基于信息系統(tǒng)的企業(yè)全面預(yù)算管理實(shí)施路徑

劉艷/文

全面預(yù)算管理作為企業(yè)有效的管理方法，對企業(yè)各項(xiàng)管理工作有著重要的影響，其能夠?qū)ζ髽I(yè)資源進(jìn)行合理配置以及對流程進(jìn)行科學(xué)管理。近年來，越來越多企業(yè)逐漸認(rèn)識到了全面預(yù)算管理工作的重要性，紛紛借助全面預(yù)算管理來有效把控企業(yè)各項(xiàng)工作，科學(xué)安排企業(yè)資源，推進(jìn)企業(yè)工作的有序開展。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，企業(yè)全面預(yù)算管理要求不斷提高，企業(yè)應(yīng)該利用信息系統(tǒng)優(yōu)化預(yù)算管理流程，促使企業(yè)的各項(xiàng)預(yù)算工作由以往的線下管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上管理，提高企業(yè)預(yù)算管理工作的質(zhì)量和效率。企業(yè)在實(shí)施全面預(yù)算管理的過程中，要高度重視預(yù)算控制流程的要求，全面優(yōu)化預(yù)算管理體系，不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

全面預(yù)算管理的定義

基于信息系統(tǒng)的全面預(yù)算管理是指，以信息系統(tǒng)對企業(yè)預(yù)算工作全流程進(jìn)行控制。利用先進(jìn)的信息技術(shù)對企業(yè)預(yù)算編制、執(zhí)行、考核全過程進(jìn)行信息化管理，確保企業(yè)預(yù)算工作流程更加科學(xué)。

基于信息系統(tǒng)的企業(yè)全面預(yù)算管理存在的問題

基礎(chǔ)管理的流程不完善

首先，未構(gòu)建完善的全面預(yù)算管理組織架構(gòu)。企業(yè)在信息化的環(huán)境下實(shí)施預(yù)算管理工作，要求企業(yè)各級人員參與。但是，很多企業(yè)的預(yù)算管理組織架構(gòu)并不完善，未形成從管理層到基層全員參與管理的氛圍，沒有明確預(yù)算工作的具體人員職責(zé)，導(dǎo)致預(yù)算工作流于形式。其次，人員對預(yù)算工作的理解和掌控能力不足。在信息化環(huán)境下實(shí)施全面預(yù)算管理，應(yīng)明確人員的具體工作任務(wù)要求及管理職責(zé)，但是部分人員對預(yù)算工作的相關(guān)知識了解不足，預(yù)算素養(yǎng)有待提高。由于人員不了解預(yù)算管理工作具體方法及信息系統(tǒng)操作要求，因此預(yù)算管理工作無法得到有序執(zhí)行。再次，信息系統(tǒng)建設(shè)滯后。長期以來，很多企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算管理過程中，無法通過信息系統(tǒng)對企業(yè)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，存在明顯的“信息孤島”問題，導(dǎo)致各類信息無法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，嚴(yán)重制約了企業(yè)管理工作的有效開展。

預(yù)算編制不科學(xué)

首先，企業(yè)應(yīng)制定合理的預(yù)算編制方法，結(jié)合企業(yè)預(yù)算工作流程要求，采用上下結(jié)合的預(yù)算編制措施。然而，很多企業(yè)在編制預(yù)算過程中，直接由管理層確定預(yù)算管理方案，忽視了基層人員對預(yù)算工作參與的要求，容易導(dǎo)致預(yù)算無法得到各級人員的全方位配合。其次，預(yù)算指標(biāo)設(shè)計(jì)不夠科學(xué)。在信息化建設(shè)下，企業(yè)應(yīng)該通過信息系統(tǒng)固化預(yù)算指標(biāo)體系，以此確保企業(yè)預(yù)算編制更加合理。但是，很多企業(yè)在編制預(yù)算指標(biāo)環(huán)節(jié)，忽視了實(shí)際工作要求，各類預(yù)算指標(biāo)均無法體現(xiàn)企業(yè)各部門的實(shí)際工作情況，導(dǎo)致預(yù)算編制不科學(xué)。最后，預(yù)算審核存在不足。很多企業(yè)無法通過信息系統(tǒng)實(shí)施預(yù)算審核。由于企業(yè)人員獲取預(yù)算數(shù)據(jù)所需的時(shí)間較長，無法第一時(shí)間掌握預(yù)算指標(biāo)情況，因此預(yù)算管理體系存在明顯滯后性，無法及時(shí)評價(jià)各項(xiàng)指標(biāo)的合理性。

預(yù)算執(zhí)行不嚴(yán)格

首先，未形成事前控制。預(yù)算管理工作要落實(shí)事前控制的要求，要嚴(yán)格監(jiān)督預(yù)算工作的事前環(huán)節(jié)。但是部分企業(yè)沒有在事前落實(shí)控制要求，且在預(yù)算審批環(huán)節(jié)忽視了監(jiān)督要求，導(dǎo)致了不合理支出的產(chǎn)生。其次，在事中環(huán)節(jié)未落實(shí)預(yù)算的預(yù)警要求。由于很多企業(yè)沒有明確預(yù)算工作要求，沒有制定相應(yīng)的預(yù)算預(yù)警措施，所以預(yù)算即便產(chǎn)生偏差也無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題。最后，預(yù)算的事后控制環(huán)節(jié)不完善。部分企業(yè)無法針對預(yù)算工作中的問題落實(shí)具體的改進(jìn)措施，即便預(yù)算工作發(fā)生重大風(fēng)險(xiǎn)，也無法有效應(yīng)對，導(dǎo)致預(yù)算問題無法得到有效解決。

預(yù)算考評不合理

信息化時(shí)代，企業(yè)實(shí)施預(yù)算考評要明確預(yù)算管理工作的相關(guān)要求，確保各級人員全方位參與到預(yù)算考評環(huán)節(jié)中。但是部分企業(yè)在開展預(yù)算考評時(shí)，僅以年度為周期開展考評，無法動態(tài)分析工作執(zhí)行問題，也無法對存在的不足加以整改，阻礙了企業(yè)工作的開展，不能對人員起到動態(tài)督促的作用。

基于信息系統(tǒng)的企業(yè)全面預(yù)算管理的相關(guān)建議

優(yōu)化基礎(chǔ)管理

第一，優(yōu)化企業(yè)的組織架構(gòu)。實(shí)施全面預(yù)算管理，要對組織架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，轉(zhuǎn)變以往預(yù)算管理過于依賴財(cái)務(wù)部門人員的理念和方式。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，為適應(yīng)信息化發(fā)展，應(yīng)對企業(yè)組織架構(gòu)進(jìn)行升級，建立以預(yù)算委員會為核心的預(yù)算組織架構(gòu)。同時(shí)，企業(yè)要建立預(yù)算工作小組，對企業(yè)的預(yù)算事項(xiàng)進(jìn)行充分的分析。預(yù)算工作小組須以財(cái)務(wù)部門為核心，各部門骨干參與其中，確保預(yù)算工作中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、處理以及傳遞有專人控制，實(shí)現(xiàn)預(yù)算工作的高效管理。

第二，加強(qiáng)對人員預(yù)算管理工作相關(guān)知識的培訓(xùn)。企業(yè)實(shí)施預(yù)算管理，要明確全員職責(zé)，落實(shí)預(yù)算管理工作的要求，確保各級人員都能全方位參與到預(yù)算工作中。

第三，推動企業(yè)各系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)聯(lián)通。在信息化模式下，信息系統(tǒng)要對企業(yè)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理，企業(yè)信息系統(tǒng)要能夠快速、準(zhǔn)確地調(diào)取對企業(yè)有價(jià)值的數(shù)據(jù)，確保企業(yè)預(yù)算管理工作更加高效，幫助企業(yè)及時(shí)掌握預(yù)算數(shù)據(jù)的來源，為預(yù)算編制提供有效的參考依據(jù)，在預(yù)算執(zhí)行過程中及時(shí)監(jiān)控工作狀態(tài)，在預(yù)算考評時(shí)對預(yù)算考評流程進(jìn)行分析和管理。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)要通過信息系統(tǒng)明確各級人員的具體工作要求，借助信息化管理讓企業(yè)各級人員之間實(shí)現(xiàn)密切配合，確保企業(yè)數(shù)據(jù)得到及時(shí)處理，從而形成先進(jìn)的管理模式。

完善預(yù)算編制

第一，采用科學(xué)的預(yù)算編制方法。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，預(yù)算編制要求也在不斷提高。為確保企業(yè)資源得到合理配置，要將工作流程要求細(xì)化落實(shí)到具體的部門、崗位上，充分調(diào)動各級人員的工作積極性，并采用科學(xué)的預(yù)算編制方法。長期以來，企業(yè)采取的是自上而下的預(yù)算編制方法，這種方式容易導(dǎo)致預(yù)算脫離基層的實(shí)際情況，再加上忽視了基層工作流程的實(shí)際要求，導(dǎo)致預(yù)算和企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要出現(xiàn)偏差。為了確保企業(yè)的預(yù)算編制更加科學(xué)，企業(yè)要采用上下結(jié)合的預(yù)算編制方案。企業(yè)的董事會應(yīng)合理確定企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，再將戰(zhàn)略目標(biāo)分解為整體預(yù)算目標(biāo)，之后將預(yù)算目標(biāo)分解為具體部門的工作任務(wù)，并在信息系統(tǒng)中向各部門傳達(dá)預(yù)算目標(biāo)。各部門在明確預(yù)算目標(biāo)之后，在信息系統(tǒng)中填列具體的預(yù)算指標(biāo)。企業(yè)完成預(yù)算編制之后，將預(yù)算草案提交預(yù)算管理小組匯總，預(yù)算管理小組對各類草案進(jìn)行審核，并召開會議，讓各主體參與對預(yù)算方案的討論，之后提交預(yù)算管理委員會。預(yù)算管理委員會要對預(yù)算相關(guān)信息進(jìn)行修正，并通過反復(fù)協(xié)調(diào)形成最終的預(yù)算方案。

第二，設(shè)置科學(xué)的預(yù)算編制指標(biāo)體系。企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)該結(jié)合預(yù)算編制工作要求設(shè)置完善的編制指標(biāo)體系。信息系統(tǒng)要對企業(yè)各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行規(guī)范控制，確保企業(yè)各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)符合企業(yè)的實(shí)際工作要求，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)各項(xiàng)工作的全方位管理，確保企業(yè)各項(xiàng)工作更具合理性。例如，對于利潤中心，預(yù)算編制指標(biāo)要以凈利潤為核心，并進(jìn)一步分解為收入指標(biāo)、成本費(fèi)用指標(biāo)。在收入指標(biāo)方面，應(yīng)關(guān)注企業(yè)收入完成率、回款等指標(biāo)。在成本費(fèi)用控制指標(biāo)方面，則關(guān)注費(fèi)用支出合理性、人均費(fèi)用等方面的指標(biāo)。通過管理企業(yè)的重點(diǎn)指標(biāo)，并對指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化分類，可以確保各部門在編制預(yù)算環(huán)節(jié)按照系統(tǒng)表格填列信息，確保各項(xiàng)指標(biāo)符合企業(yè)的實(shí)際情況。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)管理流程要求不斷提高。對此，企業(yè)要高度關(guān)注信息系統(tǒng)，不斷優(yōu)化信息系統(tǒng)功能，確保各項(xiàng)工作符合自身發(fā)展要求，做到對企業(yè)經(jīng)營管理工作的整合控制。在傳統(tǒng)管理模式下，企業(yè)各業(yè)務(wù)模塊之間相互孤立，存在明顯的“信息孤島”問題。在信息系統(tǒng)模式下，企業(yè)數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)及時(shí)銜接，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)的處理更加高效，達(dá)到提高企業(yè)工作效率的目標(biāo)。企業(yè)要在各系統(tǒng)之間建立信息接口，包括資金管理系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)等，確保企業(yè)各部門在編制預(yù)算環(huán)節(jié)能及時(shí)獲取各項(xiàng)信息，以此提高預(yù)算編制效率。

第三，借助信息系統(tǒng)開展預(yù)算審核。在信息系統(tǒng)管理模式下，企業(yè)人員要能夠借助系統(tǒng)開展預(yù)算審核，實(shí)現(xiàn)提高審核效率的目標(biāo)。在信息系統(tǒng)的管理環(huán)節(jié)，企業(yè)各部門要對信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，分析企業(yè)所編制的預(yù)算數(shù)據(jù)存在的不足之處，以此分析企業(yè)各類數(shù)據(jù)是否合理。例如，員工開展預(yù)算審核時(shí)，可借助信息系統(tǒng)分析企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的變動趨勢以及歷史狀態(tài)，以此分析企業(yè)數(shù)據(jù)的合理性，幫助企業(yè)優(yōu)化管理體系。

重視預(yù)算執(zhí)行

第一，構(gòu)建事前控制機(jī)制。企業(yè)預(yù)算控制要實(shí)現(xiàn)事前控制，在企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生之前，通過信息系統(tǒng)進(jìn)行審核，確保各類事項(xiàng)符合預(yù)算要求，避免盲目支出的問題。企業(yè)應(yīng)在實(shí)施預(yù)算方案之前明確具體的管理要求，分析預(yù)算是否符合管理流程的要求。各級人員在申請預(yù)算支出之前，可以通過系統(tǒng)了解預(yù)算相關(guān)信息，包括預(yù)算已發(fā)生額、預(yù)算余額等，并結(jié)合各類信息對預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，合理判斷各項(xiàng)支出是否有必要。企業(yè)審核人員能從系統(tǒng)中分析相關(guān)數(shù)據(jù)，評估各項(xiàng)業(yè)務(wù)支出的合理性及必要性。然后，在對預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，形成審批結(jié)論，通過審批之后，相關(guān)預(yù)算要鎖定額度。后續(xù)完成項(xiàng)目支出后，由項(xiàng)目執(zhí)行人將費(fèi)用報(bào)銷單等單據(jù)提交至財(cái)務(wù)部門完成報(bào)銷，并扣減相應(yīng)的預(yù)算。在企業(yè)開展預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)中，為形成嚴(yán)肅的約束力，要制定完善的控制措施，對超預(yù)算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)要實(shí)行嚴(yán)格審批。若部分事項(xiàng)超過了預(yù)算范圍又必須執(zhí)行，則要經(jīng)過董事會的審核，同意之后才能夠開展，確保預(yù)算管理工作的嚴(yán)肅性。

第二，形成對預(yù)算的事中控制機(jī)制。事中控制機(jī)制是預(yù)算工作中最重要的一環(huán)，企業(yè)對各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析時(shí)，要找到執(zhí)行偏離的環(huán)節(jié)，采取恰當(dāng)?shù)拇胧┯枰越鉀Q。企業(yè)在預(yù)算的事中環(huán)節(jié)，要了解預(yù)算工作存在的不足之處，確保企業(yè)資源得到合理配置，流程得到規(guī)范管理，從而提高企業(yè)預(yù)算管理工作效率。若各項(xiàng)指標(biāo)超出一定范圍，則由信息系統(tǒng)進(jìn)行自動預(yù)警，確保企業(yè)工作流程中的偏差得到實(shí)時(shí)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理體系、防范風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。

第三，制定事后控制措施。事后控制主要是通過信息系統(tǒng)定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，采用因素分析法等方式，找到預(yù)算發(fā)生偏差的成因，并探討如何才能夠解決預(yù)算工作中存在的問題，避免預(yù)算問題再次發(fā)生。采取科學(xué)的事后控制措施，能夠及時(shí)掌握預(yù)算工作流程中的不足，為預(yù)算管理流程的優(yōu)化提供必要支持。

優(yōu)化預(yù)算考評

第一，建立動態(tài)的考評機(jī)制。企業(yè)在預(yù)算管理過程中，要構(gòu)建動態(tài)考評機(jī)制。動態(tài)考評機(jī)制要求以較高頻率開展考評，關(guān)注企業(yè)各級人員工作任務(wù)的完成情況，并結(jié)合人員的工作情況落實(shí)相應(yīng)獎懲措施，全面調(diào)動各級人員參與預(yù)算管理的積極性。在實(shí)施預(yù)算考評環(huán)節(jié)，應(yīng)及時(shí)了解企業(yè)各級人員的工作情況，確?？荚u工作公平、公正。例如，在每月月末針對人員的預(yù)算工作按照信息系統(tǒng)預(yù)設(shè)的指標(biāo)，由信息系統(tǒng)自動考評，得出考評結(jié)果之后將考評結(jié)果和薪酬、獎懲掛鉤。若發(fā)現(xiàn)人員在預(yù)算工作中存在重大問題，要及時(shí)溝通，確保存在的問題得到切實(shí)的解決。構(gòu)建動態(tài)考評機(jī)制的最大優(yōu)勢在于能利用信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)獲取預(yù)算工作數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)掌握工作情況，確保工作流程中的問題得到及時(shí)解決。

第二，充分關(guān)注信息技術(shù)。在預(yù)算考評環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)能讓預(yù)算考評更加公正。長期以來，很多企業(yè)在實(shí)施考評過程中，存在人為主觀因素影響考評結(jié)果的問題，導(dǎo)致企業(yè)考評結(jié)果無法充分體現(xiàn)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，導(dǎo)致企業(yè)預(yù)算考評工作失去公正性。為確保企業(yè)預(yù)算考評工作能夠體現(xiàn)出企業(yè)的實(shí)際要求，并幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題與不足，要構(gòu)建科學(xué)的考評機(jī)制，確保所設(shè)計(jì)的考核指標(biāo)能涵蓋企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)情況，并且在預(yù)算考評環(huán)節(jié)要將考評結(jié)果和人員的薪酬、職位相掛鉤，以充分增強(qiáng)人員的崗位責(zé)任意識，讓人員主動改進(jìn)工作中的不足，以此優(yōu)化企業(yè)預(yù)算管理流程。