轉化醫(yī)學國家重大科技基礎設施 （上海）項目檔案管理的探索

張雅靜

一、轉化醫(yī)學（上海）項目檔案管理研究的重要意義

轉化醫(yī)學（上海）項目作為“十二五”期間國家重點規(guī)劃的 16 項重大科技基礎設施項目之一，項目法人單位為上海交通大學，共建單位為上海交通大學醫(yī)學院附屬瑞金醫(yī)院。10年來，項目嚴格按照既定建設規(guī)劃，建成覆蓋轉化醫(yī)學全鏈條的六大平臺，形成了大型設備規(guī)模化、核心功能集成化和技術能力系統(tǒng)化的轉化醫(yī)學研究平臺，是生命醫(yī)學領域的第一個國之重器。轉化醫(yī)學（上海）項目作為國之重器，是科技創(chuàng)新、形成“獨創(chuàng)獨有”創(chuàng)新能力的重要支撐，是匯聚和培養(yǎng)高水平創(chuàng)新人才的開放平臺，也是具有國際影響力的生命醫(yī)學科研高地。

上海交通大學作為轉化醫(yī)學（上海）項目法人單位，如何加強反映高?？萍贾卮蠡A設施策劃、立項、設計、實施、調試、驗收等全生命周期的高?？萍贾卮蠡A設施項目檔案管理，如何分類、規(guī)范整理、歸檔移交并與高校檔案館原有館藏檔號體系有機銜接，無論從政策法規(guī)層面，還是檔案管理技術層面，均需要探索和研究。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“適應新時代發(fā)展步伐，突出創(chuàng)新引領，以改革精神推動檔案實踐、理論、制度全面創(chuàng)新”“圍繞創(chuàng)新驅動發(fā)展戰(zhàn)略，強化財政資金支持科研項目檔案工作監(jiān)管”。高校參與的國家重大科技基礎設施檔案是國家基礎設施檔案的重要組成部分，但它不同于一般的基本建設項目檔案，兼具科研檔案、工程檔案、設備檔案等多重屬性，其管理更具綜合性、復雜性、多元性、長期性。因此，本文以轉化醫(yī)學國家重大科技基礎設施（上海）項目10年建設過程中的檔案管理工作為例，分析并總結檔案管理的實踐探索經驗，提出做好國家重大科技基礎設施項目的管理策略，為構建適合高?？萍贾卮蠡A設施建設特點的項目檔案組織管理體系，厘清各責任主體的項目檔案工作職責，明晰項目文件的歸屬與流向，規(guī)范項目文件的收集、整理、歸檔的范圍及權屬，提出管理思路及策略。

二、轉化醫(yī)學（上海）項目檔案管理研究面臨的困難和問題

轉化醫(yī)學（上海）項目作為重大科技基礎設施項目，具有鮮明的科學和工程雙重屬性，其設計、研制及相關技術和工藝具有綜合性、復雜性、先進性，有的具有唯一性，知識創(chuàng)新和科學成果產出豐碩，技術溢出、人才集聚效益非常顯著，因此成為國家創(chuàng)新高地的核心要素。同時，它也不同于一般的科研儀器中心或者平臺，是需要自行設計研制專用的設備，體量大、投資大、能力強，技術復雜先進、生命周期長，具有明確的科學目標，體現了國家意志，反映了國家需求，是“國之重器” “科技利器”，需要國家統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布局、統(tǒng)一建設、統(tǒng)籌運行與開放，具有形成單位多元、內容與成分多樣、文件材料歸檔周期長等特征。

（一）項目檔案管理周期長

轉化醫(yī)學（上海）項目從2013年7月獲批立項至2023年7月國家發(fā)改委綜合驗收，跨度長達10年。項目檔案貫穿于項目建設全過程，項目建設周期長，也決定了項目檔案工作周期也相當長。在長達10年的建設周期內，隨著機構變動和人員流動，檔案出現遺失、缺損等問題的概率大增，給有序、完整、準確、規(guī)范、系統(tǒng)做好歸檔工作帶來很大挑戰(zhàn)。

（二）項目檔案管理任務繁重

該項目作為科技重大基礎設施項目，檔案包括建設項目檔案、科研檔案、設備檔案等門類，涵蓋立項、可行性研究、擴初設計和概算、施工、建設、試運行到驗收等過程中形成的檔案資料，跨單位共建任務、長達10年建設期等因素造成檔案收集管理任務量龐大，歸檔任務較重，截至 2023 年 3 月底，轉化醫(yī)學國家重大科技基礎設施（上海）已形成檔案案卷共計 843 卷，包括綜合管理檔案 42 卷，設備類檔案 407 卷，基建類檔案 394 卷。

（三）項目檔案人員配備力量不足

轉化醫(yī)學（上海）項目在項目啟動之初，建設壓力大，人員重心側重于項目建設施工，一般未設置專門的檔案管理崗位和專職的管理員，也缺乏整體檔案管理制度和體系，歸檔責任不明確，當后期面對檔案驗收要求的時候，陷入困境。并且，參與大設施建設人員多為科研人員，科學素養(yǎng)很高，但缺乏相應的工程經驗和歸檔意識，他們更加重視實驗數據的積累和各項工作本身，往往忽視檔案的收集和移交，因此，給日常檔案收集帶來很大困難。

（四）項目檔案管理可參考經驗較少

國家重大科技基礎設施項目是新型的科研與設施一體規(guī)劃建設的項目，項目建設及檔案管理經驗不足，通過對國內外同類項目的充分調研，發(fā)現可借鑒的先例較欠缺，如項目檔案全過程管理的原則、措施、方法，項目文件的歸檔范圍、保管期限、責任劃分，檔案分類、整理組卷方法，項目檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)及使用等方面可參考的經驗、做法較少，給后續(xù)項目檔案管理帶來一定的難度。

三、轉化醫(yī)學（上海）項目檔案管理的工作方式方法探索

作為高校承建國家重大科技基礎設施的先行者，上海交通大學秉承“先行先試”的理念，按照國家有關建設驗收標準，注重檔案管理制度、組織、信息化等方面建設，采取“邊建設、邊收集、邊管理”的原則，實現了項目檔案的有序管理和提供利用。根據項目建設任務，按照檔案管理要求分為綜合管理類案卷、設備類案卷、基建類案卷等三類，每個大類的項目文件，按子類或分系統(tǒng)逐級細分，形成了轉化醫(yī)學設施檔案集群。

（一）制定檔案管理制度，使檔案工作更加有據可依

建立有效的項目檔案管理制度是做好項目建設檔案工作的重要保障。轉化醫(yī)學（上海）項目自建設以來，嚴格按照國家發(fā)改委、國家檔案局、教育部對國家重大科技基礎設施項目檔案工作的相關規(guī)定，參照《國家重大科技基礎設施管理辦法》發(fā)改高技〔2014〕2545號、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《高等學校國家重大科技基礎設施建設管理辦法（暫行）》等檔案管理制度，結合轉化醫(yī)學設施建設項目實際，研究制定了《轉化醫(yī)學國家重大科技基礎設施檔案管理辦法》《轉化醫(yī)學國家重大科技基礎設施歸檔范圍》等一系列檔案管理規(guī)范性文件，對項目管理組織體系及責任劃分、檔案的分類與整理、檔案的審核與移交、檔案的保管與利用等進行了規(guī)范。同時，結合項目實際情況及高校業(yè)務板塊，細化了項目檔案分類方案、歸檔范圍、整理方法、歸檔流程，制定了《轉化醫(yī)學國家重大科技基礎設施檔案分類方案及保管期限表》，使項目檔案管理工作具有針對性、可操作的依據，為項目檔案工作的有序、規(guī)范、高效開展打下了堅實的制度基礎。

（二）搭建管理組織和工作網，讓檔案工作責任更加明確

轉化醫(yī)學設施項目由上海交通大學和其醫(yī)學院附屬瑞金醫(yī)院共同建設完成。在“雙主體、一盤棋”的管理原則指導下，建立明確的轉化醫(yī)學（上海）項目的檔案工作責任制體系，并且隨著項目建設的進程逐步調整、優(yōu)化，最終形成由建設指揮部辦公室統(tǒng)籌組織，上海交通大學檔案文博管理中心進行業(yè)務指導和監(jiān)督，各參建部門協(xié)同合作的項目檔案管理機制，不僅符合組織架構的管理規(guī)范性，而且滿足了技術檔案的專業(yè)審核要求。同時，項目指揮部通過將各業(yè)務部門及單位的參與人員納入檔案管理工作中，建立了完善的檔案管理工作網絡，并根據建設任務的不同，對各條塊檔案材料的收集歸檔層層落實，確保檔案工作責任到崗，具體到人，從根本上保障了檔案管理組織體系的正常運行。

（三）明確歸檔原則和歸檔流程，讓檔案工作步驟更加明晰

為達到完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范的檔案管理要求，根據項目特點，建設指揮部辦公室明確了三大歸檔原則。一是建設任務管理與檔案收集管理的同步開展原則。作為國家重大科技基礎設施項目，自2013年批復立項以來，于2020年投入試運行，預計項目后續(xù)的運行、升級改造和建設還將持續(xù)數十年之久，為了檔案的系統(tǒng)和完整，收集歸檔工作的同步開展尤為重要。二是檔案整編便于利用原則。項目檔案不僅是項目立項和建設歷程的真實記錄，更是今后項目運行和后續(xù)建設的依據和參考，使項目檔案真正成為信息資源，為項目各參建單位及技術人員便捷、準確地提供利用是項目檔案工作的重要原則。三是檔案歸檔流程的逐級管理原則（圖1）。項目共有2個建設主體，建設任務分布于閔行、瑞金2個基地，設有6個技術分系統(tǒng)，建立統(tǒng)一歸口、分級控制的管理體系、清晰明了的歸檔流程是確保檔案工作順利進行的前提。項目檔案工作由項目建設指揮部統(tǒng)一領導，建設指揮辦協(xié)調落實，參建部門和分系統(tǒng)的負責人為各自業(yè)務的檔案負責人，負責對應檔案的收集、分類、組卷、整理、審核、驗收和移交。校檔案管理中心負責監(jiān)督、指導，不定期開展業(yè)務指導。建設指揮辦定期接收滿足歸檔要求的檔案，以確保整體項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范。

四、轉化醫(yī)學（上海）項目檔案管理實踐的收獲與啟示

（一）制定可操作、可解讀的歸檔范圍和要求

制定可操作、可解讀的歸檔范圍和要求是做好檔案工作的基石。轉化醫(yī)學項目建設指揮部辦公室作為檔案管理和科研建設隊伍的中間橋梁，深知檔案管理在項目建設和驗收過程中的重要性和專業(yè)性。很多項目存在檔案管理工作困難，主要原因：檔案管理工作者不懂項目建設，項目建設科研人員不懂檔案管理。對此，在項目建設初期，依據《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的建設項目歸檔范圍和保管期限表的要求，指揮部辦公室在學校檔案文博管理中心的指導下，結合技術系統(tǒng)建設任務的劃分，整理出技術系統(tǒng)檔案——設備歸檔范圍（圖2）。首先，這個范圍要符合《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）中設備文件的專業(yè)要求。其次，考慮到校內相對獨立的業(yè)務板塊，科研人員對檔案標準的認識水平，將歸檔范圍和要求拆分細化到科研人員能直觀了解的業(yè)務中去，提高標準的可執(zhí)行性。同時，在建設過程中，檔案館、校內各業(yè)務部門、科研建設人員不斷完善技術系統(tǒng)檔案資料的歸檔范圍，作為技術系統(tǒng)的檔案驗收依據，使檔案更加具有完整性和系統(tǒng)性，在檔案驗收中也更具可操作性。

（二）建立與建設任務同步的歸檔責任制

國家重大科技基礎設施的建設周期一般將近10年甚至更長時間，建立與建設任務同步的歸檔責任制能夠從根本上保證檔案收集、整理的完整性、系統(tǒng)性及規(guī)范性。轉化醫(yī)學國家重大科技基礎設施項目檔案包含基建檔案、技術工藝設備檔案和科研檔案等多種類型，主要采用任務包的管理機制，即“建設、資金、檔案任務包”，三個“任務包”權利和義務同步下達，讓各參建方（施工、監(jiān)理、各技術分系統(tǒng)及子系統(tǒng)部門）負責人既是建設任務負責人，也是檔案歸檔責任人。通過這種方式，將對檔案管理工作要求提高到與建設任務同等重要的標準。同時，明確后續(xù)檔案管理分工責任人，有利于檔案工作分層分項的落實和責任追究，防止因責任不明而導致檔案管理工作與項目建設不同步的問題。

（三）加強全過程業(yè)務培訓和檢查指導

加強檔案工作全過程業(yè)務培訓和檢查指導，對提高業(yè)務效能至關重要。轉化醫(yī)學（上海）項目建設中，結合建設的實際情況，依據國家和行業(yè)標準規(guī)范，對于項目檔案工作的常見問題進行全過程跟蹤指導。在項目啟動之初，需要進行項目檔案工作交底，以確保更多參建人員了解項目檔案工作的法律法規(guī)、檔案主要內容、流程及質量要求。通過定期和不定期進項目現場，對建設單位和參建單位在不同建設階段的業(yè)務問題進行指導和溝通，并不斷完善檔案管理工作內容。多次邀請國家檔案局、上海市城建檔案館以及其他專家進行檢查和指導，及時發(fā)現問題盡早整改，有效保證了案卷質量。對于建設過程中的管理難點進行專項檢查，形成自查報告或整改意見，限期整改，為項目檔案的全面驗收做好充分準備。通過舉辦檔案專題培訓或業(yè)務研討會，不斷提升檔案人員的檔案意識、專業(yè)知識水平和操作技能。動員更多的科研建設人員參與或承擔檔案管理工作，為轉化醫(yī)學國家設施檔案工作爭取更多的檔案管理力量。

（四）提升檔案工作數字信息化水平

充分挖掘檔案資源的利用價值，為檔案管理賦能。為加強轉化醫(yī)學項目檔案管理效能，優(yōu)化檔案信息查詢、檢索及歸檔方案，轉化醫(yī)學國家重大科學基礎設施（上海）項目完成全套紙質檔案的數字化處理歸檔。在工程建設初期，為解決轉化醫(yī)學（上海）項目檔案兩地利用的問題，項目根據自身建設任務特點設計并開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，隨著建設進度和檔案歸檔范圍的明確，逐步更新前期規(guī)劃立項文件、基建檔案、科研檔案等。通過統(tǒng)一的后臺管理，對學校和醫(yī)院的各參建單位進行分級分層授權、兩地信息資源共享。系統(tǒng)實現了對兩地檔案的整理、編目、檢索、瀏覽、下載、編輯、打印和統(tǒng)計，具備檔案數據的收集、錄入、檢索、利用、權限管理等功能。實現一般日常查檔利用可直接登錄檔案管理系統(tǒng)查閱，特殊情況下，到檔案部門查閱原始檔案的使用方式，使檔案價值得到有效發(fā)揮。

轉化醫(yī)學國家重大科技基礎設施（上海）項目已通過國家級的檔案專項驗收工作，并轉入運行階段。在項目建設過程中，從項目文件的形成，項目檔案的收集、整理、審核、移交、驗收全過程，中間走過很多彎路，不斷地試錯糾正，由此積累了寶貴的經驗，本文真實記錄并總結了國家重大科技基礎設施項目檔案管理原則及方式方法，以期為其他高校提供參考和借鑒。

作者單位：上海交通大學轉化醫(yī)學研究院