“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下房地產(chǎn)檔案信息化管理的探索與應(yīng)用

余長鈴

(福建省霞浦縣房屋征收服務(wù)中心)

近年來，由于科學(xué)技術(shù)的飛躍式發(fā)展和工業(yè)的突飛猛進(jìn)，新一代的信息技術(shù)已經(jīng)得到了極大的提高和普及，使中國的現(xiàn)代化水平大幅攀升，并且?guī)砹嗽S多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。其中，基于信息技術(shù)的房屋和土地檔案管理已經(jīng)取得重大突破，其覆蓋面更大，而且相關(guān)的管理模式和手段也更加成熟。隨著我國積極投入資源，大力發(fā)展政府信息化，加強(qiáng)對(duì)房屋檔案的信息化管理，從而有助于更好的評(píng)估和改善房屋市場(chǎng)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，進(jìn)而改善中小企業(yè)的發(fā)展，為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

1.房地產(chǎn)檔案概念與特征

1.1 房地產(chǎn)檔案概念

房地產(chǎn)檔案通常被描述為由房地產(chǎn)行政機(jī)關(guān)在房地產(chǎn)交易買賣、房屋征拆遷中收集、保存、分析、研究和評(píng)估的信息[1]，這些信息包括但不限于文本、數(shù)據(jù)、電子數(shù)據(jù)、圖形、圖表、視頻、聲頻、光碟、電子數(shù)據(jù)和其他媒體。這些信息可以幫助我們了解房地產(chǎn)的所有者、使用者和相關(guān)的法律法規(guī)，并為我們提供有價(jià)值的信息。本項(xiàng)目的核心內(nèi)容包含：建立和完善住宅項(xiàng)目的相關(guān)文件，以及對(duì)住宅項(xiàng)目的運(yùn)行和維護(hù)、住宅項(xiàng)目的交易和維護(hù)、住宅的安全性和穩(wěn)定性。

房地產(chǎn)檔案是除了房地產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)同的、明確房地產(chǎn)權(quán)力歸屬、鑒定房地產(chǎn)權(quán)屬處理的唯一證明。房屋信息記錄是獲得法律承認(rèn)的、能夠清晰表示房屋所有者身份的文件。它既可以作為城鎮(zhèn)信息系統(tǒng)的核心部分，又可以作為政府信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。它在房屋交易過程中起著非常重要的作用，為保護(hù)和管控住宅和土地資源提供依據(jù)。

1.2 房地產(chǎn)檔案特征

1.2.1 法定性

房地產(chǎn)檔案包含多項(xiàng)重要信息，這些信息必須符合相應(yīng)的法律和監(jiān)督條例。無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，它們均符合相應(yīng)的要求，并且能夠提供重要的信息支持。這些信息通常用于進(jìn)行司法鑒定，并且能夠幫助我們解決一些復(fù)雜的糾紛。因此，如果您正面臨著房屋的拆遷、交易、繼承、抵押或其他類似的糾紛，您的信息將會(huì)成為您解決這些糾紛的重要工具[2]。通過深入研究重要因素，我們可以更加高效地應(yīng)對(duì)住宅和商鋪的矛盾和糾紛。

1.2.2 動(dòng)態(tài)性

房地產(chǎn)檔案并非一成不變，它們經(jīng)歷著巨大的變化。例如，一家公司需要提供最新的建筑信息，就需要重新審核它的物業(yè)管理記錄。此外，一旦有房地產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、租用或抵押，就需要重新審核它的交易記錄。另外，一個(gè)人需要根據(jù)他的需求，重新審核他的買賣記錄，包括買賣雙方的簽訂的文件和收據(jù)。為了使房地產(chǎn)檔案能夠發(fā)揮其最大的效益，我們必須能夠快速、準(zhǔn)確地捕捉住宅的所有變化。

1.2.3 憑證性

房屋檔案包含許多重要的信息，例如房屋權(quán)屬證明、房屋登記備案證明、訂金支付憑條、銷售合同、財(cái)政繳納的稅款、住戶特殊保障基金的支付憑條、物業(yè)服務(wù)的收款憑條、維護(hù)項(xiàng)目的投標(biāo)結(jié)果[3]。它們能夠幫助企業(yè)和個(gè)人進(jìn)行房屋和土地使用的合法申請(qǐng)。此外，房屋信息對(duì)于城鎮(zhèn)的發(fā)展和維護(hù)具有非常重要的意義，它為政府和有關(guān)機(jī)構(gòu)提供了有力的依據(jù)，幫助他們制定和執(zhí)行有關(guān)的計(jì)劃、進(jìn)行舊城的修復(fù)和社會(huì)秩序的維護(hù)。

1.2.4 私密性

為了保護(hù)個(gè)人隱私，我們將遵守國家有關(guān)規(guī)定，將涉及個(gè)人隱私的文件和數(shù)據(jù)保護(hù)起來。在房地產(chǎn)檔案的運(yùn)用環(huán)節(jié)中，對(duì)權(quán)利人身份資料、房屋檔案信息，我們將為那些涉及個(gè)人隱私的文件和數(shù)據(jù)，制定特殊的審查程序，嚴(yán)禁徹底向社會(huì)開展公開，確保它們不被泄露給任何第三方。因此，為了維護(hù)房屋信息的完整和有效，我們需要讓它們擁有較高的秘密性。這種秘密性體現(xiàn)在我們的房屋信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)上。

1.2.5 開放性

房屋信息是一類非常重要的文件，它們是企業(yè)和個(gè)人的資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)。它們直接影響到所有相關(guān)方的經(jīng)濟(jì)利益，因此，必須加強(qiáng)和完善這些文件的管理，以滿足公眾的信息安全和使用效果[4]。為了更好的維護(hù)和管理房屋信息，我們將采取措施，將涉及到的信息全部及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的發(fā)布到政府機(jī)關(guān)，同時(shí)也將為廣大群眾提供便捷的信息查閱和咨詢，以便他們能夠充分了解和享受信息的價(jià)值。因此，房屋信息系統(tǒng)應(yīng)該保持相對(duì)的公平和透明度。

2.檔案管理工作過程中暴露的問題

隨著時(shí)間的推移，許多城市的房地產(chǎn)項(xiàng)目都呈爆炸式增長，這導(dǎo)致了許多需要處理的事務(wù)，如建設(shè)、銷售、糾紛和維護(hù)。這些事務(wù)需要更加復(fù)雜的資源和信息，對(duì)于房地產(chǎn)檔案的管理帶來了挑戰(zhàn)。因此，許多城市的房地產(chǎn)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、公安機(jī)關(guān)、建筑公司、物業(yè)公司和消費(fèi)者都意識(shí)到，重視檔案管理重度不夠，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式存在一定的不足。

2.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不容易儲(chǔ)存

在房地產(chǎn)檔案管理工作中，由于人為操作的不確定性和外部環(huán)境因素的影響，特別是翻閱和整理流程，很容易導(dǎo)致檔案文件受到污染、損壞或丟失，從而嚴(yán)重影響檔案的完整性和清晰度，甚至無法正常使用。紙質(zhì)檔案的書寫和印刷可能會(huì)因?yàn)槠洳馁|(zhì)和儲(chǔ)存條件的不同而受到影響，從而導(dǎo)致顏色變淡、字跡模糊，這將嚴(yán)重影響檔案的長期保存和查閱使用[5]。

2.2 房地產(chǎn)檔案管理存在巨大的安全漏洞

隨著房地產(chǎn)企業(yè)業(yè)務(wù)量的不斷提高,檔案的調(diào)閱率與運(yùn)用率不斷提升,房地產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險(xiǎn)能力不足的問題不斷擴(kuò)大。近年來，由于一些地方出現(xiàn)了對(duì)紙質(zhì)房屋買賣協(xié)議、預(yù)付款記錄和維護(hù)費(fèi)收入記錄的惡劣情況，導(dǎo)致這些文件被非法篡改或者被惡意撕掉。這對(duì)于房屋買賣的司法程序和審理過程都有很大的負(fù)面影響，甚至有可能導(dǎo)致巨額的財(cái)務(wù)損失，并危及公眾的正當(dāng)權(quán)益[6]。

2.3 信息化管理落后束縛服務(wù)水準(zhǔn)提高

由于科技的飛速前進(jìn)，我們的社會(huì)獲得了巨大的科技進(jìn)步，這為房地產(chǎn)檔案的管理提供了極大的便利。然而，由于一些地方的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)存在著版本過時(shí)、無法實(shí)現(xiàn)快速更新的問題，使得現(xiàn)存的業(yè)務(wù)無法得到妥善處置，而且還存在著無法處理的惡意軟件，從而嚴(yán)重?fù)p害著現(xiàn)存的檔案。由于業(yè)主處理房地產(chǎn)事宜困難重重，新的文件無法按期保留，舊的文件受到惡意破壞，這些都嚴(yán)重阻礙了政府機(jī)構(gòu)改善和完善其服務(wù)質(zhì)量。

圖1 紙質(zhì)檔案管理檔案室

3.房地產(chǎn)檔案信息化管理的價(jià)值

3.1 提高信息管理效率

房地產(chǎn)檔案信息化管理的關(guān)鍵價(jià)值在于提升效率、保護(hù)數(shù)據(jù)安全、優(yōu)化工作流程、提供決策支持和加強(qiáng)項(xiàng)目管理能力。這些優(yōu)勢(shì)有助于提高組織的競爭力，并提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和支持給主管部門及其他用戶。信息化管理可以將大量的房地產(chǎn)檔案納入數(shù)字化系統(tǒng)中，提高信息查找、檢索和共享的效率。通過電子化處理和數(shù)據(jù)化管理，可以減少手工工作和紙質(zhì)文件的使用，大大提高了信息的處理速度和準(zhǔn)確性。

3.2 便于數(shù)據(jù)保護(hù)和安全

信息化管理可以為房地產(chǎn)檔案提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)保護(hù)和安全措施。利用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行掃描、錄入和檢索，可以更好地保護(hù)檔案原件，減少對(duì)紙質(zhì)的破壞。通過建立合理的權(quán)限管理和數(shù)據(jù)備份措施，可以確保檔案數(shù)據(jù)得到有效的保護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、破壞或非法訪問。檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份、存儲(chǔ)、歸檔和恢復(fù)等功能，有效保障了數(shù)據(jù)安全性和完整性，從而降低了業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和管理成本。

3.3 促進(jìn)工作流程優(yōu)化

信息化管理可以推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理工作流程的優(yōu)化和自動(dòng)化。通過引入電子文件管理、流程管理系統(tǒng)等工具，可以簡化和優(yōu)化檔案管理的審批、歸檔、審計(jì)等過程，提升工作效率和減少人力成本。通過將各種檔案數(shù)據(jù)集成、歸納、整合，可以提高數(shù)據(jù)的共享和重復(fù)利用，減少重復(fù)性的數(shù)據(jù)錄入，避免信息孤島，從而提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和延續(xù)性。

3.4 改善決策支持

信息化管理使得房地產(chǎn)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息更容易獲取和分析，為管理者提供更準(zhǔn)確、全面的決策支持。房地產(chǎn)行業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要行業(yè)。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)交易和管理的基礎(chǔ)資料，能夠了解房屋的物理狀況、產(chǎn)權(quán)狀況、交易、租賃、抵押等多方面的信息，通過對(duì)檔案信息資源的整合、挖掘和分析，可以揭示潛在的問題和趨勢(shì)，幫助管理者作出更明智的決策，對(duì)加強(qiáng)房地產(chǎn)市場(chǎng)宏觀調(diào)控、促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)平穩(wěn)健康發(fā)展有著十分重要的意義。

3.5 強(qiáng)化項(xiàng)目管理能力

通過信息化管理，可以更好地跟蹤和監(jiān)控房地產(chǎn)項(xiàng)目的進(jìn)展和關(guān)鍵信息。通過檔案信息化可以對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目申報(bào)、審批、立項(xiàng)、施工、預(yù)售、竣工驗(yàn)收、交付等全流程進(jìn)行實(shí)時(shí)、全面的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，保障項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)范性、合規(guī)性、安全性。系統(tǒng)化的檔案管理和信息共享，有助于提高項(xiàng)目管理的效率和質(zhì)量，減少溝通和協(xié)作的誤差。

4.房地產(chǎn)檔案信息化管理的運(yùn)用策略

4.1 健全規(guī)章制度，牢抓檔案管理

住建局長時(shí)間以來牢抓檔案管理,從檔案管理規(guī)章與人才培育體系兩個(gè)方面著手,不斷汲取各個(gè)區(qū)域優(yōu)秀房地產(chǎn)檔案管理經(jīng)驗(yàn),構(gòu)建滿足實(shí)際所需的檔案管理規(guī)章與人才培育措施。首先,嚴(yán)格貫徹國家推出的《檔案法》《房地產(chǎn)管理辦法》等法律規(guī)章,以民眾的利益為關(guān)鍵,深入探討房地產(chǎn)檔案管理規(guī)章的改革,明晰了檔案管理工作的職責(zé)、環(huán)節(jié)、方式與意義,使得房地產(chǎn)檔案管理能夠動(dòng)態(tài)、穩(wěn)定、有效運(yùn)轉(zhuǎn),提升了企業(yè)與民眾運(yùn)用檔案的成效,獲得了社會(huì)各界人士的認(rèn)可。為了更好的滿足客戶的需求，我們采取多種措施，包括：加強(qiáng)對(duì)檔案管理專家的招聘，完善人才培養(yǎng)機(jī)制，以及采用實(shí)踐教學(xué)的方式，以及實(shí)施多種形式的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此來促使職位上的優(yōu)秀者更加熱衷于自身的職責(zé)，并且為此，我們還將定期舉辦各種形式的交流活動(dòng)，以及參加各種類型的學(xué)術(shù)研討會(huì)，以此來推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。依靠不斷健全檔案管理規(guī)章與人才培育體系的構(gòu)建,住建局落實(shí)了管理工作的規(guī)范化構(gòu)建,優(yōu)質(zhì)人才潛力的最大化發(fā)掘,給盡可能體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的資源價(jià)值帶來了雙重制度保證[7]。

圖2 檔案數(shù)字化管理流程

4.2 鞏固數(shù)據(jù)質(zhì)量，體現(xiàn)數(shù)據(jù)作用

近年來，房地產(chǎn)市場(chǎng)的快速增長導(dǎo)致了大規(guī)模的交易和復(fù)雜的流程，使得各種流程變得更為完善。為了滿足這些需求，我們需要對(duì)房產(chǎn)和農(nóng)村土地實(shí)行全方位的監(jiān)督和評(píng)價(jià)。此外，由于政府部門正在努力推進(jìn)互聯(lián)互通，我們也需要對(duì)房產(chǎn)和農(nóng)村土地實(shí)行全方位的監(jiān)督和評(píng)價(jià)。最后，我們需要建立一個(gè)能夠有效傳遞和共享房產(chǎn)和農(nóng)村土地的平臺(tái)，以便于我們能夠快捷、準(zhǔn)確、安全的處理和使用這些資源[8]。由于將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子商務(wù)文檔，我們不僅提升了文檔的查詢、更新和保管的便利性，還大大減少了對(duì)原始文件的依賴性。此外，經(jīng)過將大量的原始文件（如開發(fā)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)、銀行、住宅小區(qū)、房產(chǎn)、業(yè)主等）以及其他各種不同類型的文檔，我們還大大提升了文檔的完備性和準(zhǔn)確性，并且極大地提升了文檔的管理和利用率。這對(duì)后續(xù)的監(jiān)督和實(shí)施產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。為了解決這一難題,住建局從源頭著手，通過規(guī)范化的數(shù)據(jù)指標(biāo)構(gòu)建統(tǒng)一化的樓盤表作為關(guān)鍵的“數(shù)字基建”基礎(chǔ)資料,并且在數(shù)據(jù)搜集、入庫檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)維護(hù)等各個(gè)流程中編制規(guī)范化的技術(shù)規(guī)章,貫徹“一數(shù)一源”的信息互動(dòng)與分享制度,確保檔案中的重要核心數(shù)據(jù)與開發(fā)項(xiàng)目管控、行政審核、房產(chǎn)交易、物業(yè)管控、維修資金管控、不動(dòng)產(chǎn)登記等資料互換的科學(xué)性,提升檔案基礎(chǔ)資料的質(zhì)量與運(yùn)用成效[9]。

4.3 健全運(yùn)用情境，提高服務(wù)成效

隨著時(shí)代的發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)的服務(wù)水平日益提高[10]，人們的需求量也在增長。為了滿足客戶的要求，我們既要提供高質(zhì)量的信息，又要提供高效率的、安全可靠的業(yè)務(wù)。因此，我們應(yīng)該充分利用檔案的優(yōu)勢(shì)，以期在處理房地產(chǎn)相關(guān)事宜時(shí)，盡可能簡化流程，提高工作效率。隨著“網(wǎng)絡(luò)+政務(wù)服務(wù)”的推廣，積極推進(jìn)改造，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，以及完善的住宅和商業(yè)地產(chǎn)服務(wù)體系，以提升住宅和商業(yè)地產(chǎn)的運(yùn)營水平。

圖3 檔案信息安全防護(hù)策略

4.4 強(qiáng)化防范意識(shí)，確保信息安全

隨著檔案信息建設(shè)快速發(fā)展，檔案保密工作的技術(shù)含量越來越高，在房地產(chǎn)檔案信息化管理過程中，在方便人們查閱檔案的同時(shí)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理和權(quán)限設(shè)置，防止病毒入侵的危害，給我們的檔案管理造成極大的損害。可能受到病毒入侵，黑客來訪等現(xiàn)象對(duì)檔案管理系統(tǒng)的危害。做好檔案管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)安全防護(hù)，以確保檔案信息安全性和完整性，能管好房地產(chǎn)管理檔案。

5.結(jié)論

基于上述分析，實(shí)施信息化管理，可以有效地幫助相關(guān)部門收集和分析房地產(chǎn)行業(yè)的數(shù)據(jù)，并為制定符合當(dāng)前房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展情況的政策提供支持。有助于相應(yīng)部門調(diào)動(dòng)資料同時(shí)對(duì)我國房地產(chǎn)行業(yè)開展深入探析，進(jìn)而滿足我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的政策。