大數(shù)據(jù)時代財務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制與信息安全

徐 青

一、前言

越來越多的企業(yè)向高水準(zhǔn)財務(wù)管理和財務(wù)共享模式轉(zhuǎn)型，選擇安排專人負(fù)責(zé)集團(tuán)財務(wù)活動和會計賬目的集中處理。將集團(tuán)內(nèi)的財務(wù)活動和會計業(yè)務(wù)處理充分整合，使得財務(wù)管理的效率大幅度提升，經(jīng)營成本被控制在更為合理的范圍內(nèi)，總體內(nèi)部流程逐漸優(yōu)化完善。結(jié)合內(nèi)部控制和財務(wù)共享，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控管理和制度的高度統(tǒng)一，實現(xiàn)各子公司業(yè)務(wù)部門之間的信息互通，細(xì)化需要內(nèi)部控制的經(jīng)營和管理項目，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集中管理，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的問題。

二、財務(wù)共享的概念和積極作用

(一)財務(wù)共享的概念

財務(wù)共享，指的是企事業(yè)單位依托先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和高科技的辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)集團(tuán)子公司和各個業(yè)務(wù)部門的信息互通，讓會計核算、財務(wù)管理和審核的業(yè)務(wù)流程更為集中、高效地處置，將經(jīng)營管理中零散的數(shù)據(jù)和信息高度整合，構(gòu)建一個獨立于各個部門的財務(wù)共享中心專門負(fù)責(zé)該項業(yè)務(wù)，并以統(tǒng)一化的管理理念和標(biāo)準(zhǔn)，對整個企業(yè)進(jìn)行全方位的管理[1]。充分發(fā)揮財務(wù)監(jiān)管部門的作用，發(fā)揮部門價值，為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展方向和戰(zhàn)略推進(jìn)提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。

在我國，中國電信和海爾集團(tuán)率先引入財務(wù)共享理念，并通過共享式的財務(wù)管理戰(zhàn)略推動了企業(yè)的內(nèi)控水平和效益增長，以更高的管理水平和完善制度充分調(diào)動企業(yè)的信息和數(shù)據(jù)，在探索工作創(chuàng)新的同時，也的確對企業(yè)的信息安全和財務(wù)管理有較大的助益。

(二)財務(wù)共享的積極作用

財務(wù)共享最為顯著的作用，就是讓內(nèi)部的溝通和信息流轉(zhuǎn)變得更加高效。在過去，企業(yè)的財務(wù)信息內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程極其拖沓復(fù)雜，信息傳遞的有效性相對滯后。許多緊急的項目和進(jìn)程，因為逐級匯報和反饋也造成進(jìn)度的拖延，還容易在逐級對接和傳遞中出現(xiàn)溝通中的誤會和信息文件的缺失，許多人都要花較多的時間和經(jīng)歷用于反復(fù)核對和確認(rèn)，導(dǎo)致整體工作進(jìn)度的拖延和內(nèi)部溝通成本的提高，甚至因為理解上的誤區(qū)和數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性方面可能出現(xiàn)的問題，讓企業(yè)財務(wù)信息和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性降低[2]。

另外，在過去的企業(yè)財務(wù)管理工作中，財務(wù)部門很難發(fā)揮其管理作用，需要將更多的精力和時間用于核對賬目和審批項目等事務(wù)性工作當(dāng)中，不能以宏觀的視角結(jié)合以往財務(wù)數(shù)據(jù)和經(jīng)營成績獲得更多的經(jīng)驗和方法。致使企業(yè)的風(fēng)控能力和內(nèi)控水平等方面存在問題，容易因為內(nèi)控水平低下、信息安全缺乏保證，導(dǎo)致企業(yè)的核心戰(zhàn)略無法順利推進(jìn)，難以實現(xiàn)對企業(yè)風(fēng)險管理和控制水平的提高。只有建立了公開、透明的財務(wù)共享模式，才能實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控和財務(wù)管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行，推動各項經(jīng)營水平的提高，也能幫助企業(yè)提升收益。

全新的財務(wù)共享模式還可以在提高效率的同時，降低財務(wù)管理部門的財務(wù)和審計人員的工作壓力，將其從繁雜且重復(fù)的工作中解脫出來，實現(xiàn)新時代財管人員的角色轉(zhuǎn)變[3]。讓具有理論經(jīng)驗也了解企業(yè)經(jīng)營結(jié)構(gòu)和模式的優(yōu)秀人才有更多的時間和經(jīng)歷通過業(yè)務(wù)上的優(yōu)化和管理上的創(chuàng)新，結(jié)合財務(wù)共享中心和現(xiàn)有數(shù)據(jù)推動企業(yè)財務(wù)管理和內(nèi)控管理工作順利開展，從做賬會計向企業(yè)發(fā)展經(jīng)營的指導(dǎo)者的身份轉(zhuǎn)變，從而獲得有助于推動各部門高效協(xié)作和提高企業(yè)經(jīng)營效益的方式方法。

三、財務(wù)共享模式的特點

(一)基于計算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)

財務(wù)共享模式，是依托現(xiàn)代化的計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的。首先，構(gòu)建出適用于財務(wù)申報、電子支付等財會業(yè)務(wù)處理的獨立系統(tǒng)，并將其與現(xiàn)代化的企業(yè)內(nèi)部通用線上辦公系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合。線上化的系統(tǒng)模板可以讓財務(wù)單據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化，一鍵成文，支持線上傳閱和打印歸檔，實現(xiàn)線上線下的協(xié)同管理，擴(kuò)充文檔的儲存模式，便于后續(xù)的檢索和管理[4]。

且智慧化財務(wù)處理的系統(tǒng)功能，如會計電算化和財會機(jī)器人等，也可以實現(xiàn)智能化糾錯和財務(wù)審核，極大地解放了人力資源，讓審批確認(rèn)等流程更加高效和便捷，節(jié)約財務(wù)部門內(nèi)部及財務(wù)部門與各部門之間的溝通成本，使企業(yè)的財務(wù)管理效率和資金周轉(zhuǎn)率更高，提高企業(yè)的現(xiàn)金流健康系數(shù)，推動企業(yè)財務(wù)管理向信息化和智能化發(fā)展轉(zhuǎn)型。

(二)遵循企業(yè)財務(wù)管理的制度化要求

財務(wù)共享模式，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢攧?wù)制度為準(zhǔn)則[5]。對可能涉及的企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)，如預(yù)算、成本、收入、支出和凈利潤等方面的項目和數(shù)據(jù)，都要按照科學(xué)先進(jìn)的管理理念和行業(yè)制度來進(jìn)行有序地管理。同時，要以此推行統(tǒng)一的會計核算系統(tǒng)，讓企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的各項數(shù)據(jù)有序整合、規(guī)范統(tǒng)計，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的自動核算將所有數(shù)據(jù)有序地整合和分類，做好數(shù)據(jù)分析，總結(jié)出有助于企業(yè)后續(xù)管理的參考性數(shù)據(jù)，結(jié)合數(shù)據(jù)的變化規(guī)律和整個行業(yè)的發(fā)展動向為后續(xù)的發(fā)展和戰(zhàn)略設(shè)計提供權(quán)威的數(shù)據(jù)支撐。

四、傳統(tǒng)財務(wù)管理和內(nèi)控模式中存在的問題

(一)企業(yè)的人員管理問題

由于部分企業(yè)并未清楚地認(rèn)識到高水平的財務(wù)管理對企業(yè)發(fā)展的積極推動作用[6]。因此，企業(yè)內(nèi)部也并未對財務(wù)管理工作和相關(guān)人員的工作予以高度地重視和支持，導(dǎo)致很多企業(yè)的財務(wù)部門成為了支援型部門，并未在財務(wù)管理領(lǐng)域充分發(fā)揮作用。

另外，財務(wù)共享模式是基于現(xiàn)代化的計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)所創(chuàng)新產(chǎn)生的新型管理模式。但現(xiàn)有的財會人員缺乏先進(jìn)的理念，個人水平也存在問題，不能快速適應(yīng)并融入全新的共享型財務(wù)管理模式。

(二)信息化建設(shè)的問題

傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式，沒有做到有效地銜接企業(yè)集團(tuán)下屬的子公司和各個業(yè)務(wù)部門，各部門之間缺乏溝通交流，需要開展協(xié)作項目時缺乏默契和配合。各部門之前存在著嚴(yán)重的認(rèn)知壁壘，彼此之間形成了信息孤島的矩陣模式，信息和數(shù)據(jù)同步的周期較長，缺乏及時性，影響到工作項目的運行效率，不利于同心同向地完成企業(yè)的經(jīng)營管理目標(biāo)，從而推動企業(yè)內(nèi)部管理水平和經(jīng)營效益的提高，致使企業(yè)的發(fā)展陷入瓶頸[7]。

另外，在財務(wù)共享模式被正式提出之前，多數(shù)企業(yè)對財務(wù)信息的安全監(jiān)管并不到位。甚至很多企業(yè)內(nèi)部對員工離席隨手鎖屏、關(guān)電腦，定期存檔重要文件和加密保存核心文件等方面都缺乏認(rèn)知，更不要說建立防火墻和抵御黑客入侵等方面的操作。

(三)組織機(jī)構(gòu)的問題

基于不同企業(yè)在經(jīng)營模式和企業(yè)內(nèi)部管理上存在的差異性，先進(jìn)的財務(wù)管理理念在落實和融入時，也需要有關(guān)財務(wù)人員結(jié)合企業(yè)經(jīng)營特色對相關(guān)理念進(jìn)行本土化的優(yōu)化和融入，不能照本宣科、生搬硬套，但這無疑也對企業(yè)的財務(wù)管理提出了新的挑戰(zhàn)[8]。許多企業(yè)在落實管理方法和理念時缺乏清晰的規(guī)劃和靈活性，使得相關(guān)制度難以推進(jìn)，工作難以開展。制度的不完善和不適用也讓企業(yè)內(nèi)部對新制度的權(quán)威性和可行性產(chǎn)生了一定的懷疑，缺少充分的認(rèn)可和配合度，也進(jìn)一步阻礙了制度的落地。甚至在工作開展的過程中，出現(xiàn)權(quán)責(zé)劃分不清、內(nèi)部沖突頻發(fā)等問題，使得兄弟部門之間難以平和順暢地溝通協(xié)作，隔閡較大、各自為營，逐漸形成了企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理各個環(huán)節(jié)的管理缺口，內(nèi)部制度和結(jié)構(gòu)混亂等問題也隨之出現(xiàn)，為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展和人員穩(wěn)定埋下了隱患。久而久之，也必然造成各部門對財務(wù)部門的不滿和不配合，二者業(yè)務(wù)相互分離，各部門的工作開展沒有章法可循，財務(wù)和人力部門也無法發(fā)揮二者對其他業(yè)務(wù)部門的支持和監(jiān)管作用，導(dǎo)致財務(wù)、人力和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的相互分離。同時，二者也獲取不到業(yè)務(wù)部門反饋的工作意見和優(yōu)化發(fā)現(xiàn)，久而久之在票據(jù)確認(rèn)和財務(wù)問題的內(nèi)部流轉(zhuǎn)上都會出現(xiàn)信息傳遞的不及時和不到位，導(dǎo)致重要經(jīng)營信息數(shù)據(jù)的同步延誤。一系列管理方案和項目任務(wù)無法推進(jìn)，企業(yè)無法結(jié)合多方力量推動年度、季度和月度經(jīng)營目標(biāo)的順利實現(xiàn)。

(四)經(jīng)營風(fēng)險的問題

在實際工作中，許多企業(yè)并沒有提前制定風(fēng)險預(yù)案，對突發(fā)的異常情況和經(jīng)營問題沒能及時作出相應(yīng)的干預(yù)，去彌補(bǔ)企業(yè)的損失，推動經(jīng)營管理項目的有序開展，直接造成了內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)上的停擺，對可能發(fā)生的損失束手無策，任憑經(jīng)營風(fēng)險的持續(xù)加劇。沒能有效地提升企業(yè)的綜合實力和抗風(fēng)險能力，不利于企業(yè)長遠(yuǎn)和健康地發(fā)展。

五、財務(wù)共享模式下優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的具體措施

(一)全面開展先進(jìn)的內(nèi)部管理

首先要全面開展動員大會，向各部門和子公司傳遞財務(wù)共享轉(zhuǎn)型的相關(guān)理念，結(jié)合各部門的自身業(yè)務(wù)特性和人員崗位要求，明確新模式轉(zhuǎn)型后可以為各業(yè)務(wù)部門和員工個人帶來的切實利益，如工作效率提升、難度降低，以及權(quán)責(zé)重新分配后的薪資待遇提升等。確保全體員工都能理解和認(rèn)同財務(wù)共享經(jīng)營管理模式，并發(fā)揮個人作用，積極配合相關(guān)模式的落地開展和企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。

同時，要結(jié)合先進(jìn)的理念和模式的功能，總結(jié)以往的經(jīng)營管理經(jīng)驗，以服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)格為前提，制定適用于企業(yè)集團(tuán)的內(nèi)部管理制度，強(qiáng)化企業(yè)各部門的內(nèi)部管理水平，并推行相關(guān)舉措。如加強(qiáng)會計流程的控制，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和政策開展財務(wù)工作等等。

另外，面對企業(yè)的財資管理和成本管理，也需要結(jié)合先進(jìn)的管理模式和辦公系統(tǒng)，整理出核心的數(shù)據(jù)和制度，并實現(xiàn)財務(wù)管理與績效考核結(jié)果的充分融合，以此來推動各部門的績效考評制度完善，帶動員工的積極性，實現(xiàn)高效的內(nèi)部管理目標(biāo)。

(二)構(gòu)建先進(jìn)的財務(wù)共享式內(nèi)控環(huán)境

需要企業(yè)集團(tuán)結(jié)合第三方技術(shù)公司構(gòu)建適應(yīng)企業(yè)實際需求的內(nèi)部管理系統(tǒng)，結(jié)合先進(jìn)的大數(shù)據(jù)計算水平，讓系統(tǒng)各模塊的功能得以實現(xiàn)，同時組織人員開展系統(tǒng)學(xué)習(xí)，反饋優(yōu)化和升級建議，推動共享模式的構(gòu)建和成熟。

持續(xù)強(qiáng)化對財會部門的支持水平，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的實時同步和共享，帶動企業(yè)內(nèi)部的溝通和協(xié)作。并結(jié)合各部門的財務(wù)管理方式去探究財務(wù)部門的監(jiān)控和監(jiān)管范圍，及時調(diào)整企業(yè)的經(jīng)營管理戰(zhàn)略。

(三)發(fā)揮信息化管理的作用

在財務(wù)共享模式下，內(nèi)部控制體系優(yōu)化非常重要的內(nèi)容就是對企業(yè)的信息與溝通體系進(jìn)行完善，應(yīng)該加快企業(yè)財務(wù)管理與會計管理信息化建設(shè)，積極探索推進(jìn)財務(wù)共享信息系統(tǒng)升級，在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)財務(wù)信息和會計信息等相關(guān)數(shù)據(jù)的共享使用。同時，還應(yīng)該針對信息安全的實際需要，對信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)完善，強(qiáng)化信息系統(tǒng)授權(quán)操作控制，完善防護(hù)功能軟硬件設(shè)置，為內(nèi)部控制的實施提供良好基礎(chǔ)條件。

(四)嚴(yán)格內(nèi)部監(jiān)督管理成果

積極推動財務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制體系的完善，應(yīng)該強(qiáng)化內(nèi)部控制監(jiān)督管理，重點是對企業(yè)的內(nèi)部控制是否完善、是否健全以及是否有效等進(jìn)行測試評價，并根據(jù)內(nèi)部控制監(jiān)督評價結(jié)果，指導(dǎo)內(nèi)部控制具體管理措施的改進(jìn)。此外，在內(nèi)部控制監(jiān)督方面，還應(yīng)該重點發(fā)揮內(nèi)部審計的作用，通過審計監(jiān)督及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)而有針對性地進(jìn)行改進(jìn)完善。

(五)提高企業(yè)的抗風(fēng)險經(jīng)營等級

為了企業(yè)的長期發(fā)展目標(biāo)，需要依據(jù)行業(yè)數(shù)據(jù)、競爭對手?jǐn)?shù)據(jù)和自身的以往經(jīng)驗來總結(jié)經(jīng)營管理中的各項問題，為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展指明方向，制定行之有效的風(fēng)險防控方案。以此來應(yīng)對各個經(jīng)營管理項目可能遇到的問題，并提前準(zhǔn)備好財務(wù)、人力等多個管理部門的應(yīng)急舉措，舉全集團(tuán)之力，竭盡所能規(guī)避風(fēng)險，將已發(fā)生的問題可能造成的企業(yè)經(jīng)營損失降到最低。及時調(diào)整后續(xù)的階段性戰(zhàn)略，從而對沖風(fēng)險，確保整體發(fā)展目標(biāo)和經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到預(yù)期。

六、結(jié)語

借助當(dāng)前日益成熟的大數(shù)據(jù)及云會計技術(shù)，企業(yè)建立和完善財務(wù)共享服務(wù)中心無疑是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)財務(wù)工作模式，提高財務(wù)管理體系戰(zhàn)略性、決策性和關(guān)聯(lián)性的必要手段。此外，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)下的財務(wù)共享服務(wù)中心能夠高效地整合、處理分析大量財務(wù)數(shù)據(jù)，有效降低企業(yè)經(jīng)營成本，提升財務(wù)鏈和業(yè)務(wù)鏈的管理水平和效率，深度挖掘企業(yè)的市場價值，制定切實可行的企業(yè)戰(zhàn)略，抓住時代機(jī)遇，從而迅速擴(kuò)大市場占有率。