事業(yè)單位財務信息化的問題分析

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2023.23.015

［摘 要］在信息化時代，信息技術給我國事業(yè)單位的發(fā)展帶來了深遠影響，越來越多的事業(yè)單位借助財務信息化有效提高財政資金的使用效益，提升事業(yè)單位財務的管理水平。本文針對事業(yè)單位財務信息化的問題進行研究，認為事業(yè)單位的財務信息化對事業(yè)單位發(fā)展有著重要的價值。探討事業(yè)單位在財務信息化建設過程中具體環(huán)節(jié)的管理流程以及內部控制信息化、固定資產(chǎn)信息化的思路，并提出要通過優(yōu)化人員工作能力、改進單位管理制度，促使單位財務信息化工作發(fā)揮應有的價值，從而讓單位管理體系趨于完善。

［關鍵詞］事業(yè)單位；財務信息化；資產(chǎn)；內部控制

［中圖分類號］F23文獻標志碼：A

事業(yè)單位是為社會提供各項公益服務所成立的組織，事業(yè)單位的財務信息化建設相對于企業(yè)起步較晚。在當前信息技術高速發(fā)展的時代，為更好地履行自身職能，提高資源利用效率，使財務管理發(fā)揮最大價值，越來越多的事業(yè)單位開始開展財務信息化的建設。但是我國事業(yè)單位的財務信息化建設還存在一定的問題，主要原因是財務工作中還存在一定環(huán)節(jié)無法適應信息化時代的要求，影響了財務信息化工作的進一步開展。因此，本文針對事業(yè)單位財務信息化工作進行研究，認為事業(yè)單位開展財務信息化建設對于事業(yè)單位工作的完善具有重要價值，事業(yè)單位在開展財務管理中要認識到財務信息化的重要意義。

1 事業(yè)單位財務信息化的問題

第一，內部控制未實現(xiàn)信息化。事業(yè)單位的內部控制工作是否實現(xiàn)信息化，在很大程度上直接決定了單位財務信息化建設的成敗。事業(yè)單位在內部控制中最重要的部分是預算管理和報銷管理，若這兩項工作存在風險，將嚴重影響事業(yè)單位的管理水平，甚至產(chǎn)生資金被挪用等風險。但是當前部分事業(yè)單位在內部控制信息化中還存在一定的薄弱環(huán)節(jié)，對于關鍵的預算管理、報銷管理工作控制機制還不夠規(guī)范，不能借助財務信息系統(tǒng)實現(xiàn)對相關工作的有效管控，資金支出中存在較高風險。

第二，固定資產(chǎn)管理信息化不科學。事業(yè)單位在開展財務信息化中，要借助信息系統(tǒng)對固定資產(chǎn)的各環(huán)節(jié)流程進行全面優(yōu)化。但是部分事業(yè)單位在開展固定資產(chǎn)管理中，未建立規(guī)范的管理機制，信息系統(tǒng)的管理不具有先進性，容易導致事業(yè)單位的工作流程存在較大風險。例如，固定資產(chǎn)信息存在偏差，導致事業(yè)單位存在賬實不符的問題，給國有資產(chǎn)的保值增值帶來不利影響。

第三，人員能力不適應財務信息化工作要求。長期以來，很多事業(yè)單位的財務人員僅能適應核算會計工作，不了解如何在信息化時代開展財務信息化工作建設。由于部分事業(yè)單位的人員工作水平能力不足，無法參與財務信息化工作的具體流程。

第四，管理制度不夠科學。事業(yè)單位在財務信息化工作中，要加強財務信息系統(tǒng)管理及系統(tǒng)安全管理，但是部分單位不重視配套制度的建設，信息系統(tǒng)運作過程存在一定風險，當系統(tǒng)遭受黑客攻擊等問題時，將給單位的財務信息系統(tǒng)帶來嚴重威脅。

2 事業(yè)單位財務信息化的建議

2.1 內部控制信息化

2.1.1 健全全面預算管理機制

第一，明確全面預算管理的信息化工作要求。在信息化的管理模式下，對事業(yè)單位的預算編制、執(zhí)行、分析、考核等環(huán)節(jié)提出更高的要求，單位要借助信息系統(tǒng)形成全面管理的機制，幫助單位提高對各類資源的統(tǒng)籌能力及對資金的規(guī)劃能力，通過預算系統(tǒng)實現(xiàn)對資金支出的有效控制，促使單位對資金實現(xiàn)精細化管理。事業(yè)單位要形成貫穿單位管理全過程的預算管理系統(tǒng)，防范信息孤島現(xiàn)象，確保所有數(shù)據(jù)能夠實現(xiàn)共享。

第二，改進事業(yè)單位預算編制模式。事業(yè)單位在開展預算編制時，要建立規(guī)范的編制模式，結合單位的工作任務分析單位管理流程要點。在信息化的管理模式下，事業(yè)單位各項數(shù)據(jù)都能夠由系統(tǒng)進行集成，通過這樣的模式能夠大大提高單位的管理效率，讓單位各項預算數(shù)據(jù)更加準確，并通過信息系統(tǒng)對事業(yè)單位的業(yè)務預算、資本預算、財務預算等各項預算事項進行高效編制。在傳統(tǒng)的預算編制方式下，事業(yè)單位人員要手工分析各項數(shù)據(jù)，工作量較大；而在信息系統(tǒng)的管理模式下，單位人員能夠借助信息系統(tǒng)調取所需要的各類數(shù)據(jù)，并在線填報預算信息，縮短預算編制周期。同時在預算管理指標中，單位要明確各項指標的取數(shù)方案，確保預算編制中各項數(shù)據(jù)準確。各部門在編制本部門的預算之后，由信息系統(tǒng)對各項預算數(shù)據(jù)進行匯總，再提交單位的財務部門進行分析。單位的財務部門在對預算內容進行分析之后，由單位管理層根據(jù)財務部門提交的預算匯總情況分析是否存在問題，通過溝通協(xié)調形成最終預算。在預算審核通過之后，由信息系統(tǒng)自動將預算分解至事業(yè)單位各部門乃至員工，通過對預算進行分解的方式，讓工作人員了解預算工作的要求。

第三，規(guī)范預算執(zhí)行。在預算開展的過程中，各項經(jīng)濟業(yè)務事項從發(fā)起到執(zhí)行的各環(huán)節(jié)都能夠借助信息系統(tǒng)實現(xiàn)控制，通過以資金為核心的管理模式，將預算控制節(jié)點實現(xiàn)前移，從而提高財務管理工作效率^［1］。工作人員在開展報銷之前申請報銷時，由系統(tǒng)自動分析是否存在相應的預算額度。相關事項審批通過之后，自動鎖定相應的預算額度。通過這一方式能夠有效控制各項經(jīng)濟業(yè)務事項，借助信息系統(tǒng)將預算和經(jīng)濟業(yè)務事項實現(xiàn)統(tǒng)一管理，并借助信息系統(tǒng)幫助單位動態(tài)分析預算工作執(zhí)行進度，以此控制預算偏差。

第四，優(yōu)化預算考核機制。事業(yè)單位各部門在完成預算工作之后，通過預算考核能夠形成激勵約束機制。事業(yè)單位的信息系統(tǒng)結合各部門預算執(zhí)行的情況和預算指標之間差異進行分析，自動生成評價結果，提高考核效率。

2.1.2 借助信息系統(tǒng)優(yōu)化報銷流程的審批控制

報銷控制是內部控制工作的重點，若報銷流程管理不規(guī)范很可能產(chǎn)生資金被挪用等一系列問題，嚴重影響事業(yè)單位正常工作的開展。因此，事業(yè)單位應借助信息系統(tǒng)提高報銷流程規(guī)范性。

第一，明確報銷流程管理的要求。事業(yè)單位借助信息系統(tǒng)開展報銷，能夠借助系統(tǒng)高效的數(shù)據(jù)查詢功能，根據(jù)信息系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)對費用事項進行嚴格管理，并合理安排單位各項工作，通過信息系統(tǒng)能夠提高各部門的費用管理規(guī)范性^［2］。報銷流程包括工作人員在線填寫報銷單據(jù)、領導審批報銷事項、會計審核、出納支付等流程，通過對報銷流程進行信息化管理的方式，能夠讓事業(yè)單位的報銷工作更加規(guī)范。

第二，借助條碼技術開展費用報銷工作。事業(yè)單位在報銷過程中，報銷單的信息保存之后由信息系統(tǒng)根據(jù)條碼規(guī)則生成唯一標識的條碼信息，并打印輸出印有條碼的報銷單，工作人員將原始憑證粘貼于報銷單上，由財務部門進行審核。財務人員審核時通過掃碼槍能夠讀取條碼信息，并自動匹配系統(tǒng)中的報銷單據(jù)開展審批。這一方式能夠提高報銷效率，由系統(tǒng)根據(jù)相關信息自動生成財務憑證，避免手工制單的低效問題。

2.1.3 實現(xiàn)合同管理信息化

合同管理作為事業(yè)單位管理中的重點，通常合同管理體系涉及的數(shù)據(jù)較復雜，通過完善合同管理的信息化機制，有助于實現(xiàn)對合同的高效管控。事業(yè)單位要明確合同信息化工作流程要點，讓合同信息能夠得到信息系統(tǒng)的及時監(jiān)控及審查。

第一，要建立合同管理信息系統(tǒng)，在合同管理信息系統(tǒng)中要求單位所有合同都錄入系統(tǒng)中，并對合同的信息由系統(tǒng)進行監(jiān)控。比如，對于合同中的付款條件由信息系統(tǒng)自動進行監(jiān)控，達到付款條件的由系統(tǒng)提示付款。

第二，在合同執(zhí)行的過程中，通過信息系統(tǒng)自動記錄履約情況，并將履約情況更新到單位數(shù)據(jù)庫，為單位未來開展與相關主體的合作提供信息參考。

2.2 固定資產(chǎn)信息化

2.2.1 建立固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)

第一，事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是否先進、功能是否完善，在很大程度上直接決定了事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平的高低。事業(yè)單位要建立規(guī)范化的固定資產(chǎn)管理模式，結合單位實際特點加強對固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)，認識到事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對固定資產(chǎn)管理工作產(chǎn)生直接影響，也對單位的財務管理產(chǎn)生重要影響。事業(yè)單位要結合事業(yè)單位的實際特點明確信息系統(tǒng)建設的具體要求，確保固定資產(chǎn)的管理流程具有先進性，并且在開發(fā)固定資產(chǎn)的信息系統(tǒng)界面時做到簡潔易懂，因為固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用方不僅涉及單位財務部門，還涉及單位的所有員工。同時，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)要具有穩(wěn)定性，確保信息平臺能夠穩(wěn)定運作。

第二，打破信息壁壘。事業(yè)單位在開展固定資產(chǎn)管理的過程中要實現(xiàn)信息共享，通過打破信息壁壘的方式，讓事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理機制更加高效。事業(yè)單位在開展固定資產(chǎn)管理平臺建設時，要讓各系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)接口建設。比如，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)要和財務系統(tǒng)之間建立數(shù)據(jù)接口，在固定資產(chǎn)系統(tǒng)中錄入相關固定資產(chǎn)折舊年限、折舊方式等信息，在單位的財務系統(tǒng)中自動更新相關信息，自動計提折舊并生成會計憑證。

第三，按照單位的實際情況開發(fā)信息系統(tǒng)。事業(yè)單位在開發(fā)信息系統(tǒng)時，要考慮單位的管理要求。不同事業(yè)單位的管理流程有一定差異，單位要結合自身實際情況進一步優(yōu)化信息系統(tǒng)建設。事業(yè)單位在開發(fā)信息系統(tǒng)時，要結合單位未來發(fā)展規(guī)劃確保信息系統(tǒng)能夠滿足未來一段時間內的需求，避免系統(tǒng)無法適應事業(yè)單位固定資產(chǎn)規(guī)模擴大的問題。

2.2.2 優(yōu)化事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的流程

第一，規(guī)范固定資產(chǎn)管理機制。事業(yè)單位在開展固定資產(chǎn)管理的過程中，要明確不同員工的權責關系。對于新增固定資產(chǎn)，要將固定資產(chǎn)的相關信息通過信息系統(tǒng)進行更新，并將固定資產(chǎn)的使用責任落實到具體的人員，確保人員的工作職責得到嚴格管理。單位要將固定資產(chǎn)管理工作中的使用部門信息、人員信息、使用地點信息等一一對應，確保固定資產(chǎn)得到規(guī)范化管理。對于存量固定資產(chǎn)，事業(yè)單位要建立定期盤點機制，避免賬實不符的問題，借助固定資產(chǎn)信息化管理平臺對單位各類固定資產(chǎn)進行全面清查。事業(yè)單位可以借助粘貼條碼的方式將所有固定資產(chǎn)貼上相應的條碼，在固定資產(chǎn)清查時通過掃碼槍直接掃描條碼，以此提高固定資產(chǎn)清查效率，并借助固定資產(chǎn)清查分析固定資產(chǎn)是否賬實相符，對于賬實不符的問題要制定恰當措施予以解決，確保固定資產(chǎn)管理流程得到規(guī)范管控，讓事業(yè)單位的管理活動清晰且合理。

第二，在固定資產(chǎn)管理中要建立網(wǎng)絡化的管理機制。通過信息系統(tǒng)的建設，對單位固定資產(chǎn)實施網(wǎng)絡化管理，使單位各部門人員能夠通過信息系統(tǒng)掌握和自身相關的固定資產(chǎn)情況，從而確保各類資源實現(xiàn)共享，為單位固定資產(chǎn)管理流程的改進奠定基礎。

第三，針對固定資產(chǎn)管理情況建立量化的考核指標體系。事業(yè)單位在開展固定資產(chǎn)管理的過程中，為了確保管理工作要求落到實處，可以充分發(fā)揮人員工作的主動性和積極性，借助信息系統(tǒng)建立對人員固定資產(chǎn)管理工作的考核指標。比如在使用事業(yè)單位各項信息系統(tǒng)的過程中，對于大型儀器設備，工作人員在啟動設備之后要記錄相關信息，在使用完畢后再次記錄，由信息系統(tǒng)結合相關固定資產(chǎn)的使用時間分析固定資產(chǎn)的使用效率，并由系統(tǒng)分析各項固定資產(chǎn)是否存在閑置、低效問題。

第四，通過信息系統(tǒng)建立對固定資產(chǎn)管理的追責機制。事業(yè)單位在開展固定資產(chǎn)管理時若發(fā)生問題，對于人為因素導致固定資產(chǎn)損壞或遺失的問題，要借助信息系統(tǒng)及時定位相關責任人，并由單位進行追責。對于違背單位固定資產(chǎn)管理流程的人員及時予以處罰，從而解決傳統(tǒng)管理模式下人員隨意操作固定資產(chǎn)的問題。

2.3 改進管理制度

2.3.1 規(guī)范事業(yè)單位信息平臺建設

第一，事業(yè)單位要建立規(guī)范的制度體系。通過優(yōu)化制度建設的方式，對單位工作流程進行分析，并通過建立完善的制度明確單位信息系統(tǒng)建設的流程和管理方案，確保事業(yè)單位在開展信息系統(tǒng)建設時，能夠結合單位的實際特點形成規(guī)范的建設標準，從而讓單位對財務信息平臺建設有條不紊地推進。

第二，事業(yè)單位要結合自身實際情況進行分析，確保財務信息系統(tǒng)建設能夠適應單位發(fā)展要求，促使單位的工作流程實現(xiàn)規(guī)范化。

2.3.2 建立信息安全管理制度體系

事業(yè)單位所涉及的財務信息數(shù)據(jù)較多，在財務信息化的背景下，各項數(shù)據(jù)都在信息系統(tǒng)中得到管理。

第一，為規(guī)范事業(yè)單位工作流程，要建立安全可靠的信息管理機制，通過提高數(shù)據(jù)的安全性，實現(xiàn)事業(yè)單位各環(huán)節(jié)工作的規(guī)范化管理，避免信息管理系統(tǒng)中出現(xiàn)漏洞，給單位發(fā)展帶來風險。

第二，事業(yè)單位在信息系統(tǒng)安全建設中，要通過加強殺毒軟件建設、防火墻建設，確保系統(tǒng)的運行具有穩(wěn)定性，并確保各項數(shù)據(jù)具有安全性，從而為事業(yè)單位財務信息化工作的正常開展提供必要的支持^［3］。

3 結語

財務信息化是事業(yè)單位財務管理發(fā)展的趨勢，雖然事業(yè)單位財務信息化建設的起步時間相對企業(yè)較晚，但是發(fā)展速度較快。事業(yè)單位要進一步借助信息技術提高財務管理各環(huán)節(jié)的合理性，借助財務信息系統(tǒng)的管控機制促使工作流程更加科學，并通過信息平臺實現(xiàn)資源共享。事業(yè)單位要明確財務信息化建設工作的具體要求，進一步提高財務信息系統(tǒng)的合理性，促使財務信息系統(tǒng)為事業(yè)單位的財務工作提供支持。

參考文獻

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［2］馬洪達，柳文娟. 新時代下行政事業(yè)單位財務信息化平臺建設研究——基于內部控制建設和政府會計制度施行“雙重”影響的財務信息化建設思考［J］. 中國集體經(jīng)濟，2020（2）：130-132.

［3］崔雷，王琪，石磊. 事業(yè)單位信息化安全管理分析［J］. 無線互聯(lián)科技，2021，18（17）：23-24.

［作者簡介］馮琳，女，陜西西安人，西安市保障性住房管理中心，中級會計師，本科，研究方向：財務信息化。