電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔實(shí)踐

俞惠園

本文以“版式文件全量歸集、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)全程在線、會(huì)計(jì)檔案無紙化存儲(chǔ)”為主線，推動(dòng)建立數(shù)字化會(huì)計(jì)電子檔案管理體系，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化歸集、報(bào)銷、入賬、歸檔，著力推進(jìn)電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)無紙化變革和財(cái)務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型。以期落實(shí)落地?zé)o紙化試點(diǎn)、滿足電子憑證法定管理要求、激發(fā)企業(yè)內(nèi)生動(dòng)力，在降耗減碳、創(chuàng)新增效等方面取得顯著效益。

會(huì)計(jì)檔案是記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要載體和信息記錄媒介，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。不僅是記錄生產(chǎn)經(jīng)營過程和結(jié)果的載體，還是企業(yè)決策分析以及價(jià)值輸出的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)。原有的以紙質(zhì)為載體的會(huì)計(jì)檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢(shì)，推進(jìn)電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔，將傳統(tǒng)海量會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化，不斷聚合、挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，“讓檔案說話、用數(shù)據(jù)發(fā)言”，對(duì)于提升電網(wǎng)企業(yè)管理水平，賦能高質(zhì)量跨越式發(fā)展具有重要作用。

一、電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔實(shí)踐的必要性

（一）落實(shí)數(shù)字化、無紙化戰(zhàn)略

數(shù)字化已經(jīng)成為“十四五”時(shí)期中國經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵。國家高度重視數(shù)字經(jīng)濟(jì)工作，要求堅(jiān)持綠色低碳發(fā)展，早日實(shí)現(xiàn)碳達(dá)峰碳中和目標(biāo)。國網(wǎng)公司也提出推動(dòng)無紙化辦公，助力實(shí)現(xiàn)“碳達(dá)峰、碳中和”是公司當(dāng)前和今后的重大任務(wù)。電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔實(shí)踐就是落實(shí)數(shù)字化、無紙化戰(zhàn)略的具體舉措。

（二）落地?zé)o紙化試點(diǎn)的具體要求

2021年，四部委聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》（檔辦發(fā)〔2021〕1號(hào)），電網(wǎng)企業(yè)作為試點(diǎn)單位，需要推進(jìn)電子發(fā)票在線采集、報(bào)銷、入賬、歸檔。2022年，財(cái)政部等八部委共同發(fā)文《關(guān)于聯(lián)合開展電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)工作的通知》，電網(wǎng)企業(yè)承擔(dān)增值稅電子發(fā)票電子憑證開具端試點(diǎn)以及電子發(fā)票、銀行電子回單、電子對(duì)賬單等六類電子憑證的接受試點(diǎn)任務(wù)，電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔實(shí)踐就是落地?zé)o紙化試點(diǎn)的具體要求。

（三）滿足合規(guī)性管理的具體路徑

2020年，財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，明確要求“單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證”。電網(wǎng)單位的業(yè)務(wù)涉及的電子票據(jù)數(shù)量多、范圍廣，如果只依靠電子發(fā)票的紙質(zhì)復(fù)印件判斷業(yè)務(wù)的真實(shí)性、可靠性，進(jìn)行報(bào)銷、賬務(wù)處理和存檔，存在對(duì)虛假發(fā)票難以識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，不能滿足法定管理要求。所以，電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔實(shí)踐是滿足合規(guī)性管理的具體路徑。

（四）賦能提質(zhì)增效的內(nèi)生動(dòng)力

電網(wǎng)企業(yè)用戶規(guī)模大、業(yè)務(wù)條線多、管理要求高，各類原始憑證、發(fā)票、銀行回單、合同等會(huì)計(jì)檔案種類繁多、數(shù)量龐大。這些紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保存耗費(fèi)大量人力、財(cái)力、物力?，F(xiàn)有的信息系統(tǒng)無法滿足業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、智能化的需要，高素質(zhì)的財(cái)務(wù)人才無法從低附加值的勞動(dòng)中解放出來，轉(zhuǎn)為從事高附加值的精益管理和價(jià)值創(chuàng)造工作。所以，電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔實(shí)踐是賦能提質(zhì)增效的內(nèi)生動(dòng)力。

二、電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔實(shí)踐的內(nèi)容

將“版式文件全量歸集、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)全程在線、會(huì)計(jì)檔案無紙化存儲(chǔ)”當(dāng)做主線，推動(dòng)建立數(shù)字化會(huì)計(jì)電子檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化歸集、報(bào)銷、入賬、歸檔，建立一套具備數(shù)字化特征的會(huì)計(jì)電子檔案管理機(jī)制，形成易于復(fù)制、便于推廣的典型方案。

（一）貫通電子憑證全域采集通道

梳理電網(wǎng)企業(yè)全量業(yè)務(wù)流程，按照資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益等會(huì)計(jì)要素，梳理購電費(fèi)、工程支出、差旅費(fèi)等全量經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程，形成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始憑證采集通道。針對(duì)涉及增值稅發(fā)票的業(yè)務(wù)，可依據(jù)原始憑證電子化附件，進(jìn)一步分析來源。建設(shè)外部直聯(lián)通道，搭建在線轉(zhuǎn)版、離線獲取影像化資料等采集路徑。貫通線上數(shù)據(jù)直連獲取，推動(dòng)內(nèi)部數(shù)據(jù)在線流轉(zhuǎn)，規(guī)范離線數(shù)據(jù)線下采集。將采集的數(shù)據(jù)嵌入對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，構(gòu)建數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)載體的關(guān)聯(lián)關(guān)系，促進(jìn)數(shù)據(jù)流和業(yè)務(wù)流的融合，實(shí)現(xiàn)全量會(huì)計(jì)檔案源數(shù)據(jù)電子化、數(shù)字化采集。

外部票證在線采集。利用稅務(wù)、資金等已有信息化成果對(duì)接財(cái)政部門、銀行、稅務(wù)部門，建設(shè)政企、銀企、稅企數(shù)據(jù)互聯(lián)通道，實(shí)現(xiàn)外部電子發(fā)票、財(cái)政票據(jù)、銀行電子回單等外部電子票證在線采集；內(nèi)部單據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)。對(duì)于源系統(tǒng)存在的內(nèi)部單據(jù)的采集，要改造財(cái)務(wù)系統(tǒng)與專業(yè)系統(tǒng)，貫通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸共享通道，收集發(fā)生在多種類型系統(tǒng)中的采購訂單、ECP（采購供貨單）、到貨驗(yàn)收單、入（出）庫單、領(lǐng)料單、退料申請(qǐng)，項(xiàng)目開工報(bào)審表、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等含電子簽章或?qū)徟鞒痰陌媸轿募?；?duì)于不具備自動(dòng)生成固定樣式的內(nèi)部憑證，要統(tǒng)一設(shè)置固定格式，優(yōu)化ERP、財(cái)務(wù)管控、商旅、移動(dòng)報(bào)賬等系統(tǒng)，統(tǒng)一系統(tǒng)流程信息，同時(shí)在流程線上履行審批手續(xù)，再通過電子簽章（名）等技術(shù)增加一道屏障，實(shí)現(xiàn)工資及社保計(jì)提表、財(cái)務(wù)費(fèi)用計(jì)提表、電廠購電結(jié)算單、稅費(fèi)計(jì)算單、通用報(bào)銷單等線上固定格式單據(jù)的自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動(dòng)存儲(chǔ)；對(duì)于企業(yè)從外部渠道獲取的傳統(tǒng)紙質(zhì)憑證，企業(yè)內(nèi)部線下自制的憑證，利用本地上傳功能以及掃描終端線下采集的影像件，OCR智能識(shí)別結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等，要制定離線信息影像化提取標(biāo)準(zhǔn)，通過添加水印、數(shù)字簽名、系統(tǒng)查重等安全防護(hù)措施，確保離線信息采集的合規(guī)性和可用性，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案源數(shù)據(jù)全量歸集、有序儲(chǔ)存。

（二）提升業(yè)務(wù)自動(dòng)智能處理效率

全面應(yīng)用“商旅+移動(dòng)報(bào)賬+電e寶代支付”一體化服務(wù)，統(tǒng)一差旅費(fèi)、日常辦公、工程支出等17大類一百多小類費(fèi)用類型報(bào)銷入口。運(yùn)用OCR技術(shù)自動(dòng)識(shí)別OFD、PDF格式電子發(fā)票，并與發(fā)票池中的結(jié)構(gòu)化信息自動(dòng)匹配，完成發(fā)票驗(yàn)證，自動(dòng)填單。改造ERP系統(tǒng)及E物資相應(yīng)功能，員工發(fā)起報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，通過輸入發(fā)票號(hào)碼等關(guān)鍵信息從發(fā)票池獲取發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)金額、稅額、稅率、供應(yīng)商等報(bào)銷信息的自動(dòng)填充，大幅提升報(bào)銷效率。貫通商旅云、核算系統(tǒng)與數(shù)據(jù)資源池的數(shù)據(jù)通道，自動(dòng)比對(duì)采集的電子發(fā)票與發(fā)票池中發(fā)票的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，從源頭上攔截問題發(fā)票，避免錯(cuò)票、廢票、重復(fù)報(bào)銷等情況。增加配置ERP系統(tǒng)在報(bào)銷審批、制證入賬等業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)在線調(diào)閱電子發(fā)票等原始附件功能，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷全流程線上高效審核，大幅減輕基層審核壓力。在線核算系統(tǒng)配置自動(dòng)記賬規(guī)則，支持根據(jù)發(fā)票或單據(jù)中的銷售方名稱、費(fèi)用類別、商品名稱、稅率、金額、稅額等信息，自動(dòng)生成記賬憑證或預(yù)制憑證。完成記賬后，核算系統(tǒng)將報(bào)銷單、發(fā)票及記賬憑證號(hào)等信息反饋至數(shù)據(jù)資源池，系統(tǒng)自動(dòng)建立業(yè)-票-賬關(guān)聯(lián)關(guān)系，并控制不可再次發(fā)起報(bào)銷，促進(jìn)財(cái)務(wù)核算高效、規(guī)范。

（三）搭建電子會(huì)計(jì)檔案管理中心

依托數(shù)據(jù)終端建立電子信息池，存儲(chǔ)符合歸檔要求的會(huì)計(jì)檔案元數(shù)據(jù)；依托阿里云OSS組件建立電子文件池，存儲(chǔ)與檔案相關(guān)的非結(jié)構(gòu)化文件及相關(guān)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息。搭載應(yīng)用功能，配備會(huì)計(jì)檔案全過程線上管理應(yīng)用功能，支持會(huì)計(jì)檔案線上錄入、分類儲(chǔ)存、多維查詢及在線移交。研發(fā)RPA機(jī)器人，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表和會(huì)計(jì)賬簿版式文件自動(dòng)轉(zhuǎn)版，按照數(shù)字檔案管理要求，將賬證卡表及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存為符合要求的PDF等格式文件，并逐一建立文件與數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。經(jīng)過真實(shí)性、有效性和一致性鑒定審核后，加以數(shù)字簽名，形成不可篡改的版式文件，以電子的形式定時(shí)推送到數(shù)據(jù)資源池?；跇I(yè)務(wù)鏈條，將線上采集的原始憑證分類制定規(guī)則生成編碼，通過編碼識(shí)別、與原始附件搭建關(guān)系，將原始附件正確地掛接到記賬憑證上。依據(jù)系統(tǒng)來源、憑證編碼形成入庫檔案唯一的編碼規(guī)則，分類整理、有序存儲(chǔ)企業(yè)憑證、發(fā)票、銀行回單、固定資產(chǎn)卡片、報(bào)表、賬簿、業(yè)務(wù)單據(jù)等海量檔案數(shù)據(jù)。融通財(cái)務(wù)系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)，開發(fā)數(shù)字會(huì)計(jì)檔案管理中心與數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)傳輸接口，改造辦公室檔案系統(tǒng)。在會(huì)計(jì)檔案管理中心整合電子化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，將明細(xì)賬、憑證、報(bào)表、單據(jù)等需要?dú)w檔的電子資料按要求進(jìn)行“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)+版式文件”完整封裝。通過“四性檢測”、自動(dòng)編號(hào)形成檔案編號(hào)，加簽電子簽章后轉(zhuǎn)入辦公室電子會(huì)計(jì)憑證檔案庫中。在線生成移交清冊(cè)回傳至?xí)?jì)檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從收集整理到歸檔入庫的全流程閉環(huán)管控。

三、電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔實(shí)踐的成效

（一）大幅減少碳排放

本實(shí)踐在貫通業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)鏈路，聚合數(shù)據(jù)資源，深挖數(shù)據(jù)資源價(jià)值，節(jié)省檔案管理人力、物力、資金等方面取得顯著成績。移動(dòng)報(bào)賬等移動(dòng)設(shè)備的使用，可大幅提升報(bào)銷的效率，節(jié)約了高拍儀、掃描儀等采集設(shè)備的一次性投入。全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案在線歸檔，每年節(jié)省大量紙張，大幅減少碳排放。

（二）技術(shù)提效，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理

本實(shí)踐可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)比對(duì)發(fā)票池中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、在線調(diào)閱電子發(fā)票等原始附件，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷等全流程線上智能審核。配置自動(dòng)記賬規(guī)則，自動(dòng)建立業(yè)-票-賬關(guān)聯(lián)關(guān)系，剛性控制重復(fù)報(bào)銷，促進(jìn)了財(cái)務(wù)核算高效、規(guī)范、準(zhǔn)確。通過系統(tǒng)內(nèi)置賬號(hào)管理、簽名審批等規(guī)則，將電子簽章制作、保管、審批等規(guī)則以及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)校驗(yàn)等風(fēng)險(xiǎn)防控規(guī)則轉(zhuǎn)化為自動(dòng)執(zhí)行的數(shù)據(jù)校驗(yàn)及在線稽核規(guī)則，確保電子檔案的真實(shí)性、文件傳輸?shù)陌踩?、用戶身份的有效性，提升了?huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性。

（三）數(shù)字賦能，發(fā)揮財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值

本實(shí)踐成果線上歸檔會(huì)計(jì)檔案落實(shí)了會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理的要求，積累了大量的運(yùn)行數(shù)據(jù)。通過對(duì)全業(yè)務(wù)、全流程采集的電子會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行知識(shí)化組織，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各專業(yè)的數(shù)據(jù)由零散、非結(jié)構(gòu)化變成聚合、結(jié)構(gòu)化，支撐可視化全景分析、展示經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)形成軌跡，穿透經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)，推進(jìn)業(yè)務(wù)可追溯、數(shù)據(jù)有價(jià)值，為企業(yè)提供全方位、多層次的個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù)，發(fā)揮財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值。

結(jié)語：

本實(shí)踐以電子發(fā)票無紙化流轉(zhuǎn)及歸檔為基礎(chǔ)，進(jìn)一步擴(kuò)展至電網(wǎng)企業(yè)涉及的所有內(nèi)外部原始憑證。通過推進(jìn)外部互聯(lián)互通和內(nèi)部全面共享，以電子會(huì)計(jì)憑證代替紙質(zhì)原始憑證，以電子簽章替代人工簽字、線下蓋章的傳統(tǒng)佐證方式，徹底改變會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作模式，助力實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型。由于檔案線上歸檔依賴于管理習(xí)慣、信息系統(tǒng)等多個(gè)方面的變化，本實(shí)踐只是結(jié)合電網(wǎng)業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行的初步嘗試，可供電網(wǎng)企業(yè)借鑒。