精細(xì)化管理模式在信息資源管理中的應(yīng)用

目的：探討在檔案管理中采用精細(xì)化管理模式的價(jià)值。方法：將隨機(jī)選取的477份自2020年1月至2022年10月采用精細(xì)化管理模式的檔案歸入觀察組，將389份自2018年1月至2019年12月采用常規(guī)護(hù)理模式的檔案歸入對(duì)照組，三明市第一醫(yī)院自2020年1月起開(kāi)始對(duì)醫(yī)院檔案采用精細(xì)化管理模式，對(duì)比兩組人事檔案破損、缺失情況、正常利用情況以及對(duì)比兩組人事檔案管理質(zhì)量，觀察項(xiàng)目包括檔案管理的安全性、檔案室清潔度、檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范度。結(jié)果：觀察組人事檔案破損率及缺失率均明顯較對(duì)照組低，正常利用率較對(duì)照組高（Plt;0.05）。觀察組檔案管理安全性、檔案室清潔度以及檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范度得分均高于對(duì)照組，人事檔案管理質(zhì)量組間比較差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（Plt;0.05）。結(jié)論：在檔案管理中采用精細(xì)化管理模式有助于提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平，可以顯著提升檔案正常利用率，值得推廣。

醫(yī)院檔案管理水平會(huì)影響醫(yī)院形象、醫(yī)院管理水平以及醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展水平。醫(yī)院檔案客觀地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，而且也能反映現(xiàn)階段的工作狀態(tài)，例如能夠反映醫(yī)務(wù)工作信息，除此之外，還能對(duì)人民群眾的健康信息進(jìn)行反饋，指導(dǎo)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展和順利運(yùn)行，因此加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理很有必要。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理有助于不斷提高醫(yī)院檔案管理工作效率，對(duì)于提升醫(yī)院檔案管理水平也有重要價(jià)值，還能客觀記錄和準(zhǔn)確反映現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生運(yùn)營(yíng)情況與管理現(xiàn)狀，推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理水平不斷提高。本次研究探討和分析將精細(xì)化管理模式應(yīng)用于檔案管理中所取得的價(jià)值，如下。

資料與方法

一般資料

三明市第一醫(yī)院自2020年起在醫(yī)院檔案管理中實(shí)施精細(xì)化管理模式，隨機(jī)選取自2020年1月至2022年10月采用精細(xì)化管理模式的477份檔案并歸入觀察組，男性249名、女性228名，年齡范圍為21～57歲，年齡平均值為（45.26±2.37）歲，工作年限為1～38年，平均工作年限為（15.36±2.01）年，醫(yī)生176名、護(hù)士222名、后勤人員79名，初級(jí)職稱(chēng)161名、中級(jí)職稱(chēng)207名、高級(jí)職稱(chēng)109名。隨機(jī)選取2018年1月～2019年12月采用常規(guī)護(hù)理模式的389份檔案并歸入對(duì)照組，男性201名、女性188名，年齡區(qū)間為22～59歲，平均年齡為（46.01±2.32）歲，醫(yī)生143名、護(hù)士184名、后勤人員62名，初級(jí)職稱(chēng)143名、中級(jí)職稱(chēng)167名、高級(jí)職稱(chēng)79名。檔案一般資料數(shù)據(jù)組間對(duì)比無(wú)明顯差異（Pgt;0.05）。

方法

在實(shí)施精細(xì)化管理模式前，需要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足等進(jìn)行匯總和分析，以便能夠有針對(duì)性地采取管理措施，方法如下。

1.分析醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理工作中存在的不足

（1）檔案管理制度現(xiàn)存問(wèn)題和缺陷分析

粗放式管理模式仍屬于現(xiàn)階段檔案管理工作的常用模式，不符合現(xiàn)代化管理理念，而且管理手段存在明顯的局限性。醫(yī)院管理人員觀念陳舊，檔案管理工作開(kāi)展、落實(shí)及發(fā)展過(guò)程中面臨著諸多困境，管理人員不僅要結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還需要綜合醫(yī)院各項(xiàng)日常工作的開(kāi)展情況進(jìn)行綜合分析。醫(yī)院內(nèi)有大量部門(mén)及科室，不同部門(mén)和科室有著不同的分工。檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中存在隨意性等缺點(diǎn)，而又無(wú)法盲目復(fù)制其他管理模式與方法，故難以推動(dòng)工作的順利開(kāi)展，也無(wú)法保證工作的效率與效果。醫(yī)院未從制度層面將檔案管理工作與績(jī)效考核結(jié)果相掛鉤，檔案管理工作欠缺規(guī)范性，沒(méi)有取得理想的監(jiān)督效果，使得檔案管理工作的針對(duì)性與科學(xué)性明顯較低，這也會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效率下降。醫(yī)院檔案管理涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，醫(yī)院責(zé)權(quán)制度及分類(lèi)方法等存在權(quán)責(zé)不明、分類(lèi)模糊等現(xiàn)象，容易出現(xiàn)越權(quán)審核、信息被篡改等問(wèn)題，這樣會(huì)對(duì)醫(yī)院的形象造成不良影響。

（2）檔案管理模式亟待豐富

作為基礎(chǔ)性管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作不僅能使醫(yī)院的管理水平得到提高，也能提升醫(yī)院的管理效能，還有助于醫(yī)院發(fā)展的規(guī)范性與持續(xù)性。醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)模式的機(jī)械性和教條性特征明顯，以被動(dòng)歸檔為主要表現(xiàn)形式，工作人員僅負(fù)責(zé)收集和歸檔有檔材料。由于信息管理體系缺乏統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性，檔案管理相關(guān)工作人員在編纂、移交和審核信息的過(guò)程中欠缺交流，缺乏較高的風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)和良好的防控觀念，因此在信息歸檔時(shí)發(fā)生信息遺漏的可能性較高，還可能會(huì)造成信息分散與信息收集不全面等問(wèn)題。當(dāng)前，信息化管理模式在各級(jí)醫(yī)院得到了日益廣泛的應(yīng)用，但是人工操作仍占據(jù)較大比例，不重視管理以及實(shí)權(quán)問(wèn)題未得到有效落實(shí)等現(xiàn)象仍然普遍存在，而且檔案管理工作人員的工作積極性和主動(dòng)性較低，同時(shí)也缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。受諸多因素的影響，檔案開(kāi)發(fā)的廣度與深度均受到較大限制，整體服務(wù)模式存在單一性等缺點(diǎn)。工作人員進(jìn)行信息調(diào)閱和復(fù)制的方式包括人工檢索、信息化途徑復(fù)制等，信息數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)改革所發(fā)揮的推動(dòng)作用未得到全面挖掘，其潛在的科研價(jià)值也無(wú)法得到有效提升。上述問(wèn)題均會(huì)對(duì)檔案管理效果造成不良影響，同時(shí)也會(huì)影響醫(yī)院檔案信息的查閱與利用，從而制約醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（3）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

醫(yī)院檔案管理屬于醫(yī)院基礎(chǔ)內(nèi)控管理工作，較難獲得足夠的關(guān)注和重視，同時(shí)，醫(yī)院也不注重人才引進(jìn)，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)的內(nèi)部檔案管理人才普遍缺乏。醫(yī)院檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，通常為醫(yī)院內(nèi)的醫(yī)務(wù)人員兼任，而新入職的專(zhuān)職人事管理人員對(duì)技術(shù)及相關(guān)儀器設(shè)備等的了解不夠全面，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生了極大的制約。醫(yī)院開(kāi)展的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作較少，檔案管理工作人員若不能及時(shí)通過(guò)自學(xué)或參加培訓(xùn)的方式與時(shí)俱進(jìn)，不斷豐富理論知識(shí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，其現(xiàn)有的知識(shí)儲(chǔ)備將無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理工作的需要，甚至?xí)?duì)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展造成不良影響。

2.采用精細(xì)化管理模式

（1）推動(dòng)檔案管控制度日益完善

醫(yī)院設(shè)定流程化、目標(biāo)化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作目標(biāo)，以確保精細(xì)化管理模式得到切實(shí)有效的執(zhí)行和落實(shí)。將醫(yī)院業(yè)務(wù)需求納入考慮范圍，根據(jù)科室工作實(shí)際情況建立管理制度，保證各項(xiàng)制度的可行性與針對(duì)性，同時(shí)保證其人性化、時(shí)效性與可操作性、科學(xué)化和規(guī)范化得到充分保證。保證檔案管理工作的目標(biāo)性和針對(duì)性，對(duì)檔案管理工作方法與目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，在目標(biāo)的指引下不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化及制度化水平，有效提高檔案利用效率。權(quán)責(zé)明確，將責(zé)任落實(shí)到各科室和各責(zé)任人，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督與績(jī)效管理，提高工作人員的積極性和主動(dòng)性。細(xì)化工作流程，包括信息收集、整理、審核、利用和歸檔等，確保各流程緊密銜接，不斷更新和改進(jìn)工作流程，確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（2）強(qiáng)化檔案信息化管理

醫(yī)院建立和完善統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，重視數(shù)字檔案建設(shè)，完善數(shù)字化檔案分類(lèi)管理工作，明確數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)目，以期最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)數(shù)字化儲(chǔ)存與調(diào)用的目標(biāo)。不斷完善信息化檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制，使醫(yī)院檔案管理工作的系統(tǒng)性得到有效提高。推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)日趨規(guī)范統(tǒng)一，規(guī)范設(shè)置檔案管理環(huán)境，最終達(dá)到檔案信息的自動(dòng)化收集目標(biāo)，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行界定，以取得理想的信息歸檔效果。

（3）創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)人才建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)注重引進(jìn)和培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的信息化檔案管理人才，推動(dòng)檔案管理理念不斷轉(zhuǎn)變，推動(dòng)科教部門(mén)與醫(yī)務(wù)部門(mén)之間的信息聯(lián)動(dòng)，保障在權(quán)限范圍內(nèi)獲取和利用數(shù)據(jù)信息；加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化內(nèi)部管理，確保檔案管理人員教育工作得到有效落實(shí)；不僅要重視數(shù)據(jù)挖掘，還要重視數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)，不斷整合現(xiàn)有數(shù)據(jù)，在挖掘數(shù)據(jù)信息時(shí)必須結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際需求，通過(guò)加大技術(shù)支持等方式推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。

觀察指標(biāo)

首先，對(duì)比兩組人事檔案破損、缺失情況及正常利用情況。

其次，對(duì)比兩組人事檔案管理質(zhì)量，包括檔案管理安全性、檔案室清潔度、檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范度，各項(xiàng)目評(píng)分范圍均為0—100分，分值越高，說(shuō)明檔案管理水平越高。

統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

以SPSS23.0分析數(shù)據(jù)，計(jì)量資料、計(jì)數(shù)資料以均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差（±s）、率表示，檢驗(yàn)方法包括t檢驗(yàn)、χ2檢驗(yàn)，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（Plt;0.05）。

結(jié)果

兩組人事檔案破損率、缺失率及正常利用率對(duì)比

與對(duì)照組相比，觀察組具有顯著更低的人事檔案破損率及缺失率，具有更高的正常利用率（Plt;0.05）（見(jiàn)表1）。

兩組人事檔案管理質(zhì)量對(duì)比

與對(duì)照組相比，觀察組具有更高的檔案管理安全性、檔案室清潔度和檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范度得分（Plt;0.05）（見(jiàn)表2）。

討論

醫(yī)院檔案管理工作涵蓋類(lèi)目非常全面，不僅包括既往工作，也涵蓋當(dāng)前工作和未來(lái)工作，醫(yī)院的基本活動(dòng)與檔案記錄內(nèi)容關(guān)聯(lián)密切，涵蓋醫(yī)務(wù)人員基本信息、研究工作、臨床醫(yī)療等，以病例檔案、科研檔案與行政檔案為主要表現(xiàn)形式。

醫(yī)院檔案管理工作能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)人員進(jìn)行臨床研究和科學(xué)研究提供參考和依據(jù)，還有利于醫(yī)務(wù)人員及時(shí)掌握病例信息，對(duì)患者臨床病癥級(jí)別和病癥表現(xiàn)進(jìn)行辨證分析，結(jié)合臨床檢驗(yàn)、化驗(yàn)等資料進(jìn)行診斷，從而保證診治服務(wù)的科學(xué)性與規(guī)范性。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的關(guān)鍵部分，在醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。檔案中記載了醫(yī)院的發(fā)展信息與記錄，能夠在一定程度上體現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，使醫(yī)院的檔案管理水平得到提升，保證臨床醫(yī)院的科研工作效果，創(chuàng)新臨床醫(yī)療工作管理模式，使醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到全面且有效的提升。

現(xiàn)如今，精細(xì)化管理已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中。通過(guò)精細(xì)化管理模式，生產(chǎn)者可以從客戶(hù)角度對(duì)現(xiàn)有的工作情況進(jìn)行分析，并有針對(duì)性地制定、完善生產(chǎn)制度，從而有效提升生產(chǎn)效率，保證生產(chǎn)質(zhì)量，促進(jìn)自身生產(chǎn)行為和管理行為規(guī)范化，這對(duì)于促進(jìn)企業(yè)擴(kuò)大規(guī)模、增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力具有重要價(jià)值。作為先進(jìn)的管理手段和理念，精細(xì)化管理能夠使煩瑣復(fù)雜的工作日趨簡(jiǎn)單化與流程化，同時(shí)還能針對(duì)工作進(jìn)行定量分析和定性分析，細(xì)化分解工作的流程，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的完善，保證工作效果。將精細(xì)化管理模式應(yīng)用到醫(yī)院管理中，也能有效提升醫(yī)院自身的管理效能。對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施分類(lèi)管理，如劃分為院內(nèi)人事、科研以及臨床診治等，能夠確?，F(xiàn)有檔案管理工作的時(shí)效性，還能保證檔案管理分類(lèi)的科學(xué)化，使檔案管理工作更加簡(jiǎn)單易行。使用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施集成化與扁平化管理，能夠顯著減少工作量，強(qiáng)化數(shù)據(jù)支撐，全面提升檔案管理工作質(zhì)量。

當(dāng)前，醫(yī)院在檔案管理工作過(guò)程中面臨的問(wèn)題仍然較多，如檔案管理模式單一、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)滯后、信息化程度低、檔案管理制度不健全等，這些問(wèn)題都嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。在此次研究中，觀察組人事檔案破損率及缺失率均明顯低于對(duì)照組，正常利用率則明顯高于對(duì)照組，觀察組檔案管理安全性、檔案室清潔度以及檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范度得分均高于對(duì)照組，兩組差異均有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（Plt;0.05）。通過(guò)對(duì)比和分析可知，精細(xì)化檔案管理工作能夠?qū)︶t(yī)院管理產(chǎn)生積極影響，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平具有重要意義，因此，醫(yī)院必須認(rèn)清發(fā)展現(xiàn)狀并完善制度建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)，為推動(dòng)醫(yī)院全面可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力。

綜上所述，將精細(xì)化管理模式應(yīng)用至檔案管理中，能夠使醫(yī)院檔案管理水平得到全面提升，其推廣價(jià)值較高。