淺析事業(yè)單位中層管理人員素質(zhì)的提升

梁 華

（云南省熱帶作物科學(xué)研究所，西雙版納 666100）

引 言

在事業(yè)單位組織構(gòu)架中，中層管理人員（部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人等）的重要作用是上情下傳、下情上達(dá)，是承上啟下的關(guān)鍵性樞紐：既要把上級的科研目標(biāo)、經(jīng)營目標(biāo)轉(zhuǎn)化、落實在實際工作中，做好目標(biāo)管理，還要堅持原則，采用柔和的方式方法，以自身積極帶動整體（部門）進(jìn)行互動，營造良好的工作氛圍，搭建互通信息交流平臺；既要讓上級覺得工作放心、可靠且有效率，又要使員工覺得處事公正、合理，還能干。作為中層管理人員，既要很好地領(lǐng)會上級的發(fā)展意圖、工作思路，又要以開放的心態(tài)、正確的方式管理好部門事務(wù)和團(tuán)隊工作過程，謂之中堅力量、頂梁柱是不為過的。其自身需要具備和增強(qiáng)以下能力，只有這樣才能完成部門任務(wù)和單位目標(biāo)。

一、增強(qiáng)發(fā)現(xiàn)問題的能力

立足于對實際情況的把握與分析，抓住問題的關(guān)鍵，更好地指導(dǎo)具體實踐。

（一）增強(qiáng)發(fā)現(xiàn)問題的意識，對事物多提問

首先，在提問前先確定自己提問的目的和此問所需得到的答案。比如，針對招聘面試時所提“你對招聘單位有哪些方面的了解和接觸？”，需要得到的答案：①應(yīng)聘者對加入單位的意愿強(qiáng)度；②應(yīng)聘者對專業(yè)的掌握程度和與單位研究方向一致度的配比情況；③獲知應(yīng)聘者其他的興趣點(diǎn)（認(rèn)同單位文化、對工作環(huán)境的要求、對單位區(qū)域的要求等）。

其次，提問時要有正確的發(fā)問方式，在用詞方面要貼切，描述要準(zhǔn)確，盡量不要使用模糊兩可的詞語。比如，在招聘時要對“應(yīng)屆畢業(yè)生”身份的界定明確說明：20XX—20XX 屆在擇業(yè)期未落實工作單位的畢業(yè)生。簽訂了聘用合同或勞動合同，并參加了職工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等社會保險的有工作經(jīng)歷求職者已喪失了“應(yīng)屆畢業(yè)生”的身份，就不屬于應(yīng)聘范圍。

再次，在提問后要把注意力始終集中在與對方的溝通上，不要隨意打斷對方的話。對面交談會產(chǎn)生一定的緊張氣氛，在回答時會出現(xiàn)不順暢的局面[1]，這時不要打斷，讓其靜默一會兒重新組織語言回答，從中抓住關(guān)鍵語句推敲出結(jié)論，同時也可觀察對方的應(yīng)變能力、表述能力和心理承受力。

最后，提問后將所獲得的信息做個簡要?dú)w納說明得到對方的確認(rèn)，達(dá)成共識，為后續(xù)進(jìn)一步的發(fā)展或直接定論提供決策依據(jù)。

（二）重視細(xì)節(jié)，日常多觀察多思考

從各種日常表象中抓住某些關(guān)鍵事件或一些不合常規(guī)的地方進(jìn)行分析判斷，發(fā)現(xiàn)問題真正的矛盾所在。例如，發(fā)現(xiàn)這段時間員工出勤率有異常現(xiàn)象，有兩名員工連續(xù)幾天都是遲到三五分鐘。透過表現(xiàn)看內(nèi)在，經(jīng)分析研判，兩人遲到原因一個是送小孩遲到，一個是晚睡起不來遲到；再抽絲剝繭往深里看，一個是因?qū)W校調(diào)整入校時間，與上班時間有沖突，送小孩上學(xué)后返回上班遲到；一個是晚上打游戲凌晨才休息造成遲到。一個是家庭因素，一個是生活狀態(tài)原因，通過思考判斷發(fā)現(xiàn)問題找出了最根本的原因，之后解決問題就有了依據(jù)和方向。

二、提高問題的解決能力。

解決問題的能力是中層管理者的核心能力，它體現(xiàn)了工作效率和質(zhì)量，是單位目標(biāo)量化的重要執(zhí)行層[2]。

首先，在思想上，要從一個崗位職能的模范角色轉(zhuǎn)變?yōu)轭I(lǐng)先、指導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)角色。當(dāng)脫離熟悉的專業(yè)崗位范圍職能后，晉升到多職能范圍轉(zhuǎn)變時，要盡快地把工作關(guān)系、同事關(guān)系等所有的關(guān)系理順，并將工作關(guān)注點(diǎn)的范圍變廣，多學(xué)習(xí)、多獲取不同類型的知識，如文化政治理論知識、提升本職專業(yè)的知識、相關(guān)學(xué)科知識等，將自己從“崗位專業(yè)人才”變?yōu)椤岸嗦毮芡ú拧?，形成自己的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、思維方式，潛移默化地引導(dǎo)員工的思路和行為。

其次，著眼于單位戰(zhàn)略與目標(biāo)，制訂部門工作計劃，將指標(biāo)量化層層分解，明確各崗位職責(zé)、責(zé)任范圍和制定規(guī)范工作流程。要經(jīng)常審視身邊的各類文件，找出與實際運(yùn)行中不足的地方，及時修訂完善，使內(nèi)部流程更加科學(xué)規(guī)范。員工依據(jù)職責(zé)和流程明白“該做什么、標(biāo)準(zhǔn)要求是什么、怎樣做好”的清晰脈絡(luò)，就能更好地促進(jìn)員工獨(dú)立思考，有序開展工作。

再次，要適當(dāng)給員工授權(quán)，自主解決崗位內(nèi)的一些問題，為員工成長創(chuàng)造機(jī)會。在授權(quán)的同時要抓住三個關(guān)鍵部分：①考核工作的進(jìn)度，是否在計劃時間內(nèi)完成階段性任務(wù)，下一任務(wù)是否在計劃的時間段有序開展了；②考核工作的結(jié)果（成效），當(dāng)工作任務(wù)完成時，不管是提前或按時或延后完成，它產(chǎn)生的結(jié)果是否是在計劃當(dāng)中應(yīng)該得出的結(jié)果（成效）；③考核工作任務(wù)完成的總結(jié)，是否對達(dá)成結(jié)果的過程進(jìn)行分析，是否形成規(guī)范性流程，是否分析了未達(dá)成的原因，對今后如何糾正或避免是否有改進(jìn)的意見或建議[3]。

最后，提升領(lǐng)悟力，增強(qiáng)對問題的理解和工作方向的把握。日常要重視信息收集，從外界紛雜的信息中發(fā)現(xiàn)自己需要的、有價值的信息，結(jié)合自己的實際問題、管理情況研判分析，形成自己的認(rèn)知；在工作中觀察員工能不能自主很好地解決眼前的問題，部門成員間有沒有協(xié)調(diào)合作解決一些共性的問題，項目的研究方向有沒有偏離主線。從收集和積累的內(nèi)外信息中分析出現(xiàn)問題矛盾的主要方向、次要方向和可能的發(fā)展變化，了解問題產(chǎn)生的主觀因素和客觀原因，判斷問題產(chǎn)生的影響程度，從解決問題中積累經(jīng)驗，不斷總結(jié)后進(jìn)行優(yōu)化分析、判斷、處理，這樣一來再遇到類似的問題就能有更好的解決方案，或可提前預(yù)防出現(xiàn)類似的問題。

三、增強(qiáng)與各部門的協(xié)作能力

任何目標(biāo)任務(wù)都不是一個部門獨(dú)自就能完成的，需要多個部門共同努力、協(xié)同配合才能圓滿完成。

（一）了解與本部門相關(guān)的部門的職能職責(zé)

單位為了應(yīng)對復(fù)雜的運(yùn)營管理，必然進(jìn)行專業(yè)化分工，難免會造成各部門職能交叉，就需要部門職責(zé)協(xié)調(diào)[4]。了解和熟悉協(xié)同部門的職責(zé)，能對同一項任務(wù)存在職責(zé)前后銜接和對職責(zé)范圍的界定有一個明確的認(rèn)知，清楚每階段操作的流程要求與時間限定，形成負(fù)責(zé)的思維模式和習(xí)慣，就能更好地在日常工作中相互協(xié)助，避免推諉扯皮現(xiàn)象。

（二）與其他部門進(jìn)行及時有效的溝通

及時收集、匯總問題，將關(guān)鍵內(nèi)容形成書面報告與相關(guān)部門溝通，合理分配責(zé)、權(quán)、利，可提高業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量，節(jié)約人力、物力和時間。例如，近期出現(xiàn)了人員流失的現(xiàn)象，人力資源部門作為主要牽頭部門，必須及時與人員流失部門進(jìn)行溝通，根據(jù)流失部門提供的空缺人員類型、數(shù)量、技能等信息，制訂人員補(bǔ)充計劃和相應(yīng)的解決方案及后續(xù)工作。

（三）提高協(xié)作服務(wù)意識

部門協(xié)同溝通順暢至少能解決單位（或部門間）60%～80%協(xié)調(diào)乏力的問題。因為只有協(xié)作意識到位，才能把協(xié)作的事情當(dāng)成自己的事情去辦理，也只有相互地提高協(xié)作服務(wù)意識，才能提高整體的協(xié)作服務(wù)水平，才能把協(xié)作之事辦好，才能完整地完成每項工作任務(wù)。例如，單位中有員工的職務(wù)（崗位）發(fā)生變化，從高級工晉升到了技師，勞資部門要主動將晉升的材料交于職稱管理部門辦理技師崗位申報手續(xù)，批準(zhǔn)后及時反饋回勞資部門申請技師崗位工資，審批后要積極與財務(wù)部門溝通落實新標(biāo)準(zhǔn)工資的發(fā)放。只有協(xié)助意識到位，各部門才能快速地依據(jù)職責(zé)完整辦理好員工崗位變動這項工作任務(wù)。

四、增強(qiáng)與部門團(tuán)隊的溝通能力

管理溝通是日常管理工作中的一個核心內(nèi)容，是各部門目標(biāo)達(dá)成、各員工有效工作的基礎(chǔ)。團(tuán)體內(nèi)溝通順暢形成合力，任務(wù)指標(biāo)、員工利益都能得到很好的實現(xiàn)。

（一）共建同理心，搭建信任平臺

無論是科研科技服務(wù)、政府單位職能服務(wù)、市場商業(yè)服務(wù)、社區(qū)群眾服務(wù)、最終的對接點(diǎn)還是人對人的服務(wù)，都要站在對方的角度和位置上，客觀理解對方的內(nèi)心感受，在做事前先思考“我這樣做，他人會怎么想”，然后換位思考“他人這樣做，我會怎么想”。采用換位思考和感受他人內(nèi)心的做事方式，可避免一些不必要的誤會、失誤和矛盾，也更容易獲得他人對自己人格、態(tài)度、價值觀等方面的信任，獲得對團(tuán)隊做事方法、信譽(yù)和品質(zhì)的信任。領(lǐng)導(dǎo)與團(tuán)隊共建同理心，對人真誠、尊重或體諒對方，建立了互信，就形成了一個良性循環(huán)，人際關(guān)系、團(tuán)際關(guān)系就會更加和諧融洽。

（二）共建學(xué)習(xí)氛圍，促進(jìn)共同進(jìn)步

部門團(tuán)隊具有統(tǒng)一意識、共同進(jìn)步的能力，就具備了良好模因的特征，就能不斷地迭代、進(jìn)步，就能滿足更高的市場需求、項目規(guī)格和單位發(fā)展需求。①共同學(xué)習(xí)黨的方針政策、新理論、新思想。熟悉國家政策大方向，掌握與單位發(fā)展、部門具體業(yè)務(wù)相關(guān)的政策文件、方法技術(shù)，做到完整、準(zhǔn)確、全面領(lǐng)會，對是什么、干什么、怎么干了然于胸，為目標(biāo)量化、崗位履行、職責(zé)落實打下堅實的基礎(chǔ)。②定期或不定期地召開會議，就眼前的工作情況或問題進(jìn)行交流。以口述形式或書面形式把工作情況或問題與團(tuán)隊所有人進(jìn)行交流，有不同意見當(dāng)場提出，現(xiàn)場討論，達(dá)成共識，以便做出有效、有力的結(jié)論。③有意識地引導(dǎo)團(tuán)隊增強(qiáng)注意力，多進(jìn)行深度思考。引導(dǎo)團(tuán)隊看待問題的方式方法和培養(yǎng)深度思考的習(xí)慣，將其內(nèi)化為工作生活核心，對改變團(tuán)隊之間的關(guān)系有很大的增強(qiáng)作用，對個人能力的提升、后續(xù)成功有很大的促進(jìn)作用。

五、提高公文寫作能力

俗話說“口說無憑，落筆為準(zhǔn)”，在單位運(yùn)營生產(chǎn)、日常管理活動中，函件、協(xié)議、申請報告、通知、計劃、總結(jié)等都要用筆頭落實成文字加以認(rèn)同。作為中層管理者，無論是采用電子信息科技系統(tǒng)還是使用書面紙質(zhì)方式進(jìn)行決策、溝通、反饋、匯報、宣傳等，都需要有扎實的文字功底基礎(chǔ)。

（一）要提升語言使用的能力

日常要多閱讀、多思考、多練習(xí)和積累、多修改和比較，只有這樣才能自如地運(yùn)用多種語言表達(dá)方式，形成各種各樣的語言風(fēng)格。例如：編制事務(wù)性文件計劃、總結(jié)類，可適當(dāng)采用些富于感染力的詞語，表達(dá)計劃的較強(qiáng)可操作性和圓滿完成任務(wù)取得較好成績；擬定專用公文財經(jīng)類則要嚴(yán)謹(jǐn)、平實和規(guī)范，數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，科目歸類要精準(zhǔn)；發(fā)布法定公文語言必須文雅莊重、嚴(yán)肅認(rèn)真，使用規(guī)定格式；編寫科研項目課題申報、立項、研究成果等材料，要內(nèi)容全面詳盡，體現(xiàn)專業(yè)性強(qiáng)，采用技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要符合國家規(guī)定和要求[5]。

（二）增強(qiáng)編制文檔技能

一是編制文檔時邏輯思維要清晰，文檔構(gòu)架要合理，排版規(guī)整要有層次，文字要通順。二是形式要多樣化，整篇文檔除文字外，可以使用流程圖、表格、圖示等方式對文檔內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，增加文檔的可讀性和可視化程度。三是要根據(jù)受眾對象的性質(zhì)編制不同風(fēng)格的文檔，如針對單位退休人員宣傳教育文檔，盡量圖文并茂、字體偏大，或直接采取圖示的方式，以便老年人直觀學(xué)習(xí)。如果僅是內(nèi)部交流溝通類文檔，可采用便簽形式（把握“五要素”原則）告知即可。

六、加強(qiáng)情緒調(diào)節(jié)能力

情緒調(diào)節(jié)是加強(qiáng)自我管理能力中的一個關(guān)鍵點(diǎn)，是自我控制的力量，是保持正確思想的方法。

（一）加強(qiáng)自身的情緒管理

作為中層管理者，最忌諱在工作時情緒化，這會影響與團(tuán)隊成員間的相處，所以要先處理好自己的心情，再來處理工作事務(wù)。在與部門團(tuán)隊進(jìn)行工作交流、問題反饋、績效談話時要態(tài)度平和、真誠付出、認(rèn)真傾聽，不把私人情緒、個人偏見夾雜在交談中，或采用不恰當(dāng)?shù)姆绞奖磉_(dá)；在遇到突發(fā)事件時要保持穩(wěn)定的情緒，可以維持思路清晰，有效協(xié)調(diào)溝通，快速找到解決突發(fā)事件的方法，從而避免慌亂使事件失控或做出錯誤判斷；在面對競爭對手時，只有管理好情緒才能做事周全縝密，不給對手可乘之機(jī)。作為中層管理者，一貫地保持良好的情緒，積極穩(wěn)定地處事，不僅能獲得上級領(lǐng)導(dǎo)的青睞與贊賞，也較容易獲得部門團(tuán)隊的認(rèn)可，并能帶動大家積極效仿，形成良性氛圍，養(yǎng)成日常習(xí)慣。

（二）關(guān)注團(tuán)體情緒表現(xiàn)

首先，對團(tuán)隊成員的家庭情況、性格愛好、優(yōu)缺點(diǎn)要有清晰的認(rèn)知，對其情緒的變化要清楚，及時給予開導(dǎo)和關(guān)懷。其次，要恰當(dāng)?shù)乇頁P(yáng)員工的優(yōu)點(diǎn)、做的好事、出的成績，增強(qiáng)員工的幸福感和成就感。再次，引導(dǎo)員工轉(zhuǎn)移情緒，通過組織一些體育活動或團(tuán)建活動，如籃球比賽、排球運(yùn)動等團(tuán)體活動，通過奔跑、灌籃、跳躍、扣殺等運(yùn)動方式讓員工有表達(dá)情緒的“排泄渠道”，出身汗、吼兩句，掃除自我負(fù)面情緒。最后，經(jīng)常與團(tuán)隊成員分享一些健康積極的情緒管理知識、情緒表達(dá)經(jīng)驗，分享一切值得分享的東西，讓團(tuán)隊成員保持樂觀心態(tài)，不斷進(jìn)行自我激勵，充滿正能量。因工作時間占據(jù)了日常生活中大部分的時間，學(xué)習(xí)控制管理好自己的情緒對自身職業(yè)生涯和營造團(tuán)隊和諧氛圍至關(guān)重要，需要管理者和團(tuán)隊成員在日常工作中多磨煉、多積累、多總結(jié)，建立良好的團(tuán)隊精神、良好的工作態(tài)度，只有這樣才能更好地提升自我管控能力，管理好情緒。

結(jié) 語

因中層管理人員的核心地位在事業(yè)單位實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展、獲得社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等各方面有著舉足輕重的作用，其具備的能力越強(qiáng)、技能越高、思維方式越開闊，才能更好地指引和帶領(lǐng)部門團(tuán)隊完成部門指標(biāo)、單位經(jīng)營目標(biāo)及對外樹立良好的單位形象和口碑。中層管理人員在學(xué)習(xí)、執(zhí)行上要以身作則，員工“上行下效”，形成團(tuán)隊合力，產(chǎn)生聚集效果，吸引更多的高素質(zhì)人才加入，就會產(chǎn)生更強(qiáng)的創(chuàng)新力、執(zhí)行力、協(xié)作力和凝聚力，從而組建優(yōu)秀的管理團(tuán)隊，為事業(yè)單位高效率、高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展提供重要保障。