精益管理背景下辦公室行政管理提升

鄭忠偉 張晅 董業(yè)旻

一、辦公室實施精益管理的必要性

精益源于日本豐田汽車公司，目標(biāo)以最少的資源投入為代價，以提高公司利潤為目標(biāo)，這種運(yùn)營和管理模式被定義為“精益生產(chǎn)”^[1]。經(jīng)過后續(xù)學(xué)者的研究和實踐，將精益思想貫穿在公司各項管理活動中如經(jīng)營、管理、采購、生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸、服務(wù)等領(lǐng)域，尤其在生產(chǎn)、成本控制、管理提升等領(lǐng)域取得良好的應(yīng)用成果。習(xí)近平總書記對辦公廳（室）工作提出了要高標(biāo)準(zhǔn)、高水平、高質(zhì)量的做好“三服務(wù)”工作的要求。為實現(xiàn)辦公室的高質(zhì)量發(fā)展，精益的管理方法恰恰就是一種以提高工作質(zhì)量、實施標(biāo)準(zhǔn)化工作方法，實施精益文化思想鼓勵所有員工提出精益改善方案并實踐，可以將精益管理思想實施到辦公室工作中，可以從頂層管理踐行精益思想，使辦公室管理水平和業(yè)務(wù)能力緊跟新一輪的科技革命與產(chǎn)業(yè)變革浪潮?，持續(xù)改進(jìn)并應(yīng)用現(xiàn)代化管理方式，用好數(shù)字技術(shù)賦能這一力量。

辦公室日常負(fù)責(zé)的秘書工作、公文管理、后勤保障、外事管理、會議管理、督辦管理、信息管理等事務(wù)與公司的經(jīng)營治理活動息息相關(guān)，基于精益的十大原則制作工作流程、看到客戶價值、消除浪費(fèi)、持續(xù)改進(jìn)、問責(zé)制、價值流標(biāo)準(zhǔn)化、可視化、根源質(zhì)量、衡量價值流、領(lǐng)導(dǎo)參與，將具體工作和精益文化思想相結(jié)合讓辦公室員工思考不斷改善工作流程、制定標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)、提升業(yè)務(wù)的價值流、改善業(yè)務(wù)速度，而且倡導(dǎo)以人為本的精益文化，不斷精益辦公室的行政工作，從而助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

二、精益數(shù)字化的辦公室管理實施做法和效果

（一）精益的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程

辦公室為公司管理層服務(wù)最直接、聯(lián)系各方面最廣泛，保障公司工作最關(guān)鍵，居于承上啟下、協(xié)調(diào)左右的核心部門，需要辦公室人員具備綜合素質(zhì)突出、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、服務(wù)意識優(yōu)等能力才能充分發(fā)揮崗位價值，精益管理里提出了創(chuàng)建工作標(biāo)準(zhǔn)的精益實踐方法，也就是對辦公室承擔(dān)的工作制定標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，為此辦公室做好制度集成、修訂配套制度，構(gòu)建形成“1+N+N”制度集成體系，即辦公室歸口管理業(yè)務(wù)制度（“1”），各部門按職能分工制定分管領(lǐng)域的制度或?qū)嵤┘?xì)則“N”項，各分子公司、成員單位制定各領(lǐng)域貫徹落實制度或?qū)嵤┘?xì)則“N”項，自上而下定制標(biāo)準(zhǔn)化工作制度。

但是對于部分無法通過制度的方式予以標(biāo)準(zhǔn)化的工作，如秘書、會議組織等更基于個人工作經(jīng)驗、個人能力水平的業(yè)務(wù)，可以采取制定標(biāo)準(zhǔn)化的工作手冊方式記錄工作方法、工作經(jīng)驗、工作流程，精益管理中的PDCA方法能夠通過計劃-執(zhí)行-檢查-處理的循環(huán)改進(jìn)，將經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為文字，從實現(xiàn)辦公室的人員能力標(biāo)準(zhǔn)化管理提升。首先在計劃階段明確為實現(xiàn)辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)、方法和進(jìn)度。在實施階段圍繞辦公室日常工作方法、工作機(jī)制進(jìn)行梳理，編制標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊，并面向員工征集應(yīng)用情況、向客服征集應(yīng)用反饋。在檢查階段科學(xué)選擇檢查人員，建立檢查指標(biāo)體系，實施檢查評價。在處理階段明確整改內(nèi)容，逐一對照落實，優(yōu)化提升工作成果?；赑DCA流程形成一個漸進(jìn)式的循環(huán)流程鏈條，上一級循環(huán)的有效執(zhí)行是下一級循環(huán)實施的基礎(chǔ)，有效實施保證了標(biāo)準(zhǔn)化管理提升的實現(xiàn)。形成了涉及公司會議管理、督辦管理、公司領(lǐng)導(dǎo)工作聯(lián)系以及公文/印章管理等七大類共19項標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊。

（二）精益的信息化工作流程

辦公室作為大量行政業(yè)務(wù)的歸口部門，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，為企業(yè)工作更加智能化、自動化、數(shù)據(jù)化，在精益信息化背景下充分應(yīng)用新一代信息技術(shù)，持續(xù)推進(jìn)為各層級公司人員辦理業(yè)務(wù)減負(fù)走深走實，讓數(shù)據(jù)多跑路、員工少跑腿，辦公室主要對公文管理、后勤管理、外事管理、會議管理等核心業(yè)務(wù)均實施了信息化平臺。

公文管理是辦公室工作的根本，是公司公務(wù)文書的重要載體，公文的精益管理從工具性、法定性、規(guī)范性、時效性幾個維度進(jìn)行溯源，將公文管理工作分解為公文的擬稿、審批、用印、簽發(fā)、編碼、收文、分送、辦理、歸檔、銷毀等多項公文梳理流程，公司全年收發(fā)和分批公文數(shù)量達(dá)近萬份，上述流程原采用人工處理方式雖然保證了公文的規(guī)范性、但是會喪失時效性、質(zhì)量也無法保障，通過精益原則分析公文流程存在重復(fù)性工作、質(zhì)量不統(tǒng)一、紙質(zhì)化時效慢等浪費(fèi)問題，因此搭建公文管理信息化平臺系統(tǒng)實現(xiàn)公文流程信息化，提高公文質(zhì)量、流轉(zhuǎn)效率、降低人員使用成本，在充分征求客戶意見基礎(chǔ)中，針對公文修改的情況，明確主辦單位在處理公文時，根據(jù)工作需要可以進(jìn)行二次批分，指定協(xié)辦和閱知單位?；蚪?jīng)協(xié)商一致后原主辦單位可以轉(zhuǎn)批給新的主辦單位，并注明溝通情況，提高了辦文的時效性。

上級單位通知原依托公文管理平臺實施管理，導(dǎo)致價值流無法正確傳遞給相關(guān)人員，也存在價值流傳遞慢導(dǎo)致工作時間不足等問題，經(jīng)與各級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，將原有點(diǎn)對點(diǎn)推式溝通方式改進(jìn)為拉式溝通，在公司信息化辦公系統(tǒng)增設(shè)“集團(tuán)通知”板塊，發(fā)布包括集團(tuán)公司商網(wǎng)中會議、培訓(xùn)、放假等各類通知工作通報、活動簡報等文件，并且欄目內(nèi)容以字體加粗加黑區(qū)分未讀和已讀狀態(tài)，進(jìn)一步提高各單位辦文效率，更好的推進(jìn)公文管理精細(xì)化管理工作。

辦公室負(fù)責(zé)的后勤保障工作關(guān)系到公司全體員工，后勤保障工作主要由工作證辦理、戶口管理、餐卡管理、固定電話管理、停車管理等，公司全體員工作為該后勤管理的客戶方，應(yīng)為客戶提供便捷的辦理、清晰的流程、避免時間的浪費(fèi)，辦公室作為后勤管理的執(zhí)行方，應(yīng)避免重復(fù)的工作、規(guī)劃辦理的流程、提升辦理的效率和質(zhì)量，辦公室制定精益工作流程，在現(xiàn)有信息化辦公系統(tǒng)搭建后勤保障審批模塊，實現(xiàn)了線上辦理，真正實現(xiàn)了讓員工少跑路。

辦公室負(fù)責(zé)的外事管理需要做好因公出國、因公護(hù)照辦理、涉外活動、國際會議等工作，其中因公出國涉及審批邀請信、日程安排、人員分工等申報材料，申報材料的質(zhì)量需符合上級單位和相應(yīng)領(lǐng)事館的要求，是管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，目前采取的標(biāo)準(zhǔn)化的文檔指導(dǎo)手冊、定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)化的外事專員指導(dǎo)、多層次的審批等管理手段，僅實現(xiàn)了材料質(zhì)量的把控，但是材料的層層傳遞還是存在時效性不足的問題，導(dǎo)致大量因公出國無法在所需出發(fā)前完成，導(dǎo)致流團(tuán)。針對時效性問題，依托信息化建設(shè)開發(fā)因公出國后端管理系統(tǒng)開發(fā)上線，利用信息化提升外事管理水平，優(yōu)化管理流程，提高了審批效率。

（三）精益的督辦看板管理

精益的看板管理能夠?qū)⒐芾砟繕?biāo)通過看板展示，使管理直觀、透明，進(jìn)而實現(xiàn)管理流程的精確控制、精益生產(chǎn)。公司重點(diǎn)任務(wù)和決策的落實過程，也就是辦公室工作中的督查、督辦工作若能夠通過看板的方式開展實施，以全新搭建的線上信息化督辦管理系統(tǒng)為拉動點(diǎn)，建立了公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭、督辦部門綜合協(xié)調(diào)、主辦部門研究措施、分解落實，協(xié)辦部門積極主動配合，督辦任務(wù)逐級分解各負(fù)其責(zé)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，搭建督辦任務(wù)下達(dá)、跟蹤、調(diào)整、辦結(jié)四大功能板塊，基于信息化數(shù)據(jù)實現(xiàn)對任務(wù)狀態(tài)、督辦監(jiān)控、督辦完成率、督辦任務(wù)類型、督辦級別的實施展示，并按照業(yè)務(wù)需求實施不同用戶不同權(quán)限配置，明確督辦任務(wù)范圍、督辦工作流程、督辦完成情況評價和督辦工作考核，成為抓落實的有效的管理工具。通過信息化督辦管理系統(tǒng)，形成了實時的任務(wù)進(jìn)展情況看板，督辦系統(tǒng)的具備自動提醒、超期警告和信息導(dǎo)出等功能，協(xié)助了任務(wù)主辦、協(xié)辦部門的任務(wù)管理過程，提高了督辦管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，降低了人因影響，形成的督辦管理數(shù)據(jù)庫，更為公司經(jīng)營管理能力、工作經(jīng)驗積累、優(yōu)化改進(jìn)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（四）精益的會議計劃管理

辦公室是公司的會議歸口管理部門，需要組織重大會議如總經(jīng)理辦公會、黨委會、專題會、總工例會等，重大會議是集體研究公司上級指示、改革發(fā)展、經(jīng)營管理、重點(diǎn)工作，審議重大議題并決策的會議，在日常管理中存在議題緊急情況較多無法及時決策、議題準(zhǔn)備不足導(dǎo)致無法充分討論并決策、部分議題質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情況。采用精益管理中的計劃管理辦法，通過對會議實施長期規(guī)劃、中期規(guī)劃和短期計劃管理，不斷改進(jìn)會議管理的薄弱環(huán)節(jié)，建立一套科學(xué)、規(guī)范、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理和運(yùn)行模式，適當(dāng)?shù)臅r間做好適當(dāng)?shù)臅h管理，消滅過程浪費(fèi)，做到會議需求方、會議組織方和會議決策方均衡化。

在長期規(guī)劃管理中，以年度為周期制定公司重大會議管理計劃及管理制度，明確會議的各項要求，將會議管理分解為會議管理制度、參會人員組織、議題征集、議題審查、議題審批、發(fā)布會議通知、組織會議召開、會議記錄、編制會議決議及發(fā)布、決議執(zhí)行、決議督辦等動作，并搭建線上會議管理系統(tǒng)，制定會議管理頂層原則。在中期計劃管理中，以季度為周期總結(jié)前序議題，對議題進(jìn)行歸類整理，識別公司經(jīng)營治理重心，如重大工程項目、重大科研項目、重大改革治理等，對季度公司經(jīng)營治理重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)行會議提前跟蹤、提前確認(rèn)會議節(jié)點(diǎn)，保障相關(guān)決策與會議節(jié)點(diǎn)時間符合。在短期計劃管理中，依托線上會議管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會議議題申請前置管理，在議題發(fā)起人發(fā)起時刻，即開展前置溝通、提高會議準(zhǔn)備質(zhì)量，通過對會議的組織過程和組織步驟的精確管理，使會議的整個過程都能得到有效的控制。

（五）精益管理的精益文化

精益管理文化秉持消除浪費(fèi)、精益求精的理念，推動企業(yè)實現(xiàn)價值創(chuàng)造最大化。辦公室也應(yīng)抓牢“提質(zhì)增效”的主線，用精益文化凝心鑄魂，辦公室工作堅持踐行“五個堅持”、牢記“三服務(wù)”事業(yè)要求，通過主題教育活動提升思想認(rèn)識，組織各領(lǐng)域開展精益改善評比，營造精益文化氛圍，激發(fā)全員參與主動改善積極性，不斷提升精益管理能力。精益管理文化從探索引入、實踐創(chuàng)新、精心培育、保障深耕四個維度出發(fā)，將精益文化賦能企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，把降本增效的外在要求轉(zhuǎn)變?yōu)槁毠さ膬?nèi)在驅(qū)動力。

以信息管理為例，公司信息是圍繞公司的中心工作，在經(jīng)營管理、科研設(shè)計、項目總承包、安全生產(chǎn)、黨建、企業(yè)文化建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等方便，可作為公司、上級單位了解情況、進(jìn)行科學(xué)決策和知道工作依據(jù)的各類信息，信息報送辦公室承擔(dān)的歸口管理重要工作，信息報送從本質(zhì)上是基于人與人、點(diǎn)對點(diǎn)的信息不斷交流、整合的過程，在這個過程中推進(jìn)人員以精益文化為首則，自我驅(qū)動以“高質(zhì)、高效、高標(biāo)準(zhǔn)”履職，以解決信息報送工作質(zhì)量要求高、信息時效性急和信息傳遞慢的難點(diǎn)，通過對信息聯(lián)絡(luò)員的培訓(xùn)、定期的業(yè)務(wù)交流、暢通的聯(lián)絡(luò)渠道、高質(zhì)量的個人要求、領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，配套的激勵政策，再由辦公室信息負(fù)責(zé)人對信息進(jìn)行匯總、篩選和處理，向上級單位推送優(yōu)秀信息，采用率逐年提高。是精益文化在現(xiàn)有管理流程中的良好實踐。

三、結(jié)語

在辦公室工作中，以精益管理文化為核心，倡導(dǎo)精益管理理念，在辦公室行政管理領(lǐng)域搭建了“人人樂于精益、事事成于精益”的精益氛圍，在標(biāo)準(zhǔn)化管理、公文管理、督辦管理、會議管理幾個方面成功實施了精益措施，各項重要業(yè)務(wù)流程得到改善和提高，提高了工作的質(zhì)量和效率，使得辦公室工作獲得相關(guān)方的認(rèn)可，帶動公司整體精益思維的轉(zhuǎn)變。