探討現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新

孫軍穎

(大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣教師進修學(xué)校 黑龍江 大慶 166200)

現(xiàn)代社會的進步和發(fā)展源于改革和創(chuàng)新，檔案管理工作只有不斷更新管理觀念，提升檔案管理工作水平，才能適應(yīng)社會發(fā)展的現(xiàn)代化要求。如今計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)已逐步被應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域，使得各行業(yè)的現(xiàn)代化管理水平得到不斷提高，傳統(tǒng)的手工檢閱和人工查卷的檔案管理方法效率低下，因此，采取科學(xué)合理的方法及手段對檔案管理進行創(chuàng)新顯得尤為重要。

一、當(dāng)前檔案管理工作的不足

檔案管理工作就是對各種檔案進行收集、征集，分類、立卷，保管、保護，開發(fā)利用。檔案中一般記載著企事業(yè)單位歷來的企劃和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，這些資料有助于企事業(yè)單位管理者的工作，要提高企事業(yè)單位綜合能力，提升企事業(yè)單位員工的工作質(zhì)量和效率，加強檔案管理是必要條件。隨著信息化的發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理工作明顯不能滿足要求，種種問題也顯露出來，下面就出現(xiàn)的問題進行簡單討論分析。

1．管理制度不完善

企事業(yè)單位在制定檔案管理制度時沒有充分考慮到現(xiàn)實的問題，對檔案管理工作不重視，使得制定的管理制度不完善，如有一些檔案管理工作分配不合理，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)漏記、重記的現(xiàn)象;或者企事業(yè)單位員工的各種檔案沒有及時更新、收集信息，很多檔案在收集整理歸檔的過程中缺乏系統(tǒng)完整的記錄、整理，失去了許多應(yīng)有的使用價值;而在整理中沒有條理性，使得檢索時不方便;保管制度的不健全，對不同文件的加密條件沒有準(zhǔn)確的規(guī)定，造成了機密的遺失;有些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠，使得部分檔案遺失，造成了不可彌補的損毀。

2．檔案管理者的綜合素質(zhì)偏低

檔案管理人員必須具備十足的耐心和認(rèn)真的態(tài)度，具備一定的計算機知識，從而方便工作，滿足工作的需求。而許多檔案從事人員來源復(fù)雜，對他們的培訓(xùn)力度不夠，這使得他們對工作職責(zé)不是很了解，而導(dǎo)致在一些工作中出現(xiàn)遺漏、不全面的地方，在計算機的使用上，許多檔案管理者文化程度不高，不能熟練地應(yīng)用計算機知識，對工作的積極性也略有降低，這給檔案管理工作造成一定的損失。

3．檔案管理室的設(shè)施不齊全

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中起著很重要的作用，被廣泛應(yīng)用，管理的手段和軟件系統(tǒng)也在不斷進步、升級，而一些企事業(yè)單位仍采用手工收集、檢索，這對查找極不方便，也不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案管理室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理必備的條件解決落實差。

二、現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

檔案管理工作在新時代下出現(xiàn)了不少問題，而若想得到解決，則需對檔案管理工作進行創(chuàng)新來更好的適應(yīng)我國社會形勢的發(fā)展，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

1．檔案管理工作制度的創(chuàng)新

各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解檔案管理工作的重要性，在制定檔案管理制度時多了解目前的現(xiàn)狀和改進的方法，健全檔案管理制度，落實到檔案管理的每一處，以提高管理水平。規(guī)范從業(yè)人員檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理模式，把現(xiàn)代化的管理手段和先進的管理技術(shù)融入到檔案管理工作中，推動檔案管理工作朝著全面多元的方向發(fā)展。提高檔案管理現(xiàn)代化意識，從基礎(chǔ)工作抓起，學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗，充分利用檔案管理信息軟件，建立電子檔案，檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。在有限的資源下，不斷地優(yōu)化檔案信息的錄入、收集和管理方式，同時也要加強現(xiàn)代化設(shè)備和檔案管理軟件的更新。同時完善責(zé)任制度，在發(fā)生問題時能夠及時找到責(zé)任人，避免管理工作者推卸責(zé)任的事情發(fā)生。

2．檔案管理工作者的變通創(chuàng)新

提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，要引進高等學(xué)科人才，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。其次，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作是目前和今后一段時間刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新行業(yè)、新領(lǐng)域、新技術(shù)不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員要提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)、來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

3．檔案管理工作設(shè)施的創(chuàng)新

改進和完善檔案功能。嚴(yán)格遵循國家法律和相關(guān)方針政策，以堅持更好地為大家服務(wù)，充分發(fā)揮檔案事業(yè)在建設(shè)和諧社會中的作用為宗旨，做到功能齊全，設(shè)施完善，經(jīng)濟實用，滿足檔案收集、整理、保管、利用等工作需要。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。一是對檔案的功能應(yīng)進行予以保留;二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，從而更好地為單位服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案工作一定要研究新情況，適應(yīng)新變化，尋求新發(fā)展。檔案工作只有把握發(fā)展的脈搏，步入創(chuàng)新之路，才能找準(zhǔn)檔案工作的切入點，不斷加強服務(wù)能力，有效地促進檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

［1］李國民.略論認(rèn)識檔案管理改革的制度創(chuàng)新與策略選擇［J］.新西部，2012(6):P33．

［2］韓煒.淺談新時期下如何做好檔案管理工作［J］.科學(xué)時代，2012(16):P78．