數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)策略研究

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2023.23.037

［摘 要］高職院校檔案系統(tǒng)作為助推整個院校信息建設(shè)與服務(wù)運(yùn)行的重要載體，要及時完善和升級檔案管理的信息化建設(shè)工作，提高對人才培養(yǎng)和科研項(xiàng)目推動的效果。文章圍繞數(shù)字賦能檔案管理的邏輯主線，論述數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，分析數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境，提出數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)策略。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；高職院校；檔案建設(shè)

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

高職院校是培養(yǎng)人才和各類高端技術(shù)的匯集地，承擔(dān)著人力資源檔案和各類信息技術(shù)檔案管理工作^［1］。

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于設(shè)備、理念、技術(shù)、人員等現(xiàn)實(shí)因素的影響，高職院校檔案管理存在著服務(wù)效率低下、信息安全性得不到充分保障等問題。以數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)，能夠提高高職院校檔案工作效率，創(chuàng)新服務(wù)模式，增加社會效益，提高安全系數(shù)，充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源的效能，促使高職院校檔案在信息共享、服務(wù)全局、服務(wù)社會、服務(wù)師生等方面發(fā)揮更大的作用。

1 數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，提高檔案質(zhì)量

時代和技術(shù)的發(fā)展推動了高職院校檔案管理對象由重實(shí)物向重電子的轉(zhuǎn)變，以及檔案的被動式服務(wù)向主動式的服務(wù)轉(zhuǎn)變^［2］。依托大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)，現(xiàn)階段高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)CR識別、全文檢索、在線預(yù)覽、批量導(dǎo)入、電子簽章、人臉識別、遮蓋打印、檔案建設(shè)等功能引入高職院校檔案管理模式，聚合離散檔案數(shù)據(jù)源，在線上提供跨省通辦、省內(nèi)通辦遠(yuǎn)程查檔、智能語音電話等服務(wù)，為更好地滿足高職院校教職工、高職院校學(xué)生多元化檔案服務(wù)需求搭建更快捷的平臺；并能夠在系統(tǒng)中建立專題，發(fā)掘檔案深度價(jià)值，實(shí)現(xiàn)“文檔—檔案—知識”的閉環(huán)。比如，可以圍繞文檔、檔案資源，將檔案資源的顯性知識結(jié)構(gòu)化，加強(qiáng)對知識的利用。再如，可通過系統(tǒng)對科研檔案、學(xué)生檔案等檔案資源進(jìn)行批量高清處理，包括字跡加深、印章重描、污跡處理、襯托背景色等，提高電子檔案的質(zhì)量。

1.2 有效解決檔案工作現(xiàn)實(shí)問題，助力高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展

高職院校在日常公文、會議、科研、各類教學(xué)活動、人才培養(yǎng)、學(xué)生管理等場景中會產(chǎn)生大量的檔案，這些檔案種類眾多、分散各院系，尤其是教學(xué)、科研等資料，使用頻率高，靠人工服務(wù)難滿足其需求^［3］。而隨著業(yè)務(wù)量逐年遞增，高職院校檔案的數(shù)量也會大幅增加，存放空間捉襟見肘，有效的實(shí)體空間難以承載海量的檔案資源。數(shù)字化檔案建設(shè)則為解決以上問題提供了有效路徑，其中，諸如智慧檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)等數(shù)字化系統(tǒng)，提供了多種系統(tǒng)集成方式，能夠打通不同學(xué)院之間的檔案系統(tǒng)，統(tǒng)一收集不同職能部門、不同院系、不同系統(tǒng)的檔案，支持檔案在線、離線收集，檔案自由流通，通過掃描儀、文檔系統(tǒng)等多種載體，解決單據(jù)掃描速度慢、卡紙、圖像不清晰等問題，批量清晰導(dǎo)入各部門檔案系統(tǒng)，全面、實(shí)時收集高校檔案；提供電子文件單軌制、電子檔案單套制和雙套制的全生命周期管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、檔案編目、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研和檔案利用等九大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，支持模糊檢索、條件檢索、全文檢索、智能檢索、智能推薦和知識圖譜等一站式檢索，靈活定義檔案門類，促使檔案的搜索、瀏覽、借用更便捷；同時還能夠按照預(yù)先設(shè)置好處理規(guī)則，對檔案案卷利用卷次、利用人次、檔案利用率（卷次/總卷數(shù)）、檔案復(fù)?。ù蛴。╉摂?shù)等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，自動生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，提前對遠(yuǎn)程預(yù)約、學(xué)位網(wǎng)和郵箱中的核查任務(wù)進(jìn)行梳理、記錄，自動通過流程驅(qū)動流轉(zhuǎn)，支持圖形化工作報(bào)表。比如，高職院校檔案系統(tǒng)能夠?qū)α銇y和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、目錄編制等，組成有序體系的過程；還能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點(diǎn)等全過程數(shù)字化管理，形成自動歸檔、防篡改、查詢快、權(quán)限嚴(yán)密、不受時間空間的限制等優(yōu)勢，節(jié)省占地空間，減少打印、歸檔管理以及人力成本。

2 數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境

2.1 目標(biāo)不明確，缺乏頂層設(shè)計(jì)

數(shù)字化賦能，其重點(diǎn)在于數(shù)字工具與具體業(yè)務(wù)的同頻共振^［4］。這就意味著數(shù)字化轉(zhuǎn)型不再是數(shù)字技術(shù)與工具的簡單疊加，將手動流程替換為數(shù)字化流程，而是用數(shù)字技術(shù)和設(shè)備驅(qū)動高職院校檔案業(yè)務(wù)成長與變革，應(yīng)對來自內(nèi)外部的各種威脅、風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案業(yè)務(wù)效率提升、服務(wù)模式優(yōu)化、資源優(yōu)化配置的變革。場景是綜合描述特定時間、空間、人物和事件等所構(gòu)成的統(tǒng)一體。場景模糊和場景泛化是數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)的常見問題。從數(shù)字化轉(zhuǎn)型情況來看，有的高職院校檔案建設(shè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏頂層設(shè)計(jì)，轉(zhuǎn)型價(jià)值目標(biāo)不清晰，缺乏清晰的戰(zhàn)略目標(biāo)，沒有具體明確的業(yè)務(wù)場景，忽視了高職院校檔案建設(shè)的實(shí)際需求與業(yè)務(wù)范圍；且創(chuàng)新性不夠強(qiáng)，跟風(fēng)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，不考慮實(shí)際需求而盲目地引入先進(jìn)信息系統(tǒng)，一些配套機(jī)制、設(shè)備等要素難以適應(yīng)高職院校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一系列深刻變革。有的高職院校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型還存在不平衡不充分問題，具體表現(xiàn)為孤立活動、單點(diǎn)軟件解決方案居多，建而未連、連而不通、通而不暢，導(dǎo)致出現(xiàn)投入大于產(chǎn)生、數(shù)據(jù)工具與實(shí)際業(yè)務(wù)不相匹配等現(xiàn)象。

2.2 多主體協(xié)同創(chuàng)新合力不足

傳統(tǒng)管理理念下的高職院校檔案建設(shè)工作，具有“規(guī)定性、穩(wěn)定性、內(nèi)斂性”特征，在高職院校檔案人才建設(shè)中體現(xiàn)為人才結(jié)構(gòu)固定但不流動、人才素質(zhì)專業(yè)但不全能。不可否認(rèn)的是，這種人員管理機(jī)制能夠依托高職院校檔案人才在工作經(jīng)歷上的豐富經(jīng)驗(yàn)，在一定程度上促進(jìn)高職院校檔案管理朝著更為專業(yè)的方向發(fā)展。但是也容易限制高職院校檔案管理人員的流動，促使高職院校檔案建設(shè)喪失應(yīng)有的活力，這并不符合數(shù)字賦能的條件。因?yàn)?，無論是智能化解決方案的生成，還是數(shù)字化運(yùn)營體系的形成，都依賴高職院校檔案建設(shè)決策者和其他利益相關(guān)方的協(xié)同。所以，如果高職院校檔案建設(shè)工作不注重人員能力建設(shè)，存在多主體協(xié)同創(chuàng)新合力不足的問題，就難以推動高職院校檔案建設(shè)工作的深化開展。

2.3 數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程緩慢

當(dāng)前，高職院校檔案建設(shè)呈現(xiàn)業(yè)務(wù)需求變化快、專業(yè)特性愈加明顯、功能要素品類多的特點(diǎn)，傳統(tǒng)按部門、按業(yè)務(wù)搭建的“表象式”“煙囪式”數(shù)字化管理模式難以匹配當(dāng)下繁雜的高職院校檔案業(yè)務(wù)，必須構(gòu)建靈活聯(lián)通和協(xié)作高效的基礎(chǔ)設(shè)施體系。實(shí)際情況是，部分高職院校檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程緩慢，硬件設(shè)備不足或設(shè)備落后過時未及時更新、升級，在文件收集、檔案管理、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)需求上適應(yīng)能力弱，且自身的維護(hù)能力明顯滯后，無法形成內(nèi)部的“數(shù)據(jù)生態(tài)”。這就為數(shù)字技術(shù)和設(shè)備應(yīng)有功能的發(fā)揮埋下了隱患，容易因?yàn)閿?shù)據(jù)壁壘、流程壁壘等現(xiàn)實(shí)問題，產(chǎn)生一系列強(qiáng)大阻力。

2.4 數(shù)字化服務(wù)相對保守

一些高職院校檔案的信息技術(shù)服務(wù)起步較晚，為盡可能減少試錯成本，其數(shù)字化建設(shè)相對保守，具體表現(xiàn)為以下兩個方面。一是前瞻布局缺失。由于缺乏成熟方法論指導(dǎo)、成功案例參考，再加上專業(yè)化分工發(fā)展模式的影響，部分高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)往往借助數(shù)字工具提升檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范性和效率，欠缺對檔案管理數(shù)字化業(yè)務(wù)數(shù)量和質(zhì)量的考量，較少聚焦加速高職院校檔案模式重構(gòu)和服務(wù)創(chuàng)新，難以響應(yīng)新時代高職院校檔案服務(wù)的發(fā)展要求。二是價(jià)值效益不明顯。部分高職院校檔案建設(shè)雖然進(jìn)行了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但是在整體規(guī)模和發(fā)展質(zhì)量上差強(qiáng)人意，僅有較少的部分達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化水平，難以獲得良好的技術(shù)賦能效果。

3 數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)的實(shí)踐策略

3.1 明確思路，推進(jìn)頂層設(shè)計(jì)

面對數(shù)字工具的迭代更新與數(shù)字管理模式的蓬勃發(fā)展，高職院校既要以生態(tài)思維重新思考檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，運(yùn)用生態(tài)學(xué)思維和方法綜合考慮高職院校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的整體規(guī)劃，追求人、技術(shù)、設(shè)備、業(yè)務(wù)的協(xié)同進(jìn)化、和諧發(fā)展，全面創(chuàng)新高職院校檔案建設(shè)工作的發(fā)展理念、配套設(shè)施、運(yùn)營模式、人才結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)等全生態(tài)體系，尤其是要強(qiáng)調(diào)制度和機(jī)制的適配，推進(jìn)數(shù)字化工具向高職院校檔案建設(shè)的前后端各環(huán)節(jié)拓展，提升全要素配置率。同時，也要加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的頂層設(shè)計(jì)，遵從需求分析、架構(gòu)設(shè)計(jì)、具體實(shí)施、機(jī)制保障層次性發(fā)展的數(shù)字化轉(zhuǎn)型思路，即探索高職院校檔案建設(shè)的創(chuàng)新紅利與后發(fā)優(yōu)勢，挖掘需求與定義場景、規(guī)劃實(shí)踐路徑，在形成統(tǒng)一的方法路徑的基礎(chǔ)上，對高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的流程、范式等要素作出適應(yīng)性調(diào)整，突出領(lǐng)域特點(diǎn)、形成特色。

3.2 匯聚多元輔助性主體，努力提升“數(shù)治”能力

高職院校檔案建設(shè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，離不開數(shù)據(jù)資源與技術(shù)設(shè)備的支撐，而人才正是創(chuàng)造和應(yīng)用數(shù)據(jù)資源、技術(shù)設(shè)備的應(yīng)然主體^［5］。只有高職院校檔案人才具有適應(yīng)新時代數(shù)字檔案工作需求的數(shù)字素養(yǎng)，科創(chuàng)企業(yè)、高校師生、檔案管理人員等主體形成自發(fā)協(xié)同的主體自覺，才有可能實(shí)現(xiàn)整體建設(shè)與局部建設(shè)功能的一致性，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)數(shù)字賦能。因此，既要促進(jìn)各主體平等協(xié)作，發(fā)揮科技社群在高職院校檔案技術(shù)建設(shè)、設(shè)備建設(shè)、思維建設(shè)、模式建設(shè)等方面的技術(shù)優(yōu)勢，為高職院校檔案建設(shè)提供案例參考、設(shè)備支撐以及數(shù)據(jù)、算法和算力支持；發(fā)揮高職院校檔案管理機(jī)構(gòu)、高校師生在高職院校檔案數(shù)字治理中的人才資源，合理有效使用各種數(shù)字化檔案管理設(shè)備，積極為高職院校檔案建設(shè)出謀劃策，促使高職院校檔案建設(shè)持久創(chuàng)新活力。另外，還要圍繞“體驗(yàn)性—常識性—理論性—探究性”的學(xué)習(xí)規(guī)律，循序漸進(jìn)地設(shè)計(jì)開發(fā)高職院校檔案人才實(shí)踐性知識培養(yǎng)的教育培養(yǎng)內(nèi)容，圍繞高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)所需的知識、技能，有計(jì)劃地安排其參加社會實(shí)踐和掛職鍛煉。采取跟班學(xué)習(xí)、輪流講學(xué)、以干代學(xué)等方式，加強(qiáng)數(shù)字課程開發(fā)，建立檔案數(shù)字素養(yǎng)實(shí)訓(xùn)基地，開設(shè)各類線上培訓(xùn)班，開展檔案數(shù)字化管理技能培訓(xùn)，拓寬檔案人才知識面。

3.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)

首先，積極推動高職院校檔案數(shù)字化平臺轉(zhuǎn)型升級。充分依托高職院校檔案領(lǐng)域數(shù)字化發(fā)展優(yōu)勢，圍繞高職院校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型全生命周期，以高賦能、全覆蓋為要求，聚焦高職院校檔案信息系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、錄入系統(tǒng)、應(yīng)急系統(tǒng)等各個業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，為高職院校檔案建設(shè)提供數(shù)據(jù)應(yīng)用、聯(lián)動支持。比如，可建構(gòu)跨部門信息共享平臺，有效地統(tǒng)一文書檔案和專業(yè)檔案管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案和專業(yè)檔案在收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定、銷毀、移交、查閱、借閱、庫房管理等方面的高效管理。圍繞數(shù)據(jù)、場景、系統(tǒng)，以數(shù)字空間、實(shí)體空間為發(fā)力點(diǎn)，完善智能安防、資料錄入、信息反饋、公共服務(wù)等設(shè)備，引入物體全域標(biāo)識、大數(shù)據(jù)、時空AI等技術(shù)，開展運(yùn)行感知、態(tài)勢推演等數(shù)字活動，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案的主動服務(wù)、減負(fù)增效。

3.4 開辟數(shù)字化新領(lǐng)域，釋放數(shù)字化賦能效能

組合式的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備能助力高職院校檔案建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展，孕育著重大技術(shù)和功能突破，為高職院校檔案建設(shè)提升適應(yīng)性、實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供了更加豐富的手段。顯然，數(shù)字賦能高職院校檔案建設(shè)不僅在于推進(jìn)其現(xiàn)有管理模式轉(zhuǎn)型升級，更重要的是利用具有萬物互聯(lián)、虛實(shí)映射、智能協(xié)同、開放共享等特征的數(shù)字化工具，開拓高職院校檔案建設(shè)新場景，驅(qū)動高職院校檔案建設(shè)工作科技進(jìn)步和服務(wù)發(fā)展。因此，面向各類人群個性化、多層次的后勤服務(wù)需求，要有超前思維，以滿足實(shí)際需求為導(dǎo)向，主動研究事關(guān)高職院校檔案建設(shè)的前瞻性、關(guān)鍵性問題，找出高職院校檔案建設(shè)的核心業(yè)務(wù)、一般業(yè)務(wù)的痛點(diǎn)難點(diǎn)，學(xué)習(xí)其他院校檔案管理部門在數(shù)字化轉(zhuǎn)型上的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，密切關(guān)注高職院校檔案數(shù)字化發(fā)展領(lǐng)域趨勢。在此基礎(chǔ)上，堅(jiān)持場景牽引、急用先行的原則，利用知識圖譜、智能算法、數(shù)據(jù)分析、AI模型、云服務(wù)等技術(shù)，重新定義高職院校檔案建設(shè)工作，探索推行智慧決策、“一站式”辦理、數(shù)據(jù)驅(qū)動、移動監(jiān)管等靈活管理模式，加快形成需求精準(zhǔn)響應(yīng)、態(tài)勢全面感知、要素精準(zhǔn)表達(dá)、服務(wù)均衡惠及的數(shù)字高職院校檔案管理新模式，形成高職院校檔案工作的技術(shù)優(yōu)勢。

4 結(jié)語

利用數(shù)字化技術(shù)與工具推進(jìn)高職院校檔案建設(shè)，能夠創(chuàng)新檔案服務(wù)模式、提高檔案利用便捷性，為更好滿足高職院校教職工、高職院校學(xué)生多元化檔案服務(wù)需求搭建更快捷的平臺；還可以有效解決高職院校檔案工作中各種現(xiàn)實(shí)問題，以新技術(shù)、新思維和新設(shè)備助力高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展?，F(xiàn)階段，針對數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境，應(yīng)當(dāng)通過明確思路、推進(jìn)頂層設(shè)計(jì)，匯聚多元輔助性主體、努力提升“數(shù)治”能力，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)，開辟數(shù)字化新領(lǐng)域、釋放數(shù)字化賦能效能等措施，助力數(shù)字化賦能高職院校檔案建設(shè)。

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［作者簡介］徐姍姍，女，河南新鄉(xiāng)人，新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，館員，本科，研究方向：檔案。