新形勢下水文工程檔案管理探討

竇 冰

（濟南市水文中心，山東 濟南 250014）

近年來，水文設施工程建設逐年增多。水文工程建設過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資料是水文設施建設和維護管理過程中形成的，有助于提高水文工程的效率和質量。

1 加強水文工程檔案管理的必要性

在水文工程建設過程中，水文工程檔案是對水文工程建設項目進行審計、監(jiān)督、驗收及運行、管理、改造、維護的重要依據(jù)，直接關系到工程施工質量，并影響工程成本。水文工程檔案管理工作的開展，可以有效確保工程施工過程中各項數(shù)據(jù)資料的真實性、可靠性和完整性。所以，保護管理好水文工程建設各個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的檔案資料，其重要性不言而喻。在山東省“十四五”水文監(jiān)測系統(tǒng)建設工程規(guī)劃中，擬對全省小型水庫進行水文監(jiān)測設施設備規(guī)劃建設，屆時水文工程項目數(shù)量多、任務重，水文工程檔案管理工作的必要性和重要性也突顯出來。對水文工程檔案管理工作來說，提高人員素質，加強監(jiān)督管理，規(guī)范檔案管理流程，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化迫在眉睫。

2 檔案管理存在的問題

2.1 管理人員思想認識不到位

在水文工程施工建設過程中，不同程度地存在著只重視工程施工建設，忽視工程檔案管理的現(xiàn)象。建設施工過程中產(chǎn)生的例如施工合同、階段性匯報工程圖、驗收報告等各種資料和文件，有的單位在工程結束后才進行檔案收集整理；有的單位雖然有檔案管理人員及檔案室，但只是流于形式，并沒有真正規(guī)范起來，管理過程也不規(guī)范。這種對工程檔案管理工作缺乏重視的行為，導致工程建設與檔案脫節(jié)，嚴重影響整個水文工程施工質量。

2.2 管理流程和制度不規(guī)范

在實際工作中，有些施工單位缺乏對工程項目的精細化管理意識，不能嚴格按照相關流程和規(guī)定進行歸檔。很多施工單位沒有相應的水文工程檔案管理規(guī)范和制度，檔案資料收集不完整、不規(guī)范；有些施工單位雖然制定了工程檔案歸檔制度和要求，但在實際操作中并沒有嚴格執(zhí)行，流程混亂；還有的檔案管理人員對整個施工過程知之甚少，不去現(xiàn)場查看，存在閉門造車的現(xiàn)象。

2.3 缺乏專業(yè)的水文檔案管理人員

目前，水文工程檔案管理缺乏專業(yè)管理人員，許多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，有的只是兼職，工作缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性。在檔案管理技能方面更是缺乏專業(yè)化水平，不了解相關規(guī)章制度、法律知識以及信息化檔案管理知識。這些都嚴重影響了水文工程建設項目文件材料的收集和整理工作質量，也給日后水文工程建設項目歸檔保存工作帶來了極大的不便。

3 建議對策

3.1 完善水文檔案管理制度

水文工程檔案管理制度是水文工程檔案管理工作的重要依據(jù)。首先，從領導到職工，都應提高水文工程檔案管理工作重要性的認識。在每項工程批復后，濟南市水文中心成立建設管理處首先進行招投標，確定中標單位以后由監(jiān)理組織召開本項目技術交底會，建設管理處、設計方、監(jiān)理方、施工方參加，隨后開工建設，最后組織驗收，流程清晰規(guī)范。中心文件明確項目的工程部、財務部、檔案管理部等部門，為水文工程的順利進行以及水文工程檔案的規(guī)范完整提供了依據(jù)和保障。其次，在新形勢下要想保證水文工程檔案管理工作順利進行，就必須要建立健全水文工程檔案管理制度，并將其作為單位規(guī)章制度的重要組成部分，強化對規(guī)章制度的執(zhí)行力度。目前《水文設施工程驗收規(guī)程》《水利工程建設標準強制性條文》《山東省中小河流水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設管理手冊》等相關規(guī)章制度都是濟南市水文中心在項目建設過程中嚴格執(zhí)行的工程檔案管理制度。

3.2 培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力

水文工程檔案管理人員應積極開展業(yè)務學習，并定期組織相關業(yè)務培訓以及相應考試，使檔案管理人員的檔案專業(yè)知識、業(yè)務技能等能夠得到有效提升，以保證檔案管理工作的正常開展。檔案管理人員要加強對相關法律法規(guī)和其他相關知識，如計算機技術、網(wǎng)絡技術等，提升自身素質。在組織培訓時，要制定合理的培訓計劃，包括培訓內容和考核標準等，考核標準應符合相關規(guī)定。通過定期組織專業(yè)培訓、網(wǎng)絡學習等方式對檔案管理人員進行培訓和教育，可以有效提高其綜合素質和業(yè)務能力，提升其檔案管理水平。

3.3 實現(xiàn)水文工程檔案管理的信息化、數(shù)字化

新形勢下，要實現(xiàn)檔案管理的信息化，首先要對現(xiàn)有的檔案管理方式進行升級，從傳統(tǒng)的紙質文件轉向電子文件管理，充分運用現(xiàn)代化高科技管理手段，實現(xiàn)檔案信息資源共享。其次，要對水文行業(yè)檔案管理系統(tǒng)進行開發(fā)與應用，利用計算機技術、數(shù)字技術等實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、檢索等功能，提高檔案管理效率，建立一個集全程檔案電子化管理、查詢服務一體化、溝通會商于一體的專業(yè)信息化平臺。將檔案信息化建設與水文工程建設相結合，將水文工程檔案管理納入工程建設全過程。加強對水文工程建設各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督與指導工作，在確保工程質量和進度的基礎上加強對水文工程檔案管理工作的監(jiān)管力度，及時解決水文工程建設過程中存在的問題。

3.4 加強監(jiān)督，確保檔案管理的規(guī)范化

一是及時研究、學習和了解與水文工程檔案管理相關的法律法規(guī)，包括國家和地方的文件、政策和標準。二是依據(jù)相關法律法規(guī)，制定詳細的內部操作規(guī)程，明確檔案管理的流程、責任分工、權限等。三是建立檔案合規(guī)審核機制，設立專門的檔案合規(guī)審核機制，對各個環(huán)節(jié)的操作和記錄進行定期或不定期的審核和檢查，確保檔案管理過程中的合規(guī)性。四是加強監(jiān)督與內部控制，建立健全的監(jiān)督機制，對檔案管理過程進行監(jiān)測和內部控制，確保各項操作符合法律法規(guī)，設立舉報渠道。五是積極與相關的法律專業(yè)機構和監(jiān)管部門進行合作和溝通，尋求專業(yè)合規(guī)咨詢和指導，及時了解政策變化和法規(guī)要求，確保檔案管理的合規(guī)性。

4 結語

新形勢下的水文工程檔案管理工作面對的既是機遇也是挑戰(zhàn)，要想提高水文工程檔案管理水平，促進水文事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，相關單位必須要與時俱進，更新觀念，不斷創(chuàng)新水文檔案管理的思路和方法，提高水文工程檔案管理人員的專業(yè)素質和綜合能力。同時，相關單位也要重視水文工程檔案管理工作，加大對水文工程檔案管理工作的投入力度，從而有效提高水文工程檔案管理水平，促進水文事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。