企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的策略與實(shí)踐探索

李桐／文

山西漳山發(fā)電有限責(zé)任公司

財(cái)務(wù)共享中心是信息化時(shí)代企業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型的重要特征，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化管理的重要工序。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)管理模式的弊端逐漸顯露。為此，企業(yè)通過構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心來提升自身的財(cái)務(wù)管理效率和管理質(zhì)量，促使企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作發(fā)揮應(yīng)有的職能作用，減少企業(yè)的經(jīng)營管理成本，打破企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展的阻礙。

相關(guān)基礎(chǔ)內(nèi)容

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的概念和特點(diǎn)

對(duì)于集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作而言，財(cái)務(wù)共享的主要作用在于獲取數(shù)據(jù)信息以及為企業(yè)管理層的決策提供服務(wù)，并將會(huì)計(jì)核算以及報(bào)告分析等工作統(tǒng)一交由財(cái)務(wù)共享中心處理，促使企業(yè)財(cái)務(wù)管理由傳統(tǒng)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾頃?huì)計(jì)，使財(cái)務(wù)人員積極參與到企業(yè)的管理決策活動(dòng)中，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。在當(dāng)前財(cái)務(wù)共享應(yīng)用環(huán)境下，財(cái)務(wù)共享中心主要有以下基本特征。第一，專業(yè)性。財(cái)務(wù)共享中心需要共享中心工作人員掌握扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，并為客戶提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)共享服務(wù)。第二。規(guī)模優(yōu)勢(shì)。財(cái)務(wù)共享中心能統(tǒng)一處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并統(tǒng)籌規(guī)劃管理活動(dòng)，以此降低企業(yè)的經(jīng)營管理成本。第三，服務(wù)型財(cái)務(wù)共享中心建立的目的在于為企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的開展提供技術(shù)服務(wù)，并持續(xù)對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。第四，協(xié)議性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過簽訂合作協(xié)議，與企業(yè)客戶建立合作服務(wù)關(guān)系，并確認(rèn)客戶群體的服務(wù)要求和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

財(cái)務(wù)共享中心的概念和特點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享中心這一概念在近幾年被頻繁提及，其本質(zhì)是對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行集中和系統(tǒng)化的管理。通過對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理觀念的更新和管理流程的再造，不斷革新企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式，并通過專業(yè)手段不斷提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和職能優(yōu)勢(shì)，促使企業(yè)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理不斷融合，使企業(yè)財(cái)務(wù)管理朝著精細(xì)化方向發(fā)展，不斷擴(kuò)大企業(yè)財(cái)務(wù)管理職能范疇，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作賦予新的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。

財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用價(jià)值

財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用價(jià)值主要體現(xiàn)在對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和一體化管理層面上。財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用能使企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量得到明顯提升，將傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算工作交由財(cái)務(wù)共享中心處理，促使企業(yè)財(cái)務(wù)人員騰出精力去完成更多有價(jià)值的工作，深入企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)，參與企業(yè)的管理決策，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)管控能力，促使企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)朝管理會(huì)計(jì)方向轉(zhuǎn)型，使其綜合管理水平提升到一個(gè)新的高度。

當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)內(nèi)容

財(cái)務(wù)組織體系變革

加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)，企業(yè)的財(cái)務(wù)組織體系也需要隨之變革。通過對(duì)財(cái)務(wù)關(guān)鍵職能的綜合分析，將企業(yè)財(cái)務(wù)組織體系劃分為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)以及共享財(cái)務(wù)。第一，戰(zhàn)略財(cái)務(wù)，企業(yè)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)工作內(nèi)容由原先的會(huì)計(jì)核算、資金管理以及預(yù)算管理等工作轉(zhuǎn)變?yōu)橛善髽I(yè)財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一處理。第二，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)工作將業(yè)務(wù)管理、稅務(wù)申報(bào)以及成本核算等工作交由財(cái)務(wù)共享中心處理。第三，共享財(cái)務(wù)，共享財(cái)務(wù)主要由財(cái)務(wù)中心人員負(fù)責(zé)，對(duì)財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行統(tǒng)一再造，為財(cái)務(wù)管理工作提供數(shù)據(jù)支持。

財(cái)務(wù)共享中心標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化管理是財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用的主要特征之一，企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行統(tǒng)一安排、規(guī)劃。對(duì)于特定工作，以主流程為基礎(chǔ)，針對(duì)其差異性內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。財(cái)務(wù)共享中心標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)工作的主要內(nèi)容如下：一是標(biāo)準(zhǔn)流程管理，在財(cái)務(wù)共享中心的標(biāo)準(zhǔn)化管理原則下，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)管理理念以及財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行全面分析，明確開展財(cái)務(wù)管理工作的統(tǒng)一流程；二是標(biāo)準(zhǔn)流程建設(shè)，企業(yè)要根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用環(huán)境搭建統(tǒng)一的管理框架，基于對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理流程的了解，確認(rèn)現(xiàn)階段各成員的具體工作職責(zé)，詳細(xì)描述各步驟內(nèi)容和要求，根據(jù)實(shí)際工作反饋對(duì)要求和內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)建設(shè)

財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)建設(shè)要以企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造為核心原則，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高效對(duì)接和有效融合，在信息化管理環(huán)境下為企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)用提供技術(shù)支撐。第一，建設(shè)目標(biāo)。企業(yè)通過整合現(xiàn)有的資源條件，對(duì)管理職能與技術(shù)要求進(jìn)行匯總分析，從而搭建財(cái)務(wù)共享管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)日常經(jīng)營管理活動(dòng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化處理。第二，建設(shè)內(nèi)容。財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)的建設(shè)，本質(zhì)上是搭建共享服務(wù)系統(tǒng)，為企業(yè)的預(yù)算管理、業(yè)務(wù)管理、資金管理以及信息管理提供一個(gè)綜合服務(wù)平臺(tái)，對(duì)以上管理活動(dòng)進(jìn)行高度集中處理。

當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)存在的問題

信息系統(tǒng)設(shè)置不完善

企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心存在信息系統(tǒng)設(shè)置不完善的問題。第一，系統(tǒng)應(yīng)急能力不強(qiáng)。在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式的背景下，部分企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)量不斷增多，但是由于信息系統(tǒng)的應(yīng)急能力不強(qiáng)，在業(yè)務(wù)單據(jù)處理量較大的情況下，系統(tǒng)的處理速度會(huì)受到明顯影響，因此時(shí)常有重要緊急的業(yè)務(wù)單據(jù)無法得到及時(shí)處理，影響企業(yè)的正常業(yè)務(wù)工作。第二，業(yè)務(wù)系統(tǒng)未對(duì)接數(shù)據(jù)。部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心并未對(duì)接業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)據(jù)信息無法及時(shí)錄入財(cái)務(wù)共享中心，企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心人員無法及時(shí)獲知業(yè)務(wù)工作情況，導(dǎo)致部分財(cái)務(wù)決策與實(shí)際情況偏離，容易引發(fā)管理風(fēng)險(xiǎn)。第三，系統(tǒng)迭代能力不強(qiáng)。部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)沒有做到根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況定期更新迭代，導(dǎo)致關(guān)鍵信息無法同步，影響后續(xù)審核速度及準(zhǔn)確度，產(chǎn)生經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

系統(tǒng)功能優(yōu)化不到位

財(cái)務(wù)共享中心存在系統(tǒng)功能優(yōu)化不到位的問題。第一，系統(tǒng)控制邏輯不合理。當(dāng)前，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心控制邏輯不合理，僅僅設(shè)立了事后控制功能，無法提前對(duì)預(yù)算科目進(jìn)行檢查，其職能主要體現(xiàn)在事后分析層面，導(dǎo)致企業(yè)時(shí)常出現(xiàn)預(yù)算超支的情況，給基層機(jī)構(gòu)的物資采購活動(dòng)以及成本管理工作帶來較大困擾。第二，信息安全措施不到位。企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行，需要信息技術(shù)的有力支持，同時(shí)也需要企業(yè)做好數(shù)據(jù)信息的安全保密工作。由于部分企業(yè)的技術(shù)能力有限，且對(duì)信息安全工作的重視程度不足，因此會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)遭到攻擊破壞的問題，導(dǎo)致企業(yè)數(shù)據(jù)信息泄露，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

財(cái)務(wù)管理流程不合理

財(cái)務(wù)共享中心存在管理流程不合理的問題。第一，財(cái)務(wù)管理流程煩瑣。企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的過程中，需要梳理和調(diào)整現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理流程，使其契合當(dāng)前的財(cái)務(wù)共享管理環(huán)境。然而，部分企業(yè)并未對(duì)財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化處理，使得財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行時(shí)因煩瑣的管理流程降低了工作效率。第二，制度體系尚未統(tǒng)一。部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)時(shí)間較短，因而實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，制度體系建設(shè)方面還存在明顯欠缺。企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的制度體系僅實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算，但是并未針對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理以及戰(zhàn)略管理設(shè)立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此難以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)集成化管理。

人才全方位發(fā)展不足

企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)還存在人才全方位發(fā)展不足的問題。第一，共享中心設(shè)立后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)工作真正實(shí)現(xiàn)分離，大量重復(fù)性、事務(wù)性并且可標(biāo)準(zhǔn)化的工作將交由共享中心特定組別去操作，長(zhǎng)此以往，就會(huì)遏制財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)的深入了解及工作技能的全面發(fā)展。第二，財(cái)務(wù)共享中心的建立進(jìn)一步細(xì)化了財(cái)務(wù)工作，使得基礎(chǔ)核算變成流水線式的操作，財(cái)務(wù)人員無法提升綜合性的知識(shí)技能，不利于共享中心基礎(chǔ)核算人員的成長(zhǎng)，導(dǎo)致人員流動(dòng)性增強(qiáng)，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)增加。

優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的具體措施

新增信息功能模塊

新增信息功能模塊，需要企業(yè)做好以下幾點(diǎn)工作。第一，新增加急處理功能。企業(yè)在處理大量業(yè)務(wù)工作時(shí)，可開啟系統(tǒng)加急處理功能，由信息系統(tǒng)為其提供數(shù)據(jù)傳輸通道，使緊急業(yè)務(wù)單據(jù)能優(yōu)先在共享審核界面中顯示，有效提升業(yè)務(wù)審核處理效率，防止因系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸受阻而延誤重要的業(yè)務(wù)單據(jù)審核工作。在完成業(yè)務(wù)單據(jù)處理工作之后，由系統(tǒng)自動(dòng)填報(bào)處理結(jié)果，并自動(dòng)生成單據(jù)處理憑證，避免手工錄入導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息遺漏。第二，統(tǒng)一信息處理平臺(tái)。企業(yè)可建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心數(shù)據(jù)對(duì)接，減少人工處理的工作占比，使數(shù)據(jù)信息在財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)高度共享，提升業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的使用效率，為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理決策提供有力的數(shù)據(jù)支持。第三，加強(qiáng)共享中心系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)。財(cái)務(wù)共享中心將企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、戰(zhàn)略集成整合起來，需要一個(gè)強(qiáng)大的信息系統(tǒng)維護(hù)團(tuán)隊(duì)，定期定時(shí)進(jìn)行漏洞排查，數(shù)據(jù)更新，保證邏輯清晰明了、信息準(zhǔn)確無誤、流程嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)化，從而減少財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)處理返工率，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

優(yōu)化系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

優(yōu)化系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，需要企業(yè)做好以下幾點(diǎn)工作。第一，優(yōu)化系統(tǒng)控制邏輯。針對(duì)目前企業(yè)的預(yù)算科目控制邏輯存在的問題，企業(yè)需要對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行調(diào)整，使其具備事前控制的功能和邏輯。在預(yù)算科目實(shí)施之前進(jìn)行強(qiáng)制控制，確保預(yù)算方案能夠嚴(yán)肅執(zhí)行，盡可能避免預(yù)算超支的現(xiàn)象發(fā)生。第二，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全建設(shè)。企業(yè)在進(jìn)行信息系統(tǒng)安全建設(shè)工作時(shí)，需要投入足夠資源，可引入知名企業(yè)的技術(shù)支持顧問，建立可靠的信息安全防護(hù)系統(tǒng)，確保企業(yè)的重要數(shù)據(jù)安全完整。還應(yīng)設(shè)立信息安全技術(shù)部門，由技術(shù)人員定期對(duì)信息安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)維護(hù)，確保該安全系統(tǒng)能夠長(zhǎng)久為企業(yè)數(shù)據(jù)傳輸共享提供可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

改進(jìn)財(cái)務(wù)管理流程

改進(jìn)財(cái)務(wù)管理流程，需要企業(yè)做好以下幾方面工作。第一，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)管理流程。針對(duì)目前企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程較為煩瑣的問題，企業(yè)需要結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心的管理需求和特征，對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，找到不必要的工作流程，并對(duì)其進(jìn)行刪減或者將同一審批節(jié)點(diǎn)做合并處理，以此提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率。第二，加強(qiáng)制度體系建設(shè)。在制度體系建設(shè)過程中，需要圍繞職責(zé)劃分、操作規(guī)范以及管理思維等多方面進(jìn)行有效調(diào)整，為企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用提供配套的管理制度體系。在建設(shè)路徑方面，一方面需要搭建整體制度框架，該制度框架需要覆蓋財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營原則和職能作用；另一方面需要制定執(zhí)行個(gè)體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，包括操作步驟和時(shí)間規(guī)劃等，明確各崗位的責(zé)任區(qū)間，以此指導(dǎo)企業(yè)日常財(cái)務(wù)管理工作和業(yè)務(wù)管理工作。

重視人才職業(yè)規(guī)劃

重視人才職業(yè)規(guī)劃，需要企業(yè)做好以下幾點(diǎn)工作。第一，設(shè)置合理的人才晉升通道，定期組織專業(yè)培訓(xùn)、考試，將考試成績(jī)及業(yè)務(wù)水平納入績(jī)效考核范圍，督促共享中心成員提高自身能力，加快業(yè)務(wù)輪崗速度，依據(jù)綜合考評(píng)結(jié)果輸送人員晉升管理會(huì)計(jì)崗位，全面調(diào)動(dòng)員工積極性，提高忠誠度。第二，做好內(nèi)部培訓(xùn)和外部招聘工作。企業(yè)需要基于財(cái)務(wù)共享中心的管理需求，明確培訓(xùn)人才和引進(jìn)人才的能力要求，制訂合理的人才培訓(xùn)、引進(jìn)方案，為企業(yè)打造高素質(zhì)復(fù)合型人才隊(duì)伍。

財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營模式的探索與設(shè)計(jì)

基于現(xiàn)有的財(cái)務(wù)共享中心理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，未來財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營模式的探索與設(shè)計(jì)思路如圖1所示。

圖1 共享中心組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖

在總體框架設(shè)計(jì)方面，建設(shè)搭建運(yùn)營管理組、業(yè)務(wù)核算組、費(fèi)用報(bào)銷組、資金管理組、專家組、支持組。運(yùn)營管理組負(fù)責(zé)共享系統(tǒng)的運(yùn)營以及解決實(shí)際問題；業(yè)務(wù)核算組負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算結(jié)果的審核與報(bào)表提交；資金結(jié)算組負(fù)責(zé)資金的歸集和支付；費(fèi)用報(bào)銷組負(fù)責(zé)日常差旅費(fèi)、管理費(fèi)用核算報(bào)銷；專家組包括外聘稅務(wù)、財(cái)務(wù)、法律、內(nèi)控等專業(yè)人員，著重為解決集團(tuán)大型重組并購等重大事項(xiàng)提供咨詢服務(wù)；支持組包括檔案管理、系統(tǒng)維護(hù)。同時(shí)，為了確保各信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)高度共享，企業(yè)需要建立統(tǒng)一的信息處理平臺(tái)，并明確數(shù)據(jù)信息的處理標(biāo)準(zhǔn)和共享中心崗位職責(zé)范圍，維持財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)營。