質(zhì)量管理體系內(nèi)審對(duì)氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的推動(dòng)作用

摘 要：本文梳理了興安盟氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行現(xiàn)狀及內(nèi)審對(duì)氣象業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的推動(dòng)作用，分析了存在的問(wèn)題，提出了進(jìn)一步提升內(nèi)審有效性的對(duì)策建議。結(jié)果表明：內(nèi)部審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題集中在綜合觀測(cè)業(yè)務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)、機(jī)遇識(shí)別方面；發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用和內(nèi)審人員培養(yǎng)是持續(xù)提高內(nèi)部審核有效性水平的源動(dòng)力。同時(shí)，還針對(duì)現(xiàn)階段體系審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出了一些改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：氣象觀測(cè)，內(nèi)審，體系，有效性

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.03.020

Promotion Effect of Internal Audit of Quality Management System on Standardization Process of Meteorological Observation Business

YAN Wen-Hui

（Xingan League Meteorologieal Bureau）

Abstract： The current situation of meteorological observation quality management system in Xingan League and the promotion role of internal audit on standardization process are introduced， the existing problems are analyzed， and the countermeasures and suggestions to further improve the effectiveness of internal audit are put forward in the paper. The results show that the problems found in the process of internal audit focus on the comprehensive observation business and the identifi cation of risks and opportunities. Making leaders play a leading role and training of internal auditors are driving forces to continuously improve the effectiveness of internal audit. In view of the problems found in the current system audit， some measures for improvement are put forward.

Keywords： meteorological observation， internal audit， system， effectiveness

1 引 言

ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)作為質(zhì)量管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，雖然源自制造業(yè)，但目前在各領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。2017年中國(guó)氣象局開(kāi)始大范圍內(nèi)推行，到2020年年底實(shí)現(xiàn)了氣象觀測(cè)領(lǐng)域全覆蓋，自此我國(guó)的氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)管理與國(guó)際水平全面接軌[1]。為確保氣象觀測(cè)工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，利用PDCA循環(huán)方法和基于風(fēng)險(xiǎn)的思維成為中國(guó)氣象觀測(cè)領(lǐng)域質(zhì)量管理體系建設(shè)的主體思路[2]，內(nèi)審則是自我評(píng)價(jià)與改善的重要途徑[3]，也是不斷提升用戶滿意度的第一道“質(zhì)檢關(guān)”。2019年，內(nèi)蒙古氣象局開(kāi)始著手質(zhì)量管理體系建設(shè)工作，通過(guò)不斷的探索與實(shí)踐，2020年通過(guò)ISO 9001認(rèn)證。但是通過(guò)認(rèn)證并不是質(zhì)量管理工作的終點(diǎn)，而是進(jìn)一步發(fā)展的起點(diǎn)。本文結(jié)合內(nèi)蒙古興安盟氣象局近3年的氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行現(xiàn)狀，立足提升觀測(cè)系統(tǒng)穩(wěn)定性和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力，探討氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核過(guò)程中存在的問(wèn)題以及改進(jìn)措施，使質(zhì)量管理體系持續(xù)有效運(yùn)行。

2 內(nèi)審的策劃和實(shí)施

興安盟氣象局在氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行中，參照自治區(qū)氣象局編制的《內(nèi)部審核控制程序》，結(jié)合本單位實(shí)際情況，梳理內(nèi)審流程。由業(yè)務(wù)科根據(jù)情況組織制定《年度內(nèi)部審核方案》，審核《內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃》和《內(nèi)部審核報(bào)告》，保存內(nèi)部審核資料。經(jīng)分管局長(zhǎng)審批內(nèi)部審核文件、任命內(nèi)審組長(zhǎng)，內(nèi)審組成員依據(jù)《內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃》的分工與安排，實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核，編制《內(nèi)部審核檢查表》和《不符合項(xiàng)報(bào)告》。相關(guān)科室和旗縣局站負(fù)責(zé)配合審核工作，包括接受現(xiàn)場(chǎng)審核，對(duì)本單位發(fā)生的不符合項(xiàng)分析原因，采取糾正措施，進(jìn)行整改。并通過(guò)最高管理者的參與，使組織的質(zhì)量管理體系審核的有效性得到保障，充分發(fā)揮質(zhì)量管理體系在組織運(yùn)行活動(dòng)中的積極作用，提升組織各方面的管理效率。

3 內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

2020-2022年，興安盟氣象局結(jié)合汛前業(yè)務(wù)檢查，采取實(shí)地審核、旗縣互審等方式開(kāi)展內(nèi)部審核。對(duì)體系覆蓋范圍內(nèi)的5個(gè)科室、1個(gè)直屬單位和9個(gè)氣象市氣象局站全部進(jìn)行審核。發(fā)現(xiàn)23個(gè)不符合項(xiàng)和167個(gè)觀察與建議項(xiàng)，近3年不符合審核準(zhǔn)則的行為或狀況出現(xiàn)在“應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施”“生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制”和“基礎(chǔ)設(shè)施”；觀察與建議項(xiàng)主要集中在“生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制”“成文信息”“基礎(chǔ)設(shè)施”和“不合格和糾正措施”。

4 提升內(nèi)審有效性的措施

4.1 制定內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃

為加強(qiáng)綜合氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)管理，提升觀測(cè)業(yè)務(wù)質(zhì)量，檢驗(yàn)各單位、各部門綜合氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)運(yùn)行是否滿足體系文件和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)及時(shí)開(kāi)展整改并實(shí)施糾正預(yù)防措施，瞄準(zhǔn)“質(zhì)量提升年”行動(dòng)目標(biāo)，推進(jìn)全盟氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系持續(xù)運(yùn)行改進(jìn)，制定氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃，確定審核具體的日程安排、審核組成員名單及分工情況，詳細(xì)列出審核注意事項(xiàng)，以確保過(guò)程、項(xiàng)目無(wú)遺漏。

4.2 提升對(duì)內(nèi)審的認(rèn)識(shí)和理解

氣象觀測(cè)質(zhì)量管理內(nèi)審用于內(nèi)部管理評(píng)審，作為氣象部門合格聲明的基礎(chǔ)。內(nèi)審不是應(yīng)付第三方外審的手段[4]，也不是片面的查弊罰錯(cuò)。而是以第一方的名義，以第三方的視角，找出體系運(yùn)行時(shí)的不足，并尋求改進(jìn)措施，再通過(guò)措施的跟蹤驗(yàn)證，得以完善的重要支撐。同時(shí)內(nèi)審也是具備職業(yè)基礎(chǔ)和素養(yǎng)的人員，在可獲得信息或合理抽樣的基礎(chǔ)上，對(duì)體系運(yùn)行狀況進(jìn)行分析，以助于識(shí)別改進(jìn)為目的的一個(gè)過(guò)程。

4.3 強(qiáng)化人員意識(shí)和能力

4.3.1 高層管理者的導(dǎo)向力

高層管理者對(duì)質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行起著關(guān)鍵的作用，審批重大風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇應(yīng)對(duì)措施等方面都需要管理人員做決定，體系審核工作需要領(lǐng)導(dǎo)高度的重視，整個(gè)單位就會(huì)處于一個(gè)重視審核、關(guān)注審核的氛圍，從而在內(nèi)審的實(shí)施過(guò)程得到有力的支持，后續(xù)的改進(jìn)過(guò)程得到足夠的保障。

4.3.2 內(nèi)審員的執(zhí)行力

內(nèi)審員是內(nèi)審工作的執(zhí)行者和承擔(dān)者[5]，是推進(jìn)審核工作的基礎(chǔ)。首先，內(nèi)審員的自身職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)審核內(nèi)容的了解、與受審部門的溝通、與團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，都是內(nèi)審工作必不可少的；其次，內(nèi)審員在審核中勤奮并具有判斷力，內(nèi)審員具備審核的公正性和審核結(jié)論的客觀性，才能確保審核的有效性和準(zhǔn)確性。

4.3.3 全員參與的協(xié)作力

培訓(xùn)是人力資源開(kāi)發(fā)、強(qiáng)化體系運(yùn)行的有效途徑。自2019年建設(shè)開(kāi)始?xì)庀笥^測(cè)質(zhì)量管理體系，興安氣象局每年組織開(kāi)展內(nèi)審宣貫培訓(xùn)和內(nèi)審員持續(xù)培訓(xùn)，內(nèi)審員從2019年的4人增加到2021年的15人，保證各旗縣局站、信息保障中心和業(yè)務(wù)管理至少一名內(nèi)審員。通過(guò)培訓(xùn)，讓領(lǐng)導(dǎo)干部熟悉什么是質(zhì)量管理體系，使全體業(yè)務(wù)人員了解開(kāi)展質(zhì)量管理體系建設(shè)的意義，把質(zhì)量管理體系與實(shí)際觀測(cè)業(yè)務(wù)深度融合。

4.4 優(yōu)化內(nèi)審方式

傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)審核是查找出體系薄弱點(diǎn)的強(qiáng)有力手段，但單一的審核方式在實(shí)際工作中會(huì)因時(shí)效性、覆蓋度等原因受到限制。自2020年起，興安盟氣象局結(jié)合實(shí)際將業(yè)務(wù)與內(nèi)審相結(jié)合，采取遠(yuǎn)程視頻審核、實(shí)地審核、旗縣互審等多種方式，并涵蓋體系建設(shè)范圍內(nèi)所有業(yè)務(wù)類別。這樣的審核方式可以在三年認(rèn)證有效期內(nèi)實(shí)現(xiàn)本盟市質(zhì)量管理體系運(yùn)行單位全覆蓋，也可從中提升內(nèi)審員實(shí)戰(zhàn)技巧，通過(guò)交流取長(zhǎng)補(bǔ)短、互通有無(wú)。

4.5 落實(shí)持續(xù)跟蹤

持續(xù)改進(jìn)是內(nèi)審工作的核心[6]，是為消除不合格的原因并防止其再發(fā)生所采取的措施。內(nèi)審工作發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是合理的、常態(tài)的，對(duì)氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的不合格及其原因進(jìn)行分析并采取糾正措施，經(jīng)業(yè)務(wù)科審批的糾正措施由不符合發(fā)生的責(zé)任單位負(fù)責(zé)組織實(shí)施，再由業(yè)務(wù)科對(duì)實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。經(jīng)驗(yàn)證未達(dá)到預(yù)期效果時(shí)，要重新組織進(jìn)行原因分析并制定糾正措施[7，8]，直至達(dá)到預(yù)期效果，以防止其再次發(fā)生或者在其他場(chǎng)合發(fā)生，實(shí)現(xiàn)興安盟氣象局質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。

5 結(jié) 語(yǔ)

氣象觀測(cè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是評(píng)價(jià)體系成效的一種方式，是優(yōu)化體系成效的一個(gè)步驟，經(jīng)過(guò)“體系運(yùn)行→發(fā)現(xiàn)不足→改進(jìn)完善→體系運(yùn)行”的循環(huán)，最終實(shí)現(xiàn)氣象觀測(cè)業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展效益的最大化。

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作者簡(jiǎn)介

閆文輝，本科，工程師，研究方向?yàn)榫C合觀測(cè)管理、氣象服務(wù)。

（責(zé)任編輯：張瑞洋）