基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案工作發(fā)展對(duì)策

任 飛

（烏蘭察布醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

我國(guó)信息技術(shù)迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)已成為眾多領(lǐng)域的重要支撐。在這個(gè)背景下，高校檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以提高工作效率和質(zhì)量，并能助推高校綜合實(shí)力的提高，成為當(dāng)下高校檔案工作的首要重點(diǎn)。本文通過(guò)探討基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案工作存在的問(wèn)題，旨在能結(jié)合高校實(shí)際，提出對(duì)應(yīng)的大數(shù)據(jù)技術(shù)高校檔案發(fā)展對(duì)策，從而促進(jìn)高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

1 高校檔案工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意義

高校檔案具有育人、資政、存史等功能，對(duì)檔案實(shí)施搜集、保存及管理的本質(zhì)是存史。高校在檔案工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)：

首先，能提高檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)能幫助高校檔案實(shí)現(xiàn)高效收集、整理和存儲(chǔ)檔案信息，減少人工操作的錯(cuò)誤率，節(jié)省大量的時(shí)間和人力。

其次，能提高檔案的利用價(jià)值[1]。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能將檔案信息從以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件形式，在實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存與利用的同時(shí)，也能讓用戶實(shí)現(xiàn)便捷檢索與利用，提高檔案的利用效率，促進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

再次，能提高檔案的準(zhǔn)確性。大數(shù)據(jù)技術(shù)能助力高校檔案館對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與更新，對(duì)檔案中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤、遺漏的信息進(jìn)行補(bǔ)充與修正，為檔案的準(zhǔn)確性與完整性奠基。

最后，能為領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)輔助決策。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，能提煉出其中具有價(jià)值的信息，利用此類信息為高校領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)工作提供良好的決策支撐，讓高校檔案工作的功能與優(yōu)勢(shì)性全面發(fā)揮出來(lái)。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)下高校檔案工作存在的問(wèn)題

2.1 信息化管理理念欠缺

當(dāng)前，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。然而，在多數(shù)高校檔案工作信息化建設(shè)中，卻缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用理念的掌控，并且諸多高校領(lǐng)導(dǎo)也未充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的重要性，這種現(xiàn)狀亟待改變。傳統(tǒng)檔案工作方式多為人工操作，不僅效率低下，而且檢索過(guò)程耗時(shí)、耗力。在信息化時(shí)代背景下，這種傳統(tǒng)方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。因此，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案工作，是提升檔案工作效率、減少人力成本、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是推進(jìn)高校信息化建設(shè)、提升高校整體管理水平的必由之路。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

現(xiàn)階段，高校檔案工作中缺乏了相關(guān)配套設(shè)備的投入，尤其是高校在建設(shè)檔案工作上缺乏了經(jīng)費(fèi)，難以確保檔案工作信息化建設(shè)中資金的充足與完善，加之配套的設(shè)施更新較為緩慢等問(wèn)題的出現(xiàn)，致使檔案工作效率與質(zhì)量堪憂。如，教師檔案信息管理中，多數(shù)高校只會(huì)保留教師的業(yè)務(wù)與照片資料，有關(guān)檔案資料收集與整理并不規(guī)范，在檔案管理上缺乏了經(jīng)驗(yàn)與標(biāo)準(zhǔn)要求，類別保管上也出現(xiàn)模糊不清的現(xiàn)象，無(wú)法辨識(shí)其所具有的保存價(jià)值，只會(huì)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，難以發(fā)揮檔案工作的作用。

2.3 信息安全問(wèn)題堪憂

隨著信息科技的迅速發(fā)展，高校檔案工作已基本完成數(shù)字化變革，積累了大量的數(shù)字檔案。然而，數(shù)字化帶來(lái)的不僅有便利，同時(shí)也帶來(lái)了諸多信息安全挑戰(zhàn)。例如，教師和學(xué)生對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的防控意識(shí)和能力相對(duì)較弱，網(wǎng)絡(luò)中非法獲取和倒賣個(gè)人信息、侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)等行為嚴(yán)重?fù)p害了師生的權(quán)益[2]。另外，現(xiàn)有的信息安全基礎(chǔ)保障工作力度不夠，無(wú)法有效抵御來(lái)自外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)泄露的事件時(shí)有發(fā)生。此外，檔案管理人員在信息安全意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)方面的能力也較為欠缺，使得檔案安全問(wèn)題的解決變得困難重重。

2.4 缺乏專業(yè)檔案人才

新時(shí)代高校檔案工作還面臨著專業(yè)人才缺乏的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案工作中，對(duì)檔案工作人員的要求逐漸提高，要求檔案人員具備復(fù)合與專業(yè)的知識(shí)，將用戶檔案需求與現(xiàn)有條件結(jié)合，確保能提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。但是在實(shí)際上，由于檔案工作在高校中一直處于輔助性地位，導(dǎo)致很多高校缺乏對(duì)檔案工作的重視，也缺乏對(duì)檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。同時(shí)，人才培養(yǎng)不足。高校中檔案管理相關(guān)專業(yè)較少，而且缺乏實(shí)踐機(jī)會(huì)，導(dǎo)致市場(chǎng)上檔案管理專業(yè)人才供不應(yīng)求，而諸多高校對(duì)于檔案管理工作人員的激勵(lì)機(jī)制不夠完善，無(wú)法吸引更多的專業(yè)人才投身于檔案管理工作中[3]。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)下高校檔案工作的發(fā)展對(duì)策

3.1 正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，改變管理理念

要想做好高校檔案工作，高校領(lǐng)導(dǎo)層與相關(guān)部門(mén)需要正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中的重要性，才能更好、更快地完成檔案歸檔的工作。

首先，要制定檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理朝著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在具體實(shí)施環(huán)節(jié)中，需要利用信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理工作的基礎(chǔ)，以此提升檔案工作人員的能力，提高儲(chǔ)存卷宗質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)不同檔案的兼容保存。例如，在數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)上，處理與存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)時(shí)確定數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)的類型、結(jié)構(gòu)、表示方式等，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式減少數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與處理難度，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性與效率；制定相應(yīng)的存儲(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確存儲(chǔ)設(shè)備、存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)位置等方面的規(guī)定，以確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全、可靠和高效；查詢服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定查詢方式、查詢流程、查詢結(jié)果，提高服務(wù)質(zhì)量與效率，滿足用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)查詢的需求。利用此種檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模式，進(jìn)一步提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案工作中的標(biāo)準(zhǔn)，形成完善與統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，確保工作能朝著科學(xué)化方向發(fā)展。

其次，大力宣傳大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的作用。高校領(lǐng)導(dǎo)層需大力宣傳大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案工作的重要性，提升檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用檔案管理的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新檔案工作理念，提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)管理意識(shí)與技能水平，為高質(zhì)量檔案管理工作的開(kāi)展奠基。例如，檔案管理人員要積極地配合其他部門(mén)工作的開(kāi)展，將檔案工作中的服務(wù)性充分地發(fā)揮出來(lái)，認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，并將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案分析、歸納及整理工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，上傳到學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)中，提升檔案管理規(guī)范性，為其他人員提供便捷化服務(wù)[4]。

3.2 加大資金的扶持力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施

高校在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)中，需要強(qiáng)有力的軟件支持與硬件設(shè)施支持，方能更好地推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用。

首先，要投入大量的資金。大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用需要得到學(xué)校管理層的高度重視和大力支持，以便提供足夠的資金保障。這些資金可以用于購(gòu)買和維護(hù)數(shù)據(jù)中心、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、軟件工具等基礎(chǔ)設(shè)施，以及開(kāi)發(fā)和應(yīng)用新的數(shù)據(jù)分析技術(shù)和算法。同時(shí)，學(xué)?？梢苑e極申請(qǐng)政府資助和行業(yè)基金的支持，以獲取更多的資金資源，讓高校檔案工作得以發(fā)展。例如，高?？梢苑e極爭(zhēng)取政府對(duì)檔案工作的大力支持和投入，以推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展；與企業(yè)合作，通過(guò)技術(shù)轉(zhuǎn)讓和合作開(kāi)發(fā)等方式，引入社會(huì)資源，共同推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用；還可以利用檔案數(shù)據(jù)開(kāi)展服務(wù)創(chuàng)收，通過(guò)向社會(huì)提供有償?shù)臋n案信息服務(wù)等方式，籌措資金支持檔案工作的發(fā)展。

其次，夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用正逐漸成為趨勢(shì)，為了滿足這一需求，要建設(shè)一整套完善的基礎(chǔ)設(shè)施。高性能的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是保證大數(shù)據(jù)技術(shù)順利實(shí)施的關(guān)鍵，能為大量數(shù)據(jù)的傳輸和處理提供穩(wěn)定和可靠的網(wǎng)絡(luò)支持。而龐大安全的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份設(shè)施是必不可少的，能確保數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理既快速又安全，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。此外，高效的數(shù)據(jù)處理和分析設(shè)施也是大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心，能幫助高校檔案工作人員更快速、準(zhǔn)確地處理和分析大量數(shù)據(jù)，為決策提供科學(xué)依據(jù)。這些基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量直接決定了大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用效果，因此必須給予高度重視。在選擇設(shè)備和服務(wù)商時(shí)，學(xué)校必須嚴(yán)謹(jǐn)挑選高品質(zhì)的設(shè)備和服務(wù)商，確保能滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行，避免后期出現(xiàn)問(wèn)題影響工作效率[5]。因此，高校要夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。例如，在政府、企業(yè)的資金支持下，購(gòu)買與更新檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的相關(guān)設(shè)備，包含網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、數(shù)據(jù)儲(chǔ)備、備份設(shè)施、數(shù)據(jù)處理與分析設(shè)施，并建立相對(duì)應(yīng)的安全設(shè)施，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)需要嚴(yán)格保護(hù)個(gè)人隱私，如數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等，以防止個(gè)人隱私的泄露和侵犯，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性，進(jìn)一步推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案工作中的廣泛應(yīng)用。

3.3 重視對(duì)檔案安全管理，提升管理力度

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，為高校檔案工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了嚴(yán)重的安全問(wèn)題。因此，需要重視對(duì)高校檔案的安全管理力度。

首先，要制定安全的管理制度。為了能保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，高校需要制定嚴(yán)格與安全管理制度。包括對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)、加密、權(quán)限控制等方面的規(guī)定，以確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，還要制定檔案泄露應(yīng)急預(yù)案，防范檔案泄露事件的發(fā)生，并嚴(yán)格執(zhí)行。例如，針對(duì)因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)的屬性與信息系統(tǒng)功能要求，對(duì)防火墻、入侵防御系統(tǒng)、日志審計(jì)等安全設(shè)置與網(wǎng)絡(luò)安全軟件進(jìn)行排查，并對(duì)系統(tǒng)漏洞掃描、反病毒庫(kù)更新、系統(tǒng)補(bǔ)丁修補(bǔ)等展開(kāi)安全防護(hù)，確保信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保護(hù)檔案安全。

其次，明確責(zé)任，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全工作的領(lǐng)導(dǎo)。通過(guò)成立有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)導(dǎo)小組、網(wǎng)絡(luò)安全緊急聯(lián)絡(luò)小組，在小組中明確分工，確保日常工作順利開(kāi)展。例如，對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公、信息上傳審批、辦公電腦防護(hù)、存儲(chǔ)設(shè)備等提出明確要求，并強(qiáng)化日常防控管理，查漏補(bǔ)缺，完善已有的安全管理制度[6]。而在此項(xiàng)工作中，以明確檔案管理人員責(zé)任的形式，能有效提高檔案管理人員的責(zé)任感，使其能全身心地參與到檔案保護(hù)與管理工作中。同時(shí)，還要展開(kāi)培訓(xùn)與管理工作，對(duì)檔案人員采取培訓(xùn)，使其能應(yīng)對(duì)各種安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。例如，對(duì)全體檔案人員開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)安全教育、專題安全教育、網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)教育等，并要定期開(kāi)展安全檢查和演練，提高檔案人員的防范能力與應(yīng)急響應(yīng)能力。

最后，提升技術(shù)防范手段。在保障檔案數(shù)據(jù)的安全性方面，技術(shù)防范手段發(fā)揮著極其重要的作用。高?？梢圆扇∫幌盗邢冗M(jìn)的技術(shù)手段，例如數(shù)據(jù)加密技術(shù)，確保檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性，使其在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中不被泄露；訪問(wèn)控制技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)進(jìn)行精細(xì)化管理，防止未授權(quán)的人員獲取數(shù)據(jù)；以及身份認(rèn)證技術(shù)，對(duì)訪問(wèn)者的身份進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)。這些技術(shù)手段相互配合，為檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性保駕護(hù)航。

3.4 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案工作中，涉及諸多方面的環(huán)節(jié)與技術(shù)性問(wèn)題，如互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)硬件、信息發(fā)布與規(guī)范、數(shù)據(jù)處理與安全問(wèn)題等。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案工作中，需要專業(yè)的人才支持。

首先，要加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)與教育工作。例如，定期對(duì)檔案工作人員展開(kāi)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容包括大數(shù)據(jù)技術(shù)基本原理、數(shù)據(jù)處理和分析方法、相關(guān)職業(yè)道德等，提高人員的專業(yè)技能與知識(shí)，更好地投入檔案管理工作中。

其次，引進(jìn)專業(yè)人才[7]。引進(jìn)高水平的計(jì)算機(jī)人才與檔案管理人員，助推檔案管理質(zhì)量與效率的提升。例如，高?？梢苑e極引進(jìn)具有大數(shù)據(jù)分析技術(shù)與具備充足經(jīng)驗(yàn)的人才，為大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中提供良好支撐，并能發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人才的引領(lǐng)作用，提高高校檔案管理隊(duì)伍的整體水平，更好地助推高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案工作是高校教育教學(xué)活動(dòng)、管理、教科研、教育督導(dǎo)評(píng)估的重要環(huán)節(jié)與參考資料，對(duì)高校的持續(xù)發(fā)展具有重要作用。因此，要發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，將其應(yīng)用于高校檔案工作中，有效地推動(dòng)高校檔案工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，促進(jìn)檔案行業(yè)的進(jìn)步，推動(dòng)高校教育教學(xué)水平的提高，加快可持續(xù)發(fā)展的步伐。