淺談企業(yè)存貨的內(nèi)部控制策略

周旭然

（江蘇華東有色地質(zhì)物資供銷有限公司，江蘇 南京 210037）

企業(yè)要想在市場上占據(jù)有利的地位優(yōu)勢，就要注重內(nèi)控體系的構(gòu)建和執(zhí)行，以保證各項操作實施合規(guī)性、合法性，存貨是企業(yè)的流動資產(chǎn)，占據(jù)總資產(chǎn)占比較高，并且企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中，存貨管理效果較佳，關乎著企業(yè)資金周轉(zhuǎn)狀況，影響企業(yè)當前生存和未來發(fā)展狀況。當前不少企業(yè)越來越重視存貨內(nèi)部控制，獲取一定的效益，但仍有一些需要改進的內(nèi)容，急需結(jié)合企業(yè)自身實際現(xiàn)狀，制定完善的存貨內(nèi)控管理制度，并且將其落于實處，最大限度避免資金占用過多、賬實不吻合，為企業(yè)創(chuàng)設良好的發(fā)展環(huán)境，推動企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展。

一、加強存貨內(nèi)部控制的意義

（一）保證企業(yè)資產(chǎn)的安全性

庫存采購、分發(fā)、銷售等環(huán)節(jié)，主要是相互關聯(lián)和約束，通過存貨內(nèi)控管理能夠提高企業(yè)利益，有效把控成本支出，增強企業(yè)核心競爭力，促進企業(yè)健康發(fā)展。尤其是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，存貨體量較大，管理難度顯著增加，更需要通過有效的存貨內(nèi)控保證存貨的完整性、安全性。

（二）降低企業(yè)成本支出

企業(yè)運營主要以降本增效為核心，存貨堆積會使得企業(yè)倉儲成本、管理成本過高，通過存貨內(nèi)部控制可以保證存貨庫存量科學、合理，減少一些不必要成本損失，減少存貨資金占有率。遵循資金科學、合理應用原則，制定完善的存貨采購計劃，有助于降低企業(yè)管理成本，真正增強企業(yè)核心競爭力，樹立良好的形象。

（三）避免舞弊現(xiàn)象的產(chǎn)生

企業(yè)存貨采購、銷售、倉儲等環(huán)節(jié)中，制定完善的存貨內(nèi)控，精細化檢查和評估存貨采購是否授權(quán)，存貨出庫過程中，依照倉儲部門和財務部門相關數(shù)據(jù)檢查存貨進出是否存在不合規(guī)行為，有助于每項操作合法、合規(guī)，加快企業(yè)存貨資金周轉(zhuǎn)速度，幫助企業(yè)創(chuàng)造較佳的效益[1]。

二、企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

（一）存貨內(nèi)部控制環(huán)境不佳

一方面，人員內(nèi)控意識薄弱。企業(yè)人員存貨內(nèi)控意識的強弱，關系著整個存貨內(nèi)控環(huán)境的優(yōu)劣，未能定期組織培訓和宣傳，人員對存貨內(nèi)控意識薄弱，無法了解和掌握存貨內(nèi)控的重要方法、作用和效用，不能準確做好自身定位，導致存貨內(nèi)控實施缺少先進的思想理念，難以為存貨內(nèi)控落地提供支撐，阻礙企業(yè)存貨的生產(chǎn)、入庫、銷售等，工作中易出現(xiàn)漏洞。

另一方面，存貨內(nèi)控組織機構(gòu)不完善。存貨業(yè)務流程較多，一旦銜接不好，各部門便會出現(xiàn)責任不到位現(xiàn)象，深究其成因，主要是存貨內(nèi)控組織機構(gòu)不完善，無法結(jié)合企業(yè)實際現(xiàn)狀，搭建職責明確、獨立性強的存貨內(nèi)控組織機構(gòu)，不能將存貨各項工作落于實處，導致各項工作開展過程中，各部門責任相互推諉，導致存貨內(nèi)控管理效果不理想，阻礙企業(yè)穩(wěn)定、長足發(fā)展。

（二）存貨內(nèi)部控制風險評估機制缺位

存貨內(nèi)控風險評估和應對，是保證企業(yè)存貨內(nèi)控管理效用發(fā)揮的關鍵因素，通過系統(tǒng)性、綜合性風險評估，為企業(yè)發(fā)展提供指導，有效解決存貨內(nèi)控實施中的問題，創(chuàng)設良好的內(nèi)控環(huán)境，推動企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展。從目前實際現(xiàn)狀分析可知，企業(yè)存貨內(nèi)控管理效果不理想，主要是風險評估、應對不到位，不能涵蓋全業(yè)務流程，導致存貨管理內(nèi)控風險控制不到位，影響整個工作開展效果不理想。企業(yè)對存貨內(nèi)控風險評估缺少正確的認識，不能明確關鍵控制點、風險點，造成風險評估質(zhì)量難以保障，使得存貨內(nèi)控實施效果不理想，難以為企業(yè)創(chuàng)設良好的環(huán)境，風險評估、應對質(zhì)量不能提升，無法發(fā)揮存貨內(nèi)控效用。

（三）存貨內(nèi)部控制信息與溝通不暢

存貨內(nèi)控信息與溝通不暢通，就導致各層級、部門存在信息壁壘，信息傳遞出現(xiàn)滯后，存貨內(nèi)控不能獲取有效的實施，尤其是存貨相關的單據(jù)傳輸不到位，對企業(yè)產(chǎn)生較大的損失。

現(xiàn)如今，企業(yè)存貨內(nèi)控信息與溝通不暢通，主要原因是：第一，缺少信息系統(tǒng)。企業(yè)沒有結(jié)合自身實際，搭建完善的存貨內(nèi)控信息系統(tǒng)，不能突破各部門壁壘，造成信息傳輸滯后，無法為各環(huán)節(jié)工作順利開展提供全面信息，阻礙存貨內(nèi)控效用的發(fā)揮。

第二，交流、溝通機制不完善。企業(yè)存貨內(nèi)控實施過程中，缺少完善的交流、溝通機制，導致各項信息傳輸不到位，無法為存貨內(nèi)控工作實施提供導向，在存貨管理方面存在局限，造成嚴重的經(jīng)濟損失。

（四）存貨內(nèi)部控制監(jiān)督不到位

目前，缺少完善的存貨內(nèi)控監(jiān)督機制，對企業(yè)內(nèi)控進行管理，導致管理層不能充分考量存貨內(nèi)控制度是否科學、合理，執(zhí)行是否到位，實際操作中是否存在漏洞和缺陷。企業(yè)存貨內(nèi)控監(jiān)督主體、范圍和標準的缺位，無法設置專項的監(jiān)督人員，嚴格依照相關要求和制度實施各項工作，不能發(fā)揮存貨內(nèi)控監(jiān)督的作用，存貨內(nèi)控活動實施缺少強有力的約束，各環(huán)節(jié)操作人員行為不規(guī)范、不標準，無法掌握存貨管理中的問題，制定解決措施進行應對，以至于企業(yè)存貨內(nèi)控執(zhí)行不到位，弱化企業(yè)存貨管理成效[2]。

（五）存貨內(nèi)控人員素養(yǎng)較低

目前，存貨內(nèi)控人員素養(yǎng)較低，是阻礙存貨內(nèi)控活動效果的關鍵，核心是存貨內(nèi)控人員培訓不到位，無法結(jié)合人員自身薄弱點，提供精準的內(nèi)控人員培訓計劃和方案，造成存貨內(nèi)控人員無法接受常態(tài)化、系統(tǒng)化培訓，不能通過培訓更新人員知識結(jié)構(gòu)、提高人員專業(yè)素養(yǎng)，高質(zhì)量開展存貨內(nèi)控活動。同時，在招聘存貨內(nèi)控人員時，忽視了人員信息素養(yǎng)、協(xié)調(diào)溝通能力、存貨管理能力等，造成人員與崗位匹配度較低，不能高質(zhì)量開展存貨內(nèi)控管理活動。

三、企業(yè)存貨的內(nèi)部控制策略

（一）優(yōu)化存貨內(nèi)部控制環(huán)境

一方面，樹立存貨內(nèi)控意識。企業(yè)存貨內(nèi)控順利開展，需要人員持有先進的思想意識，充分認識存貨內(nèi)控管理的重要價值，與市場接軌，幫助人員做好思想轉(zhuǎn)型，全方位掌握存貨內(nèi)控的作用、方法等，堅持以先進的存貨內(nèi)控思想為導向，逐步落實各項活動，確保各環(huán)節(jié)工作高質(zhì)量實施，切實在存貨管理過程中發(fā)揮內(nèi)控的效用，實現(xiàn)預期目標。

另一方面，完善存貨內(nèi)控組織機構(gòu)。企業(yè)存貨內(nèi)控實施過程中，要想保證這項工作落于實處，就應結(jié)合自身實際，建立職責明確、獨立性強的存貨內(nèi)控組織機構(gòu)，可以將各項任務、職責落于實處，以便于實現(xiàn)責任明晰化，真正將各項工作貫徹到位。同時，應遵循崗位不相容的原則，科學、合理設置不同崗位，配置專業(yè)化人員，能夠?qū)⑾嚓P人員職責落于實處，為存貨內(nèi)控管理實施到位夯實基礎，推動企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展[3]。

（二）加強存貨內(nèi)控風險管理

企業(yè)要發(fā)揮自身主觀能動性，建立一套涉及全業(yè)務流程的存貨內(nèi)控風險預警、應對體系，辨識存貨內(nèi)控實施中面臨的風險，采取有效的措施和方法，消除各類存貨內(nèi)控風險，以便于創(chuàng)設良好的環(huán)境，幫助企業(yè)存貨內(nèi)控管理效果較佳，將各類風險遏制于搖籃中。與此同時，存貨內(nèi)控風險管控時，要主動摒棄傳統(tǒng)滯后的風險管理模式，逐步將存貨內(nèi)控風險管控關口前移，實現(xiàn)全業(yè)務流程管理，最大限度減少風險帶來的負效應。

例如，本企業(yè)主營各大鋼廠生產(chǎn)的無縫鋼管，公司選擇了江寧濱江倉庫，該倉庫常年保有各種規(guī)格的無縫鋼管3000噸以上，品種齊全，實行一站式提貨服務，本企業(yè)在以下方面改善了存貨內(nèi)控管理。

第一，建立了相互牽制的管理制度。倉庫裝卸人員持證上崗、對保管人員、系統(tǒng)記錄人員、審核人員進行業(yè)務知識和政策法規(guī)的培訓，要求他們嚴格地按照單位內(nèi)部的授權(quán)審批制度來進行業(yè)務處理，保證每項工作有章可循，以便于發(fā)揮制度約束的作用。在執(zhí)行制度時可能需要多個部門的配合和溝通，要求各部門及時協(xié)調(diào)和合作，遇到問題及時溝通解決。資源部門負責復核，遇到問題及時地和系統(tǒng)記錄人員溝通處理。財務部門負責驗收發(fā)票負責監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)存貨管理的一些問題。

第二，規(guī)范存貨的收、發(fā)、退管理。鋼材到達后，安全調(diào)度員應仔細到檢查司機的送貨單并與司機共同檢查一下鋼管的外觀、壁厚等情況，確認完好后方能卸貨，如果有明顯的質(zhì)量問題及時聯(lián)系資源部等候處理。保管員負責指揮將貨物卸到指定的貨位，嚴格地檢查鋼材的數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)與清單上是否一致，現(xiàn)場填寫收貨單，如果發(fā)現(xiàn)規(guī)格不一致等情況，由倉庫主任向資源部報備，以便及時處理。

（三）暢通信息與溝通渠道

完善存貨內(nèi)控信息系統(tǒng)。企業(yè)根據(jù)自身實際需求，使用先進的信息技術(shù)，搭建存貨內(nèi)控信息系統(tǒng)，突破各部門壁壘，實現(xiàn)信息互通和共享，保證存貨內(nèi)控制定、執(zhí)行等部門互通，能夠及時將執(zhí)行問題進行反饋，以便于存貨內(nèi)控體系進行優(yōu)化和改進，使得存貨內(nèi)控活動開展效果較佳，推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

另外，完善存貨內(nèi)控交流和溝通機制。企業(yè)要主動發(fā)揮自身主觀性，建立存貨內(nèi)控交流、溝通機制，打通各部門信息壁壘，使得各層級、部門信息互通，人員在開展各項活動減少信息不對稱引發(fā)的問題，以實現(xiàn)存貨管理效果，幫助企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展[4]。

例如筆者所在的 企業(yè)成立于1992年，隸屬于江蘇省有色金屬華東地質(zhì)勘查局，系南京地區(qū)無縫鋼管銷售龍頭企業(yè)。本企業(yè)的購銷存系統(tǒng)使用的是普訊管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)將存貨的物流系統(tǒng)與磅秤系統(tǒng)連接起來，發(fā)貨時自動下賬，減少了普訊系統(tǒng)收發(fā)錄入的工作量，只需要保管員及時核對，如果出現(xiàn)差錯時需要及時的對接普訊系統(tǒng)管理人員將問題溝通解決，能夠保證各類問題從源頭方面進行有效控制。

另外普訊系統(tǒng)與開票系統(tǒng)對接，開票結(jié)束后自動匹配普訊系統(tǒng)完成下賬，將財務的開票申請環(huán)節(jié)、付款審批環(huán)節(jié)，合同的申請審批環(huán)節(jié)都放入到普訊系統(tǒng)中。將不相容職位信息都放在了這個系統(tǒng)中，如倉庫保管人員錄入采購、入庫、退料等原始憑證，直撥單據(jù)由銷售人員補單資源部門進行復核，資源部門要將進貨發(fā)生的運費做入到普訊系統(tǒng)，財務部門在驗收發(fā)票時負責復核進貨單價和核對運費單價，資源部門根據(jù)市場情況制定考核價格。

利用普訊管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息互通和共享，提高溝通有效性，以實現(xiàn)存貨精細化管理，有助于每一個員工都可以隨時準確地查閱信息并及時溝通，使得存貨內(nèi)控體系從建立、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)信息暢通，加快各部門信息反饋，以保證存貨內(nèi)控更具科學性、合理性，幫助企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（四）注重存貨內(nèi)控監(jiān)督

其一，企業(yè)應基于自身實際現(xiàn)狀，制定一套涵蓋全業(yè)務流程的存貨內(nèi)控監(jiān)督機制，明確監(jiān)督標準、主體和范圍，嚴格按照相關制度、要求實施各項工作，將存貨內(nèi)控監(jiān)督落于實處，快速辨識存貨內(nèi)控監(jiān)督中的問題，提出有效的解決措施和方法，以提高存貨內(nèi)控有效性，推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[5]。

其二，強化規(guī)范存貨的盤點制度。定期和不定期地對存貨進行盤點以減少存貨管理的漏洞。在存貨盤點過程中發(fā)現(xiàn)了盤盈盤虧要進行原因分析，并檢查存貨的內(nèi)控監(jiān)督是否存在問題，并結(jié)合外部審計和內(nèi)部審計情況嚴格進行整改，進一步完善公司的內(nèi)部存貨監(jiān)督制度，減少公司管理漏洞。

例如，本公司為了保證存貨內(nèi)控實施效果較為理想，建議將重點放在內(nèi)控監(jiān)督方面，按照企業(yè)自身實際現(xiàn)狀，財務部每個月中進行對賬，整理未到的進項發(fā)票提醒資源部門收取，并提醒銷售部門抓緊結(jié)賬。每年年初對存貨數(shù)量進行全面賬面盤點，并在銷售淡季停止發(fā)貨并對存貨進行全面清查盤點，全面清查盤點原則上每年一次，由采購部門、財務部門、倉庫管理部門聯(lián)合盤點清查。根據(jù)內(nèi)部審計和外部審計需要臨時增加盤點，根據(jù)審計的處理意見進行整改，進一步完善公司存貨內(nèi)控監(jiān)督，提高經(jīng)濟效益。

除此之外，日常要不定期地對存貨進行巡查和抽查，在倉庫安裝攝像頭進行遠程監(jiān)控，存貨盤點時制定盤點計劃，盤點時保留盤點記錄，編制存貨盤點表并由相關人員簽字。

（五）提高存貨內(nèi)控人員專業(yè)素養(yǎng)

一方面，加大人員培訓力度。存貨內(nèi)控人員在實際培訓過程中，應預先掌握人員薄弱點，制定精準的存貨內(nèi)控人員培訓內(nèi)容，形成一套完善的存貨內(nèi)控人員培訓體系，通過強化人員綜合素養(yǎng)，高質(zhì)量開展存貨內(nèi)控活動，以實現(xiàn)預期目標。

另一方面，做好人員招聘。存貨內(nèi)控人員招聘過程中，既應注重人員理論知識、實踐技能，又要評估人員信息素養(yǎng)、協(xié)調(diào)溝通能力、存貨管理能力等，引進高素養(yǎng)存貨內(nèi)控人員，能夠高質(zhì)量開展各項活動，推動企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展。

四、結(jié)束語

改善企業(yè)存貨內(nèi)控是一項重要、復雜的工作，有利于企業(yè)實際生產(chǎn)和經(jīng)營，以便于提升企業(yè)存貨管理水平，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。但是，在實踐過程中，企業(yè)存貨內(nèi)控實施過程中，受多重因素的影響，仍面臨著一些難題，導致存貨內(nèi)控效果不理想，無法作為人員操作行為規(guī)范，實現(xiàn)預期目標。因此，企業(yè)要立足于自身實際，嚴格依照存貨內(nèi)控實施的現(xiàn)狀，厘清其形成的原因，制定有效的解決措施和方法，提高企業(yè)運營水平，幫助企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。