)會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)共享中心，規(guī)范各共享服務(wù)單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)企業(yè)價(jià)值鏈流程中的各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管控，提升了企業(yè)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理水平和整體的風(fēng)險(xiǎn)管控能力。

2.2 支撐業(yè)務(wù)的發(fā)展

將財(cái)務(wù)工作的重心從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)核算轉(zhuǎn)變成為業(yè)務(wù)層面提供監(jiān)管控制與決策支持，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門從后臺(tái)管理到企業(yè)價(jià)值引領(lǐng)者的角色轉(zhuǎn)變過程，推進(jìn)財(cái)務(wù)職能由事后控制向事前、事中轉(zhuǎn)移[1]。同時(shí)在公司快速發(fā)展過程中，不用擔(dān)心重復(fù)配置財(cái)務(wù)資源，財(cái)務(wù)資源能得以有效利用和快速響應(yīng)，有力地支撐業(yè)務(wù)的發(fā)展。

2.3 財(cái)務(wù)一體化管理

通過財(cái)務(wù)人員深入業(yè)務(wù)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各價(jià)值鏈節(jié)點(diǎn)中，將財(cái)務(wù)工作延展到業(yè)務(wù)層面，使財(cái)務(wù)人員能夠更加深入地了解企業(yè)的業(yè)務(wù)情況，并參與到業(yè)務(wù)層面的預(yù)算管理、成本管理、資金管理等方面，從而開展精細(xì)化的財(cái)務(wù)管理工作，同時(shí)也把財(cái)務(wù)人員從冗雜的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)中解放出來，投入更多的管理會(huì)計(jì)工作中去。

2.4 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，打造大數(shù)據(jù)處理中心，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)化和對(duì)財(cái)務(wù)指標(biāo)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，充分利用數(shù)據(jù)挖掘和大數(shù)據(jù)分析比對(duì)技術(shù)，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)、約束和促進(jìn)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展水平。

2.5 提升業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)效率

在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)和價(jià)值鏈業(yè)務(wù)流程的再造、配合，使異地遠(yuǎn)程集中處理業(yè)務(wù)得以實(shí)現(xiàn)，從業(yè)務(wù)前端發(fā)生到財(cái)務(wù)報(bào)賬、審批、付款、歸檔等全流程的效率大大提高，使財(cái)務(wù)能為業(yè)務(wù)部門和人員提供全方位的服務(wù)，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)管理水平。

3 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行現(xiàn)狀

3.1 明確財(cái)務(wù)管理職責(zé)

通過制定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行水平的服務(wù)協(xié)議，界定了共享服務(wù)中心所提供服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確了雙方的職責(zé)界面、溝通機(jī)制等，以期使上線單位獲得優(yōu)質(zhì)、高效的財(cái)務(wù)共享服務(wù)，雙方正確履行和行使各自職責(zé)和權(quán)利，實(shí)現(xiàn)雙方工作效率和效益最大化，并促進(jìn)雙方建立長(zhǎng)期有效的合作關(guān)系。

按照集團(tuán)企業(yè)的管理層級(jí)，可以將財(cái)務(wù)職能體系分為三級(jí)：分別為二級(jí)總部財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)共享中心、各子公司財(cái)務(wù)。二級(jí)總部財(cái)務(wù)職能為明確經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，集中管理所屬各企業(yè)資金，監(jiān)督下屬單位預(yù)算執(zhí)行情況，監(jiān)控內(nèi)外部經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，并將準(zhǔn)確可靠的會(huì)計(jì)信息反饋給總部及各成員單位。各子公司財(cái)務(wù)職能是配合總部各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度，協(xié)助業(yè)務(wù)部門促進(jìn)業(yè)績(jī)，完成財(cái)務(wù)共享中心的核算要求，推進(jìn)企業(yè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.2 全面梳理了業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部管理組織職能

通過梳理企業(yè)價(jià)值鏈業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程，厘清了全流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的工作內(nèi)容及審批權(quán)責(zé)。將單據(jù)的審批流程固化在系統(tǒng)中，明確了共享中心各服務(wù)單位、共享中心的審批責(zé)任，實(shí)現(xiàn)流程的精簡(jiǎn)和優(yōu)化，增強(qiáng)了流程中各部門的責(zé)任感。如在員工報(bào)銷方面，既統(tǒng)一了會(huì)計(jì)核算要素和規(guī)則，又實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)審批流程的靈活配置。在合同結(jié)算方面，將合同臺(tái)賬信息與業(yè)務(wù)部門合同管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了合同的預(yù)付款、進(jìn)度款、質(zhì)保金、扣款等業(yè)務(wù)與共享中心的發(fā)票、付款業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，降低了無合同支付預(yù)付款、超進(jìn)度付款等風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部管理組織可采取按職能劃分的方法。這種方法既遵循了專業(yè)化的原則，標(biāo)準(zhǔn)化程度高，又可以大大提高財(cái)務(wù)共享中心人員的工作效率。主要任務(wù)包括：費(fèi)用核算組、資產(chǎn)核算組、收入成本組、總賬報(bào)表組、資金結(jié)算組、單據(jù)檔案組以及運(yùn)營(yíng)支撐組[２]。

財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部組織如圖2所示。

3.3 實(shí)現(xiàn)了共享中心與網(wǎng)銀系統(tǒng)對(duì)接

依托于集團(tuán)企業(yè)資金集中管理和集團(tuán)網(wǎng)銀系統(tǒng)，通過共享系統(tǒng)與集團(tuán)網(wǎng)銀的對(duì)公支付接口，將共享中心的集中支付指令傳遞到集團(tuán)網(wǎng)銀系統(tǒng)，基層單位在集團(tuán)網(wǎng)銀完成審核，并經(jīng)過資金調(diào)度中心校驗(yàn)后進(jìn)行資金支付，在保障資金支付安全的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)資金計(jì)劃的自動(dòng)校驗(yàn)控制以及支付信息的自動(dòng)交互，規(guī)范資金支付審核、審批流程。

3.4 原始附件和審批流程實(shí)現(xiàn)了電子化

共享系統(tǒng)通過影像處理功能與審批流程集成，將附件單據(jù)電子化，實(shí)現(xiàn)全流程電子化審批和附件單據(jù)影像文件異地傳輸，在減少人為干預(yù)的同時(shí)，加強(qiáng)共享中心對(duì)共享服務(wù)單位業(yè)務(wù)合法性、合規(guī)性的審查，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管控作用，對(duì)業(yè)務(wù)處理過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)現(xiàn)象和風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行上報(bào)和預(yù)警，促進(jìn)共享上線單位對(duì)照問題自我約束。

4 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題及分析

4.1 信息系統(tǒng)的協(xié)作和集成不完善，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值未能有效利用

財(cái)務(wù)共享中心實(shí)質(zhì)上是一個(gè)信息化的平臺(tái)，依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，系統(tǒng)的穩(wěn)定性、運(yùn)行的效率在工作中至關(guān)重要，完善的信息系統(tǒng)建設(shè)在保證系統(tǒng)安全方面也起到關(guān)鍵作用。目前，共享信息系統(tǒng)的建設(shè)水平不能確保各系統(tǒng)互聯(lián)互通，流程互通，系統(tǒng)的集成和互聯(lián)未能實(shí)現(xiàn)打通整個(gè)業(yè)務(wù)流程，不能對(duì)數(shù)據(jù)有效抽取，讓數(shù)據(jù)真正創(chuàng)造價(jià)值，更好地為企業(yè)管理提供信息支持。

4.2 流程標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，工作效率和服務(wù)滿意度有待提高

財(cái)務(wù)共享中心接收了各服務(wù)單位重復(fù)性、同質(zhì)化的工作，工作量大幅增加，但是因?yàn)榱鞒虡?biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)各單位不統(tǒng)一，工作效率和質(zhì)量并不如預(yù)期那樣有顯著的提高。例如費(fèi)用報(bào)銷，有的單位審批節(jié)點(diǎn)多，審批流程時(shí)間長(zhǎng)，報(bào)銷周期跨度大，并未讓員工感受到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)該帶來的方便、快捷、高效的客戶體驗(yàn)，導(dǎo)致員工會(huì)有抱怨和不滿情緒產(chǎn)生。

4.3 機(jī)械化工作方式易導(dǎo)致人員流失

隨著共享系統(tǒng)的建立，財(cái)務(wù)工作形式發(fā)生了本質(zhì)的變化，由原來專業(yè)性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)核算工作變成了機(jī)械化的審核業(yè)務(wù)單據(jù)。共享中心的財(cái)務(wù)人員每天的工作重復(fù)、枯燥，使得員工的工作積極性大大下降，長(zhǎng)此以往會(huì)對(duì)工作缺乏熱情，沒有成就感。另外，由于共享中心的人員晉升空間和職業(yè)前景有限，也容易導(dǎo)致人員流失。

5 對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的改進(jìn)構(gòu)想

5.1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心云平臺(tái)建設(shè)構(gòu)想

隨著網(wǎng)絡(luò)科技的快速發(fā)展，云服務(wù)器已經(jīng)開始在大公司廣泛應(yīng)用，而且這也是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代發(fā)展的一種趨勢(shì)，目前阿里云、騰訊云、華為云都是比較成功的案例。

財(cái)務(wù)云（也稱為財(cái)務(wù)共享）作為一種獨(dú)特的運(yùn)營(yíng)模式，融入了諸如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)這樣的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，并通過兩個(gè)主要的組件云端和用戶端來實(shí)現(xiàn)。云端的構(gòu)成包括網(wǎng)絡(luò)服務(wù)層、數(shù)據(jù)管理層、應(yīng)用支撐層、應(yīng)用層。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)層的職責(zé)是提供一些基礎(chǔ)的功能，比如發(fā)送電子郵件和利用DNS。數(shù)據(jù)管理層的主要任務(wù)是對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和保存，而應(yīng)用支撐層則是負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的權(quán)限進(jìn)行管理，并執(zhí)行統(tǒng)計(jì)分析等技術(shù)任務(wù)。應(yīng)用層則負(fù)責(zé)完成財(cái)務(wù)共享中心的各項(xiàng)功能模塊?？蛻舳说臉?gòu)建是由接入層和應(yīng)用層共同完成的，這個(gè)客戶端能夠利用PC或者手機(jī)等設(shè)備，通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連接到互聯(lián)網(wǎng)，完成了身份驗(yàn)證后，就可以在云端運(yùn)行相關(guān)的軟件，并且能夠處理與財(cái)務(wù)共享中心相關(guān)的數(shù)據(jù)工作[３]。

在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，云計(jì)算的應(yīng)用模式主要分為基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)（IAAS）、平臺(tái)即服務(wù)（PAAS）、軟件即服務(wù)（SAAS）三種，企業(yè)可根據(jù)自己的需求選擇最合適的應(yīng)用模式[４]。隨著云計(jì)算與移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的高速發(fā)展，共享服務(wù)中心云服務(wù)器業(yè)務(wù)處理能力將大大增強(qiáng)，能滿足客戶提供更多的服務(wù)需求，獲取手段也更加方便、快捷、高效，服務(wù)的客戶可隨時(shí)獲取定制化服務(wù)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)將更加“云化”，云平臺(tái)也更能適應(yīng)企業(yè)的數(shù)據(jù)應(yīng)用需求和價(jià)值創(chuàng)造。

5.2 打通壁壘，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷完善，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換將融為一體，財(cái)務(wù)的核心業(yè)務(wù)也將從信息化向智能化、數(shù)字化發(fā)展。財(cái)務(wù)共享建設(shè)要最大限度地有效整合并利用現(xiàn)有的IT系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)其與財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的集成和互聯(lián)互通。

共享信息系統(tǒng)通過對(duì)財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取和重組，把財(cái)務(wù)對(duì)數(shù)據(jù)的敏感性和對(duì)指標(biāo)的計(jì)算能力固化到算法中去，再把算法沉淀到平臺(tái)中，以適合的方式將數(shù)據(jù)、動(dòng)因和建議展示出來。同時(shí)增加共享系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)查詢與展示權(quán)限，擴(kuò)大財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享程度，讓企業(yè)不同層次的服務(wù)需求人員通過共享系統(tǒng)能夠便捷地獲取更多、更有價(jià)值的信息來源，充分挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的利用價(jià)值[５]。

財(cái)務(wù)共享中心通過收集、梳理、剖析并呈現(xiàn)所有的數(shù)據(jù)，不僅能夠?yàn)楣咎峁┴?cái)務(wù)層面的數(shù)據(jù)分析和價(jià)值評(píng)估，也能夠通過對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的研究識(shí)別出問題，然后利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行流程回顧，尋找出問題的根源，找出改善的關(guān)鍵點(diǎn)，確定解決問題的策略，從而真實(shí)地為公司的財(cái)務(wù)決策提供信息援助，并以高品質(zhì)的服務(wù)來支持公司的運(yùn)營(yíng)管理。

5.3 推進(jìn)財(cái)務(wù)制度與流程統(tǒng)一，提高單據(jù)審核質(zhì)量與效率

通過統(tǒng)一規(guī)范財(cái)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程，可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)把財(cái)務(wù)制度和相關(guān)政策嵌入系統(tǒng)中，保證前端的業(yè)務(wù)部門依照財(cái)務(wù)制度和政策執(zhí)行，同時(shí)簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，并根據(jù)外部和內(nèi)部的管理需求不斷進(jìn)行優(yōu)化。隨著制度的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和制度嵌入功能的實(shí)現(xiàn)，共享中心工作自動(dòng)化水平也將不斷優(yōu)化，進(jìn)而提高共享中心的工作質(zhì)量及效率，促進(jìn)公司執(zhí)行力的提升。通過財(cái)務(wù)共享中心的精細(xì)化管理，也將延展到業(yè)務(wù)過程，從而不斷提高業(yè)務(wù)過程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

5.4 利用手機(jī)終端為員工出差提供便利條件

可以把財(cái)務(wù)共享中心的移動(dòng)客戶端與航空公司、鐵路公司及酒店網(wǎng)絡(luò)客戶端對(duì)接，既能方便員工的出行，企業(yè)也能追蹤員工動(dòng)態(tài)，為票據(jù)報(bào)銷提供有力的支持。隨著信息化程度的發(fā)展，所獲得的發(fā)票均有二維碼區(qū)域，財(cái)務(wù)共享移動(dòng)端可設(shè)立“掃一掃”功能，通過掃碼及時(shí)將票據(jù)完整的信息上傳至共享中心，員工可以實(shí)現(xiàn)異地報(bào)銷，不用長(zhǎng)期墊付大額資金。

5.5 全面促進(jìn)人才轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升共享中心團(tuán)隊(duì)建設(shè)

隨著共享中心服務(wù)水平的不斷提高，流程機(jī)器人、物聯(lián)網(wǎng)、AI等越來越多的新技術(shù)涌現(xiàn)，企業(yè)共享服務(wù)中心的職能也將進(jìn)一步向上延展，智能財(cái)務(wù)和數(shù)據(jù)中心會(huì)成為共享服務(wù)中心的組成部分，財(cái)務(wù)共享團(tuán)隊(duì)會(huì)有更加多元的發(fā)展空間。因此，共享中心團(tuán)隊(duì)發(fā)展也會(huì)面臨新的挑戰(zhàn)，需要全面協(xié)同業(yè)財(cái)、外部專業(yè)咨詢和系統(tǒng)建設(shè)團(tuán)隊(duì)力量，迭代升級(jí)各級(jí)財(cái)務(wù)人員的能力與素養(yǎng)，轉(zhuǎn)型成為“財(cái)務(wù)+IT”的復(fù)合型人才。通過共享業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的積極合作，將會(huì)不斷拓展橫向能力，優(yōu)化團(tuán)隊(duì)分工，拓寬共享服務(wù)范圍，為企業(yè)提供更高的價(jià)值創(chuàng)造方案。

6 結(jié)束語

隨著企業(yè)管理的不斷發(fā)展與升級(jí)迭代，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也將向智能化方向發(fā)展，利用知識(shí)積累和先進(jìn)技術(shù)手段，高效開發(fā)服務(wù)產(chǎn)品、對(duì)內(nèi)對(duì)外提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)共享中心從成本中心向價(jià)值中心和利潤(rùn)中心轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)視角和財(cái)務(wù)職能也將會(huì)更為開闊。以跨組織、跨地域、跨職能形式構(gòu)建的共享服務(wù)中心，必將成為企業(yè)加速實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈變革、強(qiáng)力支撐企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的關(guān)鍵工具和手段，從而推動(dòng)企業(yè)打造一流財(cái)務(wù)管理體系，并朝著全球領(lǐng)先的一流企業(yè)邁進(jìn)。

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