地勘行業(yè)人事檔案管理工作問題及對策

孫明璐

［關(guān)鍵詞］地勘行業(yè)；檔案管理；問題及對策

檔案作為人事工作的信息載體，在地勘單位日常工作中具有重要意義。它能反映干部職工的工作經(jīng)歷、確認(rèn)個人身份、明晰學(xué)歷學(xué)位、知曉政治面貌，是干部成長的有效記錄，也是漲薪晉職、選拔任用、人才推薦的重要依據(jù)。高效的檔案管理為人事工作提供良好服務(wù)，而人事工作對檔案的有效利用也能促進(jìn)其發(fā)展進(jìn)步。因此，檔案可謂是單位規(guī)范運(yùn)行的重要工具。然而，在地勘單位，檔案管理依然存在一些問題亟待解決。

1. 地勘單位人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案材料復(fù)雜多樣，歸檔標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范統(tǒng)一

人事檔案材料類別眾多，而地勘單位絕大多數(shù)為專業(yè)技術(shù)人員，因此檔案中所需專業(yè)技術(shù)材料更是復(fù)雜多樣，如《專業(yè)技術(shù)人員崗位聘用審核表》《專業(yè)技術(shù)資格評審表》等材料為職稱評定、崗位遴選的重要證明，而《干部任免審批表》《任職文件》則是職務(wù)晉升的象征。但由于此前尚未制定統(tǒng)一歸檔尺度，造成不同人員檔案材料整理標(biāo)準(zhǔn)不一，如獎勵一類，有的檔案中僅存放省部級獎勵，有的卻同時存放了單位內(nèi)部的獎勵，又如干部任免一類，有的檔案中存放了任免表、任職文件及考察材料等完整材料，有的檔案中卻僅有一份任職文件。由于歷史客觀原因，一些本該歸檔的材料遺落在外，一些不在目錄之列的材料卻赫然在冊，極大影響了檔案的完整性和準(zhǔn)確度。

1.2 管檔人員業(yè)務(wù)知識匱乏，檔案管理細(xì)則還未有效建立

地勘單位檔案管理人員往往是由專業(yè)技術(shù)人員轉(zhuǎn)崗到管理部門，而非檔案專業(yè)科班出身。因此，對檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)也僅是通過同事之間教學(xué)、自學(xué)摸索、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等幾種方式開展，原本就沒有統(tǒng)一規(guī)范的知識體系。有些管理檔案人員對檔案管理的細(xì)則條例、規(guī)范指南了解不夠全面，但又經(jīng)常身兼數(shù)職，沒有足夠時間在實(shí)踐中找到高效管檔的方法。同時，符合單位實(shí)際情況的檔案制度也尚未建立，檔案在收集、整理、審核、認(rèn)定、轉(zhuǎn)遞、借閱等諸多環(huán)節(jié)，標(biāo)準(zhǔn)都不夠完善規(guī)范，這也就造成了檔案管理過程中出現(xiàn)轉(zhuǎn)遞借閱時的安全隱患、審核認(rèn)定上的前后誤差，這些問題都未能有效地保護(hù)干部職工的個人利益。

2. 產(chǎn)生問題的主要原因

2.1 地勘單位對檔案管理工作的重視度不夠

檔案管理作為維系單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的事務(wù)性工作，經(jīng)常與“故紙堆”打交道，相比其他人事工作看起來微不足道。因此，很多地勘單位對檔案管理工作的重視程度往往不夠高。有些管理人員對于檔案工作抱著“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”[1]的思想，平時疏于管理，一時整理只是應(yīng)付檢查。有些檔案轉(zhuǎn)遞過程中缺乏相關(guān)轉(zhuǎn)遞單、回執(zhí)手續(xù)，材料借出翻閱時不留簽字記錄，極有可能出現(xiàn)丟失、缺頁、泄密等相關(guān)情況。還有些檔案室空間狹窄，硬件設(shè)施不夠齊備，給檔案工作帶來極大不便，嚴(yán)重影響檔案工作的積極性，甚至可能造成一定的損失和難以挽回的后果。另外，地勘行業(yè)改革一直不到位，機(jī)構(gòu)及人員變動大，也同樣影響了檔案資料的建檔管理。

2.2 檔案管理人員水平參差不齊

檔案管理沒有規(guī)定期限，工作人員又多為兼職，因此在增補(bǔ)更新、審核認(rèn)定等方面，經(jīng)常是從時間到標(biāo)準(zhǔn)都缺乏一定之規(guī)。有些檔案管理人員缺乏工作基礎(chǔ)，未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，管理標(biāo)準(zhǔn)不夠嚴(yán)格，日常維護(hù)僅停留于收集材料，待需要用檔時才臨時梳理增補(bǔ)，未能做到定時定量按照要求管理檔案。有些管理人員在檔案審核時工作不細(xì)、把關(guān)不嚴(yán)，在日常工作中材料收集不及時、保管不嚴(yán)格、手續(xù)不齊全、對缺失材料追補(bǔ)力度不夠[2]，又未能高效運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案，一定程度上也造成了工作成效不夠顯著、信息查閱有失準(zhǔn)確、運(yùn)轉(zhuǎn)查找效率低下等現(xiàn)象。而在人事工作中，無論是選任干部、評聘職稱，抑或攻讀學(xué)歷、提高薪級，都離不開檔案材料作為佐證。提職選拔需要查檔，這是“凡提四必”中不可或缺的一環(huán)；評聘職稱需要核檔，避免資格造假、條件不符，盡力做到公平公正；學(xué)歷提升或是薪級增長，更需要以原始檔案材料為基礎(chǔ)，證明職工本人的過往工作及學(xué)習(xí)經(jīng)歷。每一份檔案都是一部個人成長史，它并不厚重，卻對職工來說意義重大。如若管理人員水平有限，出現(xiàn)材料缺失、分類錯漏、審核失誤等情況，則將會對個人事業(yè)發(fā)展造成一定影響。

2.3 職工個人對檔案材料的價值缺乏認(rèn)識

由于人事檔案的價值并不是人人知曉，因此在交接轉(zhuǎn)遞過程中，難免存在疏漏，這些問題有些可以后期彌補(bǔ)，有些則造成了永恒的遺憾。有些早年畢業(yè)的學(xué)生派遣證未入個人檔案，有些職工出生日期亂填亂寫、涂改偽造，無意之舉均對自身發(fā)展造成影響；有些職工填小出生年齡意欲延遲退休，殊不知重復(fù)得利須改回真實(shí)出生日期；有些職工此前在私營企業(yè)工作，沒有留存與企業(yè)簽訂的勞動合同，而企業(yè)也未合規(guī)繳納社會保險，經(jīng)過時間流轉(zhuǎn)、疫情反復(fù)，企業(yè)宣布破產(chǎn)注銷，工作經(jīng)歷無跡可尋，工齡只能永久性缺失；還有些職工在企業(yè)工作多年，經(jīng)歷多個單位，離職后想要補(bǔ)充檔案材料，卻面臨人事專員更替、已離職人員材料散佚等問題，因沒能及時獲取相關(guān)材料，導(dǎo)致自身檔案不夠完整，也很難再重新增補(bǔ)。由于重視程度不夠，一些檔案成為“死檔”，難以發(fā)揮應(yīng)有作用，而本應(yīng)獲得的利益也因無法被證明只能遺憾放棄。

3. 解決問題的方法

3.1 高度重視檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案工作“存在感”

檔案工作在地勘行業(yè)乃至任何非檔案專職單位，無論在工作流程、管理政策、人員配置還是工作環(huán)境等各個方面，都存在被邊緣化的現(xiàn)象[3]。檔案雖然是日常工作的重要工具，是記錄干部職工“德、能、勤、績、廉”的重要載體，但其受重視程度并沒有因此提高，工作量往往隨上級檢查的時間而定，即將迎檢，檔案工作則加快推進(jìn)，檢查結(jié)束，檔案工作則暫時放緩。但實(shí)際上，檔案工作地位理應(yīng)提升，工作質(zhì)量也亟待加強(qiáng)，地勘單位應(yīng)高度認(rèn)識檔案工作的重要意義，提升檔案管理人員對組織負(fù)責(zé)、對干部負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的職業(yè)責(zé)任感，將檔案工作納入日常管理環(huán)節(jié)鏈條。不僅要合理高效利用檔案數(shù)據(jù)，讓檔案在日常工作中動起來、活起來、用起來，還要開展宣傳教育工作，讓每位職工都認(rèn)真寫好自己這部個人成長史[4]。只有如此，檔案材料才不會成為泛黃零散的“故紙堆”，檔案室也不是偶爾才被想起的庫房，檔案工作才會從根本上得到發(fā)展。

3.2 改變檔案工作客觀環(huán)境，進(jìn)一步提升檔案工作“安全感”

由于重視程度不夠，一些單位的檔案室也不符合檔案保管的基本標(biāo)準(zhǔn)。符合要求的檔案室，在溫濕度、潔凈度、采光通風(fēng)、電源防雷等方面均有一定之規(guī)，但目前某些檔案室利用原有庫房改造，清理打掃均不如人意，更不用說其他客觀條件。平時僅在查閱資料時開鎖進(jìn)入，卻沒有定時檢查、巡視、整理等工作要求。檔案材料由于紙質(zhì)文件較多，防潮、防塵、防蟲是必要手段。南方室內(nèi)濕度大，如在不符合要求的檔案室放置檔案，紙張容易霉變，字跡模糊不清，蟲害侵蝕則更是會讓檔案千瘡百孔，影響查閱準(zhǔn)確性，甚至影響個人利益。有些工作人員對檔案保管不夠重視，忘記關(guān)窗、鎖門、防火、防盜，造成散佚材料的遺失，帶來嚴(yán)重后果。還有的檔案室缺乏密集架、密碼柜、計算機(jī)等管檔設(shè)施，不僅檔案的保密程度不夠強(qiáng)，工作起來也有諸多不便[5]。因此，重視檔案工作客觀環(huán)境，從多個方面提升檔案保管安全性，也是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

3.3 加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案工作“專業(yè)感”

在地質(zhì)勘探行業(yè)中，檔案工作可謂是繁、難、亂，考驗(yàn)管理人員的耐心和細(xì)心。這項(xiàng)工作并不是一蹴而就，而是涉及整理、裝訂、入冊、審核、認(rèn)定等多個方面，如果說前三項(xiàng)工作只需按照既定順序?qū)⒉牧弦灰辉鲅a(bǔ)完善。那么審核認(rèn)定工作則是對檔案工作人員全方位、多角度的考察。

在審核過程中，工作人員需要做到“三入”“三動”?！叭搿睘椤叭胙邸薄叭肽X”“入心”，意為根據(jù)檔案材料反應(yīng)、知曉干部職工的重要基本信息，了解干部職工特殊個人情況，熟記干部職工所關(guān)心的問題。“三動”為“動手”“動嘴”“動耳”，多整理檔案材料，多咨詢?nèi)耸虑闆r，多聽取職工訴求，只有做到眼、耳、口、手、腦、心多管齊下，勤看、多記、熟稔、整理、咨詢、了解，才能對檔案材料分類規(guī)則了然于心，在信息缺失或錯雜時做出準(zhǔn)確判斷，從客觀角度分析干部職工個人情況，在制度規(guī)則范圍內(nèi)最大程度保護(hù)其個人利益，讓審核認(rèn)定結(jié)果客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確。檔案工作看似普通，但在出生日期、參加工作時間、入黨時間等一串串?dāng)?shù)字背后，又都隱藏著職工本人的學(xué)歷背景、工作情況、政治面貌等人生經(jīng)歷，管理人員從組織人事部門角度審核認(rèn)定，可謂意義重大。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)能力和水平，是檔案工作亟待解決的重中之重。

3.4 注重檔案人員崗位晉升，進(jìn)一步提升檔案工作“幸福感”

檔案工作本因其保密屬性，無法隨意翻閱，因此設(shè)置專職檔案人員時至今日依然非常必要。但在諸多單位，檔案工作多為兼職代管，一些檔案人員由于其專業(yè)的邊緣性，在職稱評審、崗位聘用等職業(yè)發(fā)展通道中，卻很難被看到其工作強(qiáng)度。在地勘單位，可自行評聘的專業(yè)技術(shù)評審委員會多為工程技術(shù)系列，檔案管理人員需要到國家、省市檔案部門委托評審，不僅需要與在檔案館、檔案局中工作的專職檔案人員共同競爭，同時由于地勘單位的檔案管理人員往往只耕耘著所在單位的“一畝三分地”，工作平臺不夠廣闊，接觸的檔案類型十分有限，也限制了自身晉升與發(fā)展。檔案管理人員專業(yè)技術(shù)晉升渠道不夠通暢，工作幸福感不夠強(qiáng)，工作積極性自然不夠高。

3.5 借助現(xiàn)代信息化手段，進(jìn)一步提升檔案工作“科技感”

隨著科技水平的發(fā)展，檔案管理的方式方法也日新月異。其中，信息化管理正逐步成為重要發(fā)展趨勢。檔案信息化，主要是指建設(shè)現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)所有紙質(zhì)材料的電子化、數(shù)字化，在現(xiàn)有資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類歸檔、目錄編制、數(shù)據(jù)管理。以此類方法管理檔案，不僅可以保護(hù)年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)材料，避免手觸、翻閱、查找時油脂或意外對紙張、字跡帶來的影響，還能永久保存文件原件，以防在極端情況下原始材料遭到破壞。在過去的檔案管理過程中，一旦遇到不可逆情況，原始文件不復(fù)存在，基礎(chǔ)信息毀于一旦，嚴(yán)重影響未來檔案工作。如今實(shí)行數(shù)字化管理，檔案資料可謂有了“保險柜”“雙備份”，正本存放于密碼柜，副本存放于計算機(jī)，大大提高檔案數(shù)據(jù)的安全程度，避免了人事檔案遭到破壞、損毀、涂改、偽造等。同時，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)因?yàn)閷?shí)現(xiàn)了電子資源的有效共享，檢索時間也大大縮短，成功提高了檔案利用率[6]。如人事部門在統(tǒng)計工齡、學(xué)歷、政治面貌等相關(guān)人員情況時，之前需要翻閱檔案材料依次錄入，整合起來也十分繁瑣，數(shù)據(jù)電子化后檔案管理人員僅需通過計算機(jī)搜索，即可調(diào)閱干部職工檔案，確認(rèn)相關(guān)信息，自動統(tǒng)計數(shù)據(jù)材料。這種方式獲取的數(shù)據(jù)從準(zhǔn)確性、全面性上來說，都大大超過之前的手工操作，更能讓檔案管理人員提升工作效率，減少重復(fù)勞動，檔案的利用率更高，使用范圍更廣闊，方式方法也更為靈活多樣。

4. 結(jié)論

總之，人事檔案是組織部門了解、考察、使用人才的重要依據(jù)，是干部職工個人經(jīng)歷、職業(yè)發(fā)展的準(zhǔn)確證明，檔案的根本屬性決定了其重要地位，但同時因其具備較強(qiáng)的政策性、科學(xué)性和專業(yè)性，也需要管理者、工作人員和干部個人的密切配合。本文通過對地勘行業(yè)人事檔案管理工作的問題分析，找出原因并給出相應(yīng)對策建議。在新時期，人事檔案理應(yīng)擔(dān)負(fù)起更加重要的工作任務(wù)，這也對檔案工作人員提出了更高的要求。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，合理保存利用檔案信息，需要進(jìn)一步在實(shí)踐中探索創(chuàng)新，讓檔案工作管理有序、利用合規(guī)、檢索高效，最大程度發(fā)揮其應(yīng)有的價值。