電子會(huì)計(jì)檔案工作的思考與探索

■ 李 冬 林 靜

近年，隨著信息技術(shù)的深入應(yīng)用，會(huì)計(jì)電子化得到前所未有的發(fā)展，呈現(xiàn)出多層次、多方式的會(huì)計(jì)電子化發(fā)展路徑，產(chǎn)生了大量電子會(huì)計(jì)資料。對(duì)電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行全流程電子化管理，是提升會(huì)計(jì)信息化水平的根本途徑。用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式對(duì)電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行歸檔，顯然不能滿足各單位對(duì)多維電子會(huì)計(jì)檔案的需求。電子會(huì)計(jì)資料歸檔作為會(huì)計(jì)電子化管理的最后一環(huán)，成為亟待解決的問題。而電子會(huì)計(jì)檔案工作面臨著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息化發(fā)展水平不均衡等問題。財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中提出：積極推動(dòng)會(huì)計(jì)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范的適用范圍從企業(yè)擴(kuò)展至行政事業(yè)單位，制定、試點(diǎn)并逐步推廣電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)電子會(huì)計(jì)憑證開具、接收、入賬和歸檔全程數(shù)字化和無紙化。

一、電子會(huì)計(jì)檔案的重要意義

（一）順應(yīng)會(huì)計(jì)工作信息化發(fā)展趨勢(shì)

會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程的加快和信息化程度的提升，產(chǎn)生了大量的電子會(huì)計(jì)資料，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式根本無法滿足其存儲(chǔ)、管理和利用需求，迫切需要對(duì)電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行電子化歸檔，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)憑證從開具、接收、報(bào)銷、入賬到歸檔、利用的全流程電子化管理，以進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)工作效率和規(guī)范化管理水平。

（二）滿足檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求

當(dāng)前，實(shí)現(xiàn)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理已成為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容。電子會(huì)計(jì)資料單套歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案單套管理的實(shí)現(xiàn)，將極大地減少人工整理、歸檔、移交、接收的壓力；能夠統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一制式，確保電子會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)、高效、便捷管理；使會(huì)計(jì)檔案的利用脫離時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)在線審批、在線查閱，延長(zhǎng)檔案使用壽命，改善利用者的檔案利用體驗(yàn)，提高檔案工作效能。

（三）降低經(jīng)濟(jì)成本

單位財(cái)務(wù)工作中的憑證、報(bào)表、資料以電子數(shù)據(jù)形式流轉(zhuǎn)，以電子形式歸檔和管理，整個(gè)過程實(shí)現(xiàn)了讓數(shù)據(jù)多跑路、讓人員少跑腿，減輕了人力資源壓力，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的傳遞、保管成本被節(jié)省，符合低碳、環(huán)保的可持續(xù)發(fā)展理念。盡管初期需要一定的信息化建設(shè)投入，但隨著系統(tǒng)的建成和應(yīng)用，將大幅度地節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本，投入產(chǎn)出效益極高。

（四）為財(cái)政監(jiān)督工作提供有力支撐

《中共中央辦公廳 國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)會(huì)監(jiān)督工作的意見》（中辦發(fā)〔2023〕4號(hào)）提出，加強(qiáng)財(cái)會(huì)監(jiān)督工作需構(gòu)建財(cái)政部門、有關(guān)部門、各單位、中介機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)等監(jiān)督主體橫向協(xié)同、中央與地方縱向聯(lián)動(dòng)機(jī)制，為此要整合財(cái)會(huì)監(jiān)督信息化系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)資源，推進(jìn)全國(guó)統(tǒng)一的財(cái)會(huì)信息共享平臺(tái)建設(shè)，積極運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”，大數(shù)據(jù)分析等創(chuàng)新方式提升監(jiān)督能力，以上工作的開展有賴于會(huì)計(jì)電子化水平的提升。實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)資料電子化歸檔和會(huì)計(jì)檔案電子化管理，能夠大大提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，有力減少監(jiān)督的的盲點(diǎn)和難點(diǎn)，保障財(cái)會(huì)監(jiān)督工作精準(zhǔn)高效開展。

二、電子會(huì)計(jì)檔案管理的法規(guī)制度基礎(chǔ)

《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定，“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”等要求，為包括電子會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）對(duì)實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理的管理要求和技術(shù)要求做了細(xì)致的規(guī)定，推動(dòng)電子檔案單套制管理步入正軌、創(chuàng)新發(fā)展。

會(huì)計(jì)檔案作為國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄中經(jīng)濟(jì)類專業(yè)檔案，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79 號(hào)）對(duì)電子會(huì)計(jì)資料歸檔及電子會(huì)計(jì)檔案管理做了基礎(chǔ)性的規(guī)定，明確了電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存的基本條件，也是電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理的前置條件。《財(cái)政部 國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)）對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行了規(guī)范界定，明確了單位可僅用電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔所需同時(shí)滿足的條件。國(guó)家檔案局等四部門編制的《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》為各單位在電子發(fā)票開具、接收、報(bào)銷、入賬、歸檔全流程管理過程中的具體操作提供了方法和指導(dǎo)?！峨娮訒?huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》(DA/T 94—2022) 規(guī)定了電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等工作的要求，為電子會(huì)計(jì)檔案全流程管理提供了可操作的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，成為全面開展電子會(huì)計(jì)檔案管理的有力保障。

三、電子會(huì)計(jì)檔案推進(jìn)的步驟

（一）統(tǒng)一會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

目前財(cái)政部已會(huì)同稅務(wù)總局、人民銀行、國(guó)資委等單位，印發(fā)《關(guān)于聯(lián)合開展電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)握標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)工作的通知》(財(cái)會(huì)〔2022〕6 號(hào))，通過推進(jìn)電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施，解決各類電子憑證標(biāo)準(zhǔn)和充一、數(shù)據(jù)不兼容導(dǎo)致的接收難、入賬難、歸檔難問題，便于不同來源的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)之間的兼容、比對(duì)和共享。

1、制定實(shí)施輸入環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。在輸入環(huán)節(jié)，加快制定、試點(diǎn)和推廣電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在統(tǒng)一電子憑證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，實(shí)現(xiàn)電子票據(jù)接收、入賬和歸檔全流程的自動(dòng)化、無紙化。

2、制定和實(shí)施處理環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。在處理環(huán)節(jié)，探索制定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件底層會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)則和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足各單位對(duì)會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的需求和相關(guān)監(jiān)管部門穿透式獲取會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)的需求。

3、制定和實(shí)施輸出環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。在輸出環(huán)節(jié)，推廣實(shí)施基于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，降低編制及報(bào)送成本，提高報(bào)表信息質(zhì)量，增強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)共享水平，提升監(jiān)管效能。

（二）提高會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化水平

深入推動(dòng)單位業(yè)財(cái)融合，加快推進(jìn)單位會(huì)計(jì)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化水平。通過會(huì)計(jì)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)企事業(yè)單位深入開展業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融合，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)，提高會(huì)計(jì)核算、費(fèi)用報(bào)銷、會(huì)計(jì)報(bào)告、資金結(jié)算等智能化水平，并完善新技術(shù)影響下的內(nèi)部控制信息化配套建設(shè)，推動(dòng)內(nèi)部控制制度有效實(shí)施，提升內(nèi)部控制水平。

（三）做好電子會(huì)計(jì)資料的歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案的移交、保管、利用

在建立電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案在線收集、整理、歸檔，主要步驟如下：

第一步，電子會(huì)計(jì)憑證收集。按照《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》(DA/T 94—2022)要求，將會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)匯總整理屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)憑證(如記賬憑證、含電子發(fā)票的原始憑證)及其元數(shù)據(jù)，通過歸檔接口傳輸至電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)。

第二步，電子會(huì)計(jì)憑證整理。收集完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類、組件、組卷、編號(hào)等整理操作。

分類∶選用《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》(DA/T 94—2022)中列舉的分類方法；

組件∶按記賬憑證號(hào)進(jìn)行組件，以電子記賬憑證為主件，電子記賬憑證、電子報(bào)賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證等組成一件。件內(nèi)按電子記賬憑證、電子報(bào)賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證的順序排列。

組卷∶按適當(dāng)?shù)臅r(shí)間周期（月、季度、年）對(duì)已組件的電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行組卷，卷內(nèi)按記賬憑證號(hào)先后順序排列;案卷按卷號(hào)先后順序排列。實(shí)行憑證分類管理的單位，可按類型結(jié)合時(shí)間進(jìn)行組卷，一般同類型的電子會(huì)計(jì)憑證組成一卷。

編號(hào)∶按照《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T 13—2022)要求進(jìn)行編號(hào)。

第三步，電子會(huì)計(jì)憑證歸檔。經(jīng)整理的電子會(huì)計(jì)憑證在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1 年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。

臨時(shí)保管∶單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)進(jìn)入臨時(shí)保管的電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行完整性檢測(cè)。

移交檢測(cè)∶單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70-2018)的有關(guān)要求，對(duì)單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)移交的電子會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行檢測(cè)檢測(cè)合格后方可接收。

移交與接收∶檢測(cè)合格后單位檔案管理機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)通過線上或線下及時(shí)辦理交接手續(xù)，具體參照《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）。

保管∶電子會(huì)計(jì)憑證檔案應(yīng)同時(shí)實(shí)施在線和離線存儲(chǔ)。在線存儲(chǔ)按電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行要求實(shí)施，離線存儲(chǔ)應(yīng)使用具有較好耐久性的載體包括硬磁盤、磁帶、固態(tài)硬盤(SSD)、DVD 光盤、藍(lán)光光盤、縮微膠片等。有條件的單位，可在此基礎(chǔ)上進(jìn)行異地備份。

利用：按照《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》(DA/T 94—2022)的要求，在電子檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檢索查詢、瀏覽、借閱等功能，滿足電子會(huì)計(jì)檔案利用者的需求。