淺談高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)在資產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

齊魯醫(yī)藥學(xué)院 劉瀟瀟

資產(chǎn)檔案作為高校發(fā)展歷史的見證及直接形成的歷史記錄，高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)在提高資產(chǎn)檔案管理質(zhì)量及實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)檔案管理應(yīng)用效應(yīng)最大化及安全性上發(fā)揮著積極的作用。但當(dāng)前高校資產(chǎn)檔案管理仍存在諸多問題亟待解決。針對(duì)這一情況，本文提出基于高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，運(yùn)用三層系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)采集功能，從資產(chǎn)領(lǐng)用、資產(chǎn)借用、資產(chǎn)報(bào)廢及歸檔管理四個(gè)方面論述了具體應(yīng)用思路。

長(zhǎng)久以來，高校資源都被界定為一種被私人管制的資產(chǎn)，缺少校際傳播流通。因此，怎樣才能有效強(qiáng)化高校資產(chǎn)檔案的有序管理，讓其發(fā)揮出最大作用，逐漸成為高等教育改革探索的重要問題[1]。對(duì)此，本文以高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)在資產(chǎn)檔案管理中的價(jià)值性為研究方向。

1 高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)在資產(chǎn)檔案管理的價(jià)值分析

1.1 提高資產(chǎn)檔案管理質(zhì)量

高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理主要包括內(nèi)容體系、運(yùn)作體系等。其中，內(nèi)容體系指高校資產(chǎn)檔案所有內(nèi)容，包括資產(chǎn)檔案形成、使用、開發(fā)與利用等；運(yùn)行體系是指在對(duì)高校資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理過程當(dāng)中形成的檔案資料，包括資產(chǎn)檔案管理部門各個(gè)崗位具體工作職責(zé)及具體管理制度和運(yùn)行體系，通過對(duì)資產(chǎn)檔案形成及應(yīng)用的可視化管理，對(duì)于提高整體檔案資產(chǎn)管理質(zhì)量具有深遠(yuǎn)意義。

1.2 促進(jìn)資源最大化，提高安全性

資產(chǎn)管理具有較強(qiáng)專業(yè)性，因此對(duì)資產(chǎn)檔案有效管理需由專業(yè)資產(chǎn)檔案管理部門來完成，而不能根據(jù)工作人員管理內(nèi)容劃分。有關(guān)高校檔案館必須有一名專門人員專門負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理，資產(chǎn)管理部門也必須有一名專門人員負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行收集、篩選、整理等工作。同時(shí)，各個(gè)分系統(tǒng)執(zhí)行部門資產(chǎn)管理者也要在特定情況下做好本部門資產(chǎn)文件管理工作，在提高資產(chǎn)安全性的同時(shí)，使資源能發(fā)揮出最大作用，通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用及管理，有效地促進(jìn)資源最大化及降低資產(chǎn)流失[2]。

2 高校資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀及不足

2.1 高校資產(chǎn)檔案管理體系的建設(shè)難以適應(yīng)高校發(fā)展的需求

目前，許多高校資產(chǎn)檔案管理存在如信息落后等問題，還存在著沒有將資產(chǎn)檔案管理和人員檔案管理系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來的情況，造成部分無形資產(chǎn)損失。此外，高校資產(chǎn)種類較多，導(dǎo)致資產(chǎn)檔案具體形成到完善的過程中所產(chǎn)生的檔案信息需要專業(yè)化人員實(shí)施，這就要求高校在發(fā)展時(shí)根據(jù)自身具體情況，構(gòu)建更加完善、系統(tǒng)化的資產(chǎn)檔案管理體系以及與之相適應(yīng)的績(jī)效考評(píng)機(jī)制，從而能夠?qū)ζ錂n案體系建設(shè)和管理進(jìn)行考核，一旦發(fā)現(xiàn)任何問題，就可采取相應(yīng)措施進(jìn)行整治，從而提升資產(chǎn)檔案管理水平。

2.2 無形資產(chǎn)的忽視，資產(chǎn)利用率較低

高校資產(chǎn)檔案可劃分為有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。高校對(duì)教學(xué)設(shè)備等可見資產(chǎn)的保護(hù)相對(duì)完善，比如，擴(kuò)建時(shí)期投資建設(shè)產(chǎn)生高成本教學(xué)器具存在采購重復(fù)、設(shè)備閑置的情況。但對(duì)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)等無形資產(chǎn)，卻沒有很好歸納總結(jié)，也沒有形成具有高校特色經(jīng)驗(yàn)的秘籍，比如，高校日常開展活動(dòng)過程中，由于管理不便，會(huì)關(guān)閉一些學(xué)生課外活動(dòng)教室，并沒有充分利用，致使某些寶貴無形財(cái)產(chǎn)損失。

3 基于高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)以面向?qū)Ρ硎緦?、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層的三層體系結(jié)構(gòu)為核心，即在原有兩層體系結(jié)構(gòu)外添加中間層，通過引入中間層概念，將原本復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯與傳統(tǒng)C/S 應(yīng)用模型相分離提供易于訪問、易于管理的方法，依托分布式應(yīng)用部署增強(qiáng)程序可用性、安全性以及復(fù)用性的同時(shí)，為高校資產(chǎn)檔案管理提供有力支撐，具體如圖1 所示。

圖1 三層架構(gòu)設(shè)計(jì)模型圖Fig.1 Three-tier architecture design model diagram

3.1.2 數(shù)據(jù)挖掘

高校各部門數(shù)據(jù)庫不一，致使數(shù)據(jù)無法整合，無法實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間跨平臺(tái)信息共享與互動(dòng)及以主題為導(dǎo)向的數(shù)據(jù)分析。對(duì)此，為提高資產(chǎn)檔案管理整體效率，應(yīng)構(gòu)建一套分析與決策系統(tǒng)對(duì)所收集到數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理、研究，這樣才能有效處理所收集到數(shù)據(jù)。此次設(shè)計(jì)主要以基于數(shù)據(jù)挖掘數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)為例。數(shù)據(jù)倉庫邏輯模型由兩部分組成：（1）挖掘主題所包含多個(gè)角度進(jìn)行描述；（2）從不同角度對(duì)挖掘主題相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行描述。數(shù)據(jù)倉庫高維數(shù)據(jù)集能夠?yàn)閿?shù)據(jù)倉庫中各種數(shù)據(jù)提供統(tǒng)一、一體化視圖，是資產(chǎn)檔案報(bào)告、在線分析、數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)支撐[3]。

3.1.3 資產(chǎn)檔案管理模塊設(shè)計(jì)

（1）資產(chǎn)領(lǐng)用。資產(chǎn)認(rèn)購是指企業(yè)在新增資產(chǎn)時(shí)按照規(guī)定到有關(guān)部門辦理購置手續(xù)，領(lǐng)取使用流程。當(dāng)資產(chǎn)申購出現(xiàn)，申請(qǐng)人需向其發(fā)起資產(chǎn)申購申請(qǐng)，提交申購申請(qǐng)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生申請(qǐng)數(shù)據(jù)，并對(duì)申請(qǐng)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，以及對(duì)該資產(chǎn)是否存在、是否空閑、是否處于維修狀態(tài)等相關(guān)信息進(jìn)行驗(yàn)證。如系統(tǒng)不存在于驗(yàn)證系統(tǒng)中，則會(huì)把申請(qǐng)數(shù)據(jù)上載到資產(chǎn)管理部門，在資產(chǎn)管理部門需要對(duì)要申購資產(chǎn)進(jìn)行審批時(shí)，如管理部門認(rèn)為要申購資產(chǎn)有必要申購，那么申請(qǐng)數(shù)據(jù)就會(huì)得到批準(zhǔn)，如沒有就不會(huì)得到批準(zhǔn)。系統(tǒng)將會(huì)由有關(guān)部門對(duì)當(dāng)前資產(chǎn)狀況進(jìn)行驗(yàn)證，對(duì)提交申請(qǐng)進(jìn)行驗(yàn)證和答復(fù)，并形成審批存檔單，對(duì)該資產(chǎn)進(jìn)行申購，具體流程如圖2 所示。

圖2 資產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)序圖Fig.2 Asset acquisition timing diagram

（2）資產(chǎn)借用。當(dāng)使用人想借用一項(xiàng)資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)先在系統(tǒng)中提出一項(xiàng)資產(chǎn)借用申請(qǐng)，等待有關(guān)部門對(duì)當(dāng)前該借用資產(chǎn)狀態(tài)進(jìn)行確認(rèn)，例如，是否報(bào)廢、是否空閑或是否處于維修狀態(tài)，并給出相應(yīng)答復(fù)。同時(shí)，資產(chǎn)借用有兩種類型：學(xué)院內(nèi)部資產(chǎn)借用和學(xué)院之間資產(chǎn)借用。學(xué)院管理員可直接操作學(xué)院內(nèi)部借用，而如果是學(xué)院間借用，則需高校管理員進(jìn)行操作實(shí)現(xiàn)，具體如圖3 所示。

圖3 資產(chǎn)借用時(shí)序圖Fig.3 Asset borrowing timing diagram

（3）資產(chǎn)報(bào)廢。資產(chǎn)報(bào)廢職能主要是指在裝備達(dá)到服務(wù)年限后對(duì)其進(jìn)行處置。高校固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限后，由高校資產(chǎn)管理人員向高校提出報(bào)廢申請(qǐng)并對(duì)其進(jìn)行處理。一旦得到批準(zhǔn)，就會(huì)將這臺(tái)設(shè)備從資產(chǎn)管理倉庫中移除，并將其基本情況修改為報(bào)廢，具體如圖4 所示。

圖4 資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)序圖Fig.4 Asset retirement sequence diagram

（4）歸檔管理。資產(chǎn)歸檔管理即資產(chǎn)賬冊(cè)管理，并以基礎(chǔ)賬冊(cè)為基礎(chǔ)，建立高?；A(chǔ)資產(chǎn)庫，而資產(chǎn)的申請(qǐng)、領(lǐng)用、借用、維修和報(bào)廢等操作都會(huì)被保存在基本資產(chǎn)檔案庫中。同時(shí)，針對(duì)類型資產(chǎn)建立完整資產(chǎn)運(yùn)行記錄，并對(duì)其運(yùn)行記錄進(jìn)行詳細(xì)記錄，系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段為基礎(chǔ)代碼提供可維護(hù)性，為基礎(chǔ)詞典代碼提供可維護(hù)性界面，并建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。如有必要在系統(tǒng)中記錄動(dòng)作，則時(shí)間序列圖就可被用來保存文件，其流程如表1 所示。

表1 歸檔管理流程Tab.1 Archiving management process

3.2 強(qiáng)化高校資產(chǎn)檔案管理的建議

3.2.1 創(chuàng)新完善資產(chǎn)檔案管理制度

根據(jù)《高等學(xué)校資產(chǎn)檔案管理辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律，組建一支由專家組成的隊(duì)伍，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)和強(qiáng)化，保證每個(gè)環(huán)節(jié)都能井然有序地進(jìn)行，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，將各個(gè)部門工作內(nèi)容和工作原則梳理得井井有條，并制定相應(yīng)監(jiān)督機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，提高工作效率，嚴(yán)格工作態(tài)度，促進(jìn)資產(chǎn)檔案創(chuàng)新發(fā)展。

3.2.2 提高資產(chǎn)管理信息化，提高利用率

伴隨著信息化時(shí)代來臨，信息技術(shù)也在持續(xù)提高并快速地發(fā)展著，傳統(tǒng)工作方式將會(huì)被新技術(shù)所替代，在抓住時(shí)代趨勢(shì)的同時(shí)，要對(duì)有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)之間的比例進(jìn)行規(guī)劃，提前做好總結(jié)并將標(biāo)準(zhǔn)提高到更高水平，對(duì)采購清單進(jìn)行合理規(guī)劃后再予以批準(zhǔn)，規(guī)范資金使用標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，日常場(chǎng)所申請(qǐng)使用中，要簡(jiǎn)化流程，提高場(chǎng)所設(shè)備利用率，使其發(fā)揮出最大作用，通過不斷地提升利用率，以此保障高校資產(chǎn)管理信息化符合時(shí)代趨勢(shì)，并持續(xù)提升效率需要，將資源開放到最大程度，使時(shí)間與質(zhì)量達(dá)到平衡，從而推動(dòng)高?？沙掷m(xù)發(fā)展[4]。

3.2.3 適時(shí)更換人員，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)機(jī)制

將各項(xiàng)工作有效落實(shí)到個(gè)人，各高校結(jié)合自身發(fā)展，建立專門審核考察機(jī)制，嚴(yán)格把控上崗人員，提高上崗人員素質(zhì)。在上崗之前，要對(duì)管理人員進(jìn)行有組織、有規(guī)劃的培訓(xùn)，保證所有管理措施都能得到有效實(shí)施。與此同時(shí)，還需要持續(xù)地提升管理者和上崗管理人員的工作效率，建立起嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的工作作風(fēng)，強(qiáng)化信息化技術(shù)學(xué)習(xí)與應(yīng)用，在持續(xù)知識(shí)積累中提升自己業(yè)務(wù)能力[5]。

4 結(jié)語

伴隨著各大高校資產(chǎn)檔案管理改革深化，也在一定程度上對(duì)管理人員提出了要求，即管理人員要不斷地學(xué)習(xí)、發(fā)展，從而提高管理人員工作效率，并養(yǎng)成良好、積極的工作理念，對(duì)新管理方法和新管理技術(shù)進(jìn)行持續(xù)的掌握，并在實(shí)踐中對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，從而不斷地提高自身業(yè)務(wù)水平。