基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)研究

康楚楚

（吉林師范大學(xué)，吉林 四平 136000）

檔案不僅是一種記錄人類活動(dòng)的原始文件，而且是一種寶貴的信息資源，它可以為行政部門有效管理、科學(xué)決策提供參考。高校學(xué)生檔案不僅記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、能力水平、綜合表現(xiàn)，也反映了學(xué)生的家庭情況、社會(huì)關(guān)系和個(gè)人經(jīng)歷。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理面臨著巨大挑戰(zhàn)，需要從信息技術(shù)、數(shù)據(jù)資源和服務(wù)方式等方面進(jìn)行創(chuàng)新和改革，以學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的提質(zhì)增效。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)生檔案資源范圍廣泛、管理內(nèi)容復(fù)雜多樣、管理工作效率較高，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式已不能滿足當(dāng)前的實(shí)際需求，學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)模式正在逐步取代傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式，高校學(xué)生檔案管理工作也隨之迎來了新的挑戰(zhàn)。

（一）管理過程更加注重信息技術(shù)的應(yīng)用

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式下，高校學(xué)生檔案通過人工整理和分類，不僅工作量大，而且工作效率低下。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校學(xué)生材料和數(shù)據(jù)相較之前呈倍數(shù)增長，材料的種類眾多，不限于紙質(zhì)版，也有很多相關(guān)的聲像、視頻等，檔案數(shù)據(jù)信息的來源也呈現(xiàn)多樣化，傳統(tǒng)管理過程已經(jīng)不能滿足當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展和變化的實(shí)際需求。隨著信息技術(shù)的不斷普及和應(yīng)用，高校通過互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源保存和共享，將有助于提高工作效率和服務(wù)水平。［1］

（二）管理方式更加注重用戶體驗(yàn)

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式下，學(xué)生檔案信息以紙質(zhì)材料為主，這使得檔案管理人員需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力整理材料、錄入數(shù)據(jù)、歸檔保存。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，將學(xué)生檔案管理工作融入數(shù)字化建設(shè)過程中，利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理。

（三）學(xué)生檔案管理工作更加注重個(gè)人隱私

在傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式下，高校需要對(duì)學(xué)生個(gè)人信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校需要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，積極開展個(gè)人信息保護(hù)工作，在不影響學(xué)生基本生活、不泄露隱私信息、不造成社會(huì)負(fù)面影響的前提下開展學(xué)生檔案管理工作。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段大部分高校學(xué)生檔案管理的情況有兩點(diǎn)特征。

（一）檔案管理工作人員專業(yè)能力有待提升

高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量往往與檔案工作管理人員的業(yè)務(wù)水平密不可分，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，就可以利用現(xiàn)代化管理方式對(duì)大批量的學(xué)生信息進(jìn)行更詳盡、更科學(xué)地歸納整理，在需要的時(shí)候可以快速高效地將其提取出來，便于查詢使用。大部分高校對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度不夠，專職檔案員以及兼職檔案員的數(shù)量不足，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作只能沿用傳統(tǒng)的管理模式，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程和管理非常困難。［2］高校檔案員大多數(shù)不是檔案相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，如果培訓(xùn)和自主學(xué)習(xí)不夠，對(duì)于檔案的管理就會(huì)存在一定的問題；部分年紀(jì)較大的檔案員習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理模式，很難認(rèn)可數(shù)字化建設(shè)。

（二）學(xué)校的規(guī)章制度不夠完善，評(píng)價(jià)體系不夠科學(xué)

高校學(xué)生檔案管理工作需要有完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度和科學(xué)的評(píng)價(jià)體系作為工作的指導(dǎo)方向。檔案管理人員可以對(duì)照著科學(xué)的評(píng)價(jià)機(jī)制來發(fā)現(xiàn)自身的不足，并有針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn)，以提高自己的業(yè)務(wù)能力。而大多高校對(duì)檔案的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，沒有相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)于保管、管理的要求也相對(duì)較低，這種工作模式在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下無法適應(yīng)現(xiàn)在學(xué)生檔案信息的數(shù)量和規(guī)模等。

三、學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下進(jìn)行學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要意義，一方面可以實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)資源共享與利用，為學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)提供重要的參考依據(jù)；另一方面可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為高校教育教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（一）依法管理學(xué)生檔案，使管理工作更加規(guī)范化

2008 年，教育部和國家檔案局令第27 號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)學(xué)生檔案的歸檔范圍做了明確的界定，但并未就如何進(jìn)行具體管理做出詳細(xì)的指導(dǎo)。高校在實(shí)際工作中遇到的很多問題都沒有很好的應(yīng)對(duì)策略，但是進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)后，如果紙質(zhì)版檔案丟失，則電子檔案可以作為補(bǔ)充材料使用；如果學(xué)生檔案不小心被拆開，可利用電子檔案的原始數(shù)據(jù)來甄別比對(duì)，確保檔案的真實(shí)性。

（二）對(duì)外服務(wù)更加公開化

自2015 年起，根據(jù)國家保密局有關(guān)規(guī)定，教育部和國家郵政局等單位商討后正式確定，“大學(xué)生檔案”不屬于國家秘密載體，也不屬于郵政機(jī)要通信的傳遞范圍。但高校和社會(huì)的宣傳力度還不夠，導(dǎo)致學(xué)生檔案在人們心中仍然很神秘，對(duì)于檔案還存在很多疑惑。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時(shí)代的需求，檔案的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢(shì)在必行，將來必定會(huì)對(duì)部分不涉及隱私機(jī)密的檔案對(duì)外開放，例如現(xiàn)在很多高校的學(xué)生檔案郵寄系統(tǒng)都可以查詢畢業(yè)后的檔案去向等，實(shí)現(xiàn)對(duì)外服務(wù)的公開化。

（三）提升工作效率，節(jié)約時(shí)間成本，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)可以提升檔案管理的工作效率。學(xué)生檔案是高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障，對(duì)學(xué)生在校期間的各類型情況等進(jìn)行全面記錄。傳統(tǒng)檔案管理模式下，學(xué)生檔案需要經(jīng)過收集、整理、歸檔等流程才能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，信息不全、利用率低的問題十分突出。數(shù)字化建設(shè)可以將學(xué)生檔案按照時(shí)間順序進(jìn)行編排，并采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，也可以實(shí)現(xiàn)與其他部門的直接對(duì)接，不僅有利于檔案資源的有效傳遞、查詢和利用，還可以避免學(xué)生檔案信息遺失和泄露等問題。

（四）提升檔案信息安全保障水平

因高校的學(xué)生檔案涉及個(gè)人信息、教育經(jīng)歷、綜合能力等多個(gè)方面，且種類繁多、數(shù)量巨大，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全事故將會(huì)帶來巨大損失和影響。因此，如何保證學(xué)生檔案信息的安全性、完整性和保密性是目前高校學(xué)生檔案管理工作需要重點(diǎn)關(guān)注和解決的問題。

首先是信息存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案主要以紙張作為載體保存，高溫、潮濕、蟲蛀等因素極易造成信息丟失和損壞。其次是保密性問題。在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行收集整理時(shí)需將個(gè)人信息和隱私保護(hù)起來，否則可能會(huì)引起他人盜用或竊取學(xué)生檔案內(nèi)容。再次是檢索安全性問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用人工方式進(jìn)行檢索，需要耗費(fèi)大量人力物力才能完成檢索工作。最后是存儲(chǔ)安全性問題。在進(jìn)行學(xué)生檔案信息管理時(shí)需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件或存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)上以備隨時(shí)調(diào)用。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件容易被損毀或丟失，而存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)上的電子文件則容易遭受病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露等問題。

四、學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)滯后的原因

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，在不斷完善與創(chuàng)新中提高學(xué)生檔案管理水平。但目前部分高校對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作不夠重視，致使學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作滯后，主要原因有以下三個(gè)方面。

（一）標(biāo)準(zhǔn)上缺少政策規(guī)章的引領(lǐng)

高校學(xué)生檔案的相關(guān)政策規(guī)定本就不甚具體，檔案數(shù)字化作為檔案管理的新模式，也在不斷進(jìn)行摸索和創(chuàng)新。雖然國家出臺(tái)了一些有關(guān)檔案數(shù)字化的政策文件，但這些文件通常是針對(duì)整個(gè)檔案管理領(lǐng)域的，而非專門針對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化，導(dǎo)致在實(shí)際工作中工作人員難以依據(jù)政策文件開展相關(guān)工作。［3］沒有針對(duì)性的法規(guī)政策作為方向性的引領(lǐng)，高校檔案館工作人員著手進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)就難以得到支持，高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)困難，進(jìn)程也會(huì)相對(duì)滯后緩慢。

（二）建設(shè)上缺少資金投入

在校生一般在更改學(xué)籍、注銷戶口、畢業(yè)工作單位政審、入伍等時(shí)候才會(huì)用到檔案，相對(duì)于其他類別的檔案，學(xué)生檔案被查詢和利用的機(jī)會(huì)相對(duì)較少，其利用價(jià)值往往在畢業(yè)多年后才會(huì)有所體現(xiàn)。檔案館在高校中屬于業(yè)務(wù)部門，一直以來沒有受到足夠的重視，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的了解也不夠，導(dǎo)致與其他方面相比，高校對(duì)檔案館的資金投入往往相對(duì)薄弱，人員、設(shè)備等配備不足，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)工作沒有得到足夠的資金支持?？梢?，資金不足制約著高校檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程。

（三）工作人員思想上缺少主觀能動(dòng)性，數(shù)字化技術(shù)有待提高

傳統(tǒng)模式的檔案管理工作已沿用多年，很多工作人員已經(jīng)習(xí)慣了現(xiàn)有的工作模式，在心態(tài)上會(huì)安于現(xiàn)狀，認(rèn)為改革創(chuàng)新的工作可有可無，沒有意識(shí)到其重要性和必要性，導(dǎo)致在推行學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作時(shí)缺乏主動(dòng)性。

首先，對(duì)于一些年齡偏大的工作人員來說，數(shù)字化建設(shè)的概念和意義理解起來略有困難，對(duì)數(shù)字化建設(shè)持消極態(tài)度，認(rèn)為這些工作會(huì)增加工作量和難度，不愿意積極配合和推行。其次，數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的時(shí)間和資源進(jìn)行設(shè)備更新、技術(shù)培訓(xùn)、檔案整理等工作，一些管理人員認(rèn)為這些工作會(huì)增加工作量和難度，而不愿意投入足夠的時(shí)間和資源。與此同時(shí)，一些管理人員要承擔(dān)其他的工作職責(zé)，工作負(fù)擔(dān)較重，無法投入足夠的時(shí)間和精力來學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)技能、推行數(shù)字化建設(shè)。［4］

總體而言，高校學(xué)生檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作的深刻認(rèn)識(shí)，對(duì)于數(shù)字化真正能帶來的便利還沒有切實(shí)的體會(huì)。如果檔案管理工作人員沒有接受過相關(guān)培訓(xùn)，就可能缺乏相關(guān)技能，例如對(duì)管理系統(tǒng)的操作、新設(shè)備的使用、電子檔案的甄別與質(zhì)檢等。與傳統(tǒng)管理模式相比，數(shù)字化建設(shè)對(duì)于業(yè)務(wù)能力的要求存在一定的區(qū)別，例如數(shù)字化工具的使用。如果學(xué)生檔案管理工作人員不重視或不會(huì)使用這些工具，就可能導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)技能不過關(guān)，所以推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)需要工作人員去主動(dòng)接受、學(xué)習(xí)來提高各種數(shù)字化技術(shù)所需要具備的能力。

五、高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的可行性途徑

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。面臨推進(jìn)過程中的各種困難，高校可以制定針對(duì)性的政策以及規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，給數(shù)字化建設(shè)工作指引方向；高校應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，加大資金投入，積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)建設(shè)；對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行數(shù)字化培訓(xùn)，不斷提高工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。

（一）制定規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)字化建設(shè)更加規(guī)范

2021 年新修訂的《中華人民共和國檔案法》根據(jù)社會(huì)環(huán)境的不斷變化和發(fā)展，增加了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容。自此，檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用有了法律保障。國家鼓勵(lì)推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的力度也有所加大，強(qiáng)調(diào)了電子檔案的法律效力，規(guī)定了電子檔案的相關(guān)事項(xiàng)?！笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃以來，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字轉(zhuǎn)型。故學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)在推進(jìn)的同時(shí)，也需要有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來約束。在實(shí)踐中，有些政策規(guī)章可能還沒有跟上數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展步伐，缺乏對(duì)數(shù)字化建設(shè)的具體要求和指導(dǎo)。

（二）加大對(duì)檔案工作數(shù)字化的投入

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。高校需要加大關(guān)注，增加對(duì)檔案工作數(shù)字化的預(yù)算，以支持?jǐn)?shù)字化技術(shù)的開發(fā)、數(shù)字化設(shè)備和軟件的采購、數(shù)字化培訓(xùn)等。［5］數(shù)字化建設(shè)需要得到技術(shù)支持，包括數(shù)字化技術(shù)設(shè)備、軟件和技術(shù)人員等。高校需要對(duì)檔案管理工作人員開展數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化檔案管理、數(shù)字化檔案利用等方面的培訓(xùn)。只有工作人員的知識(shí)和技能得到提高，才可以更高效地開展工作、進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。［6］

（三）提升工作人員的工作積極性和專業(yè)能力

高?？赏ㄟ^培訓(xùn)、宣傳等方式進(jìn)行講解，使工作人員從心態(tài)上既意識(shí)到檔案管理工作本身的重要性，也意識(shí)到新的時(shí)代下學(xué)生檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行，應(yīng)當(dāng)積極對(duì)待工作。數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)可以大大提高檔案管理工作效率。

在專業(yè)能力上，高?？梢詾闄n案管理工作人員提供相關(guān)的數(shù)字化建設(shè)培訓(xùn)，包括數(shù)字化技術(shù)、檔案管理、數(shù)據(jù)分析等方面的知識(shí)和技能，幫助他們掌握數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)技能。在實(shí)際工作中，高?？梢酝ㄟ^督促幫助檔案管理工作人員提高數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)能力，比如及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、給予反饋和指導(dǎo)、鼓勵(lì)創(chuàng)新等。隨著科技的不斷發(fā)展，引入新技術(shù)可以幫助檔案管理工作人員提高數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)能力，比如引入數(shù)字化掃描儀、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備等，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。高校通過表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等方式，以激勵(lì)檔案管理工作人員不斷提高自己的數(shù)字化建設(shè)水平。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展能夠?yàn)楦咝W(xué)生的教育、培養(yǎng)和管理提供幫助，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與整合、促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展和社會(huì)的穩(wěn)定具有重要意義。因此，高校要從思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)和技術(shù)保障等方面加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，采取科學(xué)合理的措施提升數(shù)字技術(shù)應(yīng)用水平，并構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)安全保障體系，從而為學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展提供保障。