淺談企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理與控制

摘 要：標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的重要組成部分，是企業(yè)進(jìn)行設(shè)計(jì)、科研、生產(chǎn)、施工、調(diào)試、驗(yàn)收等技術(shù)管理活動(dòng)必須遵循的依據(jù)和準(zhǔn)則，也是企業(yè)質(zhì)量管理體系必須的受控文件。做好標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理與控制，防止失效、廢止標(biāo)準(zhǔn)的非預(yù)期使用，是企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的保證。如何對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理并方便員工查閱獲取，以確保標(biāo)準(zhǔn)的有效性、先進(jìn)性和適用性，一直是質(zhì)量管理中的棘手問(wèn)題。本文從實(shí)踐出發(fā)，分析標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理內(nèi)容，針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)有效性管理中存在的問(wèn)題探討改進(jìn)的途徑和方法。

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)，有效性，質(zhì)量管理

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.04.016

Discussion on the Management and Control of Enterprise Standards Effectiveness

FANG Jue

（Huadian Electric Power Research Institute Co.， Ltd.）

Abstract： Standard is an important part of the enterprise standards system， the basis and criteria that the enterprise must follow in the design， scientifi c research， production， construction， commissioning， acceptance and other technical management activities， and the essential controlled documents in the enterprise quality management system. To ensure the quality of enterprise products and services， it is necessary to manage and control the effectiveness of standards and prevent the unintended use of invalid and repealed standards. How to dynamically manage standards and facilitate employees access to them to ensure the effectiveness， advancement and applicability of standards has always been a thorny issue in quality management. This paper， starting from practice， analyzes the management content of standards effectiveness and discusses the ways and methods for improvement in view of the existing problems in standards effectiveness management.

Keywords： standards， effectiveness， quality management

1 引 言

GB/T 20000.1-2014《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用術(shù)語(yǔ)》中對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的定義是：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)，按照規(guī)定的程序經(jīng)協(xié)商一致制定，為各種活動(dòng)或其結(jié)果提供規(guī)則、指南或特性，供共同使用和重復(fù)使用的文件[1]。它以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，以獲得最佳秩序、促進(jìn)最佳社會(huì)效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。按照標(biāo)準(zhǔn)覆蓋范圍，可分為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。

在《質(zhì)量管理體系 要求》（GB/T 19001-2016/ ISO 9001：2015）7.5.3“成文信息的控制”條款中要求：對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)別，并予以控制，以確保其有效性、先進(jìn)性和適用性[2]。在實(shí)際工作中，由于標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成復(fù)雜且數(shù)量龐大，標(biāo)準(zhǔn)使用需求和類(lèi)型存在差異，且隨著我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)制修訂機(jī)制改革，標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審周期大大縮短。標(biāo)準(zhǔn)更新幅度增大，增加了標(biāo)準(zhǔn)的搜集、查新、查閱、下載和共享難度。在這種情況下，使用者如果沒(méi)能及時(shí)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行查新和確認(rèn)，掌握最新的標(biāo)準(zhǔn)信息動(dòng)態(tài)，仍然按照過(guò)期失效的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)、組織生產(chǎn)、檢驗(yàn)驗(yàn)收等活動(dòng)，那么提供的產(chǎn)品和服務(wù)就沒(méi)有質(zhì)量保證，這樣必然會(huì)給整個(gè)社會(huì)帶來(lái)巨大隱患，將會(huì)對(duì)人民的生命財(cái)產(chǎn)和人身安全帶來(lái)嚴(yán)重威脅。如何有效地對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和控制，應(yīng)得到企業(yè)的重視，也值得做深入細(xì)致的研究和討論。

2 標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理內(nèi)容

企業(yè)應(yīng)制定適用于本單位的標(biāo)準(zhǔn)有效性管理程序，確定標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理部門(mén)和負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)獲取、識(shí)別、更新并傳遞信息的部門(mén)，規(guī)定企業(yè)各部門(mén)各級(jí)人員的職責(zé)，對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施受控管理，并應(yīng)通過(guò)有效的渠道，對(duì)在用的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和定期查新，以確保使用標(biāo)準(zhǔn)的最新有效版本。標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理工作主要包括標(biāo)準(zhǔn)收集、查新、提供和利用。

2.1 標(biāo)準(zhǔn)收集

企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)主要通過(guò)外購(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化信息網(wǎng)絡(luò)，同行業(yè)的交換、復(fù)制或向合作方索取等方法進(jìn)行收集。

標(biāo)準(zhǔn)的收集要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，以企業(yè)的需求為重點(diǎn)，由標(biāo)準(zhǔn)管理部門(mén)統(tǒng)一組織各部門(mén)按照設(shè)計(jì)、科研、生產(chǎn)、施工、調(diào)試、驗(yàn)收等技術(shù)管理活動(dòng)必須遵循的依據(jù)和準(zhǔn)則進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類(lèi)整理，形成有效標(biāo)準(zhǔn)清單匯總表，包括標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)、標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)別、標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)、作廢日期、控制狀態(tài)等信息。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)查新

各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)文本隨著生產(chǎn)和管理水平的提高，需要不斷地被修訂、代替、廢止。由于標(biāo)準(zhǔn)作廢、代替的信息非常多，所以應(yīng)定期對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的有效性進(jìn)行查新，確保標(biāo)準(zhǔn)文本現(xiàn)行有效。

（1）標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理措施

標(biāo)準(zhǔn)管理部門(mén)定期在局域網(wǎng)上更新補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)有效清單，確保各部門(mén)能夠及時(shí)領(lǐng)取、更換、使用現(xiàn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)文本。密切關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)作廢發(fā)布信息推送，及時(shí)與標(biāo)準(zhǔn)使用人員進(jìn)行有效溝通，確保標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)變更并得到正確使用。

（2）標(biāo)準(zhǔn)信息的獲取渠道

掌握標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布渠道，從源頭上對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的有效性進(jìn)行控制。可通過(guò)上級(jí)發(fā)文通知、訂閱標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)刊和權(quán)威機(jī)構(gòu)出版的標(biāo)準(zhǔn)目錄、參加各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)信息機(jī)構(gòu)活動(dòng)與同行交流溝通等獲取標(biāo)準(zhǔn)信息。近年來(lái)，國(guó)家積極推進(jìn)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)免費(fèi)公開(kāi)系統(tǒng)，為廣大企業(yè)、消費(fèi)者實(shí)施應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)提供了更加便捷高效的服務(wù)。企業(yè)可運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)通過(guò)各種權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)信息網(wǎng)進(jìn)行查詢(xún)，可以更直接、有效、及時(shí)地獲取大量標(biāo)準(zhǔn)信息。本人對(duì)部分常用的國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)權(quán)威專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)網(wǎng)站進(jìn)行了收集和整理，并對(duì)各網(wǎng)站適用標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型、操作功能說(shuō)明進(jìn)行了分析整理，如表1所示。

（3）查新途徑優(yōu)劣勢(shì)比較分析

標(biāo)準(zhǔn)查新方式一般分為人工查新和系統(tǒng)查新，人工查新優(yōu)勢(shì)在于免費(fèi)、操作簡(jiǎn)單，劣勢(shì)在于標(biāo)準(zhǔn)信息分散，需要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型人工登錄各個(gè)相應(yīng)網(wǎng)站查詢(xún)下載，適用于標(biāo)準(zhǔn)種類(lèi)和數(shù)量較少的情況。系統(tǒng)查新需登錄已注冊(cè)賬號(hào)才能使用標(biāo)準(zhǔn)全部功能，優(yōu)勢(shì)在于能夠通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行跟蹤管理，系統(tǒng)能夠自動(dòng)查新和推送信息，劣勢(shì)在于需要設(shè)置各級(jí)用戶(hù)權(quán)限、標(biāo)準(zhǔn)下載數(shù)量受限且收費(fèi)較高，適用于標(biāo)準(zhǔn)種類(lèi)多、數(shù)量多的情況。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)的提供和利用

（1）局域網(wǎng)上提供標(biāo)準(zhǔn)的電子版供企業(yè)各部門(mén)下載使用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，同一份電子版標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)資源共享，從而有效地提高利用率。

（2）標(biāo)準(zhǔn)管理部門(mén)不定期地發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)信息通報(bào)，及時(shí)將標(biāo)準(zhǔn)的收集整理情況通報(bào)給相關(guān)部門(mén)。

（3）各標(biāo)準(zhǔn)使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋標(biāo)準(zhǔn)使用需求，保證部門(mén)有效標(biāo)準(zhǔn)清單動(dòng)態(tài)更新，同時(shí)做好部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)受控、現(xiàn)行有效和廢止的印章標(biāo)識(shí)，及時(shí)回收作廢標(biāo)準(zhǔn)，防止工作中誤用。

3 標(biāo)準(zhǔn)有效性控制的改進(jìn)實(shí)踐

3.1 標(biāo)準(zhǔn)有效性管理存在的問(wèn)題

日常標(biāo)準(zhǔn)有效性管理中主要存在以下問(wèn)題：

（1）標(biāo)準(zhǔn)門(mén)類(lèi)復(fù)雜且數(shù)量龐大，使用人員分散，人工查新頻次低，查新時(shí)間滯后且容易出現(xiàn)遺漏；

（2）各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)站良莠不齊，標(biāo)準(zhǔn)來(lái)源多樣不易保證準(zhǔn)確性；

（3）標(biāo)準(zhǔn)使用人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)等使用不規(guī)范；

（4）標(biāo)準(zhǔn)電子文本獲取難度較大，標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)文本重復(fù)采購(gòu)；

（5）引用標(biāo)準(zhǔn)變更后，未及時(shí)對(duì)相關(guān)的企業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、原始記錄、技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)等受控文件進(jìn)行評(píng)審和修訂。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)有效性改進(jìn)途徑和方法

為加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的有效性和規(guī)范性管理，滿(mǎn)足質(zhì)量體系中標(biāo)準(zhǔn)管理要求和專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理人員標(biāo)準(zhǔn)使用的實(shí)際需求，通過(guò)以下方法進(jìn)行了改進(jìn)，提高了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理水平：

（1）調(diào)研各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)站和專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)構(gòu)，結(jié)合數(shù)字化和信息化大趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)管理流程進(jìn)行了梳理優(yōu)化，明確了標(biāo)準(zhǔn)管理部門(mén)和標(biāo)準(zhǔn)管理人員職責(zé)，統(tǒng)一組織各部門(mén)收集標(biāo)準(zhǔn)清單，并進(jìn)行分類(lèi)整理。

（2）引進(jìn)浙江省方大標(biāo)準(zhǔn)信息有限公司開(kāi)發(fā)的“標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)”，并結(jié)合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立符合工作實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)查新、標(biāo)準(zhǔn)變化信息推送功能、標(biāo)準(zhǔn)清單分類(lèi)導(dǎo)出、標(biāo)準(zhǔn)文本下載（下載文本帶有水印，且單個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下載次數(shù)不受限制）、通知管理員新增標(biāo)準(zhǔn)等功能，保證了各類(lèi)技術(shù)管理人員方便快捷地獲取標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)行有效的電子文本，提高了標(biāo)準(zhǔn)使用效率和標(biāo)準(zhǔn)有效性。

（3）建立引用標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、原始記錄、技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)等受控文件的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)修訂、作廢時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)推送信息到標(biāo)準(zhǔn)管理人員，提醒發(fā)起標(biāo)準(zhǔn)變更評(píng)審，若新標(biāo)準(zhǔn)與原標(biāo)準(zhǔn)相比有實(shí)質(zhì)性變化則進(jìn)一步提醒發(fā)起文件修訂流程，提高了受控文件評(píng)審和修訂的及時(shí)性。

4 結(jié) 語(yǔ)

標(biāo)準(zhǔn)有效性是保證企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的有力保障，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)有效性的管理與控制，便于員工檢索、查詢(xún)、文本獲取，提高了標(biāo)準(zhǔn)使用效率和標(biāo)準(zhǔn)有效性，確保了采用標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效，既能夠提高標(biāo)準(zhǔn)化工作快速反應(yīng)能力，為企業(yè)的研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、服務(wù)及時(shí)提供先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)支撐，又促進(jìn)了產(chǎn)品和服務(wù)的創(chuàng)新，產(chǎn)品技術(shù)含量的提高，管理服務(wù)水平的提升，對(duì)企業(yè)的發(fā)展都將產(chǎn)生積極的作用和影響。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

房玨，本科，工程師，研究方向?yàn)槠髽I(yè)質(zhì)量管理。

（責(zé)任編輯：張瑞洋）