基層審計機(jī)關(guān)審計檔案管理工作

丁艷

摘 要：審計檔案是考察審計工作成績，借鑒優(yōu)秀優(yōu)秀審計成果的重要依據(jù)，做好對審計檔案的搜集，整理和保管是基層審計機(jī)關(guān)的重要職責(zé)。因此，在實際管理過程中，要明確審計檔案檢查方式，引入數(shù)據(jù)化的檔案管理方式，強化基層人員的歸檔意識，細(xì)化檔案責(zé)任，提高整體的工作效率

關(guān)鍵詞：層審計機(jī)關(guān)；審計檔案；管理工作

審計業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，不僅涵蓋經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，也涉及到合同管理、集中采購、招投標(biāo)等多項業(yè)務(wù)。審計檔案朝著多元化、數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展。因此，在實際管理過程中，應(yīng)該明確審計檔案的基本原理，遵循審計檔案的內(nèi)在邏輯，提高檔案查詢效率，推動整體檔案的信息化、數(shù)據(jù)化管理。

一、基層審計機(jī)關(guān)審計檔案管理工作的概述

審計檔案是國家檔案的組成部分，基層檔案信息來審計實踐活動，主要包括政策審計、績效審計。不同的審計樣態(tài)，具有完全不同的審計對象，基層審計機(jī)關(guān)審計檔案來源跨行業(yè)、跨部門、跨機(jī)構(gòu)。在整理審計文件過程中，可以及時查缺補漏，提高審計質(zhì)量與效率，審計檔案系統(tǒng)反映了審計實施的全過程，通過查閱各項審計檔案資料，真實客觀反應(yīng)審計人員的責(zé)任分工與完成情況，準(zhǔn)確評價審計人員工作業(yè)績。

二、基層審計機(jī)關(guān)審計檔案管理中遇到的問題

（一）細(xì)節(jié)問題繁多

審計檔案內(nèi)容涉及范圍廣，文件資料多，在歸檔中發(fā)現(xiàn)了審批程序不完善、文件時間錯亂、審計要求不明確等一系列問題?；鶎訉徲嫏C(jī)關(guān)業(yè)務(wù)復(fù)雜，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，審計人員對檔案管理和信息化建設(shè)的必要性和重要性認(rèn)識不到位。

（二）數(shù)據(jù)調(diào)用復(fù)雜

受傳統(tǒng)觀念影響，對檔案管理工作不夠重視，單純認(rèn)為檔案管理就是對檔案保存，沒有考慮到審計檔案本身的特殊性，對審計檔案的教育價值挖掘有限。審計檔案中，包括被審計單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作職能、業(yè)務(wù)范圍、規(guī)章制度、財務(wù)收支等重要信息，一旦遭到損壞，會造成巨大的危害。基層審計檔案共享系統(tǒng)不完善，限制了不同審計檔案服務(wù)信息主體之間的合作交流。審計主體和被審計單位之間相互孤立，審計信息缺乏追蹤性和共享性證據(jù)支撐。

（三）業(yè)務(wù)范圍增多

審計是對經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行審查的一個過程。在經(jīng)濟(jì)審查過程中，會存在大量的數(shù)據(jù)信息，基層審計機(jī)關(guān)從開始接受委托到審計檔案歸檔過程中存在一定的時間差。

三、基層審計機(jī)關(guān)審計檔案管理工作的優(yōu)化

（一）加大人才培養(yǎng)力度

審計檔案中包括機(jī)構(gòu)名稱，機(jī)構(gòu)情況，業(yè)務(wù)流程，財務(wù)報表，審計證據(jù)，審計報告等重要內(nèi)容，在實際管理過程中應(yīng)該強化整體的信息管理，有效解決審批程序不完善，文件資料倒置等問題。檔案管理人員作為檔案管理中的關(guān)鍵，基層審計機(jī)關(guān)日常面臨的工作較為繁雜，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。因此在實際管理過程中應(yīng)該合理安排工作內(nèi)容，明確審計整個流程信息，積極引進(jìn)人才。及時跟進(jìn)審計進(jìn)度，對于完成的資料進(jìn)行及時歸檔，提高審計檔案內(nèi)容的質(zhì)量，擴(kuò)大審計監(jiān)督的工作范圍，有針對性的開展審計項目，開展專項的合同審計、倉庫審計成本審計、績效審計，以優(yōu)化整體的管理空間。

例如，要做好對檔案專業(yè)人才和復(fù)合型管理人才的培訓(xùn)，堅持引進(jìn)去與走出來相結(jié)合的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，外積極引進(jìn)人才。檔案管理工作繁雜，作為審計檔案管理人員要堅定政治立場、要堅守職業(yè)底線，強化自身的政治立場、嚴(yán)格遵守各項保密政策，承擔(dān)起時代賦予自身的偉大責(zé)任，真正做到事無巨細(xì)，從內(nèi)心熱愛自身的工作，有著高尚的道德素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。

（二）保證檔案信息安全

新時代，新征程，新起點。對檔案管理工作也提出了新的要求，在檔案管理過程中應(yīng)該強化硬件支撐與軟件建設(shè)。檔案在保存過程中面臨著物理、化學(xué)、生物等不同因素的風(fēng)險，還面臨著檔案載體轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)備份，信息安全、真實性等信息化風(fēng)險。因此，檔案管理部門需要以現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)為主要依托，構(gòu)建由傳統(tǒng)載體為基礎(chǔ)的修復(fù)技術(shù)，優(yōu)化庫房管理，信息調(diào)用技術(shù)等。

例如，從硬件層面上，要打造專用的檔案存儲房和查閱室，確保辦公、檔案庫、查閱室相互分離，互不相容。當(dāng)物理儲存介質(zhì)損壞時，要及時進(jìn)行維修，到期報廢，甚至采取擦除或者是銷毀等一系列方式，做好檔案檢驗和記錄工作，上報保密局的認(rèn)可，防止數(shù)據(jù)泄露，已達(dá)到保證數(shù)檔案據(jù)安全的目的。同時檔案庫要具備一定的環(huán)境監(jiān)控報警設(shè)備，有良好的門禁攝像頭等安防監(jiān)控設(shè)施，保證溫度控制在15～25℃，濕度在35%～50%之間。在查閱重要檔案時，要做好檔案查閱記錄。在軟件層面上，要支持關(guān)鍵詞索引和系統(tǒng)，利用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行分布式儲存，P2P網(wǎng)絡(luò)可以點對點交易，有效減少第三方的干擾。內(nèi)置加密算法和共識機(jī)制，利用區(qū)塊鏈技術(shù)，可以根據(jù)檔案的保密級別，設(shè)置公有鏈，私有鏈和聯(lián)盟鏈，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分層保存，實現(xiàn)節(jié)點式分布，提高審計檔案信息管理效率。保證審計單案的原始性、真實性，從源頭上的的杜絕信息篡改行為。

（三）強化審計檔案檢查

檔案管理是一個復(fù)雜的流程，需要大量的校對，尤其是基層的審計檔案管理中涉及到大量紙質(zhì)檔案的管理、核查。審計檔案的管理直接體現(xiàn)了基層職工的工作態(tài)度和工作能力。因此，要明確各方責(zé)任。審計組主管和審計負(fù)責(zé)人要承擔(dān)主要的檢查和核查責(zé)任，確保程序合法合規(guī)，并做好審核督查工作。對未按審理要求整改的資料不予接受。在整理過程，通過組卷、分類、排列、編號編目等步驟，做到五查五看，完成歸檔整理，優(yōu)化檔案管理考核機(jī)制，完善審計辦法，提高審計檔案管理水平。

（1）時間邏輯。審計檔案具有較強的先后順序，在規(guī)在閱卷過程中要看檔案資料編寫是否存在時間倒置的情況。以審計通知書簽發(fā)之日為起點，重點檢查各項審計工作是否按照審計流程要求，先后形成審計檔案資料。檔案資料中是否包括批復(fù)審計通知書、下發(fā)審計通知書、編制調(diào)查了解記錄、審計報告等文件。

（2）文書邏輯。審計文書具有一定的邏輯關(guān)系，彼此可以相互印證。例如，審計取證單可以印證審計工作的底稿是否事實清晰、證據(jù)明確，而審計工作底稿可以印證審計工作是否按照審計實施方案。在核查文書邏輯時，要重點檢查文書填寫是否按照規(guī)定的格式、是否存在錯漏，而審計取證單描述的數(shù)據(jù)文字是否有合同、財務(wù)報告等數(shù)據(jù)支撐。

（3）審批邏輯。審批貫穿整個業(yè)務(wù)管理的重要部分。審計是對被審單位全面清查的過程，在對被審計單位進(jìn)行審計時，需要多個領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。因此要及查審批日期是否符合審批流程。在審計調(diào)查時，應(yīng)該由審計組主管在底稿中審批。審計組負(fù)責(zé)人在匯總底稿中審批。定期召開審計組會議，查看是否形成審計組會議紀(jì)要，檢查紀(jì)要紀(jì)要內(nèi)容是否與審計報告相矛盾。

（4）紙張邏輯。在審計工作中，會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)材料。因此在在檢查過程中要看頁碼編寫和紙張擺放是否規(guī)范，保證有字的頁面均有頁碼，確保頁碼連續(xù)、資料檔案不得擺放破損頁，如有破損頁應(yīng)該及時更換或者用A4紙進(jìn)行粘貼修復(fù)，及時取出殘留訂書釘、別針等金屬件，打造高質(zhì)量的審計檔案。

四、結(jié)束語

審計檔案作為記錄審計工作發(fā)展的重要材料，對基層審計機(jī)關(guān)有著重要的指導(dǎo)意義和借鑒價值。因此，作為檔案管理人員，要提高自身的認(rèn)知，不斷更新技術(shù)特點，充分做好檔案保管工作，確保審計檔案的真實性、完整性。

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