大型高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理應(yīng)用實(shí)踐

邱志雄，林憲春，張益焜，高曉東

(1. 廣東省高速公路有限公司,廣東 廣州 510623;2. 廣東東方思維科技有限公司,廣東 廣州 510199)

0 引言

近年來,我國高速公路建設(shè)步入“快車道”,《國家公路網(wǎng)規(guī)劃》(2022)提出國家公路網(wǎng)到2035年總規(guī)模將達(dá)到46.1萬km,高速公路建設(shè)改造需求約5.8萬km。

大型高速公路建設(shè)項(xiàng)目由于其建設(shè)周期長、參建單位多,在工程建設(shè)期間將產(chǎn)生海量的工程文件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件管理模式雖較為成熟,但存在信息傳遞不便、審核流程低效等問題,因而不能滿足當(dāng)前工程項(xiàng)目現(xiàn)代化建設(shè)的要求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,目前高速公路建設(shè)中越來越多地運(yùn)用信息化手段輔助工程信息管理,在此背景下,廣東省率先實(shí)施了“雙套制”的檔案管理模式并取得一系列成果。

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》指出,要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè),引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。2021年起實(shí)施的新修訂的《中華人民共和國檔案法》提出“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具備同等效力,為新時期電子檔案建設(shè)提供了政策指引。國家檔案局已在全國開展了涉及核電、水電、交通、航空航天等領(lǐng)域三批次共計(jì)69個建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理的試點(diǎn)并取得了一系列成果,為提高建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理水平起到了積極作用。

隨著近年來國家對檔案管理數(shù)字化發(fā)展提出了一系列新的規(guī)劃,結(jié)合新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展,有必要對現(xiàn)有“雙套制”檔案管理模式作進(jìn)一步的完善和提升。

1 提升思路

廣東省高速公路建設(shè)項(xiàng)目“雙套制”檔案管理模式利用電子簽名技術(shù)解決了部分文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后直接歸檔形成電子檔案的問題。利用電子簽章提升電子文件形成及管理過程的合規(guī)性,卷內(nèi)文件上相關(guān)責(zé)任人無需逐頁、逐項(xiàng)進(jìn)行手工簽名即可完成業(yè)務(wù)審批,極大提高了項(xiàng)目檔案管理的效率。但在項(xiàng)目實(shí)際應(yīng)用中,電子文件的生成僅限于工程質(zhì)量業(yè)務(wù)的相關(guān)資料,其余文件仍需通過數(shù)字化掃描后歸入電子檔案管理。電子檔案管理過程所需的元數(shù)據(jù)、四性檢測、歸檔信息包等關(guān)鍵技術(shù)還未得到深度應(yīng)用,需進(jìn)一步研究實(shí)現(xiàn)優(yōu)化與提升。

基于此,本文依托廣東省高速公路有限公司下屬的深汕西高速公路改擴(kuò)建項(xiàng)目(本文簡稱深汕西項(xiàng)目),結(jié)合項(xiàng)目電子檔案管理經(jīng)驗(yàn),以完善和提升廣東省公路建設(shè)項(xiàng)目“雙套制”檔案管理模式為目標(biāo),提出以下優(yōu)化思路:

(1)橫向擴(kuò)大電子檔案的應(yīng)用范圍,在原質(zhì)量業(yè)務(wù)電子文件歸檔范圍方面,增加項(xiàng)目的造價、合同、安全等業(yè)務(wù)電子文件歸檔,實(shí)現(xiàn)電子文件來源更廣泛、更全面。并建立起多個業(yè)務(wù)與檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)間電子檔案的全面收集與協(xié)同利用,提升電子檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性、整體性。

(2)縱向加深電子檔案的應(yīng)用深度,優(yōu)化業(yè)務(wù)管理流程,在高速公路全過程業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件的歸檔要求。研究應(yīng)用形成電子檔案的關(guān)鍵優(yōu)化內(nèi)容,確保電子檔案符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

(3)提升電子檔案管理一體化水平,提出一體化的融合管理理念,從技術(shù)層面解決電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)問題。實(shí)現(xiàn)滿足“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到電子檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔和電子檔案管理全流程管理。

2 工程應(yīng)用實(shí)踐

2.1 擴(kuò)大電子檔案應(yīng)用范圍

廣東省高速公路建設(shè)項(xiàng)目“雙套制”檔案管理模式的應(yīng)用中,各大建設(shè)項(xiàng)目主要對施工單位產(chǎn)生的工程資料納入到電子檔案歸檔范圍。而在項(xiàng)目建設(shè)過程中,業(yè)主單位和監(jiān)理單位也會產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料,或參與部分業(yè)務(wù)的審批,因此應(yīng)擴(kuò)大電子檔案的應(yīng)用主體,通過對多方項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)的收集和分析,共同保障工程建設(shè)速度和質(zhì)量。

表1 文件歸檔類別

參照《廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理辦法》建設(shè)項(xiàng)目文件八大類型的分類,歸檔范圍優(yōu)化體現(xiàn)在原施工單位質(zhì)量業(yè)務(wù)電子文件歸檔范圍方面。深汕西項(xiàng)目增加涉及建設(shè)單位、監(jiān)理單位的造價、合同、安全等業(yè)務(wù)電子文件歸檔,實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位、業(yè)主單位相關(guān)文件材料的協(xié)同管理,為項(xiàng)目文件材料后續(xù)的電子化管理與利用奠定基礎(chǔ)。

2.2 加大電子檔案的應(yīng)用深度

針對電子文件歸檔和電子檔案管理兩個過程進(jìn)行優(yōu)化(圖1)。通過對業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)補(bǔ)充相應(yīng)的優(yōu)化內(nèi)容,保證電子檔案管理全鏈條程序規(guī)范及各階段文件(檔案)內(nèi)容要素合規(guī)。在電子文件生成階段,應(yīng)用數(shù)字簽名留存相關(guān)責(zé)任人的審批記錄,確保文件內(nèi)容與審批流程真實(shí)有效;結(jié)合高速公路建設(shè)的特點(diǎn),項(xiàng)目創(chuàng)新性地提出涉及造價、進(jìn)度、質(zhì)量、安全等業(yè)務(wù)的元數(shù)據(jù)方案,在管理流程中記錄元數(shù)據(jù)用以描述電子文件的背景信息,強(qiáng)化電子文件與產(chǎn)生文件的業(yè)務(wù)活動之間的聯(lián)系。在文件傳輸過程中,對文件組織打包形式以及歸檔流程進(jìn)行設(shè)計(jì),并在電子文件歸檔和電子檔案長期保存環(huán)節(jié)進(jìn)行四性檢測與元數(shù)據(jù)捕獲,有利于保障電子文件(檔案)真實(shí)可靠,確保歸檔流程合規(guī)合法。

圖1 優(yōu)化方案

2.2.1 實(shí)施數(shù)字簽名,確保真實(shí)性

為保證安全高效地生成電子文件,深汕西項(xiàng)目通過與具備資質(zhì)的數(shù)字證書授權(quán)機(jī)構(gòu)合作,采用第三方電子認(rèn)證機(jī)構(gòu)數(shù)字簽名方案提供的數(shù)字證書和電子認(rèn)證服務(wù),已為980名項(xiàng)目人員提供了具有法律效力的CA證書。為進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字簽名的應(yīng)用,項(xiàng)目在發(fā)放數(shù)字證書(Ukey)時,要求申領(lǐng)人簽訂《數(shù)字證書使用責(zé)任承諾書》,填寫《申領(lǐng)數(shù)字證書個人信息匯總表》(圖2),防止出現(xiàn)冒名領(lǐng)取數(shù)字證書、非法使用等情況,確保數(shù)字簽名應(yīng)用的真實(shí)性。

圖2 Ukey申領(lǐng)文件

2.2.2 編制元數(shù)據(jù)方案,提高可用性

元數(shù)據(jù)是描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù),是保障電子文件真實(shí)性、有效性必要的技術(shù)手段。制定行業(yè)適用的元數(shù)據(jù)方案是元數(shù)據(jù)有效利用的前提。深汕西項(xiàng)目參考已有規(guī)范將元數(shù)據(jù)劃分為文件實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體和關(guān)系實(shí)體四種類型(圖3),并對每個元數(shù)據(jù)項(xiàng)的約束性、可重復(fù)性、元素類型、數(shù)據(jù)類型、值域、子元素、信息來源、相關(guān)元素等進(jìn)行逐一描述。為使元數(shù)據(jù)方案更切合行業(yè)實(shí)際應(yīng)用,方案結(jié)合高速公路建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)將業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)進(jìn)一步分解為業(yè)務(wù)基本元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)分類元數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)拓展元數(shù)據(jù)等三種類型,增加了如單位工程、分部與分項(xiàng)工程等能反映高速公路建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)的元數(shù)據(jù)類型(表2),提升了元數(shù)據(jù)方案的行業(yè)適用性,也為四性檢測等關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用提供了必要條件。

圖3 元數(shù)據(jù)分類

表2 業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)

元數(shù)據(jù)應(yīng)在電子檔案管理全過程的各個關(guān)鍵階段進(jìn)行捕獲,系統(tǒng)可自動捕獲電子文件信息、業(yè)務(wù)實(shí)體信息、人員等背景信息的元數(shù)據(jù)。由于部分文件仍需以紙質(zhì)形式完成業(yè)務(wù)流程后再轉(zhuǎn)為電子文件進(jìn)行歸檔,因此對可能存在的某些元數(shù)據(jù)無法通過系統(tǒng)自動捕獲時,保留手工著錄手段進(jìn)行補(bǔ)充。

2.2.3 應(yīng)用歸檔信息包,提升完整性

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》(DA/T 93-2022)指出:電子檔案管理應(yīng)“推進(jìn)在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求,產(chǎn)生電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具有電子文件歸檔的功能”;電子檔案移交接收的操作流程中,“電子檔案一般以件為單位進(jìn)行管理”。

深汕西項(xiàng)目根據(jù)相關(guān)規(guī)范要求,以歸檔信息包(圖4)的形式將涉及多方的業(yè)務(wù)資料安全、有序地歸入檔案系統(tǒng)管理,實(shí)現(xiàn)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)與后端檔案管理系統(tǒng)的無縫對接,促進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案不同階段、不同部門(業(yè)務(wù)部門、檔案室)的全過程協(xié)同管理,最大限度地提高整體管理效益。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)先進(jìn)行文件整理形成包含內(nèi)部文件組織結(jié)構(gòu)信息的歸檔信息包,可避免文件因缺乏整理無序傳輸至檔案系統(tǒng)帶來的文件丟失、歸檔信息不全面及后期項(xiàng)目資料向檔案館移交時文件整理工作量大等問題。信息包內(nèi)部應(yīng)包括多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的預(yù)歸檔文件及其元數(shù)據(jù)文件,一方面可利用元數(shù)據(jù)反映信息包內(nèi)部的文件結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)電子文件的自包含與自描述,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián);另一方面歸檔信息包可作為電子檔案長期保存的有效形式,對于電子文件憑證價值的保障也具有重要意義。

圖4 歸檔信息包結(jié)構(gòu)

2.2.4 實(shí)現(xiàn)四性檢測,保證安全性

由于電子文件在歸檔過程中涉及工程參建單位各業(yè)務(wù)部門以及檔案室之間的業(yè)務(wù)交接,所以在此環(huán)節(jié)需結(jié)合管理流程對歸檔的電子文件進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。為進(jìn)一步確保電子檔案安全可靠,深化對元數(shù)據(jù)的利用,深汕西項(xiàng)目在電子文件在線歸檔和電子檔案保存的過程中實(shí)施“四性檢測”(真實(shí)性、完整性、可用性和安全性)。四性檢測技術(shù)方案(圖5)覆蓋對電子檔案歸檔環(huán)節(jié)和電子檔案長期保存環(huán)節(jié)的檢測。

圖5 四性檢測方案

在檢測內(nèi)容方面,真實(shí)性是對電子文件來源、元數(shù)據(jù)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)性等進(jìn)行真實(shí)性檢測,確保電子文件內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時的原始狀況相一致。完整性是對電子文件數(shù)據(jù)總量、元數(shù)據(jù)、文件內(nèi)容、歸檔信息包等進(jìn)行檢測,保證其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失,實(shí)現(xiàn)電子檔案對項(xiàng)目建設(shè)全過程、包含具體施工部位的施工過程以及特定事項(xiàng)的管理過程等的記錄?？捎眯缘臋z測應(yīng)包含電子信息的可識別性、存儲管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及存儲載體的兼容性等,保證電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)和理解。安全性的檢測是電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案的本質(zhì)不同,也是高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理的重中之重,應(yīng)保證歸檔信息包、歸檔載體、歸檔保存過程等多方面的安全,有助于規(guī)避文件傳輸與管理時產(chǎn)生的諸如信息泄露、文件非法篡改等安全風(fēng)險,充分利用信息技術(shù)賦能檔案管理,實(shí)現(xiàn)管理過程可控、數(shù)據(jù)存儲可靠。

2.3 提升電子檔案管理一體化水平

深汕西項(xiàng)目嚴(yán)格按照規(guī)范要求,從數(shù)據(jù)采集真實(shí)性、業(yè)務(wù)審批規(guī)范性、文件歸檔自動性三個方面,提升電子檔案的管理水平。項(xiàng)目將高速公路建設(shè)的質(zhì)量管理、安全管理、計(jì)劃管理、造價管理等項(xiàng)目全生命周期的業(yè)務(wù)納入項(xiàng)目一體化管理范疇,擴(kuò)大了電子檔案管理范圍,便于各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息集中式管理,實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通。同時,項(xiàng)目通過多項(xiàng)技術(shù)方案的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)貫穿數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)審批、文件歸檔全鏈條的電子檔案一體化管理,如圖6所示。

2.3.1 數(shù)據(jù)采集真實(shí)性

深汕西項(xiàng)目通過物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)18 個試驗(yàn)室、13 個標(biāo)段拌合站對接,施工現(xiàn)場累計(jì)對接超過 350 臺設(shè)備。結(jié)合項(xiàng)目現(xiàn)場人員手機(jī)移動端數(shù)據(jù)錄入,實(shí)現(xiàn)設(shè)備的信息要素(時間、地點(diǎn)、用量、技術(shù)參數(shù))自動采集與相互關(guān)聯(lián)。設(shè)備生成的各項(xiàng)數(shù)據(jù)自動填充到相應(yīng)的報表并同步推送至業(yè)務(wù)系統(tǒng),避免因人工記錄數(shù)據(jù)、手動錄入系統(tǒng)引起的數(shù)據(jù)遺漏、失真等問題。同時,項(xiàng)目充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能化應(yīng)用,例如通過對壓力機(jī)、萬能機(jī)、水泥一體機(jī)、養(yǎng)護(hù)箱等設(shè)備數(shù)據(jù)的實(shí)時采集,同步智能與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對比,能及時預(yù)警,實(shí)現(xiàn)工程質(zhì)量提前預(yù)防、全過程追溯管理,以數(shù)據(jù)可靠保證項(xiàng)目質(zhì)量可靠。

2.3.2 業(yè)務(wù)審批規(guī)范性

深汕西項(xiàng)目各業(yè)務(wù)部門可通過系統(tǒng)在線生成PDF/A格式文件,結(jié)合在業(yè)務(wù)流程中利用數(shù)字證書固化相關(guān)責(zé)任人的審批記錄,以保障電子文件的真實(shí)性、完整性,確保簽名人身份真實(shí)、簽名內(nèi)容不可抵賴、簽名結(jié)果法律有效。為使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)快捷集成數(shù)字簽名簽章、減少集成的復(fù)雜性,深汕西項(xiàng)目統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一實(shí)施數(shù)字簽名簽章方案,形成了一套高效、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)程,并能以API或獨(dú)立工具的方式供業(yè)務(wù)系統(tǒng)選擇使用。

2.3.3 文件歸檔同步性

深汕西項(xiàng)目在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能,將需要?dú)w檔的電子文件要求前置內(nèi)嵌到業(yè)務(wù)模塊中。在預(yù)歸檔階段進(jìn)行歸檔文件的預(yù)先整理,經(jīng)四性檢測后形成歸檔信息包,實(shí)現(xiàn)多業(yè)務(wù)模塊的電子文件便捷歸檔,加強(qiáng)文件歸檔的同步性。

3 結(jié)語

本文通過對大型高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目中電子檔案“雙套制”管理模式的探索,對管理流程各環(huán)節(jié)補(bǔ)充相應(yīng)的優(yōu)化內(nèi)容,并在深汕西項(xiàng)目進(jìn)行應(yīng)用實(shí)踐,拓展及加深了高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的應(yīng)用廣度及深度。項(xiàng)目通過物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息要素自動采集,基于系統(tǒng)優(yōu)化實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的數(shù)據(jù)安全流通。項(xiàng)目預(yù)期實(shí)現(xiàn)80%以上的工程資料以電子形式歸檔,進(jìn)一步提升了電子檔案管理水平,也為高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理提供了工程實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。