建筑工程檔案管理存在的問題及處理措施探析

王體偉

漢中市南鄭區(qū)建設(shè)工程服務(wù)和質(zhì)量監(jiān)督中心 陜西 漢中 723100

1 建筑工程做好檔案管理工作的重要性

建筑工程檔案管理工作指的是，建筑企業(yè)內(nèi)部的檔案部門針對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行的涉及全部相關(guān)文件的整理歸納與簽字蓋章等歸檔處理工作，不僅涉及建筑工程竣工后的驗(yàn)收文件與竣工圖，還涉及準(zhǔn)備階段與建筑過程的施工文件，具體來講，就是將整個(gè)工程項(xiàng)目從報(bào)批到竣工這一整個(gè)過程以書面的形式記錄下來。項(xiàng)目施工進(jìn)程具有周期長(zhǎng)、流程復(fù)雜、涉及范圍廣泛等特點(diǎn)，若在這一過程中沒有做好詳盡的記錄工作，后續(xù)工作的開展就會(huì)變得雜亂無章，建筑工程的質(zhì)量水平也就無法得到保證。建筑施工過程中會(huì)產(chǎn)生大量的資料信息，這些資料信息能夠直觀地反映出項(xiàng)目工程的施工質(zhì)量是否過關(guān)、施工流程是否合規(guī)、施工進(jìn)度是否符合預(yù)期、經(jīng)濟(jì)效益是否符合預(yù)期，對(duì)建筑企業(yè)來說，做好針對(duì)這些資料信息的收集整理與管理工作，能夠有效提高項(xiàng)目工程的質(zhì)量與企業(yè)內(nèi)部管理水平。

2 建筑工程檔案管理工作的實(shí)際作用

2.1 在驗(yàn)收角度

當(dāng)前階段，我國對(duì)建筑工程質(zhì)量驗(yàn)收有著明確的標(biāo)準(zhǔn)，其中分部分項(xiàng)工程技術(shù)資料合格便是驗(yàn)收的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，若是檔案資料的真實(shí)性與完整性不足，就會(huì)導(dǎo)致工程驗(yàn)收無法通過。

2.2 在監(jiān)督角度

建筑工程往往具有周期較長(zhǎng)、流程復(fù)雜等特點(diǎn)，而且每道施工工序環(huán)環(huán)相扣，只有前一道工序合格才能開展下一道工序，這就要求整個(gè)施工過程與驗(yàn)收過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有對(duì)應(yīng)的記錄檔案，以此保證建筑施工過程的科學(xué)性與合理性[1]。

3 建筑工程檔案管理工作中存在的問題

3.1 部分工作人員檔案意識(shí)薄弱

建筑工程檔案資料往往具有內(nèi)容復(fù)雜、總量較大的特點(diǎn)，部分建筑企業(yè)內(nèi)不負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員檔案意識(shí)較為薄弱，缺乏足夠的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備與管理能力，沒有盡快將檔案整理好并發(fā)現(xiàn)其中的問題所在，而是僅僅關(guān)注重要環(huán)節(jié)相關(guān)檔案，這就容易導(dǎo)致很多檔案資料上的內(nèi)容被“忽視”了，這種情況不僅會(huì)導(dǎo)致建筑工程檔案資料利用率不足，還會(huì)為工程檔案資料的完整性帶來負(fù)面影響，無法為后續(xù)監(jiān)督工作與審查工作提供充足的參考依據(jù)，影響后續(xù)工作的正常開展。

3.2 對(duì)檔案管理工作重視程度不足

部分建筑企業(yè)內(nèi)部高層對(duì)檔案管理工作的重要性與實(shí)際意義認(rèn)知不足，沒有在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建健全的檔案資料管理制度體系，這就導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的管理人員與工作人員對(duì)檔案資料管理工作重視程度不足，將更多的精力都放在了其他工作中；也有部分建筑企業(yè)管理者認(rèn)為檔案管理工作這種無法直接帶來經(jīng)濟(jì)收益的工作是“可有可無”的，應(yīng)當(dāng)將更多的精力放在能為企業(yè)帶來更多經(jīng)濟(jì)效益的工作上，這種情況就會(huì)導(dǎo)致其企業(yè)內(nèi)部開展的檔案資料管理工作流于表面，無法真正發(fā)揮其實(shí)際作用與職能；部分建筑企業(yè)管理者雖然明白檔案管理工作的重要性與實(shí)際意義，但是其本身缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備或?qū)嶋H工作能力，無法構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度體系[2]。

3.3 檔案管理質(zhì)量水平仍有提高空間

部分建筑企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員并不是管理專業(yè)出身，其本身不具備足夠的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備與實(shí)際管理能力，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度有待提高，其開展的檔案管理工作往往只是整理整理文件，做做記錄這種浮于表面的檔案管理工作。也有部分企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員都是剛從高校畢業(yè)不久的年輕人，這些年輕人并沒有到過生產(chǎn)第一線，因此對(duì)工程檔案資料的認(rèn)識(shí)不夠全面，沒有在大量的檔案資料中發(fā)現(xiàn)問題并探尋解決問題方法的能力，只能夠按照企業(yè)內(nèi)部相關(guān)制度體系開展工作。

3.4 檔案管理效率仍有提升空間

部分建筑企業(yè)在開展檔案管理相關(guān)工作時(shí)將檔案資料的數(shù)量作為衡量其工作質(zhì)量的重要指標(biāo)，但是對(duì)檔案資料的審核工作相對(duì)寬松，沒有保證檔案資料內(nèi)容本身的專業(yè)性與真實(shí)性，這就導(dǎo)致檔案資料的歸檔工作任務(wù)量較大，收錄的檔案資料中夾雜著大量沒有實(shí)際意義或不準(zhǔn)確的資料，長(zhǎng)此以往，會(huì)影響建筑企業(yè)后續(xù)的檔案資料調(diào)用，進(jìn)而影響檔案管理工作的整體質(zhì)量。而且當(dāng)前大多數(shù)建筑企業(yè)是依靠紙質(zhì)檔案資料開展相關(guān)管理工作的，在整理、審核、保存、查閱等階段都需要浪費(fèi)大量的時(shí)間，且紙質(zhì)檔案資料的管理成本與保管難度都較高。

4 完善建筑工程檔案管理工作的措施建議

4.1 完善相關(guān)制度體系

完備的制度政策是相關(guān)工作人員科學(xué)開展檔案管理工作的重要依據(jù)，也是保證檔案管理工作能夠高效開展的重要前提[3]。因此，建筑企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員需要以發(fā)展的眼光看待問題，學(xué)習(xí)社會(huì)上的先進(jìn)相關(guān)知識(shí)、吸收其他企業(yè)的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，完善自身管理理念與管理能力，深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與理解，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理制度開展改進(jìn)工作，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的流程，為具體工作人員指明工作方向，明晰每一位相關(guān)工作人員的具體職責(zé)，避免出現(xiàn)因工作失誤而互相推諉責(zé)任的情況產(chǎn)生。建筑企業(yè)管理者需要完善績(jī)效考核制度，將檔案管理具體工作人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量與其薪資待遇掛鉤，以此促進(jìn)其完善自身專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備與實(shí)際工作能力，強(qiáng)化其工作積極性與自主能動(dòng)意識(shí)。

4.2 優(yōu)化檔案管理人員配置

建筑工程檔案管理工作與建筑企業(yè)內(nèi)其他工作不同，具有一定的特殊性，而且建筑企業(yè)的施工項(xiàng)目往往不止一個(gè)，分散在城市各地，項(xiàng)目也都具有流程復(fù)雜、涉及面較廣等特征，所要記錄的數(shù)據(jù)與其他信息較多，這就對(duì)負(fù)責(zé)檔案記錄與管理工作的工作人員提出了更高的要求。因此建筑企業(yè)需要重視檔案管理工作人員的選拔與任免工作，可以在企業(yè)內(nèi)部工作人員中選拔，以此保證每一位檔案管理工作人員都有過項(xiàng)目施工經(jīng)驗(yàn)，確保其了解施工項(xiàng)目的具體情況與容易出現(xiàn)問題的地方，以此提高企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的質(zhì)量與水平。建筑企業(yè)也可以優(yōu)化招聘模式，具體來講就是改變傳統(tǒng)招聘模式中僅重視求職人員學(xué)歷與工作履歷的情況，將更多的注意力放在求職人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備、道德修養(yǎng)水平、對(duì)待工作的態(tài)度與實(shí)際工作能力上，針對(duì)優(yōu)秀人才可以適當(dāng)放寬條件，以此提高檔案管理隊(duì)伍的活力。

4.3 提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

建筑企業(yè)需要重視培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，可以通過定期開展教育培訓(xùn)工作，或邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀人才來到公司開講座等形式培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，擴(kuò)展其專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，強(qiáng)化其檔案管理意識(shí)與實(shí)際工作能力，以此強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的質(zhì)量水平。建筑企業(yè)也可以定期邀請(qǐng)各個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作人員回到公司總部開展溝通交流會(huì)，引導(dǎo)檔案管理人員分享自己的工作心得體會(huì)與總結(jié)的工作經(jīng)驗(yàn)，以此促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部不同的檔案管理工作人員互相吸取經(jīng)驗(yàn)互相學(xué)習(xí)，擴(kuò)展其視野，完善其管理理念與管理能力，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案管理水平的整體提升[4]。

4.4 重視信息技術(shù)的合理運(yùn)用

當(dāng)前正處于信息時(shí)代，信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備設(shè)施已經(jīng)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)。建筑企業(yè)也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況與發(fā)展需求將信息技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理工作中，以此提高企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的效率與質(zhì)量。企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員可以依托信息技術(shù)搭建電子數(shù)據(jù)庫與智能管理平臺(tái)，將建筑工程檔案以電子形式存放在電子數(shù)據(jù)庫中，這樣不僅能夠節(jié)約紙質(zhì)檔案資料的制作與管理成本，還能讓檔案管理工作有更強(qiáng)的便利性，能夠在一定程度上提高檔案管理工作的效率。檔案管理人員也可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入智能管理平臺(tái)中，讓其具有分析數(shù)據(jù)提供處理建議和自動(dòng)審查數(shù)據(jù)的能力，以此提高檔案管理工作的科學(xué)性、精確性與完整性，降低出現(xiàn)工作失誤的可能性。

建筑企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員需要以發(fā)展的眼光看待問題，通過參加教育培訓(xùn)活動(dòng)與自主學(xué)習(xí)不斷提高自身合理運(yùn)用信息技術(shù)開展相關(guān)工作的能力，在開展工作時(shí)依托電子數(shù)據(jù)庫與智能管理平臺(tái)開展檔案資料的管理與調(diào)取工作，以此在減少工作量的同時(shí)提高工作效率。但是為確保檔案資料的安全性，不應(yīng)當(dāng)完全放棄紙質(zhì)檔案資料這一工作形式。

4.5 完善檔案資料產(chǎn)生流程

建筑企業(yè)需要督促檔案管理人員完善檔案資料產(chǎn)生流程，把握好每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，以此提高企業(yè)檔案資料管理工作的質(zhì)量水平。檔案管理工作人員需要在檔案建立的過程中確保資料內(nèi)容格式的同一性，同時(shí)將項(xiàng)目工程具體特點(diǎn)體現(xiàn)在項(xiàng)目竣工檔案資料中，這樣的工作模式不僅能夠簡(jiǎn)化建筑工程檔案資料整理和編輯難度、簡(jiǎn)化其流程，還能夠保證檔案資料符合當(dāng)?shù)貦n案管理部門和行政管理部門的相關(guān)規(guī)定。檔案管理人員需要督促施工現(xiàn)場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)與具體施工人員按照企業(yè)規(guī)定合理開展施工作業(yè)，避免出現(xiàn)建筑材料“先用后試”的情況產(chǎn)生，以此保證建筑工程的質(zhì)量與流程的合理性。企業(yè)需要設(shè)置好檔案管理人員的工作職能，要求其參與到檔案資料產(chǎn)生并記錄的這一流程中，以此確保檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性。

4.6 引入精細(xì)化管理制度

建筑企業(yè)可以結(jié)合檔案管理工作實(shí)際開展情況與發(fā)展需求，合理將精細(xì)化管理制度引入到檔案管理工作中，具體來講就是細(xì)分檔案管理人員的職責(zé)，推動(dòng)管理制度實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的職能與價(jià)值。建筑企業(yè)指派檔案管理人員組成管理小組，為管理小組的每一位成員設(shè)置好具體的工作內(nèi)容與職責(zé)，并定期對(duì)其開展考核工作，在日常工作流程中要體現(xiàn)出對(duì)每一位檔案管理人員的信任與支持，以此激活其對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感與歸屬感，強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)與自主能動(dòng)意識(shí)，有助于提高企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量水平。

4.7 完善檔案管理工作流程

建筑企業(yè)需要完善內(nèi)部檔案管理工作流程，做好統(tǒng)籌管理，因此需要重視開展監(jiān)督管理工作。企業(yè)可以設(shè)置專門的監(jiān)督小組，不定期對(duì)檔案資料內(nèi)容開展審查工作，確保檔案資料內(nèi)容的正確性、精確性與完整性，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤與遺漏。檔案管理人員要及時(shí)將建筑項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案資料交由上級(jí)部門審查，得到上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)后進(jìn)行二次審核，之后再進(jìn)行歸納整理，以此避免出現(xiàn)失誤。檔案管理人員若發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在問題，需要明確標(biāo)注并上報(bào)給負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，將相關(guān)檔案資料加以復(fù)審，以此保證檔案工作的質(zhì)量水平[5]。

5 結(jié)束語

綜上所述，建筑工程檔案管理工作作為建筑企業(yè)內(nèi)部管理工作的重要組成部分，能夠發(fā)揮不可替代的實(shí)際作用，這就需要建筑企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理者與工作人員不斷提高管理理念與管理能力，強(qiáng)化自身管理意識(shí)與綜合素養(yǎng)，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理制度體系，確保檔案資料內(nèi)容的完整性與精確性，針對(duì)檔案管理流程中出現(xiàn)的問題要予以重視和及時(shí)的解決，以此提高檔案管理工作的質(zhì)量水平，提高建筑企業(yè)內(nèi)部管理能力，助推企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展。