構(gòu)建基于WBS框架的科研項(xiàng)目預(yù)算管理體系

聞建華

(四川九洲電器集團(tuán)有限公司，四川綿陽，621000)

1 引言

隨著我國軍隊(duì)改革的深入,國家機(jī)構(gòu)出臺(tái)了一系列新的相關(guān)舉措,以促進(jìn)武器裝備科研市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的形成。武器裝備的采購方式由指定研制、獨(dú)家采購向競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購、邀請(qǐng)投標(biāo)采購等多種方式轉(zhuǎn)變,逐步打破軍工壟斷限制,強(qiáng)化軍工產(chǎn)品市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)形式。因此,必須對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算管理,對(duì)成本、進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行全方位管控,從而保證公司科研項(xiàng)目研發(fā)投入產(chǎn)出及市場(chǎng)份額。如何將科研項(xiàng)目預(yù)算管理和項(xiàng)目成本管理緊密結(jié)合起來,采取科學(xué)有效的方法對(duì)研制成本預(yù)算進(jìn)行管控,有效提高研制經(jīng)費(fèi)管理水平,做好科研項(xiàng)目研制全周期的成本管控工作,成為項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理工作面臨的新課題。

2 科研項(xiàng)目預(yù)算管理的重要作用

2.1 協(xié)同公司現(xiàn)代化管理,發(fā)揮戰(zhàn)略財(cái)務(wù)價(jià)值

在公司推進(jìn)現(xiàn)代化管理模式中,全面預(yù)算發(fā)揮其戰(zhàn)略財(cái)務(wù)價(jià)值,一個(gè)功能是資源配置,另一個(gè)功能是戰(zhàn)略落地。科研項(xiàng)目預(yù)算作為全面預(yù)算的重要組成部分,在公司經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)揮的作用更顯重要。公司的科研項(xiàng)目,其研制周期通常需要幾年,甚至更長(zhǎng)。這就需要科研項(xiàng)目預(yù)算指導(dǎo)財(cái)務(wù)管理工作,需要關(guān)注當(dāng)期資源投入產(chǎn)出的合理性、可行性、在業(yè)務(wù)出現(xiàn)變化時(shí)通過適當(dāng)?shù)膹椥哉{(diào)整機(jī)制進(jìn)行修正,并且基于科研項(xiàng)目研制戰(zhàn)略與目標(biāo),理解產(chǎn)品盈利模式,在預(yù)算階段搞清哪些產(chǎn)品是戰(zhàn)略產(chǎn)品、高盈利產(chǎn)品或市場(chǎng)發(fā)展所需產(chǎn)品等,哪些是需要收縮產(chǎn)能、減少科研投入的產(chǎn)品,從而對(duì)公司全面預(yù)算管理提供詳細(xì)的分析和建議。

2.2 以項(xiàng)目預(yù)算為基準(zhǔn),做好研制資源配置

公司在制定詳細(xì)的經(jīng)營計(jì)劃之后,需要確定科研項(xiàng)目預(yù)算,即對(duì)公司整體科研項(xiàng)目研制工作的量化過程,包括相應(yīng)的財(cái)務(wù)計(jì)劃、營銷計(jì)劃、銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃等。在此過程中,財(cái)務(wù)所發(fā)揮的作用,不僅是為了實(shí)現(xiàn)其他部門的經(jīng)營計(jì)劃而編制一個(gè)財(cái)務(wù)計(jì)劃,更需要參與到公司每個(gè)科研項(xiàng)目的研制計(jì)劃過程中,對(duì)其合理性進(jìn)行判斷、評(píng)價(jià),并給出專業(yè)性建議。

2.3 量化研制期完成情況,細(xì)化獎(jiǎng)懲措施

科研項(xiàng)目預(yù)算績(jī)效考核是量化研制周期所有指標(biāo)和內(nèi)容,將績(jī)效考核與各責(zé)任主體結(jié)合,督促科研項(xiàng)目研制主體主動(dòng)推動(dòng)研制進(jìn)度,并在管理環(huán)節(jié)做好重要的收尾工作。依據(jù)科研項(xiàng)目預(yù)算管理目標(biāo)對(duì)預(yù)算責(zé)任單位的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果和預(yù)算執(zhí)行過程中進(jìn)行考核,對(duì)預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整和預(yù)算績(jī)效等環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)和考核。

3 改進(jìn)措施

針對(duì)公司在科研項(xiàng)目預(yù)算管理上存在的問題,探尋在業(yè)財(cái)一體化的基礎(chǔ)上,研究如何能夠以公司現(xiàn)有項(xiàng)目管理和預(yù)算管理為基礎(chǔ),在加強(qiáng)實(shí)際操作過程中,將預(yù)算管理和項(xiàng)目管理有機(jī)融合,形成高價(jià)值鏈工作流程,提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理水平,同時(shí)提高公司現(xiàn)代化管理水平。

3.1 優(yōu)化預(yù)算組織機(jī)構(gòu),提升科研項(xiàng)目預(yù)算能力

3.1.1 建立跨部門的預(yù)算組織機(jī)構(gòu),統(tǒng)籌配置資源,打破信息溝通壁壘

科研項(xiàng)目預(yù)算管理必須建立在完整、有效的管理組織機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上,組織機(jī)構(gòu)的人員負(fù)責(zé)信息溝通、統(tǒng)一指令、運(yùn)轉(zhuǎn)決策等工作,以保證項(xiàng)目全面預(yù)算的編制、審批、協(xié)同、執(zhí)行、檢查分析與考核的順利進(jìn)行。項(xiàng)目型組織的橫向結(jié)構(gòu)與職能組織的縱向?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)相互疊加,充分發(fā)揮了各自的優(yōu)勢(shì)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與職能部門在項(xiàng)目與普通產(chǎn)品間相互連接,成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),實(shí)現(xiàn)公司人力資源的實(shí)時(shí)共享,減少了不必要的組織機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置。當(dāng)多項(xiàng)目并行時(shí),能夠較好地平衡部門內(nèi)部資源。

3.1.2 提高部門領(lǐng)導(dǎo)重視程度,發(fā)揮項(xiàng)目預(yù)算的積極作用

做好科研項(xiàng)目預(yù)算管理,只有提高各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這件事的重視程度,才能發(fā)揮責(zé)任人最大的主觀能動(dòng)性,才能發(fā)揮預(yù)算管理對(duì)科研項(xiàng)目管理的積極效果。對(duì)相關(guān)管理者進(jìn)行責(zé)任和權(quán)力劃分,確?？蒲袡C(jī)構(gòu)人人參與項(xiàng)目預(yù)算管理,為項(xiàng)目研制做出貢獻(xiàn),全方位保障科研項(xiàng)目預(yù)算的全流程管理。在科研項(xiàng)目研制過程中,明確各部門在預(yù)算管理方面的職責(zé),應(yīng)該涉及到項(xiàng)目管理、技術(shù)開發(fā)、項(xiàng)目執(zhí)行、財(cái)務(wù)等部門。

3.2 建立科研項(xiàng)目預(yù)算管理制度,制定科研項(xiàng)目預(yù)算流程及標(biāo)準(zhǔn)體系

3.2.1 建立預(yù)算管理機(jī)制

科研項(xiàng)目預(yù)算管理水平的提升,要從項(xiàng)目立項(xiàng)源頭進(jìn)行管理,注重科研項(xiàng)目預(yù)算管理的制度建設(shè),全面提升預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)的監(jiān)控力度,建立預(yù)算績(jī)效考核機(jī)制。在科研項(xiàng)目預(yù)算績(jī)效考核過程中,項(xiàng)目財(cái)務(wù)代表提供考核結(jié)果,協(xié)同項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)執(zhí)行率過低、過高的項(xiàng)目進(jìn)行原因分析,找出原因所在,及時(shí)制定修改方案。

3.2.2 完善預(yù)算管理流程

按部門職責(zé)定位,建立從預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算績(jī)效考核全域管理流程。

(1)預(yù)算編制。由科研項(xiàng)目管理者對(duì)科研項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行詳細(xì)分解,完成項(xiàng)目研制WBS,財(cái)務(wù)代表根據(jù)WBS完成項(xiàng)目全生命周期概算,概算范圍內(nèi)根據(jù)研制進(jìn)度按年分解預(yù)算,年度預(yù)算逐級(jí)分解到各承研單位,在編制科研項(xiàng)目費(fèi)用支出明細(xì)、附表說明等。由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)編制的科研項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行審核,上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)層,對(duì)預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行審批。審批后的科研項(xiàng)目預(yù)算反饋科研項(xiàng)目管理者,并上報(bào)預(yù)算管理部門。

(2)預(yù)算執(zhí)行。分解到年度的項(xiàng)目預(yù)算,由項(xiàng)目管理部門牽頭,會(huì)同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員,編制細(xì)致的年度科研項(xiàng)目預(yù)算,并上報(bào)財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行批復(fù),審核批復(fù)的科研項(xiàng)目預(yù)算初始化到資金與預(yù)算雙控系統(tǒng)中,發(fā)生的費(fèi)用在該系統(tǒng)中進(jìn)行報(bào)銷。

(3)預(yù)算調(diào)整。科研項(xiàng)目按規(guī)定不得隨意調(diào)整,需要調(diào)整的項(xiàng)目預(yù)算必須有明確的調(diào)整原因。預(yù)算調(diào)整部門提出申請(qǐng),經(jīng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、預(yù)算管理辦公室審核,審核后的數(shù)據(jù)錄入資金與預(yù)算雙控系統(tǒng)中,后續(xù)可以繼續(xù)報(bào)銷。

(4)預(yù)算績(jī)效考核。公司領(lǐng)導(dǎo)層每季度根據(jù)科研項(xiàng)目的研制情況,對(duì)科研項(xiàng)目預(yù)算管理及其執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估與分析,形成季度預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告。經(jīng)營部門制定一套行之有效的激勵(lì)與約束機(jī)制,實(shí)現(xiàn)由上到下的監(jiān)督、約束機(jī)制,將預(yù)算執(zhí)行率的考核納入部門績(jī)效考核中。

3.2.3完善預(yù)算核定標(biāo)準(zhǔn)體系,建立項(xiàng)目測(cè)算指標(biāo)數(shù)據(jù)庫

進(jìn)一步加強(qiáng)預(yù)算編制的合理性和科學(xué)性,在功能模塊費(fèi)用、專項(xiàng)試驗(yàn)費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、特定外協(xié)費(fèi)、材料定額、工裝工具定額、廢品率、小時(shí)費(fèi)用率等方面逐步摸索歷史數(shù)據(jù),建立更趨合理的成本編制標(biāo)準(zhǔn),保證預(yù)算項(xiàng)目各指標(biāo)的可操性。

3.2.4 規(guī)范項(xiàng)目預(yù)算管理

規(guī)范項(xiàng)目預(yù)算管理體系,明確預(yù)算職責(zé),明確各事業(yè)部、業(yè)務(wù)部門兩級(jí)預(yù)算管理統(tǒng)一分工,各級(jí)對(duì)全面預(yù)算、項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行預(yù)先分控,編制本部門、本級(jí)次項(xiàng)目管控預(yù)算,做到事前預(yù)算、事中控制、事后考核的動(dòng)態(tài)過程,以項(xiàng)目預(yù)算推動(dòng)全面預(yù)算的全面落實(shí)。

3.3 構(gòu)建科研項(xiàng)目預(yù)算模式,夯實(shí)科研項(xiàng)目預(yù)算管理基礎(chǔ)

科研項(xiàng)目管理是綜合考慮技術(shù)、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、質(zhì)量等多要素的系統(tǒng)性工程,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)和項(xiàng)目計(jì)劃的有效匹配、布局后續(xù)項(xiàng)目的資源配置是項(xiàng)目管理和經(jīng)費(fèi)管理的重要紐帶。基于WBS科研項(xiàng)目預(yù)算管控模式,是通過建立一個(gè)從項(xiàng)目工作任務(wù)分解(WBS)到組織結(jié)構(gòu)分解(OBS),再到財(cái)務(wù)科目分解(ABS),最后與項(xiàng)目年度工作計(jì)劃、預(yù)算有機(jī)結(jié)合的自上而下、逐步細(xì)化的管控體系,明確項(xiàng)目研制各階段、各工作包、各系統(tǒng)的成本開支,將項(xiàng)目任務(wù)與成本、預(yù)算、計(jì)劃等有機(jī)銜接,橫向延伸到承擔(dān)研制任務(wù)部門,縱向擴(kuò)展到項(xiàng)目研制全過程,構(gòu)建形成矩陣式項(xiàng)目全周期預(yù)算管理體系,如圖2所示。

圖1 科研項(xiàng)目預(yù)算流程圖

圖2 科研項(xiàng)目預(yù)算管理體系

3.3.1 項(xiàng)目工作分解(WBS)

通過對(duì)科研項(xiàng)目研制特點(diǎn)的分析,將研制任務(wù)分解為若干階段,每個(gè)階段進(jìn)一步細(xì)化,形成項(xiàng)目WBS工作分解包。WBS工作分解包是項(xiàng)目任務(wù)分解的最小單元,也是項(xiàng)目成本核算的最低層級(jí)和基礎(chǔ)單元。

3.3.2 項(xiàng)目組織分解結(jié)構(gòu)(OBS)

根據(jù)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)的需要,合理安排每個(gè)末級(jí)工作包的計(jì)劃,編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,落實(shí)責(zé)任主體,形成項(xiàng)目的組織分解結(jié)構(gòu)(OBS),即將項(xiàng)目工作任務(wù)與責(zé)任單位相結(jié)合的過程,它將工作包與企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行匹配安排。OBS還包括各項(xiàng)目參與方的組織,甚至可以擴(kuò)展到各項(xiàng)目“利益相關(guān)者”。

3.3.3 賬目分解結(jié)構(gòu)(ABS)

財(cái)務(wù)賬目分解結(jié)構(gòu)(ABS)按項(xiàng)目成本控制要素和成本組成要素可劃分為多個(gè)具備不同屬性的財(cái)務(wù)科目。ABS則由項(xiàng)目核算的成本要素組成,運(yùn)用適當(dāng)?shù)某杀竟浪惴椒ㄈ珙惐确ā?shù)法、工程法等,將經(jīng)費(fèi)在研制任務(wù)之間分解,形成WBS-OBS-ABS的二維矩陣框架。通過分解結(jié)構(gòu)在任務(wù)單元、組織單元和成本單元之間建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,梳理出項(xiàng)目研制成本與工作內(nèi)容、組織單元的關(guān)系。

3.3.4 甘特圖

通過進(jìn)度圖來顯示計(jì)劃、成本、進(jìn)度隨著時(shí)間進(jìn)展的情況。項(xiàng)目實(shí)施階段的概算應(yīng)該按研制壽命周期編制,在業(yè)務(wù)工作分解基礎(chǔ)上,將項(xiàng)目工作包與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或職能部門結(jié)合,通過甘特圖將對(duì)應(yīng)責(zé)任人的經(jīng)費(fèi)任務(wù)包,定義開始和結(jié)束時(shí)間,將一個(gè)會(huì)計(jì)年度的工作包集合,形成年度預(yù)算。

3.4 規(guī)范項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出,推進(jìn)項(xiàng)目成本精細(xì)化核算

結(jié)合項(xiàng)目整體預(yù)算和年度預(yù)算,規(guī)范項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)支出,以WBS-ABS為管控基線,嚴(yán)格超出費(fèi)用的審批流程,避免經(jīng)費(fèi)計(jì)入項(xiàng)目的隨意性,防止超項(xiàng)目任務(wù)范圍開支。在核算中引入項(xiàng)目工作包信息,細(xì)化項(xiàng)目核算內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目成本的有效銜接,推進(jìn)項(xiàng)目成本精細(xì)化核算。建立項(xiàng)目跟蹤反饋與監(jiān)督檢查機(jī)制,對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行中期檢查控制,跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展情況,提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用效率,提升科研項(xiàng)目的整體管理水平。

3.5 搭建信息化平臺(tái),構(gòu)建“業(yè)財(cái)一體化”信息管理系統(tǒng)

借助信息化平臺(tái),將信息系統(tǒng)功能深入項(xiàng)目管理前端并覆蓋項(xiàng)目研制全過程,實(shí)現(xiàn)信息有效共享和管理決策支持,打通財(cái)務(wù)核算、項(xiàng)目管理、合同管理等通道,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)、質(zhì)量管理等系統(tǒng)的集成和聯(lián)動(dòng)達(dá)到與項(xiàng)目有關(guān)的信息可以快捷實(shí)時(shí)的在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中抓取和呈現(xiàn),為構(gòu)建科研管理體系提供支撐,從整體上提高項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管控的精準(zhǔn)度和科學(xué)性,提升科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理水平。

4 成效分析

4.1 完善科研項(xiàng)目預(yù)算管理水平,推動(dòng)公司業(yè)財(cái)融合步伐

基于科研項(xiàng)目預(yù)算的管理“業(yè)財(cái)融合”是項(xiàng)目管理的新方向和新方法。財(cái)務(wù)人員通過業(yè)財(cái)融合全面參與科研項(xiàng)目研制,從項(xiàng)目立項(xiàng)、樣機(jī)研制、鑒定試驗(yàn)和結(jié)題驗(yàn)收等工作參與其中,全面掌握項(xiàng)目研制過程,將項(xiàng)目管理流程、理念和基礎(chǔ)研發(fā)活動(dòng)融入財(cái)務(wù)人員的工作中,做到心中有數(shù),全程管控經(jīng)費(fèi)情況?？蒲腥藛T也能通過業(yè)財(cái)融合增加對(duì)產(chǎn)品價(jià)格的了解,從而在產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段提高性價(jià)比。

4.2 提高科研項(xiàng)目預(yù)算管理效率,有助于實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的目標(biāo)價(jià)格

開展基于WBS框架的科研項(xiàng)目預(yù)算,在設(shè)計(jì)方案和研制階段,在滿足武器裝備各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)的前提下,優(yōu)化調(diào)整設(shè)計(jì)方案,提高產(chǎn)品性價(jià)比,達(dá)到成本和質(zhì)量“雙控制”的要求。改變從前粗放的產(chǎn)品核算管理、臨時(shí)抱佛腳似的審價(jià)模式,調(diào)動(dòng)各個(gè)業(yè)務(wù)部門共同參與的聯(lián)動(dòng)協(xié)同機(jī)制,在研制過程中,需要提前做好各產(chǎn)品的成本費(fèi)用控制,做好科學(xué)的、切合實(shí)際的、執(zhí)行率高的科研項(xiàng)目預(yù)算,從而滿足軍方對(duì)軍工企業(yè)的以目標(biāo)價(jià)格為導(dǎo)向的需求。

4.3 夯實(shí)科研項(xiàng)目預(yù)算管理基礎(chǔ)工作,提升產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)值

通過以基于WBS框架的科研項(xiàng)目預(yù)算的理念,圍繞項(xiàng)目研制生命周期管理,積極探索其存在的不確定性,盡量避免各種風(fēng)險(xiǎn),提高財(cái)務(wù)管理水平和項(xiàng)目管理的精準(zhǔn)度?？茖W(xué)的科研項(xiàng)目預(yù)算是將不確定因素降到最低,將預(yù)算管理做到標(biāo)準(zhǔn)化、流程化,最大限度地發(fā)揮其管理優(yōu)勢(shì),以提升產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)值,實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)。

5 結(jié)束語

本文針對(duì)軍工企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算管理,探尋在業(yè)財(cái)融合的基礎(chǔ)上,如何能夠以項(xiàng)目計(jì)劃管理和科研項(xiàng)目預(yù)算管理為基礎(chǔ),運(yùn)用WBS-OBS-ABS 項(xiàng)目管理工具,構(gòu)建了科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理體系。在加強(qiáng)實(shí)際操作過程中,將預(yù)算管理和項(xiàng)目管理有機(jī)融合,形成高價(jià)值鏈工作流程,并從財(cái)務(wù)角度反映和控制科研項(xiàng)目管理,為科研項(xiàng)目保駕護(hù)航,并促進(jìn)企業(yè)業(yè)財(cái)融合進(jìn)程,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,增強(qiáng)我國國防力量。