電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案管理探析

王言倫

（作者單位：國網(wǎng)遼寧省電力有限公司沈陽供電公司）

隨著增值稅電子發(fā)票的試行，電子發(fā)票開始逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，財務(wù)記賬方式也由此發(fā)生變化，推動了會計檔案保管方式變革。電網(wǎng)企業(yè)通過優(yōu)化會計檔案管理，應(yīng)用電子會計檔案，可以在原有的基礎(chǔ)上降低企業(yè)財務(wù)管理成本，規(guī)避資源浪費(fèi)問題，大幅提升整體工作效率，做到信息資源共享最大化，進(jìn)而增強(qiáng)電網(wǎng)企業(yè)核心競爭力。

一、電子會計檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的差異

（一）儲存方式

電子會計檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別在于存儲形式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲介質(zhì)為紙張，主要包括印制憑證、會計憑證與財務(wù)賬簿等，由人力負(fù)責(zé)裝訂與存檔，整體工作效率較為低下，而且容易產(chǎn)生錯誤。而電子會計檔案具有多樣化的存儲形式，除傳統(tǒng)模式的文字與數(shù)字外，還包括音頻與錄像等，可以全面化和系統(tǒng)化地記錄電網(wǎng)企業(yè)的各項經(jīng)濟(jì)活動[1]。

（二）信息共享

在信息共享層面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案表現(xiàn)為獨(dú)占性，而電子會計檔案則具有良好的共享性。當(dāng)紙質(zhì)檔案被借閱后，在未歸還期限內(nèi)，他人無法使用，整體使用效率低下，所涉及的信息內(nèi)容只能獨(dú)享，經(jīng)濟(jì)價值受限。而電子會計檔案則具有良好的數(shù)據(jù)傳輸功能，可以在同一時間內(nèi)滿足各部門與人員的使用需求，提高檔案信息的共享化水平，促使電網(wǎng)企業(yè)會計信息更具有經(jīng)濟(jì)價值。

（三）原始單據(jù)采集

在原始單據(jù)采集層面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有滯后性，電子會計檔案則更具便利性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的后附原始單據(jù)一般為打印件或圖片，報銷人員從拿到原始單據(jù)到去企業(yè)財務(wù)部門報銷，整個過程需要耗費(fèi)較長時間，無法在有限的時間內(nèi)完成財務(wù)信息合并，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)滯后。而電子會計檔案的原始憑證為電子憑證，加之我國目前大力鼓勵和支持使用電子發(fā)票，提高了獲取電子原件的便利程度，只需要幾秒鐘即可簽發(fā)和傳輸，極大地節(jié)省了相關(guān)資源，且電子會計數(shù)據(jù)歸檔效率更高。

二、電網(wǎng)企業(yè)深化落實電子會計檔案的重要性

隨著電子會計檔案的出現(xiàn)，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前電網(wǎng)企業(yè)實際的檔案管理需求，需要積極創(chuàng)新和有效使用電子會計檔案管理模式，以此盡可能規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理模式的不足之處，最大化發(fā)揮電子會計檔案管理優(yōu)勢。

（一）促使財務(wù)信息呈現(xiàn)方式更加多元

在電網(wǎng)企業(yè)以往采取的傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案模式下，由于財務(wù)數(shù)據(jù)具有獨(dú)立性，找到財務(wù)數(shù)據(jù)之間隱含的內(nèi)在聯(lián)系，需要投入大量人力與物力資源，不僅會耗費(fèi)過長時間，還非常容易出現(xiàn)誤差。電子會計檔案是以大數(shù)據(jù)和云平臺為基礎(chǔ)，能夠快速捕捉財務(wù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，并與非財務(wù)數(shù)據(jù)建立良好關(guān)系，自動生成帶有圖表的財務(wù)報表，十分清晰直觀地反映電網(wǎng)企業(yè)財務(wù)會計信息，為企業(yè)的財務(wù)管理決策提供重要支持。

（二）減少信息傳遞成本投入

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)中每一部門使用財務(wù)信息需要提交紙質(zhì)書面申請，通過審批后才可去找財務(wù)人員，財務(wù)人員則需要在大量繁雜的庫房中尋找其所需財務(wù)信息，不僅工作量巨大，而且易出現(xiàn)誤差。電網(wǎng)企業(yè)通過采取電子會計檔案管理模式，只需要在互聯(lián)網(wǎng)中的電子會計檔案云平臺中輸入所需財務(wù)信息，就可以快速自動檢索出所需資料，大大節(jié)省信息檢索時間，并且可以為財務(wù)信息在電網(wǎng)企業(yè)中各個部門間的傳遞與分享提供便利，由此會計信息的經(jīng)濟(jì)價值被不斷強(qiáng)化，能夠為電網(wǎng)企業(yè)的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展提供服務(wù)。

（三）提高檔案管理流程規(guī)范化水平

電網(wǎng)企業(yè)落實電子會計檔案管理，可實現(xiàn)會計憑證數(shù)據(jù)數(shù)字化，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)準(zhǔn)確匹配電子憑證和原始附件，完成會計賬簿和財務(wù)報表的自動化編制。合理應(yīng)用電子會計檔案，能夠使電網(wǎng)企業(yè)傳統(tǒng)的人工會計信息分類方式向信息集成系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變。在信息集成系統(tǒng)中，財務(wù)人員只需要操作計算機(jī)即可高質(zhì)高效地完成電子會計檔案從裝訂到存儲的所有工作步驟，完整的檔案會均勻地分散在管理系統(tǒng)中，計算機(jī)可以在指令下合理調(diào)整工作目標(biāo)設(shè)置和類目調(diào)整，使財會工作從傳統(tǒng)密集型向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，使檔案管理流程更加科學(xué)化與規(guī)范化。

三、電網(wǎng)企業(yè)開展電子會計檔案管理的不足之處

（一）不夠重視電子會計檔案管理

電網(wǎng)企業(yè)通常對電子會計檔案管理重視不足，而是將更多的關(guān)注點(diǎn)集中在會計核算層面，投入較多的人力與物力資源。而且，電網(wǎng)企業(yè)檔案管理人員不具備電子會計檔案管理意識，未充分了解該工作的重要性和發(fā)展前瞻性，沒有對此項工作給予足夠的資源支持，導(dǎo)致電子會計檔案管理工作仍處于起步階段。

（二）基礎(chǔ)條件較差

電子會計檔案管理是一項需要長期堅持的綜合性工作，這就要求電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部的各個部門之間要保持良好的配合，最大化發(fā)揮其優(yōu)勢[2]。但現(xiàn)階段，由于電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部含有海量財務(wù)會計信息，各部門之間的配合不夠順暢，導(dǎo)致電子會計檔案管理缺少基礎(chǔ)支持。再加上電網(wǎng)企業(yè)不具備充足的配套基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件設(shè)施設(shè)備和局域網(wǎng)絡(luò)，所配備使用的計算機(jī)和軟件系統(tǒng)過于老舊，不利于電子會計檔案管理工作落實。

（三）無法保證會計信息安全

電網(wǎng)企業(yè)深化落實電子會計檔案管理，有助于提高財務(wù)管理質(zhì)量與效率，但是不可避免地會帶來一定的風(fēng)險，特別是難以保證會計信息的安全。電子會計檔案管理中的核心問題在于信息安全，信息技術(shù)高速發(fā)展帶來便利的同時，所面臨的信息安全環(huán)境風(fēng)險性更高，電網(wǎng)企業(yè)在開展此項工作的過程中容易被網(wǎng)絡(luò)攻擊，造成數(shù)據(jù)信息泄露或被盜，面臨較大風(fēng)險。

（四）未合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

雖然部分電網(wǎng)企業(yè)已經(jīng)開始開展電子會計檔案管理工作，但是由于未合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不具備良好的內(nèi)部數(shù)據(jù)信息收集能力，仍有部分會計檔案以紙質(zhì)版形式存在，不論是使用登記還是保存都需要消耗較長時間，不利于保障電子會計檔案管理的整體效率與質(zhì)量，并且會對電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化程度產(chǎn)生不良影響。

（五）缺少相關(guān)專業(yè)人才

現(xiàn)階段，電網(wǎng)企業(yè)開展電子會計檔案管理工作中還缺少相應(yīng)的專業(yè)人才[3]。企業(yè)未配備專職的會計檔案管理人員，一般是由會計人員兼顧此項工作，而且傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)會計檔案管理工作無須計算機(jī)操作，只需要手工整理即可，對相關(guān)人員的綜合能力要求較低。而電子會計檔案管理則要求相關(guān)人員掌握財務(wù)會計知識、檔案管理知識、網(wǎng)絡(luò)安全知識以及計算機(jī)操作維護(hù)知識，若會計人員不了解這些知識，則會造成電子會計檔案管理專業(yè)化程度不高，檔案管理效果不理想。

四、電網(wǎng)企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理的有效措施

（一）進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電網(wǎng)企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理，首先要進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重點(diǎn)集中在軟硬件設(shè)施引進(jìn)和改善，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)立足于自身實際情況和未來發(fā)展戰(zhàn)略要求來購買現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)備，為電子會計檔案管理的有效落實打好堅實基礎(chǔ)。其次，電網(wǎng)企業(yè)還要營造穩(wěn)定且良好的電子化財會環(huán)境，以保障電子會計檔案信息的安全。具體來說，在建設(shè)電子會計檔案機(jī)房時，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保機(jī)房內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施與軟硬件設(shè)備合乎要求，且可靠性和安全性過關(guān)。從服務(wù)器與檔案存儲器件層面來說，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)大力引入虛擬化技術(shù)，利用虛擬化服務(wù)器對會計檔案實施虛擬化管理，提高檔案使用的安全性與便利性。除此之外，電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)借助先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建完善的電子會計檔案數(shù)據(jù)庫，用于存儲相關(guān)檔案信息，之后可以更好地統(tǒng)一管理電子會計檔案。

（二）構(gòu)建檔案分類檢索體系

電網(wǎng)企業(yè)不同于普通企業(yè)，具有一定的特殊性，其電子會計檔案管理需要做到精細(xì)化分類管理，以提高管理的清晰化程度，確保后續(xù)應(yīng)用更加高效。因此，構(gòu)建檔案分類檢索體系是電子會計檔案管理的重中之重。電網(wǎng)企業(yè)的檔案分類管理要能夠達(dá)到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)高效地完成電子會計檔案收集與存儲各個環(huán)節(jié)的工作，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)利用率。第一，構(gòu)建高質(zhì)量的檢索體系，幫助檔案人員快速捕捉與定位所需的檔案信息，為滿足電網(wǎng)企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中對財會數(shù)據(jù)的需求提供支持，進(jìn)而為電網(wǎng)企業(yè)的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展做好基礎(chǔ)保障工作。第二，組建管理小組。電網(wǎng)企業(yè)開展電子會計檔案管理，需要根據(jù)不同的方面與層次對檔案進(jìn)行全面分類，為后續(xù)一體化管理做好準(zhǔn)備，提高檔案管理的規(guī)范化程度，進(jìn)一步推動企業(yè)檔案電子化建設(shè)。因為檔案有著眾多分類方式，所以電網(wǎng)企業(yè)在進(jìn)行檔案分類整理的過程中，應(yīng)立足于檔案信息時間和區(qū)域等層面，并且考慮到會計人員的檔案使用習(xí)慣與實際情況，在原先的基礎(chǔ)上增添設(shè)定更多類別的檢索圖，預(yù)留一定的空間，用于后續(xù)添加同類別的檔案資料。第三，根據(jù)檔案管理檢索體系分類標(biāo)準(zhǔn)與方法成立專門的檔案管理小組，負(fù)責(zé)全面記錄企業(yè)的實際電子會計檔案數(shù)量與狀態(tài)等基本情況，高質(zhì)量完成檔案專題分類工作。第四，為方便檔案后續(xù)的查詢與使用，電網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行電子會計檔案管理時，還要有針對性地增加設(shè)定相匹配的檔案屬性模塊，以持續(xù)提高檔案管理規(guī)范化程度[4]。

（三）保證會計檔案存儲掃描工作質(zhì)量

電網(wǎng)企業(yè)實施電子會計檔案管理會涉及眾多內(nèi)容與環(huán)節(jié)，其中，存儲掃描是核心部分。因此，優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，需要保證電子會計檔案存儲掃描工作質(zhì)量。第一，將會計檔案正式錄入管理系統(tǒng)之前，需要使用專業(yè)化工具，遵循檔案數(shù)字化管理規(guī)定的要求，及時高效開展檔案掃描處理工作，如可以使用掃描儀和射頻識別技術(shù)來全面掃描與整理老舊檔案資料。第二，企業(yè)應(yīng)考慮到自身的具體情況，科學(xué)選取電子會計檔案存儲媒介，挑選出匹配程度最高的存儲媒介，通過專項工具完成存儲工作，進(jìn)而延長電子會計檔案的保存期限，同時保證內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全。第三，為確保檔案存儲掃描工作質(zhì)量過關(guān)，電網(wǎng)企業(yè)檔案管理人員要樹立良好的責(zé)任意識，組織構(gòu)建管理責(zé)任獎懲機(jī)制，促使其能夠正確看待檔案存儲掃描工作。同時，根據(jù)崗位職責(zé)，明確界定每位檔案管理人員的工作權(quán)限，具體包括掃描權(quán)限、查閱權(quán)限以及管理權(quán)限等。

（四）組織構(gòu)建電子會計檔案信息化系統(tǒng)

為進(jìn)一步提升電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部電子會計檔案應(yīng)用水平，需要構(gòu)建電子會計檔案系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，企業(yè)可以將內(nèi)部組織架構(gòu)中業(yè)務(wù)部門所形成的各種電子會計文檔和其他數(shù)據(jù)信息，動態(tài)性地轉(zhuǎn)移至企業(yè)電子會計文檔體系中。信息化管理系統(tǒng)是借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和B/S 結(jié)構(gòu)創(chuàng)建的，具備動態(tài)追蹤功能與事后監(jiān)督功能。第一，當(dāng)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，相關(guān)人員要在此系統(tǒng)中填寫上傳報銷憑證，將發(fā)票單據(jù)轉(zhuǎn)化成影像資料，之后再歸類存檔。第二，在完成基本的記賬流程后，檔案管理人員能夠按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證統(tǒng)一整理電子影像和會計信息，生成與之對應(yīng)的電子憑證索引，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與電子會計檔案相關(guān)聯(lián)，方便后續(xù)信息查詢與監(jiān)督。充分發(fā)揮此系統(tǒng)各個模塊的功能，能夠確保電子會計檔案歸檔及時，應(yīng)用便利。

（五）強(qiáng)化電子會計檔案安全管理

電網(wǎng)企業(yè)優(yōu)化電子會計檔案管理，應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)化安全管理，采取得當(dāng)?shù)陌踩芾矸雷o(hù)措施，定期升級相關(guān)設(shè)備，并完善安全管理制度，有效監(jiān)控電子會計檔案數(shù)據(jù)信息從搜集到存儲的整個過程。第一，電網(wǎng)企業(yè)要積極使用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)來組織構(gòu)建電子會計檔案安全防護(hù)模型，用于監(jiān)管和判別檔案是否出現(xiàn)過修改的情況，及時高效地標(biāo)識修改位置，提高檔案的安全性。第二，實施電子會計檔案管理的過程中，對企業(yè)檔案管理人員加強(qiáng)保密培訓(xùn)是檔案安全管理的重要一環(huán)。電網(wǎng)企業(yè)可以通過多元化的培訓(xùn)方式，針對檔案保管室和檔案庫安全、檔案傳輸與移動安全以及檔案電子化管理安全開展培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案人員的數(shù)據(jù)保密意識與安全意識，促使檔案管理人員掌握加密傳輸和數(shù)據(jù)備份等技術(shù)，進(jìn)而有效規(guī)避檔案數(shù)據(jù)信息泄露所帶來的嚴(yán)重后果[5]。第三，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)將安全防護(hù)的重點(diǎn)集中在網(wǎng)絡(luò)布設(shè)層面，有針對性地設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，提高檔案安全水平。各崗位的檔案管理人員登錄電子會計檔案管理系統(tǒng)時要輸入賬戶與密碼，且訪問權(quán)限要有所差異，只能進(jìn)入被允許訪問的區(qū)域。同時，企業(yè)還要著重控制網(wǎng)絡(luò)鏈接訪問，也就是說，要控制服務(wù)器登錄用戶，以便在第一時間準(zhǔn)確識別并驅(qū)逐非法用戶。第四，應(yīng)用電子會計檔案專用網(wǎng)絡(luò)，盡可能避免外部干擾，從源頭上避免病毒侵害。電網(wǎng)企業(yè)需要在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實施動態(tài)監(jiān)管、安裝殺毒軟件和建立高安全性防火墻，每隔一段時間就進(jìn)行檔案系統(tǒng)升級，避免電子會計檔案數(shù)據(jù)信息發(fā)生泄露。另外，及時高效地開展備份工作，也是保證電子會計檔案安全性必不可少的環(huán)節(jié)。

五、結(jié)語

進(jìn)入信息化時代，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)深化落實電子會計檔案管理，采取行之有效的管理措施，包括進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、構(gòu)建檔案分類檢索體系、保證會計檔案存儲掃描工作質(zhì)量、組織應(yīng)用電子會計檔案管理系統(tǒng)以及重點(diǎn)強(qiáng)化電子會計檔案安全管理，以此推動電子會計檔案管理工作朝著數(shù)智化方向穩(wěn)定發(fā)展，促使其服務(wù)能力得以增強(qiáng)。