公立醫(yī)院會計憑證自動生成探析

文/謝赟

人民群眾日益增長的健康需求也對醫(yī)療行業(yè)提出了更高的要求，促使其向智能化的方向發(fā)展。而財務(wù)管理作為醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)，也需朝著智能化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)型。數(shù)據(jù)化管理是智能化管理的技術(shù)支撐，因此將數(shù)據(jù)管理運(yùn)用到財務(wù)管理中促進(jìn)了財務(wù)的智能化發(fā)展。

我國會計信息化過程可分為電算化、信息化、智能化三個階段。當(dāng)財務(wù)完成智能化轉(zhuǎn)型后，財務(wù)管理將實(shí)現(xiàn)會計核算的全面自動化。在未來，與時俱進(jìn)的財務(wù)管理理念及方式將進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化，助力醫(yī)院更加合理配置人力、物力等相關(guān)資源。對醫(yī)院財務(wù)智能化轉(zhuǎn)型進(jìn)行研究分析，可以更好地利用技術(shù)，提高醫(yī)院財務(wù)人員的工作效率。

會計憑證自動生成實(shí)例分析

嘉興市婦幼保健院財務(wù)科的基礎(chǔ)財務(wù)工作重復(fù)性較高，相關(guān)制單規(guī)則也很明確，財務(wù)人員花費(fèi)了大量的時間在此類工作上，導(dǎo)致無法將更多精力投入到其他工作中去。此外，傳統(tǒng)的手工方式錄入憑證有導(dǎo)致會計信息失真的可能性，而憑證自動化記賬可以在一定程度上降低會計信息失真的風(fēng)險并提高會計信息質(zhì)量。因此，在全面實(shí)施預(yù)算一體化的基礎(chǔ)上，嘉興市婦幼保健院財務(wù)科投入了相關(guān)的人力、物力將憑證自動生成的接口與醫(yī)院相關(guān)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行對接，以實(shí)現(xiàn)會計憑證的自動生成。

收入。嘉興市婦幼保健院的門診、住院收入的數(shù)據(jù)主要是在醫(yī)院信息系統(tǒng)中取數(shù)，告知工程師憑證生成的規(guī)則后，按照日期進(jìn)行篩選，即可生成相應(yīng)的憑證。若新增了某項收費(fèi)項目也需及時告知工程師進(jìn)行維護(hù)。由于憑證生成系統(tǒng)無法對舊報表、手工退費(fèi)等數(shù)據(jù)進(jìn)行截取，以上相關(guān)數(shù)據(jù)需要會計人員在入賬時進(jìn)行手動修改。

藥品。嘉興市婦幼保健院的藥品數(shù)據(jù)來源于相關(guān)藥庫平臺。藥品入賬主要分為：入庫、付款、調(diào)撥、調(diào)價、藥庫及消耗五方面。藥品的入庫分為西藥帶量采購入庫、西藥非平臺入庫、西藥平臺入庫、西藥暫估入庫、中藥藥品入庫、中藥藥品暫估入庫。藥品付款分為以下4 類：西藥帶量采購付款、西藥非平臺付款、西藥平臺付款、中藥付款。藥品調(diào)撥主要是將門診藥房、住院藥房、急診藥房等藥房撥入其他藥房。藥品的調(diào)價主要分為門診、住院、急診的調(diào)價。藥庫及消耗主要是包括科室在藥庫領(lǐng)藥、各藥房在藥庫領(lǐng)藥、門診中藥房在藥庫領(lǐng)藥、科室在各藥房領(lǐng)藥、藥庫藥品調(diào)價和藥房藥品消耗。工程師通過在藥品平臺取數(shù)，根據(jù)財務(wù)提供的憑證生成規(guī)則，即可完成會計分錄的自動生成。

固定資產(chǎn)。嘉興市婦幼保健院的固定資產(chǎn)與無形資產(chǎn)憑證生成的數(shù)據(jù)均來源于愛惠系統(tǒng)。固定資產(chǎn)與無形資產(chǎn)主要分為3 個模塊：入庫、付款與折舊（攤銷）。資產(chǎn)入庫情況分為以下三種：全額付款并入庫、付一定比例的款項（一般大于60%）并入庫、先入庫后付款。篩選條件以月為周期，進(jìn)入資產(chǎn)入庫或付款的對應(yīng)月份，可根據(jù)入庫單號、供應(yīng)商名稱等進(jìn)行篩選。在付款類型處，顯示了資產(chǎn)的付款狀態(tài)，可供會計人員了解。固定資產(chǎn)與無形資產(chǎn)的攤銷則更為簡單，選擇相應(yīng)的會計期間，選取相關(guān)數(shù)據(jù)，直接生產(chǎn)憑證即可。

庫存物資。庫存物資主要分為三個模塊：入庫、付款、領(lǐng)用。嘉興市婦幼保健院的庫存物資主要由設(shè)備科和總務(wù)科采購，因此物資分為設(shè)備材料與總務(wù)材料兩大模塊。憑證生成接口會與嘉興市婦幼保健院的物資系統(tǒng)進(jìn)行對接，生成入庫、付款、領(lǐng)用3 個接口，在物資系統(tǒng)中直接取數(shù)，財務(wù)將相應(yīng)的財務(wù)分錄規(guī)則告知工程師，即可生成相應(yīng)的會計分錄。目前，庫存物資的入庫及領(lǐng)用中除科研耗材需要會計人員手工制單，其他耗材均可實(shí)現(xiàn)自動生成。

工資。工資部分主要分為在職職工工資、合同工工資、合同醫(yī)生工資、離退休員工工資、規(guī)培工資和績效工資。數(shù)據(jù)來源于工資系統(tǒng)與獎金系統(tǒng)。在條件篩選處，選擇相應(yīng)的會計期間即可生成憑證。但工資憑證內(nèi)容繁雜、變化較多，如果當(dāng)月有新增工資項目或者原來的項目有變動，需要告知工程師進(jìn)行修改，否則憑證將無法生成。

預(yù)算報銷。預(yù)算報銷憑證種類繁多，主要分為合同付款單、差旅費(fèi)報銷、其他日常報銷、勞務(wù)費(fèi)、匯款單5 個模塊。在合同付款單這一模塊，若合同付款單是走合同會簽流程的付款單，則通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行控制。差旅版面費(fèi)主要是員工的費(fèi)用報銷，如差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、專利費(fèi)等。其他報銷是除了差旅費(fèi)報銷外的所有費(fèi)用類報銷業(yè)務(wù)，如維修費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)、委托業(yè)務(wù)費(fèi)等。勞務(wù)費(fèi)是指發(fā)放給外院專家的報酬。匯款單是當(dāng)月直接付款，對方單位不需要開具發(fā)票或者匯款緊急但來不及開具發(fā)票的業(yè)務(wù)，主要有退宿舍押金、退病理切片押金、母嬰平安項目匯款等。來不及開具發(fā)票的付款業(yè)務(wù)，后期收到發(fā)票后，需在日常報銷中再次提交相關(guān)報銷單據(jù)，財務(wù)人員根據(jù)相關(guān)單據(jù)將該筆支出計入費(fèi)用。這一模塊的篩選日期是根據(jù)銀行回單上的日期進(jìn)行篩選，單據(jù)排序是根據(jù)出納在系統(tǒng)里點(diǎn)擊付款的順序。單據(jù)生成憑證后會在系統(tǒng)里顯示相關(guān)憑證號，以方便會計人員進(jìn)行篩選。這一模塊由于內(nèi)容繁雜，當(dāng)碰到新的業(yè)務(wù)時，軟件生成系統(tǒng)會顯示紅色，提醒會計人員此項業(yè)務(wù)要進(jìn)行科目與輔助明細(xì)的匹配，若下次再次碰到時系統(tǒng)則會自行匹配，無需會計人員重復(fù)進(jìn)行匹配。

憑證自動生成存在的問題及風(fēng)險

目前，嘉興市婦幼保健院的會計憑證基本已實(shí)現(xiàn)自動生成，且準(zhǔn)確率較高，但仍有個別憑證由于數(shù)據(jù)無法取數(shù)導(dǎo)致分錄不能自動生成。憑證自動生成的前提是相關(guān)分錄的業(yè)務(wù)流程可以實(shí)現(xiàn)信息化，并且對相關(guān)數(shù)據(jù)的獲取較為簡便。若數(shù)據(jù)的獲取無法滿足以上兩點(diǎn)，則在短期內(nèi)也無法實(shí)現(xiàn)憑證自動生成，這需要更長遠(yuǎn)的努力。

憑證自動生成主要存在以下兩個風(fēng)險。第一，由于憑證生成的取數(shù)來源都來自醫(yī)院相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，如果醫(yī)院的信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，則憑證將無法實(shí)現(xiàn)自動生成。第二，憑證生成的會計分錄規(guī)則依據(jù)是醫(yī)院現(xiàn)有的業(yè)務(wù)模式及相關(guān)政府會計準(zhǔn)則的規(guī)定，若將來相關(guān)業(yè)務(wù)模式或會計準(zhǔn)則發(fā)生了變化，則會計科目也會隨之變化，會計人員就需要與工程師重新溝通相關(guān)會計分錄，以保證憑證生成的準(zhǔn)確性。

會計憑證的自動生成是財務(wù)智能化的重要一步，使財務(wù)人員從瑣碎重復(fù)的工作中解放出來，將更多的精力投入到更深層面、更精細(xì)化的工作中去。從開始對接憑證生成系統(tǒng)到憑證基本實(shí)現(xiàn)自動生成，嘉興市婦幼保健院財務(wù)科的財務(wù)人員付出了諸多努力，在完成本職工作之余，不斷地測試數(shù)據(jù)、反饋情況，直至分錄生成準(zhǔn)確無誤。雖然過程較為辛苦，但這也是對自身業(yè)務(wù)知識的鞏固與提高。在實(shí)現(xiàn)憑證自動生成后，嘉興市婦幼保健院會計人員制單的時間有所縮短，極大地提高了工作效率，財務(wù)人員不再將大量時間投入在繁瑣的填制分錄中，有更多的時間可以研究相關(guān)業(yè)務(wù)，能夠去深刻理解業(yè)務(wù)背后的會計原理。更有會計人員能夠?qū)⒆约簩I(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)與理解梳理成章，并對相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提出意見及建議。此外，財務(wù)人員也有更多的時間和精力去參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，去其他單位進(jìn)行業(yè)務(wù)交流?？梢哉f，憑證的自動生成促進(jìn)了嘉興市婦幼保健院財務(wù)人員綜合素質(zhì)的提高。

對于財務(wù)自動化核算來說，其自動化水平不僅僅是憑證的自動生成，還包括將醫(yī)院各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸集起來進(jìn)行轉(zhuǎn)換與分配。因此，醫(yī)院財務(wù)智能化轉(zhuǎn)型的成功還有很多工作要做，需要優(yōu)化信息系統(tǒng)建設(shè)，為財務(wù)轉(zhuǎn)型提供技術(shù)支持。財務(wù)人員要轉(zhuǎn)變思維，從傳統(tǒng)的財務(wù)模式中脫離出來，不僅要學(xué)習(xí)財務(wù)知識，更需要吸收新理念，開闊眼界，增強(qiáng)全局意識，從而為醫(yī)院精細(xì)化管理、管理創(chuàng)新持續(xù)提供驅(qū)動力。